20xx0925各類公文寫作格式(超實用)-資料下載頁

【導讀】和寫作范例。-1-. 目錄

　　

【正文】 件 ” 二字。 發文機關標識的字體，本標準推薦使用小標宋體字，是因為小標宋體字顯得莊重，其他字體如楷體、隸書、魏碑等都帶有某 些書法藝術的成分，應該說不適于標識具有執法職能的國家行政機關的公文。 發文機關標識的字號，本標準以 22mm15mm 為高限，現行 “ 國務院文件 ” 的字號即是22mm15mm 。本標準以此為高限，就是要求除 “ 國務院文件 ” 以外，其他各級行政機關標識的字號要小于 “ 國務院文件 ” ，以顯示國務院作為最高國家行政機關的地位，具體字號各行政機關可根據機關名稱的字數多少來定。 關于發文機關標識的位 置，本標準提出了兩種。第一種是用于平行文或下行文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為 25mm，也就是留出 25mm(約 2 行 )位置用于標識上述的份數序號、密級和緊急程度。要注意，即使上述 3 項要素均不需要標識，也要留出這段空白，也就是說，在設計文件紅頭時，發文機關位置應自上頁邊起留出天頭 37mm 十 25mm＝ 62mm 的距離。 第二種僅限于上行文，凡上報的公文發文機關標識上邊緣至 版心上邊緣為 80mm，即要留出 80mm 一 25mm＝ 55mm 的空白供上級機關批示文件用，也就是說上行文發文機關標識距上頁邊為天頭 37mm 十 25mm 十 55mm＝ 117mm。 各行政機關在設計文件 “ 紅頭 ” 時，兩種形式均應具備，即 平行文或下行文發文機關標識距上頁邊為 62mm，上行文發文機關標識距上頁邊為 117mm。 關于聯合行文，本標準規定 “ 文件 ” 兩字居于發文機關名稱 右側上下居中。本標準還特別提出 “ 文件首頁必須顯示正文 ” 這 一明確要求。如果聯合行文的機關過多 (我們曾發現過有 14 家聯 合行文 )，就可能出現把正文擠出首頁的情況，而公文如果首頁沒有正文，使人一看首頁還不知道文件內容是什么，是極不嚴肅甚至可以說是很滑稽的事。因此公文 首頁必須顯示正文，發文機關過多只能擠發文機關，不能擠正文，可將發文機關字號縮小，行距縮小，直至保證公文首頁顯示正文為止 (還要考慮留出發文字號、主送機關、標題以及最少一行正文的位置 )。 8， 1． 5 發文字號 發文字號由發文機關代字、年份和序號組成。發文機關標識 下空 2 行，用 3 號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角括號 “ 〔 ]” 括入；序號不編虛 位 (即 1 不編為 O01)，不加 “ 第 ” 字。 發文字號之下 4mm 處印一條與版心等寬的紅色反線。 發文字號由發文機關 代字、年份和發文序號組成。機關代字一般由兩個層次組成。第一個層次是發文機關代字，第二個層次是發文機關主辦文件的部門的代字。如鐵道部文件的機關代字有 “ 鐵 10 辦 ” 、 “ 鐵財 ” 等， “ 鐵 ” 代鐵道部， “ 辦 ” 、 “ 財 ” 代主辦這份鐵道部文件的鐵道部的辦公部門、財務部門。讀懂機關代字很重要，特別是知道了文件的主辦部門是誰，可以比較準確地對文件進行分辦、查詢和保存歸檔。有的機關代字還包合其他的層次，如國務院發文的機關代字有 “ 國發 ” 、 “ 國函 ” ， “ 國 ” 代國務院，而 “ 發 ” 和 “ 函 ” 則代 “ 國務院文件 ” 和 “ 國務院函 ” 這兩種發文形式。有的文件 機關代字有七八個、十幾個字之多，可能各有所代的層次，但盡量以簡化為好。 年份要用全稱，不應簡化，如 “87” 、 “93” 等均屬標識不正確。年份應用六角括號 “ 〔 〕 ”括起。注意六角括號不是數學公式的中括號，因為當引用公文時，標題后面的發文字號要用圓括號“( )” 括起，如果年份用中括號括起，就違反了低級符號中不得包合高級符號的原則。 因此稱之為 “ 六角括號 ” 是基于與數學的中括號相區別。另外，二者形狀也略有不同。有的文件把年份用圓括號括起，今后也要按本標準的規定使用六角括號。 序號是發文的流水號。一般都是 按文件的形式統一編，即是哪個部門主辦的，只要是同一發文形式，就要統一按順序編號。有的機關按主辦部門或按文件內容劃分編序號，是一種較繁瑣的辦法。本標準規定序號不編虛位，不加 “ 第 ” ( 有的單位加 “ 字 ”) 等虛字，主要是講究實用，盡量減少公文的字數。 