有效時間管理法則-資料下載頁

　　

【正文】 免造成更大的危機。 “拖延”是一種習慣，往往在拖延下，造成危機。拖延的原因很多，一般而言都是上級沒有指示，下級不知如何是好，或者時間緊迫，無法妥善處理，干脆不做。然而，這是工作中不可避免的，也是基層主管必須克服的，絕不能說上級沒有指示，或者時間不夠，就不知道該如何是好。基層主管一方面要鍥而不舍地向上級說明事情的嚴重性，另一方面要謀求解決的方法。悠憂書盟 UＵＴXT．ｃｏＭ 銓汶字坂閱讀第二卷 第15節：引子二(2) 字數:1713 第七，處理日常例行性工作盡量遵守時間管理的原則。 例如電話管理，文件、檔案管理，溝通與時間管理等，乃是基本功夫。處理日常行政工作，只有靠扎實的基礎功夫，處理問題時才能得心應手。 第八，充分利用等候時間，完成日常拖延的事。 許多人是忙時太忙，閑時太閑，而自己沒有感覺到。我們應該訓練自己，隨時都有事情做，隨時都有空閑時間。所以一定要將工作“化整為零、化零為整”，這樣才有彈性時間。 基層主管是企業的骨干，也是未來的領袖。及早學習處事的方法，做人的方法，很快就有晉升的一天。 倉庫主管送來一張清單，張科長看了之后，不禁勃然大怒：短短一個月之內，IC板的零件少了200片，這顯然是內部控制的問題。 張科長決定要徹底調查這件事，于是他召開了一次大規模的會議，把生產線上的員工全都叫來，著實教訓了一頓，而且還說，要是被他抓到，不但開除，還要加倍賠償公司的損失。 一個禮拜過去了，線索全無，600多作業員全都噤若寒蟬，絕口不提這件事。張科長于是決定，再做地毯式的搜索，親自每天到各廠房日夜監看。 又過了兩個禮拜，他叫倉庫主管詳細清點一次上回失蹤的那種零件。經過雙重盤點，張科長發現，不僅上個月丟的200片沒找到，這個月，又少了50片。按照市價估算，前后兩次的損失，加起來已經有上百萬了。 更糟糕的是，夜以繼日的調查使張科長幾乎病倒了，精神體力的煎熬，使他苦不堪言，雖然頂頭上司沒有給他更大的壓力，然而，他似乎要崩潰了。 解決方法：身為基層主管，首要的任務，就是和員工打成一片，而且要耐心聆聽來自他們的“細小”聲音，因為，問題永遠隱藏在冰山底下，沒有敏銳的耳，光有尖利的牙，是沒有用的。 而有了問題之后，就要如實地向上級主管匯報，及早讓他們知道未來可能發生的問題及可能造成的影響。在匯報問題時，當然也要連同解決方案一起提供給決策者作參考。 在上面這個案例中，問題也許并不發生在生產線，而是其他部門監守自盜，那就要擴大層面，請求高層領導支持全面清查。高層領導給予指示之后，基層主管就該將其命令忠實地傳達，使得員工充分了解，有危機感，甚至自動組織調查小組來執行清查的工作。 大量零件無故失蹤，很可能是工作現場比較混亂，有人渾水摸魚，因此，基層主管必須時時注意建立工作場所的秩序，經常整理環境，避免工作死角，這樣不但可以提高工作效率，還可以杜絕此類問題的發生。緩慢的步調或地毯式的搜查，未必是最恰當的策略。需要當機立斷地解決，若是拖延時機，可能會造成更大的傷害和損失。 以時間的分配而言，基層主管在管理層面的工作，也就是指生產、控制、采購、領導、組織、計劃、質量控制等，占30%；其他例行性工作，占70%。若是發生意外事件，則可能會將工作計劃打亂，一般例行性工作最容易受影響。 因此，身為基層主管的張科長，除了要恢復正常的例行性工作外，應將這種情形迅速報知上級，否則問題一旦擴大，就愈發不能收拾了。 