公司商務(wù)部管理匯編-資料下載頁

　　

【正文】 總 則 第 1 條 目的 為加強(qiáng)采購訂購、付款管理，做好采購結(jié)算工作，確保按合同付款，維護(hù)公司利益，特制定本制度。 第 2 條 適用范圍 本公司采購的訂購與付款方式，除另有規(guī)定外，均需按照本制度辦理。 第 3 條 職責(zé) 1 商務(wù)部負(fù)責(zé)采購訂購、確定付款方式及采購結(jié)算等相關(guān)工作。 2 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)按合同付款。 3 采購付款工作需嚴(yán)格遵循公司財(cái)務(wù)部制定的付款申請審批程序。 第 2 章 采購合約規(guī)定 第 4 條 訂購方式： 1 電話通知方式：小宗交易，可用電話通知下單。 2 確認(rèn)方式：由公司出具訂 單或供應(yīng)商出具售貨單。 3 合同方式：由公司商務(wù)部與供應(yīng)商簽訂采購合同。 第 5 條 采購合約可確定雙方應(yīng)盡義務(wù)，作為解決合約糾紛、法律訴訟的證據(jù)。 第 6 條 本公司采購合約的種類如下表所示 各類采購合約說明 合約種類 具體說明 25 訂購單 其適用范圍如下： 1．標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品，不易發(fā)生錯誤 2．公司與供應(yīng)商雙方有很高的互信度 3．在已有長期合約的情況下，每次訂購采用訂購單即可 4．出現(xiàn)交貨問題，容易處置 5．交貨、驗(yàn)收流程成熟、嚴(yán)密 國內(nèi)采購合同 1．明確所訂物料之名稱、規(guī)格、編號、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、交 貨時間和地點(diǎn)，并與請購單一致 2．明確付款方式，包括一次付款、分期付款、下批付 款等 3．規(guī)定延期罰款的責(zé)任、尺度、賠償方式 4．規(guī)定解約的辦法，保障雙方權(quán)益 5．商定驗(yàn)收方式與質(zhì)量問題處理方式 6．規(guī)定供應(yīng)商保證責(zé)任 7．明確其他認(rèn)為應(yīng)予附加的條款 第 7 條 商務(wù)部憑借請購單、訂購單、采購合同、進(jìn)料驗(yàn)收單等向財(cái)務(wù)部請款，財(cái)務(wù)部依據(jù)合同規(guī)定的給付方式與供應(yīng)商結(jié)款。 第 3 章 采購付款與結(jié)算 第 10 條 采購款項(xiàng)須按采購合同規(guī)定或訂購單所約定的時間，由商務(wù)部向財(cái)務(wù)部申請付款，統(tǒng)一支付 。 第 11 條 商務(wù)部和財(cái)務(wù)部應(yīng)根據(jù)每天的入庫單或收貨清單分別建立應(yīng)付賬款臺賬。 第 12 條 商務(wù)部應(yīng)在每批物資收貨后一周內(nèi)及每月底與供應(yīng)商核對賬務(wù)，防止出現(xiàn)差錯。 第 13 條 商務(wù)部根據(jù)收貨清單、結(jié)算單與訂貨合同、應(yīng)付賬款核對無誤后，統(tǒng)一制訂結(jié)算計(jì)劃。 第 14 條 結(jié)算計(jì)劃由商務(wù)部結(jié)算專員根據(jù)訂購合同的時間要求、供應(yīng)商的重要性、采購物資的時間、公司現(xiàn)有資金情況等制定，分清輕重緩急。結(jié)算計(jì)劃須經(jīng)商務(wù)部經(jīng)理審核及主管副總審批。 第 15 條 在向供應(yīng)商或配送方支付貨款時，商務(wù)部結(jié)算專員須對照合同、收貨清單等 仔細(xì)復(fù)核，并同預(yù)付貨款及應(yīng)收賬款等全部債權(quán)一起清理結(jié)算，防止 26 重復(fù)付款。 第 16 條 支付貨款時，財(cái)務(wù)部一般應(yīng)采用銀行劃賬的支付辦法，采購結(jié)算專員必須在付款后五日內(nèi)向供應(yīng)商索要發(fā)票等有關(guān)票據(jù)或證明文件。 