會展項目財務管理(編輯修改稿)

　

【文章內容簡介】 除外 )，會議通常統一安排餐飲。餐飲安排通常有兩種形式 —— 自助餐或者圍桌餐。類別有中式、西式及清真系列。 ? 會議的餐飲費用 ?可以很簡單，也可以很復雜，這取決于會議議程需要及會議目的。 ?（ 1）早餐 ?（ 2）中餐及午餐 ?（ 3）正式晚餐 ?（ 4）酒水及服務費 ?（ 5）會場茶歇 ?（ 6）聯誼酒會 /舞會 （ 1）早餐 ?早餐通常是自助餐，當然也可以采取圍桌式就餐，費用按人數計算即可（但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預備，所以預計就餐人數不得與實際就餐人數相差到 15％，否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數結算 ——而改為按預定人數收取費用） （ 2）中餐及午餐 ? 中餐及午餐基本屬于正餐，可以采取人數預算 —— 自助餐形式，按桌預算 —— 圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費自行采購而非由餐館提供，餐館可能會收取一定數量的服務費用。 ? 一般來說，午餐不宜大吃大喝，以免影響下午的會議安排。 （ 3）正式晚餐 晚餐食物的選擇比較寬松，工作了一天，可以輕松歡宴了。 （ 4）酒水及服務費 通常，如果在高星級酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的，如果可以外帶酒水消費，餐廳通常需要加收服務費。在高星級酒店舉辦會議宴會，通常在基本消費水準的基礎上加收 15％左右的服務費。 （ 5）會場茶歇 此項費用基本上是按人數預算的，預算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價格通常包含服務人員費用，如果主辦方需要非程序服務，可能需要額外的預算。 茶歇的種類可為西式與中式兩鐘 — 西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主。 兩會的茶歇 3月 11日，人民大會堂，全體會議休息時分，人大代表在休息廳邊喝茶邊聊天。 （ 6）聯誼酒會 /舞會 事實上，聯誼酒會 /舞會的預算可能比單獨的宴會復雜，宴會只要設定好餐標與規模，預算很容易計算。但酒會 /舞會的預算設計到場地與節目支持，其預算可能需要比較長的時間確認。 視聽設備 ● 設備本身的租賃費用，通常按天計算 ●設備的運輸、安裝調試及控制技術人員支持費用，可讓會展服務商代理 ●音源 —— 主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委托代理 其他雜費 ? 雜費是指會展過程中一些臨時性安排產生的費用，包括打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務、臨時保健、翻譯與向導、臨時商務用車、匯兌等等。雜費的預算很難計劃，通常可以在會務費用預算中增列不可預見費用作為機動處理。 其他費用 ? 演員及節目 通常可以選定節目后按場次計算 —— 預算金額通常與節目表演難度及參與人數正相關。在適宜地點如果有固定的演出，那預算就很簡單，與觀看表演的人數正相關 —— 專場或包場除外。 其他 —— 點心、水果及調制色酒 餐飲成本的控制 ? 統一安排餐飲的會議，非常重要，自助餐一般可以發餐券控制 (很多酒店對于自助餐的開設有就餐人數的最低要求 )，可以事先制訂餐標及餐譜，嚴格區分正式代表與隨行人員、家屬，特殊要求者可以和餐廳協商。 ? 圍桌式餐飲安排比較復雜 —— 特別是大型會議的時候。