政府公文寫作格式字體字號標準(編輯修改稿)

　

【文章內容簡介】 并且不要與標題混同。（十五）抄送機關民工抄送機關是指雖然不主辦，但應該了解這件公文內容的有關機關。抄送機關名稱應寫在“主題詞”后公文尾部的兩條等長平行細實線內。（十六）印發機關和時間印發機關，為發文機關的辦公部門；印發時間，一般為印刷時間，放在抄送機關細實線下。以上的公文格式要素在一份公文中要根據規定，合理安排，以示公文的嚴肅性。隨著辦公自動化的逐步實現，格式要素和編排更為嚴格規范，同時還將新增一些格式構成要素。三、公文正文的寫作方法草擬公文正文必須符合以下要求：(一)符合國家的法律、法規、規章，符合黨和國家的方針、政策及有關規定。如提出新的政策規定，就要切實可行，并需另紙加以說明。(二)情況確實，觀點明確，條理清楚，層次分明，文字精練，書寫工整，標點準確，篇幅力求簡短。(三)人名、地名、數字、引文準確。時間應寫具體的年月日，如“１９９４年”不能寫成“９４年”。(四)公文中的數字，在堅持同一公文中保持數字使用前后一致的前提下，除成文時間、部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，都要使用阿拉伯數字。(五)結構層次序數，依次為“一”、“（一）”、“１”、“（１）”。(六)公文中應使用國家法定計量單位。(七)引用公文，應先引標題，后引發文字號，并加圓括號。(八)用詞準確、規范。使用簡稱時，一般應先用全稱，并注明簡稱。(九)請示的公文應一文一事，報告中不得夾帶請示事項。公文正文的寫法主要有兩條： 第一、通過敘述、說理表明目的。公文的行文分上行文、平行文、下行文三種。不管是哪一種，公文的正文一般是分敘事、說理、目的（或結論）三個方面來寫的。敘事是擺事實，說理是講道理，目的（或結論）是指要求對方做的事，或是對某一事項所作的結論。應該通過敘述，說理表明目的。具體來說：（一）向上級機關寫請示性的公文，一般先敘述情況，再提自己的看法，最后提出要求，請上級機關審批。（二）寫陳述性的公文，一般是先陳述情況，再寫做法，最后請領導機關或請上級對下一步做法給予指示。（三）向平級機關寫商洽性的公文，常常是先提出因為什么事情，再根據什么規定，最后請示協助解決所要解決的問題。（四）向下級機關發布指示性的公文，通常是先寫根據什么情況，再提應該怎樣解決，最后提出具體辦法，要求下級貫徹執行。（五）寫復文（對下級請示的公文的批復），一般先根據來文所要求解決的事項，再寫明審核的意見，最后要求下級按批復執行。通過敘事、說理來表明目的，就是要深入調查，真正掌握情況，進行分析、研究，使理由充足、觀點正確，提出的目的既考慮到實際的需要，也考慮到可能性。因此，材料必須真實可靠，論據確鑿，說理符合政策、方針，又有的放矢，實事求是。這樣，公文的目的就既明確又具體。第二、文字表達簡明、確切、條理清楚。簡明，是指簡潔、明確。公文除綜合性報告外，采取的是一文一事制。寫作時，應反復地、認真地壓縮文字，去掉可有可無的空話。較長的公文也應“開門見山”。同時，公文比一般文章對明確的要求更為嚴格。它的用語以語體文為原則，力求通俗，能說明問題。不準使用自造的簡體字。它的語言必須符合語法，還要正確地使用標點符號。確切，是指準確、貼切。公文必須符合準確性的原則，運用概念、判斷、推理要合乎邏輯。表達上既重視內容的正確性，也不忽視形式的準確性。從內容到形式，從篇章結構到用詞造句，都要與主題高度均衡、統一。條理清楚，是指公文的布局和其它文章同樣重要。一切較長的公文，均應開門見山，首先提出要點，即于開端處，先用極簡要文句，說明全文的目的或結論（新聞學上稱為“導語”，亦即中國古人所謂“立片言以居要，乃一篇之警策”），喚起閱者注意，使閱者腦子里先得一個總概念，不得不繼續看下去。然后，再作必要的解釋。長的公文分為幾段時，每段亦應采取此法。一份公文有幾層意思或幾項要求時，必須注意條理，分清層次，以數目字標明段落和項目。這樣就可以使公文的正文做到綱舉目張，條理分明。第二節 通知與函的寫作一、通知的寫作通知是公文中使用頻率最高的一個文種，通常屬于下行文。它適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文；發布規章；傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或共同執行的事項；任免和聘用干部。(一)通知的類別根據功用，通知可分以下類別：發文通知①批轉性通知 對下級機關來文如呈轉性報告、意見等上級機關用通知批轉下級各有關部門執行。例：《市人民政府批轉市住房工作領導小組關于解決特困戶住房問題意見的通知》、《國務院批轉國家土地管理局關于部分地方政府越權批地情況報告的通知》。②轉發性通知 對上級機關、不相隸屬機關的來文，本機關用通知轉發下級各有關單位執行。例：《省人民政府辦公廳轉發國務院辦公廳關于在接待中不擺煙酒等問題的通知》；《建設部轉發國家物價局財政部關于發布中央管理的建設系統行政事業性收費項目及標準的通知》。③發布性通知 發布本機關制定的各類規章及其它材料，使之產生直接的行政效力。例：《國務院辦公廳關于發布〈國家行政機關公文處理辦法〉的通知》。知照通知用于向有關單位、部門傳達、曉喻、告知有關事項或情況。