某公司工程部管理手冊(編輯修改稿)

　

【文章內容簡介】 3）打印：代辦的公司性文稿，由工程部負責人或經辦人起草并打印（也可交由資料員打印）。部門性文稿，由經辦人起草并打印（也可交由資料員打印）。打印人員應當認真負責，出文正確美觀。（4）校對：打印初稿后，打印人一校，擬稿人二校后（重要函件需進行三校），方可正式成文，成文時間以簽發日期為準。（5）蓋章：工程部對公司外發文，a、如監理單位、施工單位、分包單位、材料供應商等業務往來文件采用《工程聯系單》（見附件四）；b、如政府機關、上級部門、通知、公函等業務往來紅頭文件采用公司專用格式；如需加蓋公司公章或工程部印章，按照公司印章管理制度執行。（6）發送：主送和抄送單位，應送原件。有關單位，可送復印件。文件送達收文人，應要求對方簽收 (附：《文件收發簽收記錄表》) （附件五） 。（7）存檔：發文原件連同發文簽收表一并登記存檔。公司性發文，交資料員存檔。（8）來文、收文：來文由資料員統一簽收登記(附：《文件收發簽收記錄表》)。（9）呈批：資料員根據來文性質、密級、時限、即時送部門經理批辦。（10）批辦：部門負責人明確簽署意見，交有關人員承辦。（11）承辦：承辦人應當抓緊辦理，不得延誤、推諉。（12）催辦：對已批辦的來文，批辦人和資料員要負責跟蹤催辦、查辦。（13）反饋：承辦人應當及時反饋執行情況和處理結果。（14）存檔：來文辦完后，及時立卷存檔。（15）來電：接電人做好記錄，并及時通知當事人。二）、文檔管理1．分類（1）公司內部文檔：統籌、照片、光盤、辦公用品領用、考勤、管理制度、報告、通知、紅頭文件、其它。（2）業務往來：政府文件、工程聯系單、其它。（3）工程性文檔：土地證、用地規劃許可證、建筑規劃許可證、施工許可證、消防建審意見、消防驗收意見、巖土工程勘察報告、建設環境工程質檢報告、文物鉆探平面圖、紅線圖、航測圖、總平面圖、圖紙、其它。（4）證書、證件：營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證、法人證書、租賃許可證、預售許可證、建設用地規劃許可證、建筑工程施工許可證、建設工程規劃許可證、其它。（5）合同：施工合同、勘察設計合同、供貨合同、其它。（6）會議紀要：圖紙會審紀要、監理例會紀要、技術論證會議紀要、批示、其它。（7）其它。：文檔歸檔有資料員完成，個人不得保存應當歸檔的公文。對短期性公文，經過鑒別和主管領導人批準，可即時或定期銷毀。：公文歸檔后，資料管理員應當根據其相互聯系，性質和保存價值分類、分年度整理立卷，要保證檔案的齊全、完整，便于保管和使用。（1）調閱、調借文檔，要求辦理手續（填寫《檔案借閱記錄表》）（附件六）。（2）經辦人員因業務需要，調閱本部門業務相關的檔案時，應在“檔案借閱記錄表”，上簽字，重要文件須經部門負責人或公司領導核準后方可借閱。借閱合同等有關法律文本，資料管理員只提供復印件給與執行合同有關的個人，原件留存。（3）資料管理員接到“檔案借閱記錄表”經核查后，取出該項檔案，并于“檔案借閱記錄表”上填注借出日期后，將文檔給借閱人員。“檔案借閱記錄表”則依預定歸還日期之先后整理，以備稽催。（4）檔案歸還時，經管檔案人員核查無錯，并于“檔案借閱記錄表”填注已歸還日期后，檔案即行歸入檔案柜。“檔案借閱記錄情況”由資料管理員留存備查。（5）確因工作需要，向其它機關單位上報不再歸還的文檔（復印件），須經主管領導核準后方可在“檔案借閱記錄表”上注明文件去向及不歸還理由。附錄三、設計變更管理制度一、工程設計變更原則建設單位需對原工程設計進行變更，由原設計單位提供施工圖/設計變更通知單，工程部以書面形式向施工單位發出《工程變更聯系單》（附件七）。施工單位按照工程部發出的變更通知及有關要求進行施工。 施工單位不得對原工程設計進行變更。因施工單位擅自變更設計發生的費用和由此導致建設單位的直接損失由施工單位承擔，延誤的工期不予順延。施工單位在施工中提出的合理化建議涉及到對設計圖紙的更改及對材料、設備的換用。經監理單位、建設單位審核同意后由原設計單位提供施工圖/設計變更通知單。對于不影響結構安全和使用功能的情況下，建設方可以對原工程設計內容進行變更。二、工程設計變更通過辦法（1）工程部收到施工圖/設計變更通知單后，應在24小時內填寫《工程變更聯系單》，在內容中寫明施工圖/設計變更通知單的編號及日期、變更主要內容提要，后附施工圖/設計變更通知單并加蓋工程部印章，并在文件收發簽收記錄表上登記并發放給施工單位，施工單位收到施工圖/設計變更通知單后，應在臺帳上簽字確認，并記錄接收時間，時間單位精確到小時。