企業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作和信息化建設(shè)(編輯修改稿)

　

【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 按特征分類(lèi) 10）按載體分類(lèi),?,類(lèi)別號(hào)采用方法 類(lèi)別號(hào)可采用阿拉伯?dāng)?shù)字、英文字母、拼音字母中的一種或兩種混合方法設(shè)定。 （1）采用漢語(yǔ)拼音或英文字母和阿拉伯?dāng)?shù)字相結(jié)合的混合編號(hào)方法。 （2）類(lèi)別號(hào)采用阿拉伯?dāng)?shù)字統(tǒng)一編號(hào)方法。 如，一級(jí)類(lèi)目的黨群工作類(lèi)設(shè)定用A作標(biāo)識(shí)，則其二級(jí)類(lèi)目中的組織工作類(lèi)即用A02作標(biāo)識(shí)，其三級(jí)類(lèi)目中的組織管理類(lèi)則用A02.01或A0201作標(biāo)識(shí),等等,依此類(lèi)推。 目前，企業(yè)檔案一級(jí)類(lèi)目多采用其類(lèi)目中有代表性的兩個(gè)漢字的大寫(xiě)漢語(yǔ)拼音字母編寫(xiě)，如黨群——DQ、行政——XZ、產(chǎn)品——CP等,?,檔案的排列 企業(yè)檔案的排列要盡量減少不必要的案卷排列空架或頻繁倒架的現(xiàn)象，同時(shí)也要滿(mǎn)足用戶(hù)按問(wèn)題查詢(xún)利用檔案的客觀(guān)需要；企業(yè)檔案實(shí)體上架應(yīng)按大類(lèi)分別排列，不能交叉混排。 （1）管理類(lèi)檔案的排列。 經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)、行政、黨群等管理類(lèi)檔案，可以按大類(lèi)分年度、保管期限排列，如：大類(lèi)年度保管期限屬類(lèi)問(wèn)題案卷排列（推薦使用），也可以按年度分大類(lèi)排列。會(huì)計(jì)類(lèi)檔案可以按大類(lèi)分屬類(lèi)分年度排列；大中型企業(yè)的干部職工檔案可以按大類(lèi)以姓氏筆劃順序排列。 （2）科技類(lèi)檔案的排列。 1）產(chǎn)品類(lèi)檔案可按大類(lèi)分系列、型號(hào)排列，系列或型號(hào)內(nèi)可按產(chǎn)品設(shè)計(jì)（含初步設(shè)計(jì)、基礎(chǔ)設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)）、工藝、工裝、加工制造、生產(chǎn)定型等工作程序或產(chǎn)品結(jié)構(gòu)排列。 2）科學(xué)技術(shù)研究類(lèi)檔案按大類(lèi)分項(xiàng)目排列，項(xiàng)目?jī)?nèi)可按課題可行性研究立項(xiàng)、方案論證、研究實(shí)驗(yàn)、總結(jié)鑒定、成果和知識(shí)產(chǎn)權(quán)申報(bào)、推廣應(yīng)用等階段排列。,?,3）基本建設(shè)類(lèi)檔案按大類(lèi)分項(xiàng)目排列，項(xiàng)目?jī)?nèi)可按前期、設(shè)計(jì)（含初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)）、施工、監(jiān)理、竣工、驗(yàn)收及后評(píng)估等階段排列。 4）設(shè)備儀器類(lèi)檔案按大類(lèi)分項(xiàng)目或型號(hào)排列，項(xiàng)目或種類(lèi)內(nèi)可按立項(xiàng)審批、外購(gòu)設(shè)備儀器開(kāi)箱驗(yàn)收（自制設(shè)備儀器的設(shè)計(jì)、制造、驗(yàn)收）、設(shè)備儀器安裝調(diào)試、隨機(jī)文件材料、設(shè)備儀器運(yùn)行、設(shè)備儀器維護(hù)等階段或工作程序排列。 在上述排列順序的基礎(chǔ)上，科技類(lèi)檔案中的文字材料，可以按職能或事由結(jié)合時(shí)間或重要程度排列；圖樣文件按結(jié)構(gòu)、工序、專(zhuān)業(yè)、圖號(hào)、時(shí)間等順序排列；圖文混合文件材料，按文字材料在前，圖樣材料在后的順序排列。,?,編制檔號(hào) 根據(jù)分類(lèi)方案和排列順序編制檔號(hào)。檔案應(yīng)指代單一，具有唯一性。 企業(yè)管理類(lèi)檔號(hào)基本結(jié)構(gòu)： 全宗號(hào)——類(lèi)別號(hào)——件號(hào) 企業(yè)科技類(lèi)檔案基本結(jié)構(gòu)： 全宗號(hào)——類(lèi)別號(hào)——案卷號(hào) 設(shè)立互見(jiàn)號(hào) 應(yīng)注明在案卷或檔案盒內(nèi)備考表固定的位置紙質(zhì)檔案應(yīng)與對(duì)應(yīng)的非紙質(zhì)載體檔案設(shè)立互見(jiàn)號(hào)。互見(jiàn)號(hào)是反映同一內(nèi)容其他載體檔案保管單位的檔號(hào)。應(yīng)注明在案卷或檔案盒內(nèi)備考表固定的位置。,?,編制檔案目錄 按全宗、類(lèi)別、保管期限編制檔案目錄。 檔案目錄的作用：一是固定全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)體系和檔案保管單位的排列順序，最后完成檔案整理工作 ；二是概括地介紹全宗內(nèi)檔案的內(nèi)容和成分，是查找利用檔案最基本的檢索工具，也是編制其他檢索工具的基礎(chǔ)；三是檔案登記的基本形式，也是統(tǒng)計(jì)和檢查檔案的重要依據(jù)。 企業(yè)檔案目錄的種類(lèi)有企業(yè)檔案總目錄、分類(lèi)目錄、底圖目錄等。