第 17 條 在部分物資緊張或供應(yīng)商堅(jiān)持要求先款后貨時，所需貨款須由商務(wù)部、財(cái)務(wù)部和總經(jīng)理嚴(yán)格審查及批準(zhǔn)后方可辦理。 第 18 條 確實(shí)需要直接交付支票的，應(yīng)由采購結(jié)算專員帶正式合法發(fā)票到財(cái)務(wù)部辦理借款手續(xù)。 第 19 條 采購結(jié)算專員支付采購貨款后，應(yīng)依據(jù)財(cái)務(wù)規(guī)定的報(bào)銷程序每半月辦理一次報(bào)銷手續(xù)，報(bào)銷單據(jù)應(yīng)附上購 貨發(fā)票、采購計(jì)劃單、訂購單、驗(yàn)收入庫單，并由商務(wù)部經(jīng)理審批。 第 4 章 應(yīng)付賬款管理 第 20 條 商務(wù)部結(jié)算專員負(fù)責(zé)采購應(yīng)付賬款的管理工作，設(shè)立應(yīng)付賬款臺賬。 第 21 條 商務(wù)部結(jié)算專員應(yīng)定期編制客戶往來對賬單，發(fā)送至對方單位，每月核對一次并妥善保存對賬記錄。 第 22 條 對長期客戶、重點(diǎn)客戶以及金額在一定起點(diǎn)以上的往來客戶，應(yīng)視情況按客戶名稱設(shè)置檔案。 第 23 條 商務(wù)部 結(jié)算專員需歸檔保管相關(guān)的采購合同、提貨憑證、收付款憑據(jù)，并設(shè)置備查登記簿，逐筆記錄預(yù)付款、已付款、余款等。 八、采購成本控制制度 第 1 章 總 則 第 1 條 目的 為加強(qiáng)采購成本管理，降低采購成本消耗，提高公司的市場競爭力，現(xiàn)根據(jù)國家有關(guān)成本費(fèi)用的管理規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本制度。 第 2 條 范圍 商務(wù)部采購成本控制相關(guān)事項(xiàng)均須參照本制度辦理。 27 第 3 條 采購成本的構(gòu)成 采購成本包括維持成本、訂購成本及缺料成本，不包括物資的價(jià)格，具體如下表所示。 采購成本構(gòu)成表 采購成本分類 說明 成本細(xì)分 維持成本 為維持物資的原有狀態(tài)而發(fā)生的成本 資金成本、搬運(yùn)成本、倉儲成本、折舊及陳腐成本、保險(xiǎn)費(fèi)用、管理費(fèi)用等 訂購成本 為實(shí)現(xiàn)一次采購而進(jìn)行的各種活動的費(fèi)用 請購手續(xù)成本、采購成本、進(jìn)貨驗(yàn)收成本、進(jìn)庫成本等 缺料成本 由于物資供應(yīng)中斷而造成的損失 安全庫存成本、延期交貨成本、試銷成本、失去客戶的成本等 第 4 條 采購成本控制的管理職責(zé) 1 由商務(wù)部經(jīng)理具體負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督采購成本控制工作。 2 商務(wù)部成本控制主管及專員負(fù)責(zé)采購成本具體控制工作。 3 商務(wù)部其他人員及其他部門需配合執(zhí)行采購成本控制規(guī)定。 第 5 條 采購成本控制要點(diǎn) 公司采購成本控制包含對采購申請、計(jì)劃、詢價(jià)、談判、合同簽訂、采購訂單、物資入庫、貨款結(jié)算等 采購作業(yè)全過程的控制。商務(wù)部應(yīng)結(jié)合公司的具體情況明確采購成本控制關(guān)鍵點(diǎn)，具體如下所述。 1 確定最優(yōu)的采購價(jià)格。 2 確定合理的采購訂貨量。 3 采購付款控制。 第 2 章 采購計(jì)劃控制 28 第 6 條 常備用料的采購計(jì)劃由商務(wù)部計(jì)劃管理人員根據(jù)采購申請、庫存情況及用料需求計(jì)劃制訂，經(jīng)商務(wù)部經(jīng)理審核后報(bào)公司主管副總審批。 