圍桌式餐飲安排需要考慮的問題有：開餐時間、每桌人數、入餐憑證、同桌者安排、特殊飲食習慣者、酒水種類及付款等。 會議費用預算明細 酒店費用 ⑴房費⑵餐費⑶會議室⑷布標⑸會議茶歇⑹其它 會務費用 ⑴接站費用⑵送站費用⑶資料袋⑷簽字筆⑸筆記本⑹集體照⑺資料復印⑻禮品⑼水果⑽鮮花⑾盆栽⑿其它 考察費用 ⑴門票⑵風味餐⑶市內交通⑷礦泉水⑸其它 VIP接待 ⑴房費⑵車費⑶餐費⑷考察 相同： 住宿費、餐飲費、商務考察費用 (如果有考察計劃的話 )。 不同 ： 展覽場地租賃、展覽布置、展品運輸與倉儲、小型新聞發布會或者酒會。 展覽場地租賃：如果展覽在固定的展覽場地進行，那么展覽場地的租賃預算通常按展位計算。國際標準展位面積通常為 3mX3m,隔斷高度在 。標配設施有射燈、椅子、資料桌、電源。展館業主通常有下列設備可供租賃：展布支架、視聽設備、多媒體設備、裝飾用品、小型搬運工具等。 如果是在其他公共場所舉辦展覽 (譬如市政廣場或者體育場所等 )，那么場地租賃的預算就很難預測了 —— 通常面議，按日計算，價格與場地人流集中度及展覽時間 (是否重要假日等 )有關。 （三）會議資金管理 會議啟動資金 注冊費收入 籌集會議啟動資金 ? ①籌集原則 ? a、滿足籌備工作的需要：時間、數款 ? b、選擇成本低的渠道 ? c、 合法 ? ②渠道 a、行政事業費 ? b、專業會議管理機構墊支 ? c、企業的自留資金 :客戶聯誼會、產品介紹費、 技術座談費、表彰獎勵。 收入管理 ? ①收入的構成 ? a、注冊費： 先進設計與制造工程國際學術會議會議注冊費 ? b、贊助費 ? c、其它收入 旅游收入、展覽收入等 ? ②收入的管理 會議秘書處 ? a、確認收入的原則 權責發生制 ? b、異常情況的處理 先進設計與 制造工程國際學術會議 會議注冊費 ? 中方參會者： 全費： 2100 元人民幣 學生： 1500 元人民幣（在交注冊費時需提交學生身份證明） 注冊費包括下述費用：一本論文集、會議午餐、會議宴會、參觀冰雪大世界門票，不包括住宿。 多篇投稿的作者，其第一篇文章的會議論文集版面費包括在注冊費內，其余每篇文章需再交 500元版面費。如論文經會議推薦后，被相應的期刊、雜志錄用，版面費由作者自負。 （四）會議成本控制 會議成本內容 ①活動費用：籌備期間的征集論文和代表注冊費用，會議舉行期間的開幕式，招待費、宴會等會務活動等學術報告費用。 ②折舊費用：計算機、傳真機、復印機等磨損的價值。 ③人工費用：兼職人員的會議補貼 ④辦公費用：會議費、交通費、通信費、購買辦公用品等。 控制方法 ? ①制定標準（定額法） ? ②建立成本控制信息系統 ? ③實行責任成本制 ? ④監督與檢查 控制內容 ①籌備期間 （ 固定費用） ②舉行期間 （可變費用） a餐飲費：招待會、閉幕宴會、 茶點、午餐 b會場與設備 c工作人員費用：隨著進展減少工作人員 d會議剩余資金分配 （五）會議贊助 主體 企業贊助 主要領導、 工作人員 國際組織 ? 其它 ? 基金贊助 ? 個人贊助 國際會議贊助的主要來源 ?贊助費已經成為會議做到財務平衡的主要因素。國際會議可以獲得的來自幾個方面的贊助。 1. 企業贊助 國際會議的贊助主要來自企業，特別是那些實用性比較強的科技類國際會議，有的會議企業贊助甚至成為其主要經費來源。 海爾在為北京奧運花費超過 7億元 ? 2. 基金贊助 基金會也會對重大國際會議提供贊助。我國的國家自然基金委員會設有專項資金贊助國際會議。海外也有一些基金會對國際會議提供贊助。 3. 政府贊助 在我國舉辦的大型國際會議有時也可以獲得政府機構的贊助，如科技部、衛生部和中國科協等。各級地方政府為了活躍地區的國際交流活動，有時也會對國際會議提供贊助。 4. 國際組織贊助 許多國際組織也會對國際會議提供贊助，如聯合國的工發組織、糧農組織、教科文組織等。