項目管理工具方法(編輯修改稿)

　

【文章內容簡介】 ？” ? “它導致 /不能 …… 什么？” ? “你們有什么證據證明（他們不放在心上、它不能工作了等等）？” 存貨 財務 工作地位 問題領域 高 中 低 主題 問題是？ 問題是？ 報告 顧客滿意度 問題是？ 地址寫錯 不清楚 錯誤 太長 延誤 低 中 高 低 低 高 高 丟失數據 錯誤數據 問題是？ 其他 儲藏柜 郵件丟失 產品 錯誤 地址 1 號線 12 號線 其他 讓績效說話 —— 愛立信基站代維管理能力快速提升項目 帕累托分析（ Pareto Analysis） 描述 帕累托分析應用于從引起問題的很多瑣碎的原因中分離出那些至關重要的幾個原因。帕累托原則表明 80%的問題都是由眾多原因中的 20%主要原因引起的。帕累托分析幫助團隊分清主次。 帕累托分析像條狀圖一樣體現了一種分布。只不過帕累托分析的條塊是按照由高到低的順序安排 的。 主要用途 步驟 第一步 任務 2 第一步 任務 3 第二步 任務 3 第五步 任務 3 對用途的描述 找出與主題相關的問題 選擇目標問題 整理及演示數據 針對有效性收集數據 過程 1．采集需要的數據。可能要用到核查表或其他工具。 2．確定每一類別中發生的事件數量和事件總數。 3．將數據整理，按照各個類別事件發生數量由大到小排列。 4．計算每個類別事件數量占總量的百分比。 5．計算累積百分比。下面的例子列出了各種關于申請表錯誤的數據。 申請表錯誤 錯誤數量 錯誤 百分比 錯誤 累 積數 錯誤累積百分比 遺漏業務類型 124 38% 124 38% 酬金錯誤 84 25% 208 63% 不完全 /遺失文件 51 15% 259 78% 錯誤的稅號 22 7% 281 85% 遺失 /不正確的簽字 17 5% 298 90% 錯誤的地址 12 4% 310 94% 其它 20 6% 330 100% 6．在圖紙上畫出橫軸和縱軸。縱軸的起點是 0，頂點是事件總數。 讓績效說話 —— 愛立信基站代維管理能力快速提升項目 帕累托分析（ Pareto Analysis） 過程（續） 7．將橫軸分成幾等份，每份代表一個類別。 8．有事件發生數量最多的類別開始畫圖，由左到右依次排列。在縱軸上找到該類別事件數量對應的點，在這一點的水平線和橫軸之間畫出條塊。 9．根據每一類別事件發生的數量，依次重復第 8 步。 10．在圖紙的右端畫垂線，將對應事件總量的點作為 100%，畫出 0— 100%之間的刻度。 11．標出第 5 步中計算出的累積百分比。將累積百分比在左邊縱軸找到對應，和橫軸上條塊的右邊緣線的交點就是累積百分比對應的點。將這些點由一條直線連接起來。要給這個圖起一個名字：一個能迅速將這個圖的內容傳達給讀者的名字。另外還要標上這個圖所代表的時間段。 申請表錯誤1 0 / 1 1 0 / 3 112484512217122038%63%78%85%90%94%100%050100150200250300業務類型 酬金錯誤 錯誤文件錯誤的稅號遺失簽字錯誤的地址其它申請表錯誤類型錯誤數量0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%100%錯誤百分比 利弊均衡表（ CostBenefit Analysis） 描述 利弊均衡表用于幫助一個團隊或者個人審查一系列意見的利弊所在。同其他達成一致意見的工具幾個重要的 很多不重要的 讓績效說話 —— 愛立信基站代維管理能力快速提升項目 一樣，一張利弊均衡表并不能做出一個決策。不過它能夠組織信息，便于團隊成員之間的討論。 主要用途 步驟 對用途的描述 第三步 任務 7 選出最佳方案 程序 1. 畫出一張大的網格表，共兩列，每個意見占一行。 2. 把兩列分別標上“正面”和“反面” 。 3. 填入每個意見的優勢和缺陷。 舉例 下面的利弊均衡表表示的是三種腦力激蕩法的利弊（腦力激蕩法見下頁）。 