商務禮儀篇--專業形象(ppt42)(編輯修改稿)

　

【文章內容簡介】 * 大多數的企業在會議里決定其基本走 向 * 企業花在開會上的時間越來越多 * 開會的頻率越來越高 66 GEC Program 定義會議 商業會議由若干人參加，他們聚到一 起是為了解決問題問題或作出決定。 67 GEC Program 開會的常見原因 * 資訊傳達與監督員工 * 達成決議與解決問題 * 開發創意 * 激勵士氣 * 鞏固主管地位 68 GEC Program 考慮其他交流方式 * 視頻會議 視頻會議的優點是能顯示身體語言和面部表情 ， 這常常是有效溝通的關鍵因素 。 * 電子郵件 電子郵件可使你以很快的速度與頻率通過因特網發送和接收書面信息而不會遇到真實會議中的麻煩和花費 * 其他 69 GEC Program 會議的價值 * 從量上來看 ， 會議的支出會增加企業的營運成本 * 從質上來看 ， 有效率的會議可以為企業節省更多的時間 、 金錢 ， 以及增加效率 * 評估會議的價值，要同時兼顧“會議是否有效”以及“會議開支是否控制在最低程度” 70 GEC Program 某高科技公司之會議開銷 各階層的職員人數 每周時數 每小時的負擔比率估計 會議時間所耗的成本 高層主管 （ 500） 中層主管 （ 200） 低層主管 （ 7000） 每周會議開銷 每年會議開銷 （ ￥ 5325000Ⅹ 48周 ） 有效會議開銷之估計 （ 占每年的 50%） 無效率會議的成本損失 12 ￥ 100 ￥ 85 ￥ 50 ￥ 600,000 ￥ 1785,000 ￥ 2,940,000 ￥ 5,325,000 ￥ 255,600,000 ￥ 127,800,000 ￥ 127,800,000 *會議時數與負擔比率資料 ， 是根據摩司魏克 1995年針對 500家高科技公司的研究報告 。 71 GEC Program 會議形式 * 咨商式會議 * 決議提報式會議 * 責任完全交付式會議 72 GEC Program 會議規模 通常的會議有 5至 9人參加，這樣的規模既不太大，比較容易控制；也不太小，可以激起討論。 73 GEC Program 準備議程 74 GEC Program 委員會會議議程 7月 6日上午 11點 格林德雷戈飯店 （ 11： 00）任命一個會議主席 （ 11： 10）為缺席致歉 （ 11： 15）批準上次會議備忘錄 （ 11： 30）上次會議提出的事項 （ 11： 45）討論聯絡事宜 （ 12： 00）會間休息 （ 12： 15）其他事宜 （ 12： 45）下次會議細節 75 GEC Program 確定地點 * 你的辦公室 * 下級的辦公室 * 單位會議室 * 外面的會議室 * 會議中心 * 城外的會議場所 76 GEC Program 安排座位 77 GEC Program 一對一會議 （ 3） （ 1） （ 2） 78 GEC Program 大型會議 （ 3） （ 2） （ 1） 79 GEC Program 準備會議用品 * 組織會議場所 * 選擇視聽設備 * 提供書寫工具 * 對于大型會議 80 GEC Program 與會者的準備工作 * 確認自己在會前收到的議程表 。 * 對自己負責的議題有充分的了解 ， 并有充分的資料提 供給其他與會者 。 * 除非已被指定對某議題發表演講 ， 否則有義務在會中 主動提出建設性的意見 。 * 努力去了解其他與會者對議程上議題的觀點 ， 他們的 興趣所在 ， 是否有權威在背后支持這些觀點 * 找出可能存在的你的反對者 ， 并預先與其協商 、 折 中 81 GEC Program 與會者的責任 * 發言內容要有組織 * 適時發言 * 一次只討論一個重點 * 口齒清晰 ， 陳述有力 * 一針見血 * 音量適當 * 解釋方式讓人易 * 口吻要自信 * 在要點處可稍加大音量 82 GEC Program 注意傾聽 83 GEC Program 會議主持人的八大職責 * 營造和諧氣氛 * 照議程進行 * 正確總結討論內容 * 引導發言者解釋令人困惑的發言 * 幫助與會者厘清不假思索的想法 * 尊重少數人的意見 ， 避免會中意見一面倒的情 況 * 減少與議題無關的爭辯與討論 * 保持中立態度 84 GEC Program 要掌握會議節奏 和控制會議 85 GEC Program 形成決議 * 提出動議 * 處理動議 * 修改動議 * 形成決議 86 GEC Program 第三篇：技巧篇 模塊 9 商務演講的技巧 87 GEC Program 演講的定義 演講是指一個人針對某件事物，以聽眾為對象發表談話的溝通行為，是在較短的時間內向聽眾灌輸大量信息的一種有效方式。 88 GEC Program 商務演講種類 * 了解信息 * 能夠執行 * 接受執行 89 GEC Program 過程設計之一 開場白 ? 軼事 ? 反問 ? 禮貌而正式的介紹 ? 權威術語 ? 幽默 90 GEC Program 過程設計之二 主 體 ? 要點 ? 支持要點的論據 ? 總結要點和論據 ? 聽眾回應 ? 轉接下一要點 91 GEC Program 過程設計之三 總結語 ? 回答問題 ? 摘要目標 、 要點和論據 ? 感謝聽眾出席 ? 要求行動主 體 92 GEC Program 環境布置 1. 場 地 2. 座位安排 ? U型 ? 會議圓桌 ? 平排型 ? 小組型 93 GEC Program 克服緊張情緒的技巧 * 充分準備 * 自我鼓勵 * 態度 * 深呼吸 * 放松的小運動 94 GEC Program 非語言行為 姿 勢 面 部 表 情 穿 著 * 根據聽眾的特點來定 * 要以舒適為主 * 不要穿新購買而沒有穿過的衣服 * 記住別忘了擦鞋 95 GEC Program 走動與手勢 * 偶爾轉換 ， 切忌太頻 * 手勢自然 * 空手 * 克服一些小動作 * 每次走兩至三步 * 聽眾超過 50人 ， 手勢比往常要大一 些 96 GEC Program 眼神接觸 ? 一句話的接觸 ? 不要被對方打擊 ? 別離開 10秒鐘以上 ? 避免太集中而忽略 97 GEC Program 聲 線 * 語音清晰 * 聲調變化 * 注意停頓 * 聲音要富于情感 * 使用適當的詞語 98 GEC Program 語 言 * 避免太專業的術語 * 采用具體的