第 7 條 其他用料的采購計(jì)劃由商務(wù)部計(jì)劃管理人員根據(jù)各部門的采購申請制訂，經(jīng)商務(wù)部經(jīng)理審核后報(bào)主管副總審批。 第 8 條 采購計(jì)劃應(yīng)同時報(bào)送財(cái)務(wù)部門審核，以利于公司資金安排。 第 9 條 商務(wù) 部在實(shí)施采購的過程中，必須嚴(yán)格執(zhí)行采購計(jì)劃。若采購計(jì)劃變更，必須由總經(jīng)理簽字確認(rèn)后方可執(zhí)行。 第 10 條 未列入采購計(jì)劃內(nèi)的物資一般不能進(jìn)行采購。如確屬急需物資，應(yīng)填寫“緊急采購申請表”，經(jīng)公司總經(jīng)理審批、商務(wù)部核準(zhǔn)后方能列入采購范圍。 第 3 章 采購價(jià)格控制 第 11 條 商務(wù)部實(shí)施物資采購時需填制“采購申請表”，“采購申請表”中的價(jià)格要嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)部核定的物資采購最高限價(jià)。 第 12 條 采購方式包括招標(biāo)采購、供應(yīng)商長期定點(diǎn)采購、比價(jià)采購等。商務(wù)部應(yīng)將各種采購方式進(jìn)行對比，找出成本最低的采購形式組合，降 低采購成本。 第 13 條 商務(wù)部在確定采購價(jià)格時，可遵循以下四個步驟。 1. 詢價(jià) 利用網(wǎng)絡(luò)、行業(yè)協(xié)會、市場采價(jià)等多種渠道，快速獲取市場最高價(jià)、最低價(jià)、一般價(jià)格這三類信息，從而保障采購詢價(jià)效率。 2. 比價(jià) 分析各供應(yīng)商提供的物資規(guī)格、品質(zhì)、性能等信息，建立比價(jià)體系。 3. 估價(jià) 成立估價(jià)小組（小組由采購管理人員、技術(shù)人員、財(cái)務(wù)人員組成），自行估算出較為準(zhǔn)確的底價(jià)資料。 4 議價(jià) 商務(wù)部根據(jù)底價(jià)資料、市場行情、采購量大小和付款期的長短等因素與供應(yīng)商議定出合理的價(jià)格。 第 14 條 如果實(shí)際物資采購價(jià)格低于最高 限價(jià)，公司將給予經(jīng)辦人一定比 29 例的獎勵；如果實(shí)際采購價(jià)格高于最高限價(jià)，則必須獲得財(cái)務(wù)部核價(jià)人員的確認(rèn)和總經(jīng)理的批準(zhǔn)，同時給予經(jīng)辦人一定比例的罰款。 第 4 章 采購訂貨量控制 第 15 條 倉儲部庫管員應(yīng)每日填寫物資庫存日報(bào)表，反映現(xiàn)有存貨物資的名稱、單價(jià)、儲存位置、儲存區(qū)域及分布狀況等信息，并及時將此信息報(bào)送給商務(wù)部。 第 16 條 商務(wù)部應(yīng)要求供應(yīng)商或第三方物流的庫房保管人員通過傳真、電子郵件等方式，及時提供已訂購物資的未達(dá)存貨日報(bào)表。 第 17 條 商務(wù)部根據(jù)各部門采購申請制訂采購計(jì)劃時，應(yīng)在充分研究同期的采 購歷史記錄、下期的銷售計(jì)劃的基礎(chǔ)上，協(xié)助物資計(jì)劃人員確定最佳安全庫存。 第 18 條 商務(wù)部協(xié)助倉儲部根據(jù)物資采購耗時的不同及貨源的緊缺程度等，借助歷史經(jīng)驗(yàn)估計(jì)等方法確定安全庫存量。 第 19 條 商務(wù)部人員在制訂采購計(jì)劃時，應(yīng)在充分分析現(xiàn)有存貨量（包括供應(yīng)商或第三方物流的未達(dá)存貨）、貨源情況、訂貨所需時間、物資需求量、貨物運(yùn)輸?shù)竭_(dá)時間等因素的基礎(chǔ)上，結(jié)合各種貨物的安全存貨量確定最佳訂貨量及訂貨時點(diǎn)。 第 5 章 采購入庫及付款控制 第 20 條 相關(guān)人員辦理采購物資入庫時，必須同時滿足以下兩個條件，否則倉儲部一 律不予受理。 1 到庫物資符合采購訂單要求。 