時(shí)間管理培訓(xùn)大綱-資料下載頁(yè)

　　

【正文】 般確定結(jié)束時(shí)間，再逐步推出各部分需要時(shí)間。 　　v 留有余地、應(yīng)付突發(fā)任務(wù) 　　步驟三：確定關(guān)鍵路徑 　　時(shí)間上的關(guān)鍵路徑 　　繪制完網(wǎng)絡(luò)圖，可以很容易算出整個(gè)計(jì)劃的所需時(shí)間。同時(shí)，可以將整個(gè)開發(fā)計(jì)劃分解成若干個(gè)開發(fā)流水線（路線、路徑），每一條流水線都可以算出一個(gè)總持續(xù)時(shí)間，其中時(shí)間最長(zhǎng)的一條路徑TMAX，我們稱為關(guān)鍵路徑。 　　技術(shù)上的關(guān)鍵路徑 　　某項(xiàng)任務(wù)采用的技術(shù)為關(guān)鍵技術(shù)，它的完成決定整個(gè)任務(wù)的完成時(shí)間，則該任務(wù)所在的路徑為技術(shù)上的關(guān)鍵路徑。 　　關(guān)鍵路徑是可以變化的 　　 計(jì)劃管理－－PERT 　　定義 　　PERT（網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃評(píng)審技術(shù)）是以網(wǎng)絡(luò)圖的形式制定計(jì)劃，求得計(jì)劃的最優(yōu)方案，并據(jù)以組織和控制開發(fā)進(jìn)程，達(dá)到預(yù)定目標(biāo)的一種科學(xué)管理方法。 　　具體來講，網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃評(píng)審技術(shù)是：首先，用網(wǎng)絡(luò)圖來表達(dá)一項(xiàng)開發(fā)計(jì)劃中各工作（階段、模塊等）的先后順序和相互關(guān)系；然后，通過計(jì)算找出計(jì)劃中關(guān)鍵工序和關(guān)鍵路線；第三，通過不斷改善網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃，選擇最優(yōu)方案并付諸實(shí)施，最后，在計(jì)劃執(zhí)行過程中進(jìn)行有效的控制和監(jiān)督，保證合理地使用人、財(cái)、物，按預(yù)定目標(biāo)完成任務(wù)。 　　計(jì)劃要素 　　（1）PERT主要反映任務(wù)的時(shí)間、資源、配合、控制等。 　　（2）WBS主要反映任務(wù)的層次。 　　建議： 　　（1）先畫WBS,標(biāo)明milestone（里程碑）時(shí)間及deadtime（截止時(shí)間） 　　（2）標(biāo)明任務(wù)間關(guān)系 　　（3）再畫PERT 　　計(jì)劃要素 　　步驟一：先畫圖 　　首先不必注重美觀，主要弄清楚任務(wù)之間的相互關(guān)系。 　　步驟二：估計(jì)時(shí)間 　　v 工序時(shí)間=(a+4b+c)/6 　　（a：最樂觀時(shí)間；b：期待時(shí)間；c：最悲觀時(shí)間） 　　v 倒推法：一般確定結(jié)束時(shí)間，再逐步推出各部分需要時(shí)間。 　　v 留有余地、應(yīng)付突發(fā)任務(wù) 　　步驟三：確定關(guān)鍵路徑 　　時(shí)間上的關(guān)鍵路徑 　　繪制完網(wǎng)絡(luò)圖，可以很容易算出整個(gè)計(jì)劃的所需時(shí)間。同時(shí)，可以將整個(gè)開發(fā)計(jì)劃分解成若干個(gè)開發(fā)流水線（路線、路徑），每一條流水線都可以算出一個(gè)總持續(xù)時(shí)間，其中時(shí)間最長(zhǎng)的一條路徑TMAX，我們稱為關(guān)鍵路徑。 　　