公文寫作與處理指南-資料下載頁

　　

【正文】 一分為二的原則。總結的目的全在于應用、發展和提高。“成績不講跑不掉，問題不講不得了”。在總結成績的同時，要客觀地查找工作中存在的不足和問題，正視缺點，以警示今后的工作，少走彎路，避免在將來的工作中犯同樣的錯誤。　　，體現實事求