張曉彤-高效會議管理技巧(編輯修改稿)

　

【文章內容簡介】 人數10安排出席者座位11是否準備會議名簽12是否安排交通工具13是否安排參會者住宿14是否發出了會議通知15確定視聽教材16確定輔助教材17準備會場周邊位置圖18是否要求參會者準備資料19確定自己人的相關資料20是否安排會后娛樂項目并做好事先通知以上20個條款是一般會議都應該注意的一些硬性因素，還有一些因素很容易被忽視，一定要特別注意：會場的布置需要特別注意：l 如果與會人員超過10個，會場最好布置成“Ｕ”字型，主持人可以站在會場中央，這樣有利于協調討論；l 如果是全體會議，可以布置成階梯教室的形式；l 5到7人的會議，最好安排成圓桌型，也就是半島型。四、主持人如何做會前準備主持人的4個準備工作SWOT分析圖34 SWOT分析SWOT是以上四個英文單詞的縮合形式。其中，“S”和“W”代表主持人自身具有的主持優勢和劣勢；而“O”和“T”則是指你所進行的這次會議主持工作對你周圍的環境（也包括你自身）可能帶來的機會或是威脅。第四講 成功會議的五種策略本講重點：一、如何做開場白 二、如何分配發言時間 三、如何掌握議事進度 四、如何達成會議決策 五、如何圓滿結束會議一、如何做開場白二、如何分配發言時間三、如何掌握議事進度掌握議事進度對一次會議的成功可謂至關重要。控場也就成為一個主持人最應訓練的技巧之一。掌握議事進度主要包括2種方式：語言方式與非語言方式。語言方式語言方式是指主持人用一些比較有技巧的話語來控制會議的議事進度。例如，面對一些非常容易滔滔不絕的發言者，主持人可以憑借對其的了解，讓其先發言，使其盡量縮短發言的時間。具體做法如：“能不能用3分鐘的時間給我們簡單的說一下？”當他說到5分鐘的時候，你可以再說：“嗯，已經5分鐘了，你說的正是我們需要的。”或者可以采用一帶而過的方法，例如“你剛才說的內容非常好，你對下一問題怎么看？”這樣就可以把他從一個問題帶到另一個問題，或是可以轉移說話對象，如“你說得很好，坐在您旁邊的這位怎么看呢？”通過以上這些話語即語言方式，主持人可以有意識的、合理的控制議事進度。非語言方式更有效的掌控議事進度的方式是用非語言性的方式，即通過眼神、手勢等面部表情告訴發言人說多了或者別說了，或者是說得不夠接著說等。比如主持人把目光轉向別人，就可能是在提示正在說話的人可以停止說話了；不耐煩的敲桌子，也可以提示結束發言；用比較不禮貌的方式，如不停的看手表，也能達到同樣的效果。語言和非語言這2種形式的合理運用，可以做到有效的控場，使會議既不會太短，也不會太長，準時開始，準時結束。四、如何達成會議決議彼德德魯克決議法彼德德魯克是世界著名的管理大師，他通過多年的學習研究，總結出了達成協議的如下步驟。通過這些步驟的有效執行，能夠順利達成協議。4種群體決策圖41 4種群體決策216。 權威決策u 權威決策出現于最高掌權者具有決策權和否決權，單方面作出決定時。u 適宜使用：當組織授權團隊領導人作最終決策并全權負責時。u 不宜使用：當團隊領導人希望團隊成員接納并支持某項決策時。216。 少數服從多數決策u 少數服從多數決策出現于多數成員同意提案時，它以民主原則為基礎。u 適宜使用：當時間有限，而決策結果不會對反對者造成消極影響時。u 注意：投票容易導致輸贏之爭，輸方將難以盡職和投入。216。 共識決策u 共識決策產生于所有成員都不同程度地支持某項提議，每一團隊成員均有否決權。u 共識決策提供一種反映所有成員想法的全面解決辦法，能夠提高成員實施決策的積極性，體現平等之風。u 注意：如果決策時間有限，或團隊成員不具備決策的足夠技巧，決策就難以形成。216。 無異議決策u 無異議決策產生于所有成員對某項決策完全贊同時。u 當提案非常重要，要求所有成員達成完全一致時，團隊應作出無異議決策。u 注意：無論團隊具備什么樣的經驗，無異議決策都很難達成。只有當一項決策的結果對每個成員都至關重 要時才有可能作出無異議決策。4種團隊決策法五、如何圓滿結束會議第五講 會議中的溝通與反饋技巧本講重點：一、會議中的溝通技巧 二、會議中的反饋技巧一、會議中的溝通技巧3種溝通圖畫216。 溝通漏斗圖51 溝通漏斗溝通漏斗呈現的是一種由上至下逐漸減少的趨勢，因為漏斗的特性就在于“漏”。對溝通者來說，是指如果一個人心里想的是100%的東西，當你在眾人面前、在開會的場合用語言表達心里100%的東西時，這些東西已經漏掉了20%，你說出來的只剩80%了。而當這80%的東西進入別人的耳朵時，由于文化水平、知識背景的關系，只存活了60%。實際上，真正被別人理解了、消化了的東西大概只有40%。等到這些人遵照領悟的40%具體行動時，已經變成20%了。這就是所謂的溝通漏斗，它的吞并功能可謂強大。然而，這樣的漏斗現象時時刻刻發生在我們周圍，真的非常可怕。所以，一定要掌握一些溝通技巧，爭取讓這個漏斗漏得越來越少。216。 溝通金三角圖52 溝通金三角溝通金三角反映的是一種換位思考的思維模式。由圖52所示，在三角形的底端，“自己”和“對方”在兩邊說話，你談你的事兒，我談我的事兒，這種溝通只是在對話，是不會成功的；只有在金三角的頂端，只有開會溝通的雙方采用換位思考的方式，使談話雙方都站在對方的角度上，設身處地的為對方考慮，才能真正體會彼此的意思，也才能實現成功的溝通，所以溝通的關鍵在于換位思考。216。 溝通的冰山模式圖53 溝通的冰山模式溝通的冰山模式反映了兩個人或者兩組人在談話時，談的是同一個話題，但是大家說出的內容只是冰山露出水面的部分，而對方真正想表達的東西大部分隱藏在水面以下。冰山露出水面的部分只占整個冰山體積的5%～20%，隱含在水面以下的冰山體積，即對方真正想說卻沒說出的內容則占到80%～95%。有效溝通原則溝通的成功得益于在溝通時，雙方都有明確的溝通目標，并且有明確的時間約束。在溝通前，有充分的準備工作。在溝通過程中，彼此積極主動，善于傾聽對方，注重雙方的每一個細節，并且雙方為達成目標而不斷努力。只有掌握了這些溝通原則，才能促進溝通的順利進行。造成溝通困難的因素如何建立信任信任是溝通的前提。二、會議中的反饋技巧反饋的兩種類型圖54 反饋的兩種類型u 正面指導反饋——積極的反饋是一種正面的強化指導，即一般意義上的表揚。成功的正面指導反饋一定要具有以下特征：具有肯定行為價值、描述特定的行為、真心的、及時、經常、逐漸減少。u 建設性反饋是一種勸告指導，即一般意義上的批評。批評要非常注意方式，既要達到反饋的目的，又不能傷害別人的自尊。批評三步曲：首先表揚特定的成就、指出做得不好的地方、以肯定和支持來結束。下面介紹2種效果較好的建設性反饋：第六講 主持人的會議管理技巧本講重點：一、傾聽的技巧 二、實際的說話技巧 三、情景模擬一、傾聽的技巧傾聽的禮節傾聽的禮節包括 3項