正面 反面 自由轉動 自發性的 一般有獨創性 易于以他人的想法為基礎 強大的個人可能會主導整 個會議 產生混亂；很多人同時講 話會丟掉一些想法 循環法 避免了一人獨斷現象 討論更集中在一點上 鼓勵每個人都參與 易于以他人的想法為基礎 很難等到輪 到某個人 損失了部分能量 不愿輕易“通過”某個人 的想法 滑動法 匿名方式使得一些敏感的 話題浮現出來 可以用于較大的團隊 沒有必要非說出來 不可能以他人的想法為基 礎 某些想法可能不清楚，無 法理解 速度緩慢 標準評估（決策表）（ Criteria Rating (Decision Table)） 描述 標準評估是用來挑出最優選項或從一組可選項中找出幾個的方法。首先選出用來評估選項的標準，然后根據每個標準的相對重要性，賦予每個標準一定的權重。（另見“決 讓績效說話 —— 愛立信基站代維管理能力快速提升項目 策制定表”這一工具） 主要用途 步驟 對 用途的描述 第一步 任務 3 選擇目標問題 第二步 任務 5 簡化解決方案 第三步 任務 7 選出最佳方案 第四步 任務 1 制定計劃的標準 步驟 1. 集體討論列出可以用來評估選項（問題或解決方案）的標準。 將選擇標準列表簡化到五個或六個重要的標準。然后簡短描述每個標準（一個或兩個詞），這 些描述應該很容易被整個團隊理解。這種簡短的描述應當能夠簡要說明選項令人滿意的特征。例如，選擇“節約”而不是“花費”，或選擇“可獲的資源”而不是“需要的資源”。 2. 在標準評估表的左欄列出簡短的標準描述（見下例）。 3. 賦予每個標準一個權重，權重的大小取決于與其他標準相對而言的重要性。通常權重的范圍是在 和 之間（例如，如果評估一個解決方案時，有效的重要性是節約的兩倍，那么有效的權重就是 ， 而成本的權重為 ）。但必須牢記 ,任何權重大于 的標準都會使其他的評價標準失效。賦予權重 要從最重要的標準開始，然后根據重要性按比例賦予其他標準權重。 4. 在表的頂行寫下四到五個選項（問題或可能的解決方案）。 5. 每個選項應當包括與每個標準相對應的資料（盡可能具體），有助于確定把選項和標準組合起來考慮時的分值。 6. 從列出的第一個標準開始，根據每個選項（問題或可能解決方案）符合該標準的狀況，為每個選項評分（分值為 1~5，其中 5 是最理想的分值）。首先確定最符合標準的選項分數， 然后按照其余選項吸引力的大小依次評分。用分數乘以權重，并在表中列出計算結果。其他標準也采用同樣的方式重 復操作。最后把各選項的分值加總。通常認為分值最高的選項就是最優選擇。 讓績效說話 —— 愛立信基站代維管理能力快速提升項目 標準評估（決策表）（ Criteria Rating (Decision Table)） 舉例 A 下面給出的例子是為一個問題陳述制定的評估標準（決策表）。 問題選擇 問題陳述 分數 1 2 3 4 5 低 高 權重 糟糕的 內務管理 手套 數量不足 等待工作的時間成本 錄音機 出現故障 標 準 團隊 管理 x 5 = 工作組負責 x 3 = 購買的影響 x 1 = 取決于前面的程序 x 2 = 3 找維修部 重要性 x 4 = 10 25 次投訴 x 4 = 10 開始裁員 x 5 = 利潤減少 x 5 = 生產放緩 解決 問題的 難易度 x 4 = 4 修改程序 x 4 = 4 簡單的購買 x 1 = 1 需要許多部門的合作 x 2 = 2 需要分析 解決問題花費的時間 x 5 = 5 一周時間 x 4 = 4 10 天交付 x 2 = 2 需要手續 x 1 = 1 需要分析 投資 收益 x 1 = 2 沒有收益 x 1 = 2 沒有收益 x 5 = 10 很高的 潛在收益 x 4 = 8 規模效益 總分數 讓績效說話 —— 愛立信基站代維管理能力快速提升項目 標準評估（決策表）（ Criteria Rating (Decision Table)） 舉例 B 下面的例子是對可能解決方案的標準評估（決策表）?！捌谕麪?