企業時間管理的理論(編輯修改稿)

　

【文章內容簡介】 計劃，例如每月制訂一份計劃表，在上面標出重要的日期和繁忙的時間，據此來安排其他的事情。許多人討厭日程表，認為它們奪走了自己的自由。按日程表行事的確會降低一定的靈活性，但如果認為日程表把人變成奴隸，那就大錯特錯了。這種錯誤源于對自由的誤解。事實上，有幾種不同的自由。如果混淆兩種類型的自由，就會出現上面所說的誤解。首先，人們提到自由時，往往指的是選擇的自由。我們按自己的意愿，做這件事，而不做那件事。反過來講，一個自由的人不會被迫做出違背意愿的事情。這是一種消極的自由。第二種更重要的自由，是實現自己、控制自己行為的自由。它是一種積極的自由，因為它通向人的目標。它可以表達為“自由的意愿”，這是更加高級的自由，也就是“成為自己想要成為的人”的自由。不過，如果只是膚淺地理解這種自由，很可能會認為它和第一種自由是相對的，甚至無自由可言。導致這種想法產生的原因是，現實生活中，為了實現更美好大的目標，我們常常需要放棄當前的欲望。例如，在陽光明媚的星期天上午，你也許很想出去好好地玩一場，不去參加培訓班。從第一種意義上來說，你當然可以自由選擇是否出去玩。但是，不上課很可能會導致你考試不合格，或者學不到該學的東西。學習能使人獲得更大的自由，新知識可以使人更好的完成人生的目標。所說的這些是為了開闊我們的視野。我們不要把自己限制在“自由”狹窄的定義內：“自由就是想做什么就做什么”。而應把自由看成“完成自己設定的人生目標的能力”。如果不約束和控制自己的行為，使之符合目標，我們就無法達到人生的目標。正是因為如此，日程表非常重要：它使我們能有計劃地運用時間，以達到自己最終的目的，實現更高層次的自由。要寫一份日程表，沒有固定的方式，只需遵循一些基本原則。在開始前，找到合適的工具。你可以使用一張紙、日程計劃簿或電腦來記錄你的日程表。首先，你把一天的時間分為幾塊，如上班的時間、吃飯的時間、睡覺的時間。然后再具體劃分每一塊時間。寫日程表時，要現實一點。日程表是幫助你安排時間、達到目標的工具。不要把日程表寫成做不到的愿望列表，那樣只會使你被自己不切實際的計劃挫敗并失去信心。靈活地執行日程表。一般來說，只將時間的50%計劃好，其余的50%應當屬于靈活時間，用來應對各種打擾和無法預期的事情。實際執行時，事情總會發生這樣或那樣的變化，使你不得不偏離定好的計劃，如果時間表定得過于精確，反而會失去機動性和實用性。每隔一段時間評估一次日程表。每兩個星期，重新審視一遍日程表，看它起了多大作用，是否訂得過高或過低，可以怎樣改進它。然后，進行必要的修改。如果你以前從未好好計劃過你的時間，從頭開始會有點困難。不過，時間管理和其他事情一樣，你做得越多，就會做得越好。關鍵是要堅持大約30　天，以養成逐日管理時間的習慣，并看到它的效果，增強信心。你不需要實施課程中提出的每一種方法，就像在超市中購物一樣，選擇自己喜歡的就可以。你還可以按自己的需要改變、組合某些方法。用一整天的時間觀察你自己，盡可能詳細地記錄所做的事情、起止時間、效率和自己的感受。觀察自己使用時間的情況時，一定要找出并記住以下幾點：1．你通常用哪些方式浪費時間2．你在什么情況下效率最高3．你效率最佳的時間是什么時候要完成某個目標，我們往往反復地計劃、實施、修訂，形成這樣的循環圈：我們可以從圈中的任何一點進入循環。下面是一份用于每日計劃的表格，每天在固定的時段（如睡覺前）填寫，第二天用這份表格提示自己。運用“計劃的循環”，堅持一個星期，提高管理時間的能力。今天要做的事日期：____________________必須做的事情1．2．3．4．5．6．7．8．應該做的事情1．2．3．4．5．6．7．8．能夠做的事情1．2．3．4．5．6．7．8．第五天自從第一天動手制訂過一份時間計劃后，我們已有好幾天沒進行實戰演練了。在這一節中，我們將進行具體的時間管理規劃，為自己（而不是練習題中的人物）制訂一份完整的時間表。正如前一節所說的，不同的人適合不同的時間管理類型，因此，本節按由粗到細的順序介紹時間管理的程序，你可以選擇適合自己的細化程度。找出第三節中繪制的樹圖，以它為參考，開始規劃你也許會說，我只是想訂一個如何應付下個月考試的計劃，并不想做出關于整整一生的宏偉計劃。