2 到庫物資經(jīng)工程部檢驗(yàn)合格。 第 21 條 采購物資登記入賬時，價(jià)格、質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格型號須完全符合采購訂單的要求。 第 22 條 支付物資采購費(fèi)用時，必須同時滿足以下三個條件，否則財(cái)務(wù)部一律不予付款。 1 已經(jīng)列入當(dāng)期貨幣資金支出預(yù)算。 30 2 雙方往來賬核對無誤。 3 “付款申請單”已經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。 九、商務(wù)部職員行為規(guī)范 第 1 章 總則 第 1 條 為規(guī)范商務(wù)部人員的采購行為，樹立和維護(hù)公司的良好形象，特制定本規(guī)范。 第 2 條 本規(guī)范適用于公司商務(wù)部 的所有員工。 第 2 章 日常行為規(guī)范 第 3 條 遵守國家相關(guān)法律法規(guī)。 第 4 條 遵守公司的制度規(guī)定、辦事程序。 第 5 條 恪盡職守，勤奮工作，高質(zhì)量地完成工作任務(wù)。 第 6 條上班時應(yīng)保持良好的精神狀態(tài)，認(rèn)真接受領(lǐng)導(dǎo)的指示和命令，對別人的提醒、忠告和批評應(yīng)虛心接受。 第 7 條 積極主動地鉆研業(yè)務(wù)，提高工作技能。 第 8 條 愛惜并節(jié)約使用公司的一切財(cái)產(chǎn)物資。 第 9 條 主動學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識與技能，提高自身的工作能力。 第 10 條 所有員工都有義務(wù)保守公司的各種經(jīng)營管理信息，機(jī)密文件和資料不得擅自 復(fù)印，未經(jīng)特許不得帶出公司。 第 11 條 商務(wù)專員須憑相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批的采購單，按公司規(guī)定批準(zhǔn)權(quán)限和相關(guān)程序?qū)嵤┎少彙? 第 12 條 急需物資購經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后可先進(jìn)行采購，后補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。 第 13 條 凡每批采購金額在 3000 元以上的采購，商務(wù)專員應(yīng)至少向三家供應(yīng)商詢價(jià)，爭取最低的采購成本，并將相關(guān)詢價(jià)資料報(bào)商務(wù)部經(jīng)理審核。 第 14 條 商務(wù)專員不按規(guī)定進(jìn)行詢價(jià)的，公司將按相關(guān)規(guī)定對其予以處罰。 第 15 條 商務(wù)部經(jīng)理應(yīng)對上述信息進(jìn)行核實(shí)，確認(rèn)商務(wù)專員的報(bào)價(jià)是否屬實(shí)及最低，核準(zhǔn)其采購申請單。若商務(wù)部 經(jīng)理發(fā)現(xiàn)自己的詢價(jià)比商務(wù)專員的報(bào)價(jià)低且低 10%或以上時，應(yīng)展開相應(yīng)的調(diào)查，并將調(diào)查結(jié)果報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)處理。 第 16 條 商務(wù)專員應(yīng)按采購單保質(zhì)保量地完成采購工作，收貨時要按公司 31 有關(guān)規(guī)定進(jìn)行驗(yàn)收。 第 17 條 不準(zhǔn)弄虛作假，偽填或涂改發(fā)票。 第 18 條 不準(zhǔn)出現(xiàn)向供應(yīng)商索取或接受其回扣、傭金等公司禁止的行為。 第 19 條 采購人員須維護(hù)公司形象，保守商業(yè)秘密。 商務(wù)部 2020 年 6 月 10 日