職業經理人十項素質訓練-資料下載頁

　　

【正文】 ____________________________________________________________________時間分析方法時間價值的計算你的時間（單位可以是小時，也可以是天）值多少錢？進行時間價值的計算，可以幫助你理解時間意味著什么？（1）成本價值法。即年薪（或年度人工成本總額）與工作時間之比。每周工作五天，每年就是242個工作日，合1694小時。表51成本價值計算年薪（元）每天的價值（元）每小時的價值（元）每分鐘的價值（元）1500025000350004500055000650007500085000100000（2）收入價值法。即銷售目標（年銷售額或年利潤額）與工作時間之比。表52收入價值計算銷售額（萬元）每天的價值（萬元）每小時的價值（萬元）每分鐘的價值（萬元）100005000100002000050000（1）每一天、每一小時、每一分鐘都有很大價值時間就是金錢，浪費時間，就意味著增加了成本，減少利潤。浪費的時間，無論如何也彌補不了。（2）錢是一分一分掙來的錢是通過每一分鐘、每一小時、每一天的努力工作掙來的。一天浪費（不管什么原因）1—2小時，意味著在其他時間中掙錢的效率要提高10—30%，顯然，這是十分困難的。（3）浪費時間等于浪費金錢用上面的兩種方法計算一下時間價值，并牢牢記住：浪費了多少時間時，就是浪費了多少錢。（4）時間需要規劃規劃時間，以便使寶貴的、有限的時間用在可以產生最大收益的活動上。時間支配能力分析請回答下列問題，測試一下你對時間的支配能力。請問答“是”或“否”。（1）你是否一到公司便列出當日工作安排？（2）你是否在固定的時間里處理往來函件，如上午或下午？（3）你是否將無用的文件處理掉，而不是機械地歸檔？（4）你是否能避免各種浪費時間與精力的“瑣事”？（5）你能使每項工作都善始善終，避免頭緒多而亂嗎？（6）你能注意縮短用餐、飲茶時間嗎？（7）你只歡迎那些實在的、對公司有益的推銷員或顧問嗎？（8）你除非萬不得已才召開會議嗎？（9）你只參加那些對本部門的工作有直接影響的會議嗎？（10）你收到函件后是否閱后立即處理？（11）你阻止別人給你寄發各種無用資料嗎？（12）你閱讀報刊雜志時是否瀏覽大意后，再細讀重點章節？（13）你肯放手讓部下獨立工作嗎？能不頻繁檢查或干擾他們嗎？（14）你鼓勵部下遇到問題時開動腦筋，提出獨立見解嗎？（15）你手邊有重要工作處理時，如果同事找你聊天，你能巧妙地拒絕嗎？（16）你能充分利用電話提高效率，不在工作時間煲“電話粥”嗎？（17）你每天下班之前是否將未完成的工作列入第二天的計劃？（18）你能充分利用電腦、復印機提高效率嗎？（19）當你遇到非得靠專門知識與經驗才能解決的問題時，你是否請教專家協助，而不是單槍匹馬地蠻干？（20）你在召開重要會議時是否吩咐秘書不轉電話，不會見未約來訪者？回答“是”，得5分；回答“否”，得0分。如果得80100分，表明你能最充分地利用自己的時間，不必因不能完成任務而加班或將工作帶回家。如果得6080分，表明你基本上能夠有效支配時間，只在某些方面仍須改進，可參考測試結果對照檢查。如果得3060分，表明由于做事計劃性差、效率低，增加了很多工作壓力，你的問題集中在三個方面：主次不分；不能充分相信下屬，不放權；精力分散，易受不速之客干擾。只要下決心改正以上不足，你一定能在有限的時間里取得更高的效益。如果得30分以下，那表明你面臨嚴重的問題或將被解職，除非你立即全力以赴提高效益。工作緊急性分析分析每天（每周、每月）的工作緊急程度，根據緊急程度安排工作的先后順序。運用《工作緊急性分析表》。表53工作緊急性分析表姓名：日期： 年 月 日緊急性工作事項非常緊急(馬上要做)緊急(短時間內要做)不很緊急(可從長計議)不緊急(無時間要求)頻次時間在緊急性的四格中選擇“252。”即可（1）將工作事項的緊急性分為四檔：非常緊急，馬上要做；緊急，短時間內要做（一般是當天要做的）；不很緊急，可從長計議（可以納入計劃中做）；不緊急。（2）統計“頻次”。即不同緊急程度的工作事項各占多少（每天或每周或每月）。（3）統計“時間”。即完成不同緊急程度的工作事項所占用的時間。(1)統計你每日、每周、每月最緊急的是哪三項工作？(2)非常緊急的工作事項，如果頻繁發生，即應考慮授權式管理。制度、營銷策略、產品品質等重大問題，與時間無關。(3)“緊急事項”越多，時間管理問題越大。(4)“緊急”和“非常緊急”和“不緊急”事項，時間比重越大，時間管理問題越大。(5)除“非常緊急”之外，要分析所謂“緊急”事項是否真的那么急。工作重要性分析分析每天（每周、每月）的工作重要程度，根據重要程度安排工作的用時。運用《工作重要性分析表》。表54工作重要性分析表姓名：日期： 年 月 日重要性工作事項非常重要(絕對要做)重要(應該做)不很重要(可做可不做)不重要(可不做)頻次時間在重要性的四格中選擇“252。”即可（1）將工作事項的重要性分四檔：非常重要，絕對要做（即其他事情都可以不做，也要做的事項）；重要，應該做（不做就要出問題）；不很重要，可做可不做（做比不做好一點）；不重要，可不做（做也不見得好）。（2）統計“頻次”。即不同重要程度的工作事項各占多少（單位：日、周、月）。（3）統計“時間”。