如任免或聘用干部、設立或調整機構、啟用或更換印章、遷移辦公地點等等。例：《關于等四同志職務任免的通知》；《國務院辦公廳關于設立國務院糾正行業不正之風辦公室的通知》；《國務院辦公廳關于暫停實行夏時制的通知》。事項通知①布置性通知 就某些具體事項上級機關對下級機關下達任務、布置工作、提出要求。例：《國務院關于在全國范圍內開展清理三角債工作的通知》。②規定性通知 上級機關對要求下級機關執行的具體事項作出明確規定，以便遵照執行。例：《教育部財政部關于改變研究生學習期間生活待遇問題的通知》。③會議通知 告知某機關或部門將召開某一會議，同時提出與會的相關要求，故這類通知兼有告知和布置作用。例：《關于召開座談會的通知》。(二)通知的寫法標題通常情況下，三大類通知的標題都由發文機關、事由及文種三部分組成。視具體場合和內容，發文機關可以省略，文種亦可變“通知”為“預備通知”、“正式通知”、“緊急通知”等。在發文通知里要準確使用“批轉”、“轉發”和“印發”，發布本機關自制規約文書，對重要的規章應由“頒發”、“發布”等動詞提起。除發布的規章應用書名號，其余均不使用書名號和標點符號。要具體處理好“關于”引起的介詞結構和文種表述，杜絕重復出現“關于”和“的通知”字樣。主送機關視通知內容，有些應具體寫明受文單位名稱，有些屬普發性的則應寫上規范化的統稱。雖不屬普發公文，但主送機關較多的，也可用相應的規范化統稱。正文一般起草時要先交待發文的原因、意圖或目的，然后寫清通知的具體事情、辦理要求、注意事項及時限等。正文的表述除篇幅簡短者多數通知用條款格式，即分條分款將內容按一定邏輯標準排序，做到條理清晰，一目了然。由于通知種類較多，各體正文寫法、篇幅長短等差異較大，恕不一一。落款正文結束后在右下方署名署時并蓋公章。二、函的寫作函屬于平行文。它適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題，或者向有關主管部門請求批準等。根據主動與被動，函有發(去、問)函和復函之別。根據形式和規格，函又可分公函與便函兩類。公函與便函都是處理公務的文書，但公函的內容往往比較重要，涉及行使權力，故行文鄭重，具有完整的公文格式。便函為單位、領導之間處理具體事務時用，格式如同一般書信，不加標題，不編文號，不需存檔，但亦需加蓋公章。(一)函的類別本教材專指公函的分類。聯系函①商洽性函用于單位、機關之間互相商量、接洽工作和委托對方辦理某一事項。例：《學校關于商洽同志調動工作事宜的函》；《縣人民法院關于遺產糾紛案托查的函》。②詢答性函用于單位、機關之間互相詢問或答復問題。例：《省科學技術委員會關于詢問貫徹全省科學技術工作會議情況的函》；《國務院辦公廳關于懸掛國徽等問題給湖北省人民政府辦公廳的復函》。告知函主動將有關信息（如問題、意見、情況）告知對方。例《中國科學院關于學部委員增補結果的函》。請批函向有關主管部門請求批準事項時用請批函。這里的“主管部門”是指與發文機關不存在有行政上隸屬關系的業務主管單位，而請求批準的只限業務事項。例：《學報關于申請廣告許可證的函》。（二）函的寫法標題函的標題量般由發文機關、事由和文種三部門組成。發文機關視具體情況一般可省略。發函的文種不管是聯系函還是請批函，均可寫成“函”，但也有寫“公函”字樣的。屬答復性質的函，文種均須標明“復函”。主送機關頂格寫機關全稱或規范化簡稱，后標冒號。復函的主送機關即來函單位。正文開頭 發函的開頭應簡述發函的緣由或目的；復函的開頭應引述來函的日期、文號或標題等。主體 發函要寫清商洽、詢問、告知、請準的主要事項；復函則要針對來函內容，作出具體的、明確的答復。不論去函還是復函主體的內容都要求明確、集中、單一，做到一函一事。尾語 發函一般用“專此函告”，“敬請函復”等作結；復函多用“此復”、“特此函復”等為結尾。尾語應根據內容、要求來擬寫。落款 正文右下方署名署時并蓋公章。正文除做到一函一事外，還要求語言得體，視內容、行文方向等掌握用語分寸并符合身份，做到多用雅語，既熱情誠懇又務實直陳，有利辦事。第三節 報告與請示的寫作一、報告的寫作報告適用于向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復上級機關的詢問。(一)報告的類別呈報報告這是直接向上級機關匯報工作、反映情況的報告。根據具體內容和性質又可分綜合報告與專題報告兩種。①綜合報告 是向上級匯報本單位本部門一個時期內全面工作或幾個方面工作的綜合情況，往往有一文數事的特點。例：《關于市九五規劃執行情況的報告》。②專題報告 是向上級匯報某項工作、某個問題或某一方面情況的報告，往往有一事一報、迅速及時的特點。例：《關于元旦春節市場安排情況的報告》。呈轉報告這是向上級機關匯報工作情況、提出意見、建議并請求將該報告批轉有關部門或地區執行的報告。例：林業部《關于加強野生動物保護管理工作的報告》。回復報告這是用于答復上級的詢問或匯報所交辦事情辦理結果的報告。答復報告往往是對一些重大事項的答復，對一般性事項用函作答即可。例：市民政局《關于擁軍優屬情況的報告》是“八一”建軍節前開展專項活動的回復性報告。(二)報告的寫法標題報告標題通常由事由和文種組成。主送機關報告主送機關應是發文機關的直屬上級機關。正文正文由報告