技術(shù)上的關(guān)鍵路徑 　　某項(xiàng)任務(wù)采用的技術(shù)為關(guān)鍵技術(shù)，它的完成決定整個(gè)任務(wù)的完成時(shí)間，則該任務(wù)所在的路徑為技術(shù)上的關(guān)鍵路徑。 　　關(guān)鍵路徑是可以變化的第八章、不要讓別人浪費(fèi)你的時(shí)間 不要讓別人浪費(fèi)你的時(shí)間 　　 辦公室的打擾無(wú)可避免，電話、來訪、郵件等等，甚至有不少人對(duì)打擾提出了抱怨，同時(shí)也有無(wú)奈。 　　 對(duì)待打擾的方法有很多，有全面出擊來對(duì)付，也有消極地對(duì)應(yīng)付，更有甚者是視而不見。全面出擊的人終會(huì)變得疲勞不堪，消極應(yīng)付和視而不見的人終究會(huì)錯(cuò)失良機(jī)或是貽誤大事…… 　　 那么究竟怎樣做才是我們的可取之道呢？——我們的策略是將被打擾的時(shí)間縮短，將其負(fù)面影響減至最少 。 　　 打電話的藝術(shù) 　　事先的約定與準(zhǔn)備 　　 打電話約定時(shí)間和約定要求并不是什么新奇的概念，通過約定可以避免你在需要安靜工作的時(shí)候被不斷打擾、或是占線、或是接不到電話，更主要是避免電話中需要某些資料卻無(wú)法提供，從而造成時(shí)間的浪費(fèi)。 　　保持簡(jiǎn)短而明確的開場(chǎng)白 　　 平時(shí)我們?cè)诖螂娫挒榱寺?lián)絡(luò)感情的需要，在開場(chǎng)白中經(jīng)常會(huì)有一些寒喧，除了拜訪客戶、問候長(zhǎng)輩等情況，比如“你最近很忙啊，在哪里發(fā)財(cái)啊”、“您身體還好吧、吃飯還行吧？”等，然而在辦公室場(chǎng)合就應(yīng)該少有寒喧，盡量從工作角度出發(fā)，使用簡(jiǎn)短而明確的開場(chǎng)白。 　　 假如你正在將電話打給某人，不妨開門見山：“你好，我是XXX，我給你打電話是因?yàn)椤被颉澳愫茫沂荴XX，有這樣一件事需要……”等等；如果是某人打電話給你，你可以說“接到你的電話真高興，有什么事需要幫忙嗎？”或“你打電話來我真高興，能為你做點(diǎn)什么嗎？”或“好久沒有收到你的消息了，請(qǐng)問有什么事需要幫忙嗎？”等等。 　　控制通話時(shí)間、保持通話主題 　　 在我們打電話的時(shí)候，要注意做好適當(dāng)?shù)挠涗洠悦鈷煜码娫捄笸浤承┬畔ⅲ植坏貌恢匦侣?lián)系一次。另一個(gè)需要注意的就是：控制好打電話的時(shí)間并保持通話的主題。我們有許多人喜歡拿起電話就開始喋喋不休，而且經(jīng)常是缺乏主題。在這種情況下，你不妨直言：“你現(xiàn)在需要我們解決的問題是什么呢？”、“你的重點(diǎn)是什么？”、“你看我們今天的溝通/討論是不是這到這里呢？” 　　 雖然一次電話省下的時(shí)間可能只有2~3分鐘，但按照你每天接10個(gè)電話來算，每個(gè)月你就可以省下7~10個(gè)小時(shí)，一年就是就84~120個(gè)小時(shí)，這可是一段不少的時(shí)間呀！ 　　過濾電話 　　 你一定經(jīng)常遇到一些不想接的電話，這個(gè)時(shí)候你就需要“過濾電話”了。首先解釋你現(xiàn)在不能接電話的原因，如馬上要出門了、要去開會(huì)了、正在與主管或其它同事商宜工作了等等，但是在拒絕的時(shí)候一定要注意有禮貌，并約定回電或是對(duì)方再次來電的時(shí)間，在保證自己時(shí)間的前提下，同時(shí)不要給對(duì)象留下不良印象。 　　 