東方百貨(超市零售業)采購管理手冊(編輯修改稿)

　

【文章內容簡介】 端架陳列可配合促銷活動，做廣告促銷標識 第六章節 采購作業標準 一、購代銷貨商的談判流程 采購談判總流程 了解→預約→第一輪談判→初步評估→ 填寫市調表→市調→ 上級評估→ 預約 第二輪談判 基本確認→合議評估→報副總經理審批→簽訂合同→做商品臺帳和陳列 填寫基本信息表→信息處理→做訂貨計劃→下訂單→供貨商送貨→ 商品陳列 注：如果順利，一般兩輪談判就可確定下來，如果評估或審批過程中不合格或達不到要求，則可能被淘汰或進行兩輪以上的談判。 采購談判標準作業流程 東方百貨 采購談判標準作業流程 東方百貨 管理手冊 *采購手冊 機密 第 15 頁 共 119 頁 商品采購作業流程 程序 文件 負責人 NO NO NO NO NO 是 注：新商品的報批流程相同，只是不用簽定采購合同，但要填寫《紅太 陽收費單》即收到相關費用； 《新商品報告單》經財務簽字后方可由信息部進行建檔處理 供貨商初步報價 (第一次 ) 供貨商公司介紹及背景 商品目錄報價單等資料 樣品或圖片（大件商品） 供貨商業務人員 /采購經理 /采購助理 商品合乎需要 本公司采購經理 / 營運部 市調及市調報告 停止 聯系 發供貨商法規自查表 供貨商正式報價 ,議價 供貨商業務員 /助理 供貨商基本資料 商品報價單（附照片） 相關各項法規文件 合同簽定準備 協商商品價格及交易條件，檢查商品合法性 新商品信息開發單 本公司采購助理 /采購經理 / 供貨商業務員 商品交易條件協議書 供貨商及商品資料系統建檔 信息部錄單組 /采購經理 商品陳列及臺帳規劃 商品陳列圖 本公司采購經理 供貨商按訂單送貨 供貨商送貨 采購部長評估 停止 聯系 采購部長 采購合議組 會議討論 繼續談判 采購經理 /采購部長 /副總 共同確定意向書條款 確定供貨商資料及齊全性 總經理審批 繼續 談判 本公司總經理或副總經理 注：在意向書上簽字，在挑選的商品的蓋章 雙方了解 供貨商背景資料 /商品圖片 、 價格 采購部長審核定價毛利率和有效證件 /合同條款 /其它條款 /費用 /單品數 總經理在合同書上簽字 采購部長 /副總經理 副總經理 /總經理 審核供貨商資料 /商品 資料填寫是否正確 陳列和訂貨計劃 /第一次下單 采購經理 /采購部長 /信息部錄入組 合作意向書 供貨商填寫 簽訂商品購銷或代銷合同 供應商基本信息資料單 供貨商業務員 采購經理 采購部長 東方百貨 管理手冊 *采購手冊 機密 第 16 頁 共 119 頁 采購談判過程使用的單據 東方百貨 購代銷談判意向書 NO： XXXXXX 廠商名稱： 聯系人 /電話： 聯系人直屬領導 /電話： 地址： 公司電話： 日期： 采購員： 供貨商品大 類或品牌 可供貨 單品數 同域區正在供 貨的零售商 供貨品牌以及單品數 （詳細見商品報價清單） 有可能引進 的品牌 預計每個品牌 可引進單品數 供應商類型 ○個體 ○廠家 ○貿易商 ○批發商 ○經銷商 ○代理商 發票類型 經營方式 ○ 購銷 ○ 代銷 結算方式 進場條件 進場費 勞動節贊助 銷售損失分攤 單品條碼費 中秋節贊助 退換貨條件 保證金 國慶贊助 降價成本補差 年底返利 元旦贊助 送貨天數 /最小金額 貨量返利 春節贊助 促銷支持 首單折扣 開慶贊助 /店慶贊助 其它 注：經營分攤費用（水電費、耗材分攤費用、設備資產分攤、電子稱 /及人員、防盜費用、裝修要求、設備要求） 供貨商簽字確認： （此處簽字僅代表談判意向，不具備法律效力） 采購員條件評估：（采購填寫） 可否進一步洽談： 是，進一步進行市調（填寫市調表交營運部市調） 市調情況評估： 采購部長： 進一步談判內容： 供貨商簽字確認（日期）： （此處簽字僅代表談判意向，不具備法律效力） 采購員簽字： 提供資料： ○樣品 種 ○圖片 張 ○宣傳冊 本 ○詳細報價單 ○營業執照復印件 ○稅務登記復印件 ○注冊商標復印件 ○受權代理書復印件 ○衛生許可證復印件 ○質檢報告復印件 份 ○特種經營許可證復印件 ○進口商品相關法規文件 ○法人代表受權委托原件 (可委托簽合同 /結算業務 /相關協議文件 ) 東方百貨 管理手冊 *采購手冊 機密 第 17 頁 共 119 頁 是否引進 采購部長： 副總經理： （如暫不引進，存入備用檔案！！！） 