燕山物業服務公司行政工作手冊(標準制度規范)(29頁)-物業管理-資料下載頁

【導讀】行政管理是物業管理的重要組成部分，也是物業管理的核心和基礎。行政部的主要工作。隊伍結構，充分調動員工的積極性、創造性，最大可能地達到提高員工工作效率的目的。負責管理體系文件的組織編寫與管理，以及記錄的管理。定期組織工作會議及管理評審資料和信息的收集。負責對公司新改擴建項目的申報進行評審和處理。負責公司管理目標和指標、管理方案的擬定。負責法律法規的收集、登記、評審和合規性評價。統籌管理公司的質量和環境不符合、糾正及預防措施。負責本部門相關的信息反饋和傳達。員中業務培訓，同員工簽訂勞動合同，解決勞動合同爭議，協調員工與各部門的關系，評估及考核各部門員工的工作業績，檢查員工對制度的遵守情況。對部門員工的聘用、調動和辭退有建議權，并負責對定編內用工的招收工作。各類獎金、福利的統計、核發工作。財務部核實后負責處理報廢的材料。負責員工制服的收發、換洗和修補及工鞋的發放及管理。

　　

【正文】 工需在新入職當月工資中扣除工裝押金 100 元。 除因管理公司批準外，員工不得在管理公司以外穿著制服。制服非自然損壞或遺失，按成本價百分之百賠償。 員工離職 須將制服交回， 部門 退回押金，否則按遺失辦理賠償。需換制服時，應以原舊制服換新制服。 員工 工號牌 的領用及使用規定 員工工號牌用以證明員工在管理公司的身份，所有員工均持有管理公司綜合管理部制作的工號牌。 在員工新入職當月工資中扣除工號牌押金 10 元；在當值時必須佩戴，并請小 心保管，如有遺失，立即報綜合管理部重新簽制并交工本費（ 10 元）。 員工在離職時須將工號牌及所有公司物品交回綜合管理部，如有遺失或非自然損壞將賠償。 員工更衣柜使用規定 員工 更衣柜不能私換別鎖和私配鑰匙，柜中 不要存放貴重物品。 衣柜應該經常緊鎖，公司不負任何個人財物損失的責任。 公司有權隨時選派兩名行政人員或保安人員檢查更衣柜，員工離職時須將衣柜清理以及將鎖匙退回綜合管理部。 鎖匙丟失，即報綜合管理部補領并交納重配鎖匙費拾元。（費用按時價調整） 員工就餐 員工須按部門負責人安排輪流就餐。 員工必須愛護餐廳內的公共設施（包括桌椅、冰箱等），并保持餐廳內的環境衛生。 檔案歸存制度 各部門在管理工作中形成的文件材料，要根據不同年限要求，歸檔存放在各部門，各部門文員將原件 及復印件各一份交公司行政部存檔。 文件材料要準確的反映各項管理的相關內容和過程；層次分明，符合其形成規律；符合文件格式及書寫標準。 收到發文的部門負責人需要在《文件收（發）文登記表》上簽字。 所有外發文件，必須經 部門 經理批閱，方可對外發放，所有的外發文件必須留下副本，以便備考。 印鑒管理制度 公司印鑒（公司、 部門 、 部門 公章，財務章，合同章，發票章，法人代表名章等）是公司及所屬單位開展各方面工作的憑據，具有無可替代性。公司印鑒必須指定專人保管、按規定使用。 公司印鑒的保管 按照確保安全、 方便工作的原則，公司印鑒一般由有關部門指定專人保管和用印：公章、合同章由綜合辦公部門指定專人保管和用印；財務章、發票章，法人代表名章由財務部門指定專人保管和用印。 公章使用規定 a. 凡需加蓋公章，必須先經有關負責人員的批準簽字，由公章保管人員審核無誤后予以用印。 b. 無批準簽字，公章保管人員應拒絕用印。 c. 加蓋公章，必須按規定履行登記、簽字手續。 合同專用章使用規定 a. 合同經評審定稿并經有關負責人員批準簽字后，方可加蓋合同專用章。 b. 無批準簽字，合同專用章保管人員應拒絕用印。 c. 加蓋合同專用章，必須按規定履行登記、 簽字手續。 財務專用章、發票專用章的使用按財務制度的有關規定執行。 法人代表名章使用規定 a. 因財務業務使用法人代表名章，按財務制度的有關規定執行。 b 因其他工作使用法人代表名章，必須由有關負責人員批準簽字。 加蓋印鑒一律由印鑒保管人員進行。 需要加蓋印鑒的一切文件資料均由有關人員送到印鑒保管部門用印。 印鑒保管人員有權拒絕任何人隨意帶走印鑒的要求。 印鑒保管人員對印鑒的安全和正確使用承擔相應責任。 印鑒保管部門應制訂《印鑒使用登記表》并認真履行登記、簽字手續。 不允許將印鑒交與 他人保管和用印。