發文字號的位置，本標準規定在發文機關標識下空 2 行，規定在發文字號之下 4mm 處印一條與版心同寬的紅色反線，這樣就明確了發文機關標識與紅色反線之間的距離是 3 行位置，發文字號應標在第 3 行，并且不要緊貼紅色反線，空出約 4mm 的距離 (實際掌握只要不貼紅色反線即可 )。發 文字號應居中。 8， 1． 6 簽發人 上報的公文需標識簽發人姓名，平行排列于發文字號右側。發文字號居左空 1 字，簽發人姓名居右空 1 字；簽發人用 3 號仿宋體字，簽發人后標全角冒號，冒號后用 3 號楷體字標識簽發人姓名。 如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置于第 l 行，其他簽發人姓名從第 2 行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發文字號與最后一個簽發人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為 4mm。 簽發人標識僅是在上報的公文中才出現。在上報的公文中標識簽發人姓名，主要 目的是為上級單位的領導人了解下級單位誰對上報事項負責。因此上報的公文需要標注簽發人。本標準規定應平行排列于發文字號右側，也就是要和發文字號同處在第 3 行，不過此時發文字號便不要居中了，要居左空 1 字，簽發人則右空 1 字，這樣排列起來對稱、美觀。還要注意 “ 簽發人 (會簽人 )” 三字用仿宋體，簽發人 (會簽人 )姓名用楷體。這樣規定是使簽發人 (會簽人 )的姓名突出、醒目。 如果有多個簽發人，或者有的文件按規定還需要標注會簽人，這時的標識方法是，發文字號應始終放在紅色反線之上的最后一行，文件主辦單位的簽發人要始終放在最 上面的位置；其他簽發人或會簽人在主辦單位簽發人之下按發文機關標識的順序排列，最后的簽發人或會簽人要與發文字號同處一行平行排列；如果 3 行位置放不下，將紅色反線下移，但排列順序和原則不變，發文字號居左空 1 字和簽發人．姓名居右空 l 字的要求不變。 8， 2 主體 8． 2． 1 公文標題 紅色反線下空 2 行，用 2 號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。 本標準規定公文標題在紅色反線之下空 2 行標識，居中排布。應該說，在目前普遍使用電子設備打印公文的情況下，居中排列 不難做到，按 “ 居中 ” 鍵即可。但要做到排列對稱美觀并且在回行時不把完整的詞拆開，則需要動些腦筋。在特殊情況下可以在不違背標準規定原則的前提下適當變通。例如，本標準規定公文首頁必須顯示正文，這就是原則，任何情況下不能違反。在不違反這個原則的情況下，必要時可作適當變通，如前所述發文機關多、簽發人會簽人多，本節所講的標題長以及下面講到的主送機關多，都可以采取變通的方法。但在變通中還要遵守基本規定，如發文機關多但主辦機關排列在前是基本規定，簽發人或會簽人多但最后一個簽發人或會簽人要與發文字號同處最后一行是基本規定；標 題再長但排列美觀、回行不斷開詞意是基本規定。這樣，在執行本標準時便不會出現機械執行而不顧公文實際的做法，因為格式畢竟是為公文的內容服務的，是為公文的辦理服務的。 8． 2． 2 主送機關 標題下空 l 行，左側頂格用 3 專仿宋體字標識，回行時仍頂格；最后一個主送機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。 本標準規定主送機關在標題下空 l 行頂格標識，回行時仍頂格。本標準又講了當主送機關過多而使首頁不能顯示正文的變 通辦法，即將主送機關移至版記中的主題詞之下。如果因僅差一行就可以不擠出正文時，主送機關在標題下也可以不空 1 行，道理不再贅述。 11 標識主送機關時應標明主送機關的全稱、規范化簡稱或同類型機關的統稱。所謂同類型機關的統稱如 “ 各省、自治區、直轄市人民政府 ” 。 8． 2． 3 公文正文 主送機關名稱下 l 行，每自然段左空 2 字，回行頂格。數字、 年份不能回行。 正文的標識方法同寫信一樣，在主送機關名稱之下第 1 行開始標注，每起一自然段均要左空 2字。本標準特意規定公文，中的數字、年份、 (用阿拉伯數碼標識 的 )均不能回行，這是根據公文的特點而定的。因為公文中的數字、年份不能出半點紙漏，數字、年份回行權易出現差錯，也易使讀者看錯。 8． 2． 4 附件 公文如有附件，在正文下空 l 行左空 2 字用 3 號仿宋體字標識 “ 附件 ” ，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼 (如 “ 附件： 1． ”) ；附件名稱后不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第 1 行頂格標識 “ 附件 ” ，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第 1 行頂格標識公文的發文字號并在其 后標識附件 (或帶序號 )。 