總經理簽字： 東方百貨 購代銷商品市調表 供貨商名稱： 制單人： 市調人： 日期： 可能經營的 商品名稱 商品條形碼 單 位 規格 / 型號 商場名 1 商場名 2 供應 進價 售價狀態 促銷價陳列排面 備注 注：灰色部分采購填寫，白色部分營運市調員填寫； 營運負責人簽字： 采購經理簽字： 法定代表人授權委托證明書 （ ）字第 號 茲授權 同志，為我方簽訂經濟合同代理人，其權限是： 授權單位： （蓋章） 法定代表人： （簽名或蓋章） 有效期限：至 年 月 日 簽發日期： 附：代理人性別： 年齡： 職務： 工作證號： 營業執照號碼： 經濟性質： 主營： 兼營： 說明： 委托書內容要填寫清楚，涂改無效。 委托書不得轉讓、買賣。 東方百貨 管理手冊 *采購手冊 機密 第 18 頁 共 119 頁 將此委托書提交對方作為合同附件。 如果中途需要變更委托人，應提前半個月通知我公司，否則所發生的一切合同或經濟糾紛我公司一概不負責任。 合同審批單 NO： XXXXX 供應商名稱： 供應商編號： 合同編號： 該供應商信息基本資料已填好，商品信息資料已填好， 交易條件合同附件已填好，該供應商資料已準備齊備，意向書上級已簽字，選定引進商品已簽字，請上級審批合同。 采購員： 商品信息資料毛利率已審核，基本資料已審核。 供應商交易條款已審批，挑選引進商品已審核。 采購部長： 合符公司引進的供應商和商品的政策， 副總經理： 總經理簽字： 新供應商新商品的談判說明 一般通過以上的業務作業流程我們會在最先談到交易條件的項目 . 首先 供貨商交易說明 一 、 聯系方法： 新供貨商認為有合適的商品提供本公司銷售，可直接與采購員或部門主管事先以電話聯絡，以便安排會談時間。由于每位采購員或部門主管的工作極為忙碌，請勿臨時拜訪，造成雙方的不便。 二、 供貨商應提供的文件資料 1． 公司簡介或有關公司說明資料。 2． 制造或銷售商品的目錄及樣品及報價（注：大件商品提供圖片）。 3． 市場銷售分析。 上述資料務必于 會談時準備，以便雙方在有限時間內能有效溝通了解。 三 、本公司商品采購根據供貨商所提供的上列資料，以判斷該商品是否合乎賣場的需要，并 進一步進行 市場調查及工廠拜訪。 四、供貨商于正式報價前須備妥相關執照證件。資料文件不齊者，則將暫緩報價。 五、廠商或新品入場的其它交易條件說明 包括經營方式政策、付款條件政策、運輸方式、索賠條件、入場贊助、條碼費、配送費、扣折、返傭、稅金、其它費用分攤辦法等 第二、商品報價說明 一、 新供貨商完成前項的工作后，即進行商品報價工作。報價的商品須填寫本公司所提供的 東方百貨 管理手冊 *采購手冊 機密 第 19 頁 共 119 頁 新商品開發單，并附 上樣品或照片。 二、 報價時，雙方須就下列事項進行協商： 商品報價單的價格商議； 促銷協議書； 廠商或新品入場的交易條件； 商品購銷合同。 為使協商能迅速有效的完成，供貨商所代表的業務人員需獲得充分授權。 三、 為使商品的采購工作能公開、公正、客觀、所有新商品的引進和銷售，均須由采購經理提報給采購部長、副總經理審批同意后，才能進貨銷售。 四、 采購部長和采購副總經理對新商品的評審重點為： 商品的市場性及未來發展潛力。 商品的包裝及規格。 商品的利潤（進、售價的合理性及競爭性）。 供貨商的商品推廣計劃。 供貨商 以往交易配合度、服務品質。 五、新商品經審核通過后，即進行供貨商及商品資料的建檔以及商品臺帳圖和陳列規劃。 六、 新商品的進貨上架，第一次訂貨由采購（招商）部發出訂單，后續的訂貨則由營運各 部依銷售及庫存狀況下訂單。 二、專柜招商談判流程 招商談判總流程 了解 預約 第一輪談判 初步評估 填寫市調表 市調 上級評估 預約 第二輪談判 基本確認 合議評估 報總經理審批 簽定合同 填寫基本信息表 信息處理 做裝修設計 設計紙圖報批 進場裝修 裝修跟進 商品上架 注：如果順，一般兩輪談判就可確定下來，如果評估或審批過程中不合格或達不到要求，則可能被淘汰或兩輪以上的談判。 專柜廠商作業流程說明 程序 說明 負責人 否 供應商初步聯系 (第一 次 ) 供應商公司簡介 商品目錄及資料 商品樣品