基層主管往往面對的是第一線的客戶，以及第一線的基層人員，這么多瑣碎的日常工作，難免會出錯。情理法當中，基層主管的工作最重的是法治及規律。因此，拿捏事情的重點，應該以守法為第一優先。講情講理都是上層及中層主管的事，基層主管若是常常網開一面，反而不能夠完成任務。換句話說，基層主管扮演“白臉”的機會，要比“紅臉”的機會多。當一件事發生后，要快速處理或回報，否則很容易成為循環式危機，那就更得不償失了。中層主管的時間管理 中層主管是公司的骨干，也是最難擔當的重要職位，原因是，他必須作為最高領導與同仁的橋梁，有時需要表現，有時要很收斂。中層主管承上啟下，工作非常重要，并且瑣碎復雜，溝通與管理各占一半的時間，當然格外忙碌。如果不能注意時間管理，常會搞得精疲力竭。滺滺書擝 詮文吇版越讀第二卷 第16節：引子二(3) 字數:1747 接下來這些經常遇見的問題，就可能是中層主管工作的要點，包括： 第一，確立書面的工作目標。 以往的工作習慣可能是“想”目標，現在無論如何要練習“寫下”目標。而且，目標要具體且可以衡量，要有時限，才能實現。 第二，編排工作的優先級。 許多事情常會在同一時間內發生。例如，正在開會，顧客來找你，老板在叫你；一邊接電話，一邊批公文。當許多事件同一時間來臨時，排定優先級是首要的。 第三，巔峰效率的維持。 所謂巔峰效率，系指具有3C經驗的感覺：第一個C是Commitment，有毅力地執行；第二個C是Confidence，有信心地完成；第三個C是Control，有秩序地控制。經常保持這種效率而不低落，就能加速完成既定的任務。 第四，盡量保留思考的時間。 想了以后再做，這似乎是一種理想，但是要保持每天有7%的時間“思考”，并不是很容易養成的習慣。這必須靠固定時間來實現，也就是每天有半小時全然不被打擾，也許在上下班途中，也許是午休時間。 第五，時間排程需保持彈性。 許多人按照日歷簿設置排好了行程，密密麻麻地填滿所有的時間段，自以為這樣的時間規劃很有規律。但是這也是一般人最容易犯錯的地方，因為日程太滿，沒有轉圜的余地就不能應付意外事件或緊急任務。因此，安排日程一定要有較多的彈性，如果非自主事件過多，就不要再勉強插入自主性事務，以免時間太緊，倉促之中作出的決定，很可能是錯誤的。 第六，充分授權給部屬。 如果學不會合理授權，將無法晉升為高層主管。授權并不是把任務分散到不可靠的或沒有經驗的人身上，那是給自己找麻煩。授權之前，中層主管當然要花時間在選才和育才上面。授權要找對的人，做對的事。 第七，充分溝通的決策模式。 作為中層主管，作決定必須要更為快速正確，因此作決策前要充分與部屬溝通。只有經過充分的溝通，才能保證決策的正確。 第八，空余時間要有事可做。 每個“忙人”都會覺得自己是天下最忙的，其實再忙也有空閑時間，即零碎時間，這些空閑時間加起來還真不少。例如，等人、等開會、等車、等開機、等影印、等老板決定……關鍵在于我們是否能化零為整，充分利用“等”的時間。 經過采購科門口，副總一眼就看到小李又在桌子后面蹺著腿看報，他不禁怒從中來，沖進去指著小李說：“李科長，我看你的工作太清閑了點，請你到我辦公室來談談。” 小李紅著臉，垂頭喪氣地走進副總的房間。副總一看到他，二話不說就拍著桌子，指著小李說：“我注意你好久了，每天你除了看報還是看報，我花錢請你來，不是叫你來看報的！” 罵了半天，小李才有機會回他一句：“報告副總，我是在等人。” 