會議組織者需要盡早聯系這些潛在的贊助機構，并按要求向相關部門提供申請材料。 5. 個人贊助 個人也可以贊助國際會議，如著名的數學家陳省身教授就曾經對國際數學家大會提供 30萬元的個人贊助費。 ? 贊助說明書 ?①會議介紹 ?②贊助形式： 經費贊助 ： 專項贊助項目贊助 ③贊助程序 ④付款方式： 贊助費用既可以一次付清，也可以分期付款；既可以會外匯，也可以付人民幣。不管是采用哪種方式，贊助說明書上都要有明確的付款方式和付款要求、開戶行名稱、賬號、收款單位和聯系人。 經費贊助 ? 企業贊助會議一筆固定經費，但并不指明費用的用途，可由會議組織者全權支配。 ? 會議可能獲得贊助的具體情況，會議組織者確定贊助經費的金額，有時還設置不同金額的贊助標準，分別命名為金牌、銀牌和銅牌贊助。作為對贊助商的回報，會議組織者也要在會議的籌備和舉辦期間，提供給贊助各種活動的機會，宣傳他們的產品，擴大企業的影響。 專項贊助 ? 贊助企業對會議的某項活動或某項用品提供的贊助。 ? 贊助的會議活動可以包括會議的 開幕式 、 招待會 、 文娛演出以及宴會 等主要活動，贊助金額既可以是該活動的 全部費用 ，也可以是 部分費用 。 ? 所贊助的活動可以以贊助企業的名稱命名，如由徠卡公司贊助的某招待酒會，就被冠名為“徠卡之夜”。贊助會議某項用品可以是會議的資料包、會議論文集、參會指南等，甚至可以是會議使用的圓珠筆，總之，不管企業采用哪種形式贊助，都可將自己企業的名稱印在上面，宣傳和擴大企業的影響。 項目贊助 ? 世博會的唯一指定葡萄酒：長城 ? 水晶石公司是世博會美國館的贊助商 ? 2023 年 12月 30日 商投集團成世博商業卡項目贊助商 ? 2023 年 12月 30日 阿爾山礦泉水成聯合國館指定飲用水 ? 2023 年 12月 29日 新日電動車簽約成世博會項目贊助商 ? 2023 年 11月 25日 歐萊雅中國成法國館合作伙伴 ? 2023 年 11月 21日 上海國拍成世博會指定拍賣合作機構 ? 2023 年 11月 03日 海程邦達入駐世博園區物流中心 ? 2023 年 10月 22日 金楓成世博會黃酒行業項目贊助商 ? 2023 年 09月 17日 和黃白貓成清潔洗滌用品項目贊助商 ? 2023 年 08月 18日 冠生園成世博會糖果行業項目贊助商 ? 2023 年 08月 09日 克莉絲汀成世博指定糕點面包供應商 ? 2023 年 07月 31日 中糧集團成上海世博會高級贊助商 ? 2023 年 07月 03日 聯想成計算機設備及服務高級贊助商 ? 2023 年 05月 25日 伊利成為上海世博會高級贊助商 ? 2023 年 05月 15日 元祖食品成世博糕點面包項目贊助商 ? 2023 年 05月 04日 貴州茅臺成世博白酒行業高級贊助商 ? 2023 年 01月 22日 日本 GK成標識系統設計服務供應商 ? 2023 年 01月 20日 西門子助中國館建 綠色地標 上海世博會商業卡 世博商業卡不僅僅局限于卡片形式，還包括海寶掛件、 U盤等多種造型 世博商業卡可以與電腦連接，直接通過網絡完成充值， 廣州 2023年亞運會 項目贊助 ? 亞運會指定運動飲料贊助商：健力寶 8000萬 ? 體育用品頂級贊助商： 361176。 ? 正式制服贊助商：廣東大哥大集團 ? 休閑服裝贊助商：卡丹路 ? 廣州亞運指定用車：廣汽自主品牌“傳祺” 廣州 2023年亞運會合作伙伴 ?蘇寧成為廣州亞運電器銷售服務供應商 ?高級合作伙伴 ： 廣汽 6億元人民幣 ?合 作 伙 伴 ： TCL的代價超過 8000萬元； 臺灣啤酒 8000萬元贊助費 ?贊助商 ?獨家供應商 ?供 應 商 高級合作伙伴（ 7家） 合 作 伙 伴（ 6家） ? 贊助商（ 5家） ? 獨家供應商 ? 供應商 ? 會