某集團內部控制制度全集-資料下載頁

　　

【正文】 分管副總審批4 月末 計劃成本主管財務管理部計劃成本主管將《材料物資月度供應計劃》 、《月度調整計劃》和《非生產性物料季度供應計劃》 、 《月度資金用款計劃》各一份報財務管理部備案，另一份在計劃成本組留存計劃分解和執行步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明1 上月末／本月中生產部采購主管采購主管獲得生產部《月度生產排程表》和《排程調整表》2 上月末／本月中采購主管采購經理采購主管根據月供應計劃和生產排成分解月供應計劃至《周采購作業清單》 ，向采購經理下達采購指令3 當月初／本月初采購主管倉庫主管采購主管制訂《周到貨計劃》 ，一聯傳遞給倉庫主管和各倉庫管理員，作為收料依據，28 / 384步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明倉庫管理員 另一聯在采購組留存4 采購主管采購經理采購主管監督和協助采購經理計劃執行，收集反饋信息5 采購主管采購經理每周采購組召集采購計劃執行進度總結會，督促計劃完成，處理影響完成進度的異常情況五、單據及報告《生產部物料需求表》《生產部物料需求調整表》《月末庫存補貨需求表》《存貨狀態明細表》《五金配件需求表》《月度材料物資供應計劃》《月度材料物資供應調整計劃》《季度非生產性物料供應計劃》《供應部月度資金用款計劃》《超預算報告》《采購周作業清單》《周到貨計劃》29 / 384物資請購規范（P2Z1J42）一、目的本管理文件明確了生產經營各部門在物資需求計劃外的零星物料需求請購流程，以規范物資請購的發起、審批和傳遞程序。二、范圍 本管理文件適用于非自采范圍的生產性物資和非生產性物資計劃外需求和零星請購。三、相關程序及制度? 采購作業控制（P2Z1J48）? 合同訂單管理（P2Z1J410）? 進貨價格及采購成本控制（P2Z1J411）四、業務流程步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明1 各職能部門各部門主管倉庫管理員各生產經營部門提出物資采購申請，經各部門相關人員與倉庫倉庫管理員核實后，填寫一式三聯《物料請購單》 ，經本部門主管確定請購物資品種、數量、建議供應商、需求日期等詳細內容，并簽字2 各部門部長 填寫完整的物料請購單交部門部長審批簽字3 分管副總總經理凡預算外物資請購需要按權限級別經分管副總或總經理審批，預算外審批權限具體如下：1 萬元以下由分管副總審批1 萬元以上由總經理審批4 計劃成本主管 經審批的請購單兩聯傳遞至供應部，由計30 / 384步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明采購主管 劃成本主管作形式審核后，傳遞給采購主管，另一聯在請購部門自行留存5 采購主管采購經理采購主管匯總請購單，根據請購內容安排具體采購作業，制定《零星采購作業清單》 ，向采購經理下達采購指令6 采購經理 屬于年度協議內范圍的物料，采購經理直接按協議條件向供貨商下追加訂單，具體操作詳見：《采購作業控制》 （P2Z1J48）《合同訂單管理》 （P2Z1J410）7 采購經理成本控制員物資請購和使用部門屬于年度協議外范圍外的物料，采購經理實施詢比價程序，填報《詢比價申報單》 ，經成本控制員形式審核后，申報單細節內容由使用部門確認，其他具體操作詳見：《采購作業控制》 （P2Z1J48）《合同訂單管理》 （P2Z1J410）《進貨價格及采購成本控制》 （P2Z1J411）8 采購主管采購經理成本控制員物資請購和使用部門屬于首次采購的物料，采購經理在采購主管指導下實施詢比價程序，填寫《詢比價申報單》 ，經成本控制員形式審核后，申報單細節內容由使用部門確認，其他具體操作詳見： 《采購作業控制》 （P2Z1J48）《合同訂單管理》 （P2Z1J410）31 / 384步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明《進貨價格及采購成本控制》 （P2Z1J411）9 計劃員采購經理會計部采購結束后：請購單一聯按物料內容的性質（生產性或非生產性）由材料物資計劃員和非生產性物資計劃員進行歸集匯總；另一聯由采購經理保留待與會計部報帳10 采購經理會計部與會計部報帳時，采購經理須提交《請購單》 、 《詢比價申報單》 、合同或訂單、 《供應商發票》 、 《倉庫入庫單》或《使用部門接收單》各一聯，并同時填寫提交《付款申請單》五、單據及報告《物料請購單》《零星采購作業清單》《詢比價申報單》《入庫單》《使用部門物資接收單》《付款申請單》32 / 384自采業務規范（P2Z1J43）一、目的本管理文件明確了個別具有自采權限的部門自行實施采購行為的操作規程、管理方法及標準，以規范個別部門自采的業務流程。