整體計劃就像一座大廈，各段時間的計劃則像大廈中的一間間房子，如果你對整體目標不明確，大廈的框架沒有搭好，房間的位置也無法確定。不愿思考整體計劃有兩個原因：一是一切都由別人代為設計妥當；二是從來沒有考慮過這個問題。一旦你開始考慮，就會發現有必要從大框架開始。例如個人理財學把人生分為幾個不同的階段：2030歲是由求知到收益的過渡；3040歲是儲備時期；4050歲應正視現實，調整財務狀況；5060歲則應為退休做準備；60　歲以后是幸福的晚年。然后再根據每個階段的特點制訂投資的具體策略。進行時間管理也應如此。只不過劃分階段的標準是你的人生目標，而不用按著上面的樣子機械地劃分。盡可能詳細地描述你當前所處的階段，寫下來，以便隨時提醒自己。這個階段的目標是什么？你需要完成哪幾件主要的事情？它們有期限嗎？期限分別是什么時候？你現在的感受如何？等等。明確階段目標后，進一步將其細化，對未來的一年進行規劃。進行規劃并不意味著把未來的365天的日程安排得滿滿當當，而是明確以下問題的答案：我希望在這一年過去以后得到什么？除此以外，這一年中還有哪些事情需要我花費時間？我必須做哪些事情？這些事情必須在什么時候完成？這一年中有哪幾個關鍵的任務？我將怎樣根據這些關鍵任務分配安排時間？預計有哪些事情會干擾今年計劃的執行？（如搬家、生小孩。）今年的哪一段時期的時間最充裕、壓力最小？我準備怎樣充分利用這段時間？今年的哪一段時期的時間最緊張、壓力最大？你準備怎樣應對？對這些問題心中有數以后，你就能自如地安排這一年的時間。下一步，我們就該為這一年寫時間規劃了。寫的時候，請注意下面幾點：1.　首先安排固定項目首先從工作或上課時間開始。這些時間段通常是事先就固定的。其他的活動必須圍繞它們進行。然后安排每天的日常活動，如睡覺和吃飯。把固定的項目安排完以后，你可以看到還剩哪些時間供你支配。注意在項目之間安排休息間隔，例如每工作50　分鐘休息10　分鐘。2.　根據你的生物鐘安排時間把重要的任務安排在你效率高、干擾少的時間段。把你的空余時間按你的效率和外界干擾給予不同分值。然后，把優先度高的任務分配到分值較高的時間段。例如，用大塊的時間學習新知識。3．把較大的任務分割成易于控制的小塊．當你面對一個巨大的任務，被它壓得喘不過氣來的時候，試著把它分成小塊，使它易于管理，然后相應地安排你的時間。這樣做有幾個好處，首先，你明確了完成整個任務的各個步驟，只要循序完成各小塊就能成功，畏難情緒會減輕；其次，把一個任務拆分為若干塊，可以使你的進度顯得更顯著，并能多次體會達到目標的喜悅；再次，較小的任務段易于估計時間，從而加強對完成時間的控制。4.　充分利用零碎時間從時間表中剪裁大塊大塊的時間后，剩下的邊角余料可不能浪費。可以用它復習學過的知識、做一兩節操。一個利用小塊時間的技巧是：把你不愿做的事情分成小段，然后在做其他事情的間隙每次完成一小片，不知不覺做完討厭的事情。5.　為每件事情設定明確的起止時間這樣可以防止項目之間互相干擾，也可以防止你把事情拖到最后一分鐘才做。6．留出充分的休息和娛樂時間在制訂時間表時，千萬不要“虐待”自己。要制訂一個切實可行的計劃，就應該為生活中真實的你“度身訂做”，預留出你需要的休息和娛樂時間，使你保持良好的狀態和愉快的心情。否則，執行的時候會不斷打亂計劃，不但沒有節省時間，反而使其他事情也脫離預定軌道。7．留出機動時間，不要把所有的時間都填滿為突發事件預留時間。一個填得滿滿當當的計劃表是沒有“防震”性能的，稍有意外，整個計劃都會“破碎”，無法執行。訂完計劃后，按下面的標準逐條檢查，修改計劃：1．事情是按重要程度和緊急程度依次進行的嗎？先處理重要的和緊急的事情，發展型任務優于維持型任務。是否有根本不需要做的事情列入了時間表？你不可能完成每件事情，也不可能把每件事情做得盡善盡美。2．每天應有用于自省和修訂計劃的固定時間。如果遺漏了這一部分，請在時間表中補上。3．對于有截止期的任務，是否有足夠的時間在時限內完成？沒有處理過的事情往往比你想像中要花費更多時間，為它們留下充裕的時間。4．把用于生活不同方面的時間分別加總，各部分之間應保持平衡。很多時候，在時間表的各個單項中看不出來的問題，會在合計數字中顯示出來。如果某部分明顯超過或低于合理的比例，請進行調整。下面總結了二十個節省時間的方法，請根據你的需要選用它們：1.　對目標、任務、會議等事件分別按優先級進行排序。