天地控股公司合同管理制度流程匯編(編輯修改稿)

　

【文章內容簡介】 準確； 4．項目總經理審核，確保合同整體內容滿足項目實際需求； 5．法務主管審核，確保合同整體內容合法，文字表述準確； 6．董事長審批； 7．蓋章，確保蓋章的文本與批準的文本一致； 8．存檔。 七、 基地房屋租賃合同的簽訂流程 1．主辦部門指定人員起草合同文本； 2． 天地 建設 負責人審核，確保合同整體內容滿足項目實際需求； 3． 財務部負責人審核，確保合同價格及付款方式合理、財務數據準確； 4．法務主管審核，確保合同整體內容合法，文字表述準確； 5． 執行 董事審批； 6．蓋章，確保蓋章的文本與批準的文本一致； 7．存檔。 第三章 合同權限管理 合同審批權限一覽表 合同類別 合同最終批準權限歸屬 控股法務主管 控股執行董事 控股董事長 設計類合同 總價在 50 萬以內 (含 ) 總價在 50 萬 200 萬 (含 ) 總價在 200 萬以上 前期類合同 總價在 50 萬以內 (含 ) 總價在 50 萬 200 萬 (含 ) 總價在 200 萬以上 策劃類合同 總價在 50 萬以內 (含 ) 總價在 50 萬 200 萬 (含 ) 總價在 200 萬以上 工程類合同 均屬執行董事 采購類合同 均屬執行董事 基地房屋租賃合同 均屬執行董事 大型房屋租賃合同 均屬董事長 土地出讓合同 均屬董事長 顧問類合同 均屬董事長 借款合同 均屬董事長 擔保合同 均屬董事長 按揭合作合同 均屬董事長 大型項目合作合同 均屬董事長 其他合同 總價在 50 萬以內 (含 ) 總價在 50 萬 200 萬 (含 ) 總價在 200 萬以上 銷售類合同 銷售類合同根據公司目前經營業務類別可分為商品房銷售合同 、砂石銷售合同、苗木銷售合同三類，一般都采用已經公司批準的格式合同，格式合同的最終批準權屬控股公司董事長；實際簽訂銷售合同時，如采用已批準的格式合同且銷售價格在公司已批準的范圍內的，則商品房銷售合同由銷售主管和主辦會計審批；砂石銷售合同和苗木銷售合同由子公司財務經理 、 總經理 (及執行董事 )審批；如實際簽訂銷售合同時，對已批準的格式合同有變更的，則除以上審批環節外，須由控股公司法務主管批準；如實際簽訂銷售合同時，銷售價格低于公司已批準的銷售價格的，則除以上審批環節外，合同須由銷售價格的最終批準權限人批準。 注 ：以上審批權限僅僅說明了合同的最終批準人，在實際報批合同時，合同管理制度中規定的各專業審批環節仍缺一不可，各部門、子公司須按 OA 系統中最新的固定流程執行。如任何合同須執行“特殊合同批準流程”的，則最終審批權均歸屬控股公司董事長。 第四章 合同編號管理 一、合同編號原則 合同編號共 12 位，編號中包含公司拼音縮寫 (4 位 )、提交審批的年月數字 (6 位 )、序號數字 (2 位 )。 二、合同編號方法 1．合同編號的前四位為簽訂公司名稱拼音字母的縮寫，具體如下： 天地 控股為：“ GYKG” 天地 房產為：“ GYFC” 天地 建設為：“ GYJS” **科技為：“ GGKJ” **實業為：“ JJSY” **** 為：“ SSGD” 天地 航運為：“ GYGY” **材料為：“ JCCL” **置業為：“ HXZY” **房產為：“ ZYFC” **園藝為：“ SJYY” 2．合同編號的第五位至第十位編號為合同提交審批的年月。 3．合同編號的末兩位是當月以該公司 (項目部 )名義簽訂的合同的序號。 例如： 20xx 年 11 月， **有限公司共簽訂了 10 份合同，則第三份合同的編號為：YHSY20xx1103。 4．若有新增公司，則編號方法同上 。 5．合同簽訂前幾個環節文件 (如目標執行批準書、招標文件、客戶批準書、中標單位批準書、考核價格批準書、執行價格批準書等 )的編號方法與合同編號方法相同，即同一份合同的各簽訂環節中文件的編號均為同一編號。 