高效會議管理技巧-張曉彤(編輯修改稿)

　

【文章內容簡介】 所有團隊成員有機會發表意見和分享其見解，必須進行有效的推動。4．無異議決策無異議決策產生于所有成員對某項決策完全贊同時。當提案非常重要，要求所有成員達成完全一致時，團隊應作出無異議決策。注意：無論團隊具備什么樣的經驗，無異議決策都很難達成。只有當一項決策的結果對每個成員都至關重要時才有可能作出無異議決策。【舉例】一陪審團認真研究法庭案子后，呈遞一份無異議裁決書。優點：確保團隊每個人都認為所達成的決議是最佳的，并公開支持它；意見不和和沖突最低。缺點：因為沒有哪兩個人的思想完全合拍，達成無異議決策也許會花費很長的時間。無異議決策常常難以做出。4種團隊決策法【自檢】請你完成以下連線題： (1)無異議決策 A、確保團隊每個人都認為所達成的決議是最佳的，并公開支持它；意見不和及沖突最低。 (2)權威決策 B、保證所有問題和思想得到公開辯論，每個團隊成員均有機會發表意見。復雜的決議會經過深思熟慮，從而產生高質量決議。 (3)少數服從多數決策 C、允許多數人對問題發表自己的意見。保證大多數獲勝。決議可通過簡單唱票，相對迅速和高效做出。(4)共識決策 D、決策迅速高效；在急需行動的情況下最實用；在權力界限明顯的地方最有效。◆見參考答案41如何圓滿結束會議【本講總結】會議的成功需要高明的策略。從會議的開始直至會議的結束，每一步都需要掌握得恰到好處，只有這樣才能讓會議的高效變得萬無一失。需要特別引起注意的是達成協議的具體步驟和做好決策的一些科學方法。策略是決定會議成敗的關鍵因素之一，一定要深刻理解并靈活運用成功會議的5種策略。希望你的每一次會議都碩果累累!【心得體會】____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________第5講 會議中的溝通與反饋技巧【本講重點】會議中的溝通會議中的反饋技巧會議中的溝通3種溝通圖畫1．溝通漏斗圖51 溝通漏斗溝通漏斗呈現的是一種由上至下逐漸減少的趨勢，因為漏斗的特性就在于“漏”。對溝通者來說，是指如果一個人心里想的是100%的東西，當你在眾人面前、在開會的場合用語言表達心里100%的東西時，這些東西已經漏掉了20%，你說出來的只剩80%了。而當這80%的東西進入別人的耳朵時，由于文化水平、知識背景的關系，只存活了60%。實際上，真正被別人理解了、消化了的東西大概只有40%。等到這些人遵照領悟的40%具體行動時，已經變成20%了。這就是所謂的溝通漏斗，它的吞并功能可謂強大。然而，這樣的漏斗現象時時刻刻發生在我們周圍，真的非常可怕。所以，一定要掌握一些溝通技巧，爭取讓這個漏斗漏得越來越少。2．溝通金三角圖52 溝通金三角溝通金三角反映的是一種換位思考的思維模式。由圖52所示，在三角形的底端， “自己”和“對方”在兩邊說話，你談你的事兒，我談我的事兒，這種溝通只是在對話，是不會成功的；只有在金三角的頂端，只有開會溝通的雙方采用換位思考的方式，使談話雙方都站在對方的角度上，設身處地的為對方考慮，才能真正體會彼此的意思，也才能實現成功的溝通，所以溝通的關鍵在于換位思考。3．溝通的冰山模式圖53 溝通的冰山模式溝通的冰山模式反映了兩個人或者兩組人在談話時，談的是同一個話題，但是大家說出的內容只是冰山露出水面的部分，而對方真正想表達的東西大部分隱藏在水面以下。冰山露出水面的部分只占整個冰山體積的5%～20%，隱含在水面以下的冰山體積，即對方真正想說卻沒說出的內容則占到80%～95%。