設計變更必須手續完備、資料齊全，未經《工程變更聯系單》審核及施工圖/設計變更通知單上加蓋工程印章的均不作為結算依據。（2）被替代作廢的施工圖/設計變更通知單，工程部應及時填寫《工程變更聯系單》，在內容中寫明取消或作廢的施工圖/設計變更通知單的編號及日期、變更的主要內容提要，并在附后的施工圖/設計變更通知單上做出明顯標識（如作廢、取消的字樣并簽名），并不得和新圖存放在同一處，已發給施工單位的應在發放新圖的同時收回。（3）施工單位提出的對設計圖紙的更改及對材料、設備的換用，必須以《工作聯系單》（附件八）的形式提出。經監理單位、建設方審核，決定是否變更。（4）對于不影響結構安全和使用功能的需要變更的原工程設計內容，工程部填寫《工程變更聯系單》，在內容中寫明變更的內容，必須經公司領導審核按變更單發放程序發送給施工單位。三、其他（1）工程部各專業施工圖數量不得少于3套，其中有1套用于工程管理部存檔，1套用于現場工程師存檔，1套用于現場監理日常工作需要。（2）存檔的圖紙應落實保管責任人，用于現場監理日常工作的圖紙應裝訂成冊，方便查閱。（3）工程部收到設計變更后，專業工程師應在72小時內，將變更內容在項目部存檔原圖上標注，并將其中一份變更單交資料員存檔。附錄四、工程簽證管理制度一、工程簽證辦法零星材料/設備的定價辦法：在施工過程中出現未明確價格的材料/設備時，施工單位必須以《工作聯系單》的形式提出，工程部(預算部)應到市場進行調查核實，上報主管領導，由主管領導同施工單位洽商，并出具相關材料/設備的《材料/設備價格確認單》（附件九）作為計價依據。工程現場簽證辦法1）、由工程部(預算員)必須到現場核實，無誤后在簽證單上簽字并報主管領導批準。2）、無定額子目進行套算的，由工程部與施工單位共同商定，報主管領導批準。處理設計變更下發時已按原圖施工完成的工程量，按第二條工程現場簽證辦法執行。關于臨時用工的簽證事項，雙方應在簽證單上協商確定以下問題：工作內容及工作量、工作時間、工作人數、取定的人工單價《是綜合單價，已含管理費和利潤，不含稅金》；二、工程簽證時間規定為保證工程施工而需做現場原始記錄的，工程部、監理單位接到通知后及時給予確認。當工程簽證的工作內容完成并驗收合格之后，工程部和監理人員在完工后14日內簽字確認，如屬隱蔽工程，必須在覆蓋之前簽字確認。公司對工程簽證實行嚴格的時間限制，并嚴禁過后補辦的做法。無特殊原因、不在規定時間限制范圍之內的簽字原則上一律無效。三、工程簽證內容：所有的工程現場簽證、設計變更簽證、臨時用工簽證都必須使用公司規定的標準表格《工程簽證單》（附件十），并明確以下內容：1）編號；2）工程名稱；3）發生的起止時間；4）發生的部位或范圍；5）工程簽證的內容、做法和原因說明；6）增加的工程量（后附工程量計算書）；7）減少的工程量（后附工程量計算書）；8）相關圖紙和說明；9）現場原始記錄，必須由監理工程師、現場工程師及預算員等三人以上現場確認才有效；10）工程發生時的照片記錄；工程簽證的結算必須以原件作為結算的基礎，所有變更、簽證都必須加蓋公司公章或公司指定的專用印章才能生效。乙方、監理必須蓋有效印章；四、其他工程部與施工單位均應對“材料/設備價格確認單”、“工程簽證單”連續編號（可按合同連續編號，具體編號方式根據各單位情況自定）、妥善保存；工程部與施工單位都應在《文件收發簽收記錄表》上記錄，交付方應要求對方簽收，接受方不得拒簽。工期簽證由工程部與施工單位談判，報主管領導審批。附錄五、工程付款管理辦法為了便于對工程施工的有效管理，嚴把工程質量關，嚴格規范工程施工方、監理方和公司工程管理人員的職業道德及工作責任心，同時對已完合格工程能及時付款到位，從而保證公司工程項目按即定工程節點保質保量如期完工，特制定如下工程付款流程：一、 付款總流程如下：施工單位提請《工程質量檢查申請單》（附件十一）→監理單位、工程管理部對工程進度、質量初步認定并審批（認定不合格直接退回）→施工單位提請《工程進度款申請表》（附件十二）→工程部相關人員簽批→工程管理部組織相關部門簽批《合同付款審批單》（附件十三）（由財務部最終完成工程付款）。施工單位根據已完工程填寫《工程質量檢查申請單》，報工程管理部現場管理人員、監理方審核，工程部現場管理人員、監理方自接到施工單位提交的《工程質量檢查申請單》二日之內，對根據申請單所填寫工程進度到工地進行實地檢查，嚴格審查工程進度及工程質量，工程部負責人必須親自組織質量驗收，并對現場施工質量簽認。