原來，小李負責的招標活動是每天上午11點左右才進行，這些廠商們忙著標單準備工作，總是到最后一分鐘才能到齊。小李在等他們一個個來的時候，既不能批公文也不能談公事，怕漏了秘密，只好看看報紙，恰巧副總每次經過，都正好是這個時候，小李只有自認倒霉了。 解決方法：在時間管理上，靈活運用這些“零碎時間”非常重要。有人在抽屜里放一本英文詞典，一有空就打開背單詞；有人在手邊放一本雜志或書，以便可以隨時翻閱。如此在等的時間就有事可做，而不覺得浪費。 在辦公室看報紙是很正常的事，只是沒有主管喜歡員工在上班時看報紙。所以，下班以后或午休時間翻一下就可以了。等候客人的時候，大可以抄寫一些報告或回復幾封不太重要的信函。而且，只要會議時間一到，就進入招標室，關上門開會，久而久之，大家都知道你過時不候，就不敢老是遲到。 有些“等候”是因為工作伙伴不配合或環境、設備不夠完善造成的。若是為了要傳真、復印、打電話而要排隊等候的話，公司就應該花錢購買更先進的設備。優幽書盟 全蚊子板月牘第二卷 第17節：引子二(4) 字數:1762 第九，任何事情都設定時限。 尤其是給部屬交代工作時，千萬不要模糊不清。一定要確定時間底線，以保證工作可以如期完成，若無法準時完成要檢討扣分。 第十，文件處理一次完成。 不能養成拖延的習慣，盡量能夠一次性處理文件，不要看了又看，一拖再拖。做事果決明快，并非是個性使然，而是要經過訓練，優柔寡斷在工作中是不能存在的。 第十一，避免干擾。 做事不被干擾是幾乎不可能的，但管理者必須將這種不可能變成可能。如果任由干擾繼續，許多不該你做的事都漸漸成了你的工作。隨時做好準備固然正確，卻不是要你門戶洞開，否則后患無窮。 第十二，撥出時間來訓練部屬。 許多人總是認真批評部屬的過錯，指責他們卻沒有認真教他們該怎么做，錯在哪里？因而部屬一錯再錯，成為循環式危機。高層主管離基層較遠，中層主管因此必須擔負起大部分責任。教育訓練部屬是重要但非緊急的事，卻常會被忽略。 第十三，盡量減少定期的會議。 任何程序化、定期的會議都沒有很好的效果。例如每周三舉行部門會議，下屬往往到周二才會有些進度。然而，比較官僚的企業卻樂此不疲，其實是既花時間又毫無效果，解決不了什么問題。會議是一種低效率的管理行為，減少一個會議，大家就可以做更多的事情。 第十四，下班之后就不要想工作。 將工作和生活分開，這樣才能有更廣闊的思考和學習的空間。中層主管為了工作，常常加班，即使下班，也把工作情緒帶回到家里，認為工作是生命唯一的意義。這顯然是危險的觀念。唯有專心工作、專心生活才能取得生命中的平衡點，生命才更有意義。 高層主管的時間管理 由基層上升到高層時，調整自己的腳步是一件很困難但卻又重要的事。許多基層出身的高層主管，雖然在職位上已經是最高層，但是行事、思想還停留在基層，所以讓自己和周圍共事的人都工作得非常辛苦。 如果借用一下“天地人”的觀念，則基層主管是“地”，中層主管是“人”，高層主管就是“天”。天是千變萬化的，所以高層主管一定是“善變”的代名詞；天是無所不包的，所以高層主管是“包容”的替身；天是關懷天下的，所以高層主管可以“動之以情”。 高層主管要做的事不多，他是思想家，不是行動者。高層主管要作的決定是“舍”而不是“取”，他要在諸多的異議中“求同”。 當有事發生的時候，高層主管會仔細聆聽各方的建議，運用經驗和智慧，求取共贏的結果。對于不協調的事和不合作的人，他們會毫不留情地“斬草除根”。 