二、范圍 本管理文件適用于特定項目（免煎中藥原材料、電子調配柜原材料）自采管理、特定項目部門（中藥發展部、醫藥智能技術辦）自采管理，以及其他各職能部門零星備用金自采。三、相關程序及制度? 資金管理 P3? 預算管理 P5? 大宗采購管理 （P2Z1J44）? 定點采購管理 （P2Z1J45）? 內部審計制度 P6四、業務流程自采權限設定和自采額度撥付步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明1 項目負責人項目部門負責人總經理自采權限的首次分派按如下程序進行：項目負責人或項目部門負責人提出自采權申請，附供應部經理和財務管理部部長意見；總經理審批，確定可以實施自采業務的特定項目或項目部門2 上年末 財務管理部項目組負責人對于自采權限分派的合理性，各部門應進行年度聯合審定，33 / 384步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明項目部門負責人供應部經理總經理具體程序是：每年財務管理部提供該項目或項目部門的財務分析報告，項目組負責人、項目部門負責人、財務管理部、供應部經理參照該報告，共同進行年度自采權限審定，決定是否繼續分派自采權或調整特定自采權限的范圍，審定或調整結果報總經理審批后生效3 上年末 各職能部門部長供應部財務管理部結算中心總經理各職能部門的零星備用金自采內容按如下程序確定：供應部、財務管理部、結算中心每年參考各部門意見和實際情況，共同審定和調整各部門零星備用金自采標準，結果報總經理審批后生效，該審定過程包括備用金限額、各部門小額自采或特殊自采具體范圍4 年初 結算中心 每年具備自采權限的項目，其采購用款由結算中心根據項目預算撥付固定項目額度5 年初 結算中心 其他各職能部門的自采備用金限額由結算中心按每年審定的結果撥付42 自采業務控制步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明1 項目自采負責人項目采購負責人項目財務人員項目采購在項目組或項目部門內安排專人，即項目采購負責人操作，項目部門或項目組內的二級財務人員嚴格34 / 384步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明財務管理部 物料采購進貨成本核算和實施成本控制管理，定期向財務管理部提交項目成本分析報告2 項目二級財務人員部門主管部門部長項目負責人項目自采和各職能部門備用金自采一般要遵循詢比價程序：在項目組或項目部門內，由二級財務人員監督并審簽采購人員提交的《詢比價申報單》 ，再經項目負責人和分管副總審批；其他部門備用金自采由部門部長和分管副總審簽部門內采購人員提交的《詢比價申報單》 ；特殊情況授權直接采購不需詢比價的，必須由項目負責人和部門部長批準，報分管副總審批后授權采購3 項目負責任人總經理預算內項目物料自采的合同和訂單按金額大小分別經項目負責人或總經理審批，具體審批權限如下：合同價值 5 萬元以下經項目負責人審批合同價值 5 萬元10 萬員以上經分管副總合同價值 10 萬元以上總經理審批4 分管副總總經理預算范圍外的超預算自采合同必須按權限級別經過項目負責人或總經理審批，由結算中心在定額備用金外撥付資金，審批權限如下：合同價值 1 萬元以下經分管副總審批合同價值 1 萬元以上經總經理審批35 / 384步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明5 項目自采負責人項目負責人項目自采中符合大宗采購標準的，項目自采負責人發起大宗采購申請，項目負責人審批同意，按相關管理程序執行，與供應部共同操作，符合定點采購標準的，按相關管理程序執行，嚴格控制進貨渠道6 內審員 對項目自采定期由審計部內審員組織專項采購作業稽核，檢核業務操作程序和形成的相關文檔，形成《自采控制稽核評價報告》詳見《內部審計制度》P6五、單據及報告《詢比價申報單》《自采控制稽核評價報告》36 / 384大宗采購管理（P2Z1J44）一、目的本管理文件明確了某些易于標準化的材料、大金額固定資產等物資或服務的特殊采購標準及業務操作流程，以便在形成大批量集中采購的同時，加強財務監督，規范和優化供貨渠道及供應價格。