即完成不同重要程度的工作事項所占用的時間。（1）你每日、每周、每月最重要的是哪三項工作？（2）非常重要的工作，如果很緊急，則與時間管理無關。（3）重要的工作事項所占時間越多，時間管理就越合理。（4）一定要消除“不重要”的工作事項，通過授權壓縮“不很重要”的工作事項。（5）特別注意對“重要”的工作事項進行分析。會議分析分析會議的必要性及其浪費、拖延的原因，尋求相應的解決辦法。運用《會議分析表》。（1）分析會前準備情況表55會議分析表姓名：日期： 年 月 日日期會議名目會議倡議計劃用時實際用時原因分析會議必要性評估必須的目的明確的目的不明確的可不開的4有無會議計劃、目標、議程，時間安排？4時間和地點是否恰當？4參加人是否適當和必須？（2）分析會議過程4是否準時開會？為什么？4是否跑題？4是否按計劃進行？4秩序是否正常？4是否有人中途出去？4是否按時結束？（3）會后分析：4會議紀要有沒有？發給與會者沒有？4會議決議的執行情況。4會議必要性評估。以上三步分析，主要用于對浪費時間嚴重的“馬拉松”會議或嚴重無效會議的詳細分析。（1）根據統計，職業經理用于會議的時間約占工作時間的20%，如何利用好這20%的時間，是時間管理的重要環節。（2）職業經理自行主持召開的會議主要有“部門例會”、“業務總結會”、“專題討論會”等。對于自己可以決定是否召開的會議，一定要事先評估開會的必要性。（3）事先準確通知參會人員，即使是部門里只有幾個人或十幾個人。最好養成以簡明的書面形式的通知大家會議計劃，而不要簡單一句“下午開會”就把大家召集起來。（4）嚴格會議紀律。（5）參加別人召集的會議，可請求召集人確認會議規則，以免浪費時間。干擾因素分析分析哪些因素干擾了正常的時間安排，以便尋求治理的措施。運用《干擾因素分析表》。表56干擾因素分析表姓名：日期：年月日分析干擾因素干擾者排序后果對策缺乏自律文件雜陳拖延不會說不職責混淆突然約見當下想干的事太多經常“救火”條理不清計劃不周無效會議不速之客電話干擾（1）列出干擾因素干擾因素可以分為兩大類：一類是實發性干擾，一類是拖延性干擾。（2）對干擾因素排序通過對干擾因素的排序，每次找出排在前三位的干擾因素加以克服。甚至可以找出排在第一位的干擾因素加以克服。每次不要多，但求找出干擾最大的因素，堅決克服掉。（3）對突發性干擾的分析突發性事件是職業經理工作時間的最大干擾因素。由于職業經理角色的特殊性，會遇到上、下、左、右全方位的干擾。研究表明，干擾者順序為：（4）羅列出干擾所帶來的后果（5）尋求對策尋求前三位干擾因素的對策，其他則可以緩一步。（1）通過對干擾性因素排序，找出最需要克服的因素。（2）在拖延性干擾中，最需要而且最能夠克服并且容易產生良好結果的是克服“缺乏自律”。因為在拖延性干擾中，許多因素你可能無法把握，但是，你應當可以把握你自己。（3）在突發性干擾中，最需要克服的是“突然約見”。（4）都是誰干擾了你的時間安排，偷走了你的時間？不同的人、不同的行業、不同的企業，可能會有不同的順序。你一定要清楚，誰對你的干擾最大？下屬、上司、同事、客戶、朋友，還是你自己？【自檢】選擇你認為最適合的分析方法，對你的時間利用方式進行分析。________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________【本講總結】本講主要介紹時間分析的方法。感到特別忙亂的時候，運用不同的時間分析方法對時間進行分析，以幫助職業經理獲得利用時間的合理模式。這是職業經理進行時間管理的重要方法。【心得體會】________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________第6講 第二象限工作法【本講重點】四象限的工作分類第二象限工作法四象限的工作分類工作的兩種劃分有些工作特別緊急，需要馬上處理，按照優先順序的原則，緊急的事排在前。有些事不太緊急或不緊急，可以往后推一推，根據優先順序原則把不太緊急或不緊急的事排在后面。【案例】某銷售經理某天工作緊急程度劃分：緊急不緊急緊急處理客戶投訴意外事故的緊急排除客戶拜訪確定明天的廣告接待質檢人員 工作總結修改工作流程處理同事的一些誤解輔導下屬工作安排下一步工作與同級部門間的協調銷售政策的修改重要的工作需要花費較多的時間和精力去做，不太重要或不重要的工作只需花費較少時間去做。顯然，優先順序原則就是重要的排在前，不重要的排在后。【舉例】銷售部經理的某一天工作的重要程度劃分：重要工作不重要工作銷售費用預算計劃制定部門招聘計劃拜訪重要客戶工作報告總結下達指示一些文件和資料的查詢文件歸檔應付無關人員領用物品報銷差旅費“四象限”的工作分類所有的工作都既有緊急程度的不同，又有重要程度的不同。根據這兩個方面，可以將工作分成四類，如下圖所示：圖61四象限的工作分類Ⅰ象限：既緊急又重要的事項緊急是指必須馬上做的事項；重要是指對公司、部門或者個人有重大影響的事項。例如銷售部經理要處理客戶投訴。需要職業經理臨“急”不亂，能夠使顧客對你的解釋或處理結果接受和滿意。但是，如果顧客投訴增多，每天都要處理類似事件，則要考慮產品是否出了問題？銷售人員的銷售或服務水平是否降低？：重要但是不緊急的事項例如銷售經理制定下屬員工獎金提成及發放規定，新聘的銷售人員的培訓等雖然非常重要，但可以拖一段時間。然而一旦這