公文正文中有一些內容，如圖表、名單、規定等，如穿插在公文正文中，往往隔斷公文前后意思的聯系而造成閱讀上的不便。這時需要將其從公文正文中抽出而作為公文的附件單獨表述，而 又是放在公文生效標識印章之后。需要明確的是，公文的附件是 正文內容的組成部分，與公文正文一樣具有同等效力。為了保證 這一點，需要在公文正文之后標注附件的序號和名稱，然后在附件同樣標識附件的序號和名稱， 以顯示附件與正文的不可分割的關系。如果正文之后的．附件序號和名稱與附件的序號和名稱不一致，在法律意義 上講，可以不承認該附件是正文的附件，附件便失去了其本應有的與正文同等的效力。因此，本標準對此做了較詳細的規定。其要點一是附件應與正文一起裝訂；如果附件與正文不能一起裝訂，在附件上要標識所屬公文的發文字號及 “ 附件 ” 二字。二是正文后的附件標識應與附件的標識前后一致。三是對一些細節做了規定，如：附件序號用阿拉伯數碼；附件名稱后不加標點符號。四是對標識的位置做了規定，正文后的附件標識要與正文空 l行，左空 2 字；附件上的 “ 附件 ” 標識在左上角頂格第 l 行。 8． 2， 5 成文日期 用漢字將年、月、日標全； “ 零 ” 寫為 “O” ；成文日期的標識位置見 8． 2． 6。 成文日期是公文生效的時間，是公文的一項重要內容。公文如果沒有生效時間，在某種意義上說就是一紙空文。為了加強其準確性，本標準規定成文日期要用漢字書寫，即俗稱的 “ 大寫 ” ，不能用阿拉伯數字與漢字混用，同時年、月、日要齊全。規定零要寫成 “O” ，是因為 “ 零 ” 與漢字的另一種數字寫法 “ 壹、貳、捌 ” 等是一個序列，而采用 “ 一、三、五 ” 這種寫法用 “O” 比較協調。 由于印章一般要蓋在成文日期上，成文日期要依印章的位置而定，這一點在 8， 2． 6 條會分別介紹。 8． 2． 6 公文生效標識 公文生效標識是證明公文效力的表現形式。它包括發文機關印章或簽署人姓名。公文生效標識有以下兩種情況，一種是單一發文機關如何標識公文生效標識，另一種是聯合行文的機關如何標識公文生效標識。 8． 2， 6． 1 單一發文印章 單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文日期。成文日期右空 4 字；力 g蓋印章應上距正文 1 行之內，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。 當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上； 當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓 在成文日期上。 印章是公文的生效標志。一般情況除了會議紀要以外，不加蓋印章的公文應視為無效。印章還是鑒定公文真偽的最重要的標志。鑒于行政機關公文的法定性和印章的特定功能，《中華人民共和國刑法．》第二百八十條規定： “ 偽造、變造、買賣或者盜竊、搶奪、毀滅國家機關的公文、證件、 印章的，處 3 年以下有期徒刑、拘役、管制或者剝奪政治權利；情節嚴重的，處 3 年以上 10 年以下有期徒刑 ” 。為了保證印章的真實性，提高印章的防偽性，本標準對印章的格式做了詳密的規定。 對只蓋一個印章的單一機關發文，本標準規定落款 處 (即成 文日期之上 )不署發文機關名稱，只標識成文日期。成文日期的橫向距離是右空 4 字；縱向與正文的距離要依印章的大小而定，其標準就是印章加蓋在成文日期上，上距正文 l 行之內，也就是不到 l行的空白。這樣要求是為了防止變造公文， 因為如果空白 過大，就容易被人私自加入其他內容，即 “ 變造 ” 公文。 本標準規定印章加蓋要端正、居個 (即居成文日期之中 )。此話說來簡單，但執行起來卻要認真對待，特別是手工加蓋印章，稍一隨意就可能不符合標準。國家行政機關的印章均帶有國微，把國 12 微蓋歪了是極不嚴肅和極不負責的態度。即使是 采用印刷技術加蓋印章，制版時也要嚴肅認真，嚴格按本標準執行。 本標準還提出了兩種印章加蓋方式。一種稱之為 “ 下套 ” 方式，適用于帶有國徽、印章下弧沒有文字的印章。掌握的標準是，印章的圖案 (如國徽 )和文字不壓成文日期，僅以下弧壓在成文日期上。讀者可對照現行