印鑒保管人員較長時間出差或請假時，由印鑒保管部門負責人明確專人臨時保管和用印。 不得擅自將印鑒交與他人帶出保管部門。特殊情況必須帶出的，應填寫《印鑒帶出審批單》，經有關負責人員批準。印鑒帶出期間，帶出人應對印鑒的安全和正確使用擔負全部責任。印鑒帶出結束，應立即將印鑒交回并辦理帶出注銷手續。 印鑒保管部門負責人應經常了解、檢查印鑒保管人員在印鑒保管和使用方面的情況，教育和指導印鑒保管人員正確使用印鑒、確保印鑒安全。 制作新印鑒應根據工作需要并經過公司有關負責人員批準。制作新印鑒的具體工作由該印 鑒保管部門承擔。 廢止印鑒應立即交公司綜合管理部統一封存保管并辦理交接手續。 銷毀廢止印鑒應經過公司有關負責人員批準。銷毀廢止印鑒應由兩人以上共同進行。公司綜合管理部應建立《印鑒廢止、銷毀登記表》并認真履行登記續。 打印及復印用紙張使用規定 由使用部門填寫打印（復印）申請單，填寫必須清晰、認真。 打印數量在 40 張以下（含 40 張）的由使用部門負責人簽字，如負責人不在， 由分管經理簽字。 打印數量在 40 張以上的必須由分管經理簽字，如分管經理不在，打印完后一天內由分管經理補簽確認。 辦公室人員為其打印（ 復印），并存檔。 電話及傳真機的使用 電話及傳真機屬于公司公有財產，任何員工都有對其進行愛護和保管的責任， 并遵守其使用規范。 部門 內嚴禁使用撥打特殊自動聲訊有償服務電話，一經發現，除實際費用由個人支付外， 部門 可以無條件立即開除。 部門 員工相互之間均有監督職責，如果發生此事，同班員工相互包庇，致使管理中心不能查處真相的，其同班人員均有連帶責任，賠償金額將平均分攤給同組每個人，班組負責人加倍。 所有長途電話必須經過部門經理批準并做相關記錄。 電話費用由各部門自己做好記錄，并入 部門用資計劃，超出部分部門自己負責。 員工請假及調班管理規定 員工請事假須提前十二小時獲得批準，如有特殊情況不能提前請假者，須在當天班前一小時通知本部門主管并報 部門 經理獲得批準，私自休假的，按獎懲制度執行，且于事后補辦請假手續，否則按曠工計算。 申請時須說明理由，如無充分理由，事假將不獲批準。員工請假不計工資。 假期結束后無正當理由而不復職者作擅離職守論，將導致被解雇，請特別留意。 所有假期須先得到部門主管→行政人事部主管→ 部門 經理批準后方可休假。無假不上班者，按曠工處理。 員工工傷 申請程序 員工出現工傷應及時上報于該部門主任，由部門主任以電話形式在第一時間通知公司綜合管理部工傷情況 將事情經過做以書面報告，當事人、部門經理及見證人在報告上簽名確認。 工傷報告應及時傳真至公司綜合管理部做相關記錄及申報工作。（當事件發生時應完成以上三個步驟，休息日也可進行。） 工傷申報將醫療費和車費的原始收據及處方在最短時間內上交到公司綜合管理部。 傷申報時保險公司有權核實事件發生情況；如因延誤以上任何一個步驟，保險公司拒絕支付費用，該費用由當事人本人支付。 傷亡事件當事人的待遇按國家勞動保險的規定辦理 。 社區文化活動工作程序 綜合管理部適時根據實際情況組織開展社區文化活動。 綜合管理部向 部門 經理提交組織文化娛樂活動的計劃方案，計劃方案應包括舉辦活動的時間、地點、題材、原則、參加人員等。 部門 經理審批組織活動的計劃，并對活動的開展做出相應的指導。 綜合管理部對活動做出詳細的規定，安排好各部門要配合的工作。 工程部負責活動現場設備的正常運轉，例如：燈具、音響；客戶服務中心要發揮聯系樞紐的作用，積極調查參加活動人員的心態；保安部負責維持活動現場的秩序，保證文化娛樂活動能 順利進行。 當活動組織完畢后，綜合管理部應組織各部門員工進行遺留事宜的處理工作。 “ 人 優秀員工”評比制度 優秀員工在所有工作員中經評比產生。 優秀員工基本條件： a. 政治表現好，品行端正，職業道德優良。 b. 熱愛本職工作，做出突出成績。 c. 全年在本公司工作。 優秀員工評比每年進行一次。 優秀員工評比例為員工的 15%左右。 評比程序 a. 各管理處為基本評比單位。 b. 部門 審核平衡后報總公司人事部。 c. 公司人事部門初審后提交公司總經理辦公會議確定。 d. 公司發文公布優秀員工名單并予以表彰、獎勵。（附件 10《獎勵單》）