高層主管會充分運用第二象限時間管理，也就是第二優先，這個象限里的一切都與“未來”有關。有了對“未來”的準備，他就時時感覺“成竹在胸”、“時機已到”，不慌不忙地依計行事，毫不動搖。高層主管的喜怒哀樂不形于色，四周一切毀譽，對他無可奈何。 高層主管盡量以“持平”的理性與“中庸”的態度處事，是權力的所有者、資源的分配者。他的工作重點在經營、投資與創新方面。 高層主管因此是心神合一的結合體，也是仁慈的教父；他的身邊有為數不多的“智囊”，提供情報與判斷；他的決定不一定要快，但一定是果敢而睿智；他很體恤下情，但做下屬的千萬不要挑戰他的權威，否則一定粉身碎骨。 高層主管的時間分配，是處于一種自在、自得的心境下進行的。工作成為一種藝術，管理也是較高境界的體驗。 高層主管的時間管理，具備下列各項要點： 第一，避免不必要的人員參與決策。 如果公司的大老板總是擔任會議主席，他就不能算是高層主管，只相當于一個中層主管。高層主管作的最終決策，通常不是通過會議的溝通作出的。Tobeornottobe，他只需問問身邊一兩位“謀士”即可，這些“貼身侍衛”才是關鍵人物。過多的討論與征詢，只能使答案愈來愈遠離事實。高層并不喜歡過多的選擇，更不喜歡多言的人。ｕu書萌 Uｕｔｘt。ｃOｍ 全汶字扳月鍍第二卷 第18節：引子二(5) 字數:1751 第二，善于利用秘書處理日常事務。 許多人忽略了“機要秘書”這個角色。其實，這樣的人不僅可以將上司身邊的瑣事全部妥善處理，而且可以幫忙搜集信息、分析狀況、溝通協調或“修橋補路”等，許多執行過程都可以由這樣的人監督。合格的機要秘書能洞燭先機，知道下一步該做什么，分寸拿捏得當，使高層主管能夠得心應手地工作。 第三，聆聽真正的聲音。 高層主管不需要到處明察暗訪，而是在必要時才出手。“天”在高處就可以洞察秋毫；如果不能，也可以通過“人”來執行。許多意見與雜音需要專心地聽，如果老是想“說”、懶得“聽”，就不能發現問題。 第四，掌握取舍的平衡。 這是由“取”到“舍”的最高境界。基層主管要取之不盡，用之不竭；中層主管要進退有據，知道如何取舍；高層主管要隨時舍得。有“舍”，才有“得”，而且要立刻丟棄，不要因舊觀念、舊信息而影響判斷。東西愈少愈好，以免浪費時間去選擇。建議也一樣，三個選一個足矣！如果高層主管桌上的公文堆積如山，那就是不能充分授權；如果決策窒礙難行，就是執行不徹底。高層主管如果還是每天忙進忙出，那與中層主管有何不同？ 第五，隨時創新，增加新觀念。 高層主管的大部分時間用于思考，還要廣泛閱讀，目的是接受新的知識。他會時時改變，常常打破自己的規定，原因就是他有了更新的想法。朝令夕改的高層主管大有人在，從管理的層面上看是正常的；相反的，如果一個高層主管總是墨守成規，那就成了不折不扣的基層主管了。 第六，化零為整，一次處理。 高層主管處理問題時通常比較慢，原因是他們在等待時機。他會伺機而動，他的決策又“慎”又“狠”，等到他一出手，通常也不可能再挽回了。因此高層主管總是好像在等，四周的人總是在猜。高層的心思與決定，幾乎是“圣意難測”，旁人很難得知他最后的驚人之舉。營銷人員的時間管理 營銷人員每天的工作時間，多半能夠由自己支配，也就是說，自主時間比較多。因此，在工作中必須加強時間管理的觀念。 營銷人員時間管理的要點 時間安排要有彈性 譬如，在約會和約會之間，項目和項目之間，要留有較多的彈性時間。尤其是兩件需要用較長時間來完成的事情之間，一定要采取階段性的彈性時間保留法，才不至