三、合同編號管理 合同編號由法務部統一管理 (其中 天地 建設及 夢想 置業的編號分別由該兩個公司的行政助理統一管理 )，各部門須使用編號的，均須至法務專員 (或相應的行政助理 )處索取，法務專員 (相應的行政助理 )需做好統一管理、 登記及發放，避免錯誤編號及重復編號。 第 五 章 格式合同管理 一、格式合同定義 本制度所指的格式合同是指使用頻率較高且合同條款較為確定 (即合同簽訂過程中所需另行填寫的不固定內容較少 )的一種規范合同。 二、格式合同審批流程 格式合同由最常使用部門 (子公司 )起草，或由最常使用部門 (子公司 )上報需求，提出主要內容及要求，由法務專員負責起草，經技術責任人、財務責任人 (若不涉及技術專業性條款或具體商務條款的，則無需經技術責任人或財務責任人審核 )、部門 (子公司 )負責人及法務主管審核通過后生效，并在生效之日，將 空白格式合同一份交證章管理員備案。 三、現有格式合同 公司現有已批準使用的格式文本有： 采購類合同：材料采購合同 (附件 10)、設備采購合同 (附件 11)、設備采購及安裝合同 (附件 12)、鋼筋供貨合同 (附件 13)、水泥供貨合同 (附件 14)、 預拌混凝土供貨合同 (附件 15)、鋼管軋頭租賃合同 (附件 16) 工程類合同：工程施工承包合同 (適用于 天地 房產與 天地 建設內部總包合同，附件 17)、包工包料工程承包合同 (附件 18)、建設工程內部承包責任書 (適用于 天地 建設與項目經理簽訂的合同，附件 19)、清工 班組工程承包責任書 (適用于項目部與清工班組承包人簽訂的承包責任書，附件 20) 設計類合同：景觀設計合同 (附件 21)、內裝修設計合同 (附件 22)、弱電設計及施工合同 (附件 23) 策劃類合同：廣告全案策劃服務合同 (附件 24)、展位設計制作合同 (附件 25)、禮品 (宣傳冊等 )設計制作合同 (附件 26)、廣告發布承攬合同 (附件 27) 銷售類合同：銷售代理合同 (附件 28)、購房意向書 (附件 29)、砂石銷售合同 (附件 30) 苗木銷售合同 (附件 31) 租賃類合同：大型房屋租賃合同 (附件 32)、 基地房屋租賃合同 (附件 33) 第 六 章 合同注意事項 一、合同用章要求 合同主辦部門在將合同文本提交證章管理員加蓋公章之前，必須保證 合 同文本中所有須填寫的內容已填寫完整，尤其是合同簽訂時間、地點、代表簽字等內容，所有已具備的附件均與合同正文一起交證章管理員蓋章 (需雙方蓋章 )，對于經批準后同意在合同原文本上作修改的，則必須在修改處加蓋雙方修正章或公章。 證章管理員在加蓋公章之前必須核對須加蓋公章的合同文本與經批準的合同文本是否一致，合同文本中所有須填寫的內容是否已填寫完整，尤其是合同簽訂時間、地點 、代表簽字等內容，所有附件是否均已提供，核對無誤后方可加蓋公章；對于合同文本頁數在兩頁以上的合同，除需在簽署頁上加蓋公章之外，還需加蓋騎縫章；對于合同文本中有涂改之處的，經相關流程批準確認是經合同雙方認可所做的修改，則必須加蓋雙方修正章 (若無修正章，則可以公章代替 )，同時提醒主責任人要求合同對方單位加蓋修正章 (若無修正章，則可以公章代替 )。 二 、系統命名規則 為了規范 OA 系統中合同簽訂各環節流程的命名，以便今后查尋，特明確規則如下： 1．命名必須完整簡要，且能體現整個流程的關鍵性內容，杜絕出 現“詞不達意”或“題不對文”等現象。合同簽訂過程中 相關 環節流程的文件標題中必須明確如下幾個要素： (1) 項目名稱 (2) 標的名稱 (3) 發文目的 2．以 11 號項目電梯合同為例，各環節流程的命名應如下： (1) 招標文件 (報價書 )批準流程的文件標題： 11 號項目電梯招標文件審批； (2) 合同批準流程的文件標題應為： 11 號項目電梯供貨合同審批。 第三篇 合同跟蹤管理 第一章 合同跟蹤管理 一、合同跟蹤內容審批流程 為了確保每份合同簽訂后需跟蹤內容的完整性及準確性，特制 訂了《合同跟蹤內容審批流程》。本流程分兩個階段執行，首先為書面整理及審批階段，其次為系統錄入及審批階段，適用于各公司、各項目、各部門所有合同跟蹤內容的整理、錄入及審批。 