當(dāng)你被打斷時(shí) 　　 在前面的“時(shí)間管理的誤區(qū)”中，我們?cè)?jīng)提到了如何接受請(qǐng)托，但是在我們被各種情況所打斷時(shí)，應(yīng)該如何處理呢？ 　　來自上司的打斷 　　 來自上司的打擾最難控制，尤其是當(dāng)你正在全心盡力地處理一項(xiàng)緊急而重要的事情時(shí)。不過，如果你就是一名上司，你還是應(yīng)該首先想想，你是不是也會(huì)對(duì)下屬這樣呢？ 　　 以下是如何處理類似問題的一個(gè)實(shí)際例子和妙招： 　　 有一位職員，每當(dāng)他應(yīng)召支見上司時(shí)，他手上總是帶著一件仍待完成的工作：編寫一份報(bào)告、檢查報(bào)告草案、或者閱讀必要的資料等，一來可以利用在一旁等待上司打電話或是其他事務(wù)處理的時(shí)間，二來可以提醒上司自己的工作也是很忙的，希望可以盡快結(jié)束對(duì)話或事情的安排，三來還可以讓主管對(duì)他的工作態(tài)度留下深刻的印象。 　　來自下屬的打斷 　　 你不妨想想以下有關(guān)解決下屬打擾上司的各項(xiàng)問題： 　　（1）你是否曾經(jīng)訓(xùn)練你的助理，將他人可能的打擾含集中起來，然后每天或每星期一次地向你匯報(bào)？ 　　（2）你是不是盡可能地把集體例會(huì)列為每日/周工作的一部分？ 　　（3）你是不是每天都會(huì)保留一段固定的時(shí)間，供下屬向你提出問題，同時(shí)在一旦發(fā)覺某些工作日程發(fā)生改變時(shí)，會(huì)告訴對(duì)方何時(shí)見面較合適？ 　　（4）你是不是曾經(jīng)鼓勵(lì)下屬以便條/郵件方式提出問題，而不必親自上門打擾你的工作？ 　　（5）你是不是立即向下屬回話，使他們不至于認(rèn)為他們必須經(jīng)常打擾你，才能立刻獲得回應(yīng)？ 　　來自同事的打擾 　　 在上司打擾的時(shí)候，你只能無(wú)奈地加以接受；而下屬在打擾你的時(shí)候，你可以將他的打擾方式加以定型化。可是，要處理同事或同級(jí)人員的打擾，恐怕必須多花一點(diǎn)心思才行。以下是你應(yīng)該牢記的一些要點(diǎn)： 　　（1）雙方應(yīng)事先達(dá)成共識(shí)。你應(yīng)該力求對(duì)他們的要求保持熱心、同情以及隨時(shí)愿意加以協(xié)助的態(tài)度，可是，你更應(yīng)該讓他們知道這么做往往會(huì)影響到你的工作效率。 　　（2）不要隨意打擾對(duì)方。你可以從容地、預(yù)先地與同事聯(lián)系你的要求、時(shí)間等，只有如此，你才有可能獲得相同的回報(bào)。 　　（3）想想為什么你的中斷情形無(wú)法受控：你不喜歡得罪他人？你喜歡參與每一件事？別人經(jīng)常來詢問你的意見，使你覺得自己很重要？你不善于結(jié)束他人的來訪？你讓別人習(xí)慣于經(jīng)常咨詢你的意見？你就是喜歡不斷地和他人交談？ 　　 如果你讓這些現(xiàn)象一直持續(xù)下去，你最后終究會(huì)一事無(wú)成。第九章、省時(shí)之道167。 省時(shí)之道 　　 有時(shí)我們經(jīng)常會(huì)聽到這樣的說詞：“等我有空再做”。這句話通常表示“等手上沒什么重要的事情時(shí)再做”。但事實(shí)上，沒有所謂“空”的時(shí)間。你可能有休閑時(shí)間，卻沒有“空”的時(shí)間。在休閑的時(shí)候，你也許會(huì)躺在游泳池邊盡情玩樂，但這絕不是“空”的時(shí)間。你的每一分鐘都很值錢。 　　 