,?,建立全宗卷 全宗卷是檔案管理部門(mén)在管理某一全宗過(guò)程中形成的、能夠說(shuō)明該全宗歷史情況的有關(guān)文件材料所組成的專(zhuān)門(mén)案卷。 全宗卷主要內(nèi)容包括： 檔案收集：檔案交接文據(jù)、移交目錄、接收、征集記錄，檔案來(lái)源和價(jià)值說(shuō)明等。 檔案整理：整理工作方案、分類(lèi)方案、案卷目錄說(shuō)明、整理工作小結(jié)等。 檔案鑒定：鑒定小組成員名單、檔案期限表、鑒定檔案分析報(bào)告、銷(xiāo)毀檔案的請(qǐng)示與批復(fù)、銷(xiāo)毀檔案的清冊(cè)等。 檔案保管：檔案安全檢查記錄、報(bào)告，重點(diǎn)檔案采取的特殊保護(hù)措施，檔案的搶救與修復(fù)情況報(bào)告等。 檔案統(tǒng)計(jì)：檔案收進(jìn)、移出登記，案卷基本情況統(tǒng)計(jì)和重要的利用統(tǒng)計(jì)表等。 檔案利用：全宗指南（介紹）、開(kāi)放利用和控制使用范圍說(shuō)明，檔案匯編和公布出版情況及報(bào)批文件、檔案產(chǎn)生社會(huì)效益或經(jīng)濟(jì)效益的典型事例等。 檔案管理新技術(shù)的應(yīng)用：縮微復(fù)制和計(jì)算機(jī)輔助管理等情況的文字說(shuō)明材料。,?,（六）檔案保管工作 三個(gè)方面的要求： （1）檔案、底圖、磁性載體文件的存放和備份要求； （2）檔案入庫(kù)前的修護(hù)要求； （3）庫(kù)房管理要求。 磁性載體文件的保管： （1）防磁。 （2）磁帶要平放。 （3）定期檢查； （4）長(zhǎng)期不用的磁帶要防止相鄰磁帶互相磁化； （5）要及時(shí)對(duì)磁性載體文件進(jìn)行轉(zhuǎn)換。,?,（七）檔案鑒定工作 按鑒定時(shí)段包括：歸檔鑒定、到期鑒定 按鑒定內(nèi)容包括：價(jià)值鑒定、質(zhì)量鑒定、利用范圍鑒定 企業(yè)檔案部門(mén)對(duì)于歸檔鑒定要做的基本工作： （1）區(qū)分檔案與非檔案。 （2）區(qū)分“永久”與“非永久”。 （3）區(qū)分重要檔案和一般檔案。 （4）區(qū)分要控制使用的和可以公開(kāi)使用的文件與檔案。 （5）區(qū)分歸檔后會(huì)有動(dòng)態(tài)變化需要修正的檔案和歸檔后較為穩(wěn)定的檔案。 （6）區(qū)分電子文件歸檔中哪些文件要同時(shí)保存一份紙質(zhì)檔案。,?,《規(guī)范》對(duì)鑒定工作提出六條要求： （1）企業(yè)應(yīng)成立鑒定組織； （2）根據(jù)文件內(nèi)容價(jià)值確定企業(yè)檔案的保管期限； （3）對(duì)企業(yè)檔案保管期限的劃分； （4）對(duì)永久檔案的界定； （5）對(duì)定期檔案的界定； （6）對(duì)到期檔案的鑒定。 科技檔案保管期限的確定： （1）科技檔案所屬項(xiàng)目的特征（技術(shù)因素）。 （2）科技檔案所屬項(xiàng)目的科技水平（技術(shù)因素）。 （3）科技檔案所屬項(xiàng)目投入產(chǎn)出情況（效益因素）。 （4）科技檔案形成的時(shí)間（時(shí)間因素、典型因素）。 （5）科技檔案的形成者（作者因素）。 （6）科技檔案的狀況（名稱(chēng)因素、效益因素）。,?,企業(yè)編制檔案保管期限表應(yīng)注意以下幾點(diǎn)： （1）編制企業(yè)檔案保管期限表要以國(guó)家和上級(jí)已頒發(fā)的有關(guān)檔案保管期限規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合企業(yè)的職能特性和專(zhuān)業(yè)特點(diǎn)，將其細(xì)化為本企業(yè)的規(guī)章制度。 （2）國(guó)有企業(yè)檔案保管期限表應(yīng)當(dāng)經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)，報(bào)有關(guān)部門(mén)備案。 （3）檔案保管期限表應(yīng)當(dāng)由企業(yè)正式行文公布或通過(guò)其他形式發(fā)布周知。 （4）檔案保管期限表應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行修訂。 企業(yè)應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。,?,（八）檔案統(tǒng)計(jì)工作 三個(gè)要求： （1）及時(shí)、準(zhǔn)確地填報(bào)本企業(yè)檔案工作年報(bào)及有關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表； （2）要建立檔案工作統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬； （3）要保持統(tǒng)計(jì)工作的連續(xù)性。 檔案統(tǒng)計(jì)工作的基本任務(wù)： （1）組織各種形式的檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查 （2）對(duì)收集來(lái)的統(tǒng)計(jì)資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析 （3）為檔案專(zhuān)業(yè)主管部門(mén)和國(guó)家統(tǒng)計(jì)部門(mén)提供統(tǒng)計(jì)資料 （4）根據(jù)統(tǒng)計(jì)資料對(duì)檔案工作的發(fā)展進(jìn)行預(yù)測(cè)，并提供預(yù)測(cè)材料。,?,（九）檔案利用工作 有八項(xiàng)要求：