有效溝通原則溝通的成功得益于在溝通時，雙方都有明確的溝通目標，并且有明確的時間約束。在溝通過程中，彼此積極主動，善于傾聽對方，注重雙方的每一個細節，并且雙方為達成目標而不斷努力。只有掌握了這些溝通原則，才能促進溝通的順利進行。造成溝通困難的因素如何建立信任會議中的反饋技巧1．反饋的兩種方式2．反饋的兩種類型圖54 反饋的兩種類型◆正面指導反饋——積極的反饋是一種正面的強化指導，即一般意義上的表揚。成功的正面指導反饋一定要具有以下特征：具有肯定行為價值、描述特定的行為、真心的、及時、經常、逐漸減少。◆建設性反饋是一種勸告指導，即一般意義上的批評。批評要非常注意方式，既要達到反饋的目的，又不能傷害別人的自尊。下面介紹2種效果較好的建設性反饋：3．反饋時的特征4．如何接受反饋【自檢】請在以下描述性話語中選出正確的反饋：描述性話語是否正確(1)你出生前我們就是這么做的!是□ 否□(2)這就是最佳解決方法。是□ 否□(3)這是目前為止我所知道的最好的解決方法，你還有什么更好的建議？是□ 否□(4)為了按時完成任務，我要你這樣做。是□ 否□◆見參考答案51【本講總結】高效的會議離不開良好的溝通與反饋。溝通與反饋的良性進行是極其重要又極其困難的。所以，要深刻理解溝通的特征，溝通會遇到的障礙，也要學會如何進行巧妙的表揚和批評，如何理性的接受反饋，這樣才能有效提高會議的效率。【心得體會】____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________第6講 主持人的會議管理技巧【本講重點】傾聽的技巧實際的說話技巧傾聽的技巧1．傾聽的禮節傾聽的禮節包括3項內容：首先建議你學會傾聽別人的故事，進而傾聽別人完整的故事，而且最好能在聽完別人完整的故事之后再發言。只有聽完別人完整的故事之后，你才能換一個角度，站在他人的立場上，充分理解他人的處境、他人當時的心情，也才能幫助你做出正確的判斷，以免犯下無法彌補的錯誤。傾聽是有一定禮節的行為，一定要充分重視。【自檢】某公司員工甲因為個人的住房問題主動與其經理乙進行溝通。談話內容如下：員工甲說：我想貸款買房，但是首付不夠，所以很煩惱。經理乙說：別太著急，大家可以幫你湊足首付，你還差多少錢？員工甲說：不好意思，我還差很多錢。經理乙說：沒關系的，你說吧。員工甲說：差12000元。經理乙說：啊......員工甲聽到經理乙的“啊......”之后，就此閉嘴不語。這次溝通以失敗告終。請你談談經理乙在這次溝通中犯了什么錯誤？在傾聽中經理乙以后應該注意什么問題？@__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________◆見參考答案61充分注意了傾聽的禮節，就能夠很好的理解什么是傾聽。◆傾聽首先是一種管理技巧，這種技巧能夠通過學習和鍛煉得到提高。◆其次傾聽是一種忘我的方式，讓自我與他人在同一種話語背景中融合。2．傾聽的具體方法傾聽時最好保持點頭且微笑的精神面貌，你的眼神要與交談者相互接觸，要使交談者有一種被重視、在溝通的感覺。另外還要發出一些傾聽的聲音，例如“就是”、“好好”、“是這樣嗎？”“不錯”、“真的”這樣的話，這些語言會激勵對方越說越多，因為他會覺得自己是被傾聽的。此外，身體前傾也是傾聽的有效技巧，這種往前傾的姿勢是保證精力充沛的良好方式，同時還可以保證你不走神，你的身體前傾時，會給被傾聽者其很受尊重的印象。