凡在事業(yè)上有所成就的人，都有一個(gè)成功的訣竅：變“閑暇”為“不閑”，也就是不偷清閑，不貪逸趣。愛因斯坦曾組織過享有盛名的“奧林比亞克科學(xué)院”，利用晚上休息的時(shí)間聚會(huì)，與會(huì)者總是手捧茶杯，邊飲茶，邊議論，后來相繼問世的許多科學(xué)創(chuàng)見，有不少產(chǎn)生于飲茶之余。實(shí)際上，有我們的生活和工作中，有不少時(shí)間是零碎的，還有一些時(shí)間是用來等待的，浪費(fèi)的時(shí)間可以用數(shù)以萬(wàn)計(jì)來說明是并不過分的。所以，除了能夠認(rèn)識(shí)到時(shí)間管理的誤區(qū)和掌握一些基本的技巧外，我們還要向大家推薦一些省時(shí)之道。 　　 等待的時(shí)候做什么 　　 在一天的活動(dòng)時(shí)間里，你可能常常不管如何精密規(guī)劃的情況下，還是必須等待。乍看之下，這些時(shí)間可能永遠(yuǎn)無(wú)法追回；當(dāng)你忙得不可開交而又必須等待的時(shí)候，你的失望只會(huì)增加而不會(huì)減少。以下是如何利用無(wú)奈或無(wú)聊時(shí)間的些建議。 　　 去看醫(yī)生時(shí)帶一本書，這樣你就不必看他們的雜志或其它無(wú)益的東西。一位參加某個(gè)研討會(huì)的公共關(guān)系主管告訴與會(huì)學(xué)員，他在電話旁邊放了一疊閱讀資料，每次在等對(duì)方接電話時(shí)便可以翻閱。一位必須在機(jī)場(chǎng)花很多時(shí)間的業(yè)務(wù)員說：“每次在下飛機(jī)去領(lǐng)行李的路上，我就停下來打公共電話，等我打完電話時(shí)，行李也已經(jīng)出來了。只要能夠利用，任何時(shí)間都不要浪費(fèi)。” 　　 不管在什么地方，齊格每次在排隊(duì)等候時(shí)，他總會(huì)盡量帶一些東西去看。美國(guó)人琳達(dá)自己開了一家顧問公司，一年約受理130個(gè)案子，她每年旅行各地，有很多時(shí)間是在飛機(jī)上度過的。琳達(dá)相信和客戶維持良好的關(guān)系是很重要的，所以她常利用在飛機(jī)上的時(shí)間寫短箋給他們。她說：“我已經(jīng)無(wú)法自撥了，這樣做讓我非常愉快。”一次，一位同機(jī)的旅客在等候提取行李的時(shí)和她攀談，他說：“我在飛機(jī)上注意到你，在2小時(shí)48分鐘里，你一直在寫短箋，我敢說你的老板一定以你為榮。”琳達(dá)回答：“我就是老板。” 　　 不管你多么有效率，總是有人讓你等待：你可能錯(cuò)過公車、地鐵、飛機(jī)，碰上出其不意的中途休息；你也許已經(jīng)盡可能地小心計(jì)劃每一件事，但是你可能意外地被困在機(jī)場(chǎng)。許多高成就者在這種情況下所做的事情是： 　　帶本書看；寫點(diǎn)東西；修改報(bào)告；檢查語(yǔ)音郵件；打電話；用錄音機(jī)口述信件等。 　　 逆勢(shì)操作 　　 什么是逆勢(shì)操作？在華爾街，逆勢(shì)操作者就是當(dāng)多數(shù)人都在買股票時(shí)賣股票，而大多數(shù)人都在賣股票時(shí)買股票的人；如果每個(gè)人都在觀望，逆勢(shì)操作者則瘋狂地大買大賣。1980年，美國(guó)人肯庫(kù)珀寫了一本書名相當(dāng)吸引人的書：《一直左轉(zhuǎn)》。這本書的要旨是：“遠(yuǎn)離高峰時(shí)刻，避免一窩蜂。” 　　將逆勢(shì)操作運(yùn)用在時(shí)間管理上，就意味著當(dāng)別人沒有在做某件事的時(shí)候，你就去做，這樣可以省下許多等待的時(shí)間。 　　 逆勢(shì)操作者會(huì)在沒有人排隊(duì)的時(shí)候去兌現(xiàn)支票、采購(gòu)，所以他們不會(huì)在周五下午去兌現(xiàn)支票，也不會(huì)在周五晚上進(jìn)超市，而會(huì)選在晚上11點(diǎn)或早上7點(diǎn)逛逛24小時(shí)開放的超市。 　　 逆勢(shì)操作者退房的時(shí)間與其他人不同，他們會(huì)選擇旅館自動(dòng)退房的方式：如果你可以在人潮多起來之前就退房，你就不應(yīng)該在早上9點(diǎn)、10點(diǎn)時(shí)去排長(zhǎng)龍。 　　 在辦公室里，逆勢(shì)操作者會(huì)在中午大多數(shù)職員外出午餐時(shí)，使用傳真或復(fù)印機(jī)。 　　 逆勢(shì)操作者會(huì)在人潮涌入餐廳前或人潮散去后去吃飯，等等。 　　 追求互賴模式 　　 假設(shè)有人向你挑戰(zhàn)比試腕力，時(shí)間限定在60秒內(nèi)，比賽規(guī)則是扳倒對(duì)方次數(shù)越多者便是贏家，而旁觀的另一人愿意提供贏家一角錢。雙方各就各位后，一場(chǎng)激戰(zhàn)即將展開。 　　1 為了說明的方便，請(qǐng)你假設(shè)一開始那人便把你扳倒，但是他并不停在那兒，反而立即放松施加的壓力，讓你把他扳倒，接著他迅速反應(yīng)，將你再度扳倒，而你基于以往的習(xí)慣全力抗拒。 　　 這時(shí)候你心中只有一個(gè)念頭：“我要贏！”你的肌肉緊張、全神貫注以至于眉頭緊鎖，但就在僵持不下的當(dāng)兒，你和那人腦中突然靈光一閃，發(fā)現(xiàn)一個(gè)事實(shí)：你們現(xiàn)在已各贏了1角錢！倘若你讓他贏一回、接著他讓你贏一回、不斷相互扳倒，那么60秒結(jié)束，雙方都贏了超過1角錢……于是，你們兩個(gè)同心協(xié)力，不斷地進(jìn)行你扳倒他、他扳倒你的動(dòng)作，來回反復(fù)地互相扳倒對(duì)方的手臂。在60秒結(jié)束的那一刻，你們各賺了3塊錢，改寫了只有一人能獲得1角錢的局面。 　　 雙贏的精髓便是：人與人之間存在著合作的潛力，合作將能取得遠(yuǎn)大于個(gè)人憑一已之力創(chuàng)造的成就。 　　 大多數(shù)人習(xí)慣以輸或贏來判斷自己的處境，“贏”便是代表其他所有人都得輸，運(yùn)動(dòng)場(chǎng)上非贏即輸?shù)慕侵稹W(xué)習(xí)成績(jī)的分布曲線在灌輸我們“少便是好”的思維，于是我們便通過這副非贏即輸?shù)难坨R看人生，倘若沒能喚醒內(nèi)在的知覺，只為了爭(zhēng)1角錢，一輩子拼個(gè)你死我活，卻從來不曾想過合作的手段，能為彼此賺更多錢。“贏”的真正意義是實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，所以若用合作代替競(jìng)爭(zhēng)，便能在有效的時(shí)間或較短的時(shí)間里達(dá)成更多的目標(biāo)、甚至有意想不到的收獲。 　　 結(jié) 束 語(yǔ) 　　好了，我們的教學(xué)內(nèi)容到這里就結(jié)束了。希望通過這次教學(xué)，能夠幫助各位對(duì)時(shí)間管理的概念、誤區(qū)和原則有一些基本而清楚的認(rèn)識(shí)，同時(shí)還能夠在生活與工作中靈活地運(yùn)用時(shí)間管理的方法和技巧。 　　最后，我們希望您能通過一點(diǎn)一滴的改進(jìn)與積累，尋求合適的支點(diǎn)位置，不斷地?cái)U(kuò)大組織和個(gè)人的力量，促使生活品質(zhì)和工作品質(zhì)的改善，祝大家都有一個(gè)有意義、充滿快樂的人生