1） 經過審核如工程進度不符或發現工程質量不合格，工程部現場管理人員、監理方隨即將具體工程進度不符和工程質量不合格部分填寫在《工程質量檢查申請單》上，退還施工單位，并責令施工單位限期整改，不予以上報；2） 經過初審工程進度相符及工程質量合格，給預審批。工程部在收到填制齊全的《工程進度款申請表》后，預算員依據《合同協議書》，對申報的進度款予以復核，計算出本次該項工程應付金額并簽批。以上各表均按要求的流程完成后，工程部方可最終組織填制《合同付款審批單》，分別經主管工程負責人、財務總監、常務副總、總經理簽字認可，財務部在一日內，檢查所有工程付款流程無誤時，最終對外工程付款。必須嚴格遵守以上工程付款流程，不允許顛倒簽批流程，若在某一流程中存在未解決之問題，不允許直接進入下一付款程序。附錄六、監理規劃編制規定監理規劃是在項目總監理工程師的主持下編制、經公司總工程師批準，用來指導項目監理部全面開展監理工作的指導性文件。1監理規劃的編制依據：、法規及項目審批文件；、設計文件、技術資料；、委托監理合同文件以及與建設工程項目相關的合同文件；；。2監理規劃的編制內容：：說明工程項目名稱、組成及建筑規模、預計工程投資總額、計劃工期，工程質量目標，勘察、設計、施工單位名稱、項目負責人，工程項目特點等。：說明委托監理合同中所確定的監理工作范圍。：說明委托監理合同中所確定的監理工作內容。：根據委托監理合同的規定和建設單位的要求所確定的監理工作三大控制目標（“質量、進度、造價”），以及根據公司總的質量目標所分解的本項目監理部質量目標。：說明監理工作所依據的國家法律、法規和行業、地方規定，國家、行業和地方的技術標準、規范、規程，合同文件，勘察、設計文件，施工、監理文件等。：說明項目監理部的組織結構形式及組織結構圖。：說明項目監理部的人員組成。：說明項目監理部各級人員的崗位職責。：用流程圖的形式說明監理工作程序。：說明監理工作所采用的方法及控制措施。：說明監理工作的各項制度。：說明本項目監理部所配備的監理設施。：說明監理工作所應填寫的監理記錄表格名稱。3監理規劃的編制、審批和發放和修改、專業監理工程師參加編制監理規劃，經技術部負責人審核、公司總工程師批準后，作為指導工程項目監理工作的實施方案；經審批后的《監理規劃》屬受控文件，由項目監理部資料員按照《文件控制程序》的要求進行發放和管理，并應在召開第一次監理工作會議（工地會議）前報送顧客。監理規劃是否要經過顧客的認可，根據委托監理合同或雙方協商所確定的要求執行。，工程項目的實施可能會發生較大的變化，如設計方案重大修改、承包方式發生變化、顧客的出資方式發生變化、工期和質量要求發生重大變化，或者當原監理規劃所確定的方法、措施、程序和制度不能有效地發揮控制作用時，項目總監理工程師應及時召集專業監理工程師對原《監理規劃》進行修訂，按原報審程序經過批準后方可執行，并報顧客。4監理規劃編制注意事項、技術、管理、環境以及參與工程建設各方等方面的情況后制定的指導工程項目監理工作的實施方案，因此監理規劃應有明確具體的、符合項目要求的監理工作內容、工作方法、監理措施、工作程序和工作制度。，所以應在收到工程項目的設計文件之后開始編制。，由于工程項目具有動態性，所以要求監理規劃隨著工程項目的進展不斷進行補充、修改和完善。附錄七、監理實施細則編制規定監理實施細則是根據監理規劃，由專業監理工程師編寫，并經項目總監理工程師批準，針對工程項目中某一專業或某一方面監理工作的操作性文件。1監理實施細則的編制依據《監理規劃》；、設計文件和技術資料；《施工組織設計》或《施工方案》；；。2監理實施細則的編制內容應說明本專業工程的施工特點和監理特點。用流程圖的形式描述本專業監理工作的流程。應說明本專業監理工作的控制要點及目標值。應說明本專業監理工作的方法及措施。3監理實施細則的編制、審批和發放和修改、在相應工程施工開始前由各專業監理工程師分專業編制監理實施細則，報項目總監理工程師批準，作為指導各專業監理工作實施的工作文件；經審批后的監理實施細則屬受控文件，由項目監理部資料員按照《文件控制程序》的要求進行發放和管理。、技術不復雜且管理有成熟經驗和措施，并且監理規劃可以起到監理實施細則作用時，可不另外單獨編制監理實施細則。、計劃變更或原監理實施細則所確定的方法、措施、流程不能有效地發揮管理和控制作用等情況時，項目總監理工程師應及時根據實際情況安排專業監理工程師對原監理實施細則進行補充、修改和完善，按原報審程序經過批準后方可執行。4監理實施細則的編制注意事項，并應結合工程項目的專業的特點，做