傾聽的關鍵則是重復和總結，當然也要做好相關的記錄。3．傾聽的誤區傾聽容易陷入以下誤區，一定要格外注意：4．“傾聽”小總結如果用兩句日常用語來總結傾聽的技巧，那你可以經常使用“我也有相同的經歷”“如果是我的話”這兩句話進入傾聽狀態，同時也能使會談者充分感受到你正在傾聽。其實，這兩句話的作用在于它可以使你置身于一種既合適表達自己感受，又能與別人融洽溝通的情境中，如此一來，身為主持人的你，當然能夠在會議主持中游刃有余。會議中的說話技巧會議中主持人要學會使用以下幾種說話技巧：◆展示。即主持人使用流利的話語把自己的想法展示給大家。◆探詢。與會者面對主持人的展示發言會持有許多不同意見，這時候主持人要用一些經典的探詢式問話來了解與會者的意見，例如：“后來呢？”“那結果怎么樣呢？”“那你到底什么意思呢？”“你能再給我們講清楚一點嗎？”◆評論。與會者回答完主持人的探詢問話之后，主持人將對與會者的回答作出評論，如“我明白你的意思了”“我認為問題是.......”這樣兩者的溝通就可以順暢進行了。◆建立。評論之后需要采用“建立”的說話技巧。“建立”就像搭積木一樣，是指主持人將與會者表達的思想按照層次逐級歸納，從低級到高級，由初級協議至中級協議再到最終達成一致。“建立”經常使用的問話是“我們討論完第一個問題了，接著我們再進一步，第二個問題您怎么看？”“那我們再深一步，你如何看待這個問題的成因呢？”“我們進一步具體怎么解決這個方案呢？”◆測試理解情況。在會議中總有一些人表示反對意見，對于這些反對意見作為主持人的你可能沒聽明白，或者你認為大家可能沒有聽明白，這時候就要采用“測試”的問話方式，來測試一下大家的理解情況。例如“剛才這位先生的發言大家都清楚了嗎？”或者說 “您剛才是說的這個意思，我理解對了嗎？”這就是測試的說話方式，用其來保證大家真正弄懂一些意見的實際含義。◆總結。在測試完理解情況之后，就需要總結，即把大家的意見集中，例如：“剛才大家討論非常好，我來總結一下你們說的是一、二、三……”。◆排除與引進。排除是指拒絕某些與會者繼續發言，引進指邀請某些與會者發言。具體是指當主持人碰到那些說話容易滔滔不絕，或是說話總是跑題的發言者時，要將其關在門外，即將其排除”。“排除”的具體方法是：“您這個觀點太好了，那么您對下一個問題怎么看？”或是“你這個問題回答得非常好，您旁邊那位有什么見解呀？后邊那位有什么見解呀？”用這種問話可以達到一舉兩得的效果，其一是可以把你想排除的人排除出去，其二則可以讓那些還沒發言的人得到發言的機會。這其二“把別人帶進來”就是所謂的“引進”。簡而言之，排除的是滔滔不絕的人，引進的是沉默不語的人。這是兩種很好的說話技巧，這兩種技巧通常是連用的。◆就程序提出建議。主持人就會議程序提出一些建議，主要的目的是掌控會議時間。一個會議進行到一定時間時，主持人就要根據實際情況說：“好，這個程序我們現在進行到第二步了，那我建議我們馬上轉入第三步的程序”、“我們討論這幾個方案到底哪個適用？”。情景小案例人物——主持人；與會者1；與會者2；與會者3；與會者4會議主題——關于新年晚會地點、時間、節目和抽獎禮品的討論會議特色——主持人說話技巧太差，無法控制會場，致使會議完全失敗。主持人語錄：開場白——“我們今天的會議主要是討論一下新年晚會的問題，一個是確定一下晚會舉行的地點、時間；第二個就是員工的節目；第三個就是抽獎和禮品，大家有什么意見呢？”評議：只明確了會議議題，會議時間等因素只字未提。“你們就全說了。”評議：當25句其他人的發言之后，主持人方才說了