公文寫作常見問題十解-資料下載頁

　　

【正文】 的偏差，給工作帶來了麻煩。如，初級職稱評定后，5年以上可以申報中級職稱，對這一規定究竟包不包括5年，界定不準確。由于對公文的成文日期理解不同而造成公文成文日期的錯誤。公文成文的日期，新《辦法》明確指出以負責人簽發的日期為準，聯合行文以最后簽發機關負責人的簽發日期為準、電報以發出日期為準。由于不重視這一點，很多公文成文的日期是用擬稿者擬稿的日期，或用印發日期作為成文日期，從而使公文的時效性受到了影響，甚至嚴重影響到文件的貫徹執行。會議集體作出的決定，其成文日期是以會議決定的日期，還是領導簽發的日期為準，新《辦法》仍未明確。幾個特殊地方，也容易出現錯誤。新《辦法》規定：當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識39。此頁無正文39。的方法解決，再如印章使用的規定、請示文件應當在附注處注明聯系人的姓名和電話等等，這些地方都要求我們在實際的公文寫作中要特別注意，以避免出現錯誤。三、公文版記常見錯誤公文版記由主題詞、抄送機關和制文機關名稱和日期組成，位于公文最后一頁，版記的最后一個要素位于最后一行。在這一部分中，最容易出現錯誤的就是主題詞了。主題詞是反映公文主要內容的規范化名詞或名詞詞組，其作用是便于計算機的管理和檢索。從當前的公文寫作實踐看，由于文秘人員對公文內容把握不準，對主題概念提煉不準、不全或提煉過多，從而造成了在公文主題詞標引上存在的標引隨意性較大、錯標和漏標的現象。如動員群眾禁止販賣、吸毒經驗交流這樣的主題內容，如果提煉成動員群眾、毒品犯罪、經驗這樣的主題概念就不簡煉了，未起到主題詞的作用，應根據《國務院公文主題詞表》選用主題詞。公文寫作為公文處理的重要部分，其質量直接影響到本機關的管理效能和辦事效率，因此，我們必須高度重視公文的規范化寫作。要認真學習新《辦法》，嚴格按新《辦法》的具體規定寫作和處理公文，要加大對機關負責人和文秘人員業務素質的培訓力度，務必避免和切實改正行政公文寫作中出現的問題，從而使公文處理工作向規范化、制度化、科學化的方向發展。公文辦理中常見錯誤分析及對策公文是公務文書的簡稱,是處理公務,國家技術監督局制定了《國家行政機關公文格式》(GB/T9704―1999,以下簡稱《格式》),國務院辦公廳制定了《國家行政機關公文處理辦法》(2001年1月1日起施行,以下簡稱《辦法》),中央辦公廳制定了《中國共產黨各級領導機關文件處理條例(試行)》(以下簡稱《條例》).但是不少單位和部門制發文件,并沒有嚴格按照規定,要求去做,而是各行其是,制發文件存在很大的隨意性,造成公文格式的不規范,影響了公文的質量和效能,更影響了集團的行政辦公效率，因此必須引起高度重視. 一、存在的問題 (一).《辦法》所確定的公文文種共有13類14種,即:命令,令,決定,公告,通告,通知,通報,議案,報告,請示,批復,意見,函,均不可直接行文,但可作為附件,《關于公司退休人員一次性繳納醫療費分期繳費的具體操作規定》,《關于使用社會保障卡有關問題的說明》等,這里的操作規定,說明均不應作為文種使用,可以改成《關于印發公司退休人員一次性繳納醫療費分期繳費的具體操作規定的通知》,《關于印發使用社會保障卡有關問題的說明的通知》,不能作為文種使用的還有“條例”,“規定”,辦法,總結,計劃等,有的甚至把安排,要點,細則這些既不是公文文種又不是應用文體種類的東西作為公文文種直接行文,都是錯誤的. (二)混用文種 常見的是把相近的請示和報告:《關于批準成立項目經理部的報告》,《關于元旦文藝聯歡會所需經費的報告》.兩個標題內容十分明確,就是要求上級解決問題,應該用請示而不是報告.報告是向上級機關匯報工作,反映情況,答復上級機關的詢問的,這類報告,只要把情況匯報,反映清楚即可,目的是讓上級和領導了解發展情況,掌握工作進度,做到心中有數,不需要回復。而請示是向上級機關請求指示,批準的,需要回復,請示和函混用.《辦法》規定:不相隸屬單位之間相互商洽工作,詢問和答復問題,(不相隸屬單位)時卻用了請示. (三)文版格式亂《格式》中就公文的格式,: ,用2號小標宋體字,正文用3號仿宋體字,一般每頁排22行,每行排28個字. ,川華西(2003)240號。辦〔2003〕005號。三是字體字號不標準.