1．合同跟蹤內容的書面整理及審批階段 (1) 部門行政助理整理合同跟蹤內容 合同簽訂后 1個工作日內，部門行政助理在部門負責人的指導下根據《合同跟蹤內容表》(附表 5)要求完成合同跟蹤內容的整理，并通過 OA 系統的“合同跟蹤內容審批流程”提交審批，要求款項名稱、金額、收付款方式、收支部門和對應的成果驗收內容準確完整。 (2) 部門 負責人審核收付款對應的成果驗收 部門負責人在 1 個工作時內完成合同跟蹤內容的審核，確保每項收付款對應的成果驗收內容完整無遺漏。 (3) 財務部經理審核款項金額和對應的收付款方式 財務部經理在 1 個工作時內完成合同跟蹤內容的審核，確保每項款項名稱、金額、收付款方式和收支部門準確無誤。 (4) 法務部主管復核 法務部主管在 1 個工作時內完成合同跟蹤內容的復核，確保每項款項名稱、金額、收付款方式及對應的成果驗收內容與合同約定相符。 2．合同跟蹤內容的系統錄入及審批階段 (1) 部門行政助理在 1 個工作時內將已經最終批準的收付款內容錄入項目管理系統，將每項成果驗收內容作為一項事務錄入項目管理系統，并將每筆收付款與對應的各項成果驗收事務相關聯，然后分別通知財務部經理及法務部主管審核已錄入系統的合同跟蹤內容。 (2) 財務部經理及法務部主管在 1 個工作時內分別核對款項名稱、金額、收付款方式、收支部門等是否與合同約定和最終批準的跟蹤內容相符以及每項收付款是否已與各項成果 驗收對應的事務相關聯，核對無誤后分別點擊“審核”鍵。 注：房屋銷售合同 (意向書 )的跟蹤在房產 銷售軟件系統中實施。 二、合同跟蹤內容錄入注意事項 1． 合同概況中的“合同號”指按本制度匯編第一篇第四章要求編寫的便于公司內部查詢所用的合同編號，若最終合同文本上采用對方單位所提供的編號的，仍須按本制度要求進行內部的合同編號并錄入系統；錄入系統的合同號必須編寫正確，一旦保存即無法更改；“批準流程”指合同的批準流程，明確該流程是為了便于在今后的合同跟蹤過程中查詢合同整體內容；“關聯項目”指合同所屬的項目及部門，若某份合同同屬于某一項項目和某一個部門，則必須同時關聯該項目及該部門，以便通過項目及部門均可 查詢該合同。 2．合同收付款項是合同跟蹤內容的關鍵組成部分，即合同跟蹤的核心內容。在錄入時必須遵循以下原則：除預付款、定金等到期即付的款項外，其余每筆收付款均需對應一項或多項成果驗收內容 (至少一項 )，可通過“添加成果”鍵添加對應的成果內容；成果添加完畢后，還需將該項收付款內容與成果驗收內容對應的目標進行關聯，以便通過項目管理系統實時反映成果內容完成情況；收付款項的“預計日期”即預計收付款日期，合同跟蹤人必須定期維護，務必使日期合理、準確，如果日期不合理、準確，將影響該項收付款項資金計劃的報批。 3．如有部分 合同義務不屬于任何一項與合同收付款項對應的成果驗收內容，但其對合同的履行起到關鍵作用的，則該類義務需在“主要義務”欄內摘錄 ，并 關聯與該項義務相對應的事務；“我方聯系人”即該項義務的主要責任人，由部門 (子公司 )負責人指定；開始日期及結束日期均應予以明確，以便查閱、跟蹤、預警之用；“說明”欄中須填寫合同主要義務內容及未履行義務的違約責任。 第二章 合同履行跟蹤 合同跟蹤內容錄入管理系統且經批準后，各項收付款及成果驗收的責任人及參與人員可通過項目管理系統查詢自己負責的合同相關工作內容，作為提示做 好本項工作及查詢各項工作進展的輔助手段。 一、質量控制 1．合同履行過程中，部門 (子公司 )負責人及相關責任人必須共同就對方所提供的各項階段性成果或合同履行過程中的各關鍵環節進行嚴格的質量把關，并按各類成果驗收單的驗收內容、流程及權限進行驗收，確保對方所提交的最終成果滿足我方要求。同時， 所有在合同履行過程中發生的關鍵性事務 (相關事項的請示、內外文書的審批、階段性環節論證、成果驗收及存檔等 )均應通過管理系統在成果驗收或合同義務相對應的事務項下進行反應，以確保通過管理系統向總公司全面反映合同的具體履行情況。 2．合同履行過程中，若合同對方到期未履行其應履行的義