二、范圍 本管理文件適用于非集團內關聯供應商貨源的，易于標準化的生產性原輔料、金額較高的設備、固定資產、工程材料、修繕和工程項目（設備及車間改造、基建工程） 、租賃項目及其他服務項目。三、相關程序及制度固定資產及設備采購管理 （P2Z1J46）勞務及服務采購 （P2Z1J47）合同、訂單管理（P2Z1J410）四、業務流程 大宗采購標準制定步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明1 年末 計劃成本主管企業發展部財務管理部分管副總計劃成本主管會同企業發展部、財務管理部共同制訂適用于大宗采購規范方法的范圍和標準；每年依據企業實際經營情況進行調整和修正；結果報供應部經理、分管副總審批生效；一般標準參照：合同價值 10 萬元以上較易于標準化的物料；37 / 384步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明合同價值 10 萬元以上的國內采購設備；合同價值 10 萬元以上的租賃、工程項目；合同價值 1 萬元以上的修繕工程項目合同價值 10 萬元以上的其他服務項目2 計劃成本主管使用部門企業發展部分管副總實際采購業務中，特殊情況不予招標和邀請報價等大宗采購程序的，供應部計劃成本主管參照使用部門和企業發展部意見，報分管副總審批同意后，實行普通采購程序3 年末 計劃成本主管企業發展部財務管理部供應部計劃成本主管、企業發展部、財務管理部共同制訂經大宗采購程序所訂立合同的最長履行時限標準，每年依據企業實際經營情況調整和修正，結果經分管副總審批生效4 年末 招標管理員使用部門企業發展部分管副總實際采購業務中，特殊情況下合同履行期限超過標準的，供應部招標管理員參照使用部門和企業發展部意見，報分管副總審批同意后，執行實際合同期限 大宗采購業務操作規范步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明1 使用部門自采部門供應部根據使用部門提交的物資需求計劃，自采部門的物資大宗采購申請，計劃成本主管按大宗采購標準提出大宗采購程序申請，38 / 384步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明企業發展部 供應部經理審批后，計劃成本主管與企業發展部共同形成標準物料的大宗采購統籌安排，實施大宗采購程序2 使用部門自采部門供應部企業發展部根據各部門的固定資產、服務項目請購要求、自采部門的固定資產、服務及工程項目大宗采購申請，計劃成本主管按大宗采購標準提出大宗采購程序申請，供應部經理審批后，計劃成本主管與企業發展部共同安排工程項目、工程材料、服務項目的大宗采購，實施大宗采購程序3 使用部門招標管理員分管副總以供應部為主，實施大宗采購程序：使用部門確定物料質量、技術規格型號、工程技術要求等供應條件；招標管理員按供應條件邀請報價或組織招標，制《報價邀請書》或《招標文件》 ；采用公開招標還是邀請報價由供應部決定，分管副總批準；公開招標可以自行組織，也可委托專業代理機構進行，具體由供應部決定，分管副總批準4 招標管理員企業發展部財務管理部使用部門邀請報價的，招標管理員、企業發展部和財務管理部參予議標和監督，決定中標人，公開招標的，招標管理員、使用部門、企業發展部、財務管理部共同組成評標專會，決定中標人5 計劃稱本主管 招標失敗或無效的，計劃成本主管根據企39 / 384步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明業發展部、使用部門及財務管理部的意見，報分管副總批準，進行二次招標或轉入普通采購程序。大宗采購合同規范步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明1 招標管理員分管副總總經理物資招標或邀請報價的，招標管理員與中標人草簽長期供貨合同，分權限級別經分管副總或總經理審核后執行，合同審批權限如下：合同價值 20 萬以下，分管副總審核，合同價值 20 萬以上，總經理審核2 招標管理員分管副總總經理設備、固定資產、維修、租賃、工程或其他服務項目招標或邀請報價的，招標管理員與中標人草簽設備、工程材料、工程項目或服務采購合同，經分管副總和