《格式》規定:發文字號,用3號仿宋體字,居中排布。年份,序號用阿拉伯數碼標識。年份應標全稱,用六角括號〔〕括入。序號不編虛位(即1不編為001),不加第,有的小于3號。有的用小標宋體字,有的用楷體,也有的用黑體,五花八門. .《辦法》第三章公文格式第十條第六款中明確規定公文標題中除法規,規章名稱加書名號外,一般不用標點符號.但在實際中操作中,關于轉發市政府《關于強化非典型肺炎防治工作責任制的緊急通知》的通知,關于轉發建設廳《關于實行在網上公示建筑企業不良行為的通知》的通知,以上兩例中的《》符號都不應該使用,應改為:關于轉發市政府關于強化非典型肺炎防治工作責任制的緊急通知的通知,關于轉發建設廳關于實行在網上公示建筑企業不良行為的通知的通知, .《辦法》規定:結構層次序數,第一層為一,第二層為(一),第三層為1.,第四層為(1).但是目前有些單位一些公文序數數詞仍然存在使用不規則的情況,要注意《辦法》規定的序數數詞的寫法,其中一,下面是頓號,1.下面是點號,而(一)和(1)括號外面是不帶頓和點號. .《辦法》規定:引用公文應當先引標題,后引發文字號.目前,據辦〔2003〕12號文《關于的通知》,其引用文號的方法就是不符合規定的,正確的引用方式應為據《關于通知》(辦〔2003〕12號). ,只標明成文時間,用漢字將年,月,日標全。零寫為0 ,并且右空4字,但在實際寫作中好些單位的樣式各有不同,有的成文日期甚至早于簽發日期. 7.抄報,一些單位對上級單位抄送文件時仍然沿用抄報,均用抄送,《辦法》中有很多相關表述,明確行政公文不再使用抄報一詞. ,《辦法》對附件有明確的要求,但有些公文出現附件和正文之間的間隔或大或小,附件頂格標識,附件序號使用漢語數字標識,在印發文件時不管是附件還是附注全當作附件,導致關系確認錯誤. ,:如印章歪斜,不清晰,排列不齊。印章間相交或相切,相距超過3mm。聯合行文單位印章順序混亂,或一排超過3個. 二、問題產生的原因 (一)學習,宣傳力度不夠《辦法》施行后,很多單位和部門都不清楚《辦法》的內容,在寫法上完全依照慣例,經驗進行操作,甚至都不知道《格式》的存在,沒有按《辦法》的要求切實發揮對本機關及下級機關公文處理工作的管理,指導,督查等職能,對新公文法規的學習,宣傳和推行組織,監督不夠. (二)對新公文法規重視不足 某些公文辦理人員對公文格式的重要性缺乏足夠認識,甚至錯誤地認為公文格式只不過是形式而已,只要內容正確,格式不規范無關緊要,加上一些單位對新公文法規沒有組織學習,不作廣泛深入宣傳,導致在公文辦理中常常沿用舊的甚至錯誤的公文格式,大大影響了公文格式標準化的進程. (三)公文辦理人員素質有待提高一些公文辦理人員缺乏與時俱進的敬業精神和責任意識,工作上有敷衍了事的情緒,很少系統地鉆研業務知識,主動提高自身業務水平,導致計劃經濟時代的知識跟不上知識經濟時代的發展,成了秦磚漢瓦,這是造成公文數量雖多而質量不高,格式不規范的一個主要原因. (四)公文審核把關不嚴實踐中,有的公文制作者草擬公文時自由發揮,不守規則。審核人原則性不強,或礙于情面,或忙于事務,常常忽視對公文格式的把關和督查,有的公文制作程序不規范,領導簽發后才審核,這就不可避免公文中出現了很多不合規范的問題. 三、規范公文格式的對策 (一)提高認識,增強做好公文格式規范化工作的自覺性。一方面各單位不僅要在思想上高度重視公文處理工作,而且應當在實踐中模范遵守《辦法》,并加強對本機關公文處理工作的領導和檢查,維護公文的嚴肅性和權威性。另一方面具體從事公文辦理的人員要抱著高度負責的態度和精益求精的精神,廣泛,深入地學習,宣傳《辦法》,掌握公文寫作的格式,正確辦理公文. (二)加強自身建設,:德能正其身,才能勝其職,筆能成其文,樹立正確的世界觀,人生觀,價值觀,本著對企業,對事業高度負責的態度,做到干一行,愛一行,鉆一行,恪盡職守,盡心盡力,鐵肩擔道義,妙手著文章.21世紀是知識經濟時代,公文辦理人員只有掌握必要的基礎知識,精深的專業知識和寬廣的輔助知識,才能切實提高公文處理的質量和效率. (三)嚴格要求,審批都必須建立嚴格的制度和規范,明確各環節的權限和責任,改變過去只重視公文的內容,語言而忽視公文格式的做法,把公文格式是否規范作為審校的重要內容,.強化審核,即辦公室收到上報的需要辦理的公文后,文秘部門應當進行審核,審核的重點是文種使用,公文格式是否規范,黨和國家對公文秘書工作提出了新的更高的要求,各級機關的領導對公文秘書工作更加重視,各級辦公室的負責同志和廣大文秘人員渴望能夠全面地,系統地學習和掌握公文秘書工作的知識和技能,以便提高工作質量.因此,各級機關的辦公室要有計劃地對本部門公文辦理人員進行業務培訓,組織學習新的公文法規,不斷提高公文辦理人員的思想素質和業務水平。公文處理與寫作(授課提綱)主講人:姜建蓉一,公文處理的法規和規范(一)最新法規(二)規范的主要內容(一)最新法規● 《中國共產黨機關公文處理條例》(中辦發〔1996〕14號)中共中央辦公廳1996年5月6日印發● 《國家行政機關公文處理辦法》(國發〔2000〕23號文件)國務院2000年8月24日發布●《中華人民共和國國家標準國家行政機關公文格式》GB/T9704—1999代替GB/T9704—1988國家質量技術監督局1999年12月27日發布2001年1月1日實施●《國務院辦公廳關于實施〈國家行政機關公文處理辦法〉涉及的幾個具體問題的處理意見》(國辦函〔2001〕1號)寧波市的:● 《轉發國務院關于發布〈國家行政機關公文處理辦法〉的通知》(甬政發〔2000〕273號)●《關于貫徹執行〈國家行政機關公文處理辦法〉的意見》(甬政發〔2001〕159號)(二)規范的主要內容《辦法》與原《辦法》相比,有哪些主要變化(1)新《辦法》的發布者發生了重要變化.新《辦法》總則的第六條規定:各級行政機關的負責人應當高度重視公文處理工作,模范遵守本辦法并加強對本機關公文處理工作的領導和檢查.(2)新《辦法》首次對公文處理賦以科學定義.新《辦法》第三條規定:公文處理是包括公文的擬制,辦理,管理,立卷歸檔在內的一系列銜接有序的工作.(3)新《辦法》對主要文種進行了調整,使之更加完善.第九條將原《辦法》的12類13種修訂為13種.a.取消了指示,增加了意見文種。b.將兩告分列,不再作為一類.(4)新《辦法》對部門行文規則做出了新規定,使整個行文規則更加嚴密.聯合行文規則:a.政府及部門之間。b.政府與黨,政,軍,群之間.前提是同級的或相應的.上行文行文規則:a.一般不得越級請示和報告(意見)。b.請示應當一文一事。c.請示只寫一個主送,不得抄送下級。d.報告不得夾帶請示事項。e.不得以機關名義向上級機關負責人直接報送請示,意見和報告。f.受雙重領導的機關向上級機關行文應當寫明主送機關和抄送機關.部門行文規則:a.新《辦法》第十五條規定:政府各部門除以函的形式商洽工作,詢問和答復問題,審批事項外,一般不得向下一級政府正式行文.b.新《辦法》第十五條規定:部門內設機構除辦公廳(室)外不得對外正式行文.c.新《辦法》第十九條規定:部門之間對有關問題未經協商一致,不得各自向下行文.d.新《辦法》第十七條規定:屬于部門職權范圍內的事務,應當由部門自行行文或聯合行文。第十八條規定:屬于主管部門職權范圍內的具體問題,應當直接報送主管部門處理.(5)新《辦法》對公文格式的要求,更加科學,更加規范.新《辦法》增加了第十一條:公文中各組成部分的標識規則,參照《國家行政機關公文格式》國家標準執行.(6)新《辦法》在發文,收文辦理的規定中,強調了一個非常富有新意的問題.:公文送負責人簽發前,應當由辦公廳(室)進行審核.:公文正式印刷前,文秘部門應當進行復核,重點是:審批,簽發手續是否完備,附件材料是否齊全,格式是否統一,規范等.:收到下級機關上報的需要辦理的公文,文秘部門應當進行審核.:對不符合本辦法規定的公文,經辦公廳(室)負責人批準后,可以退回呈報單位并說明理由.,有哪些主要變化(1)改變了名稱,確定了適用范圍.原國家標準GB/T9704—1988的名稱為《國家機關公文格式》新國家標準GB/T9704—1999名稱改為《國家行政機關公文格式》(2)實行了新的定位方法.a.根據字和行的概念,確定公文中各要素的具體位置.字——標識公文中橫向距離的長度單位()。行——標識公文中縱向距離的長度單位,以3號字高度加3號字高度7/8倍的距離為一基準行().b.引入了公文眉首,主體和版記三部分,將公文中內容相關的要素進行歸類.(3)改變了公文用紙幅面尺寸.新標準中規定公文用紙采用GB/T148中規定的A4型紙,其成品幅面尺寸為:210mm297mm.(4)縮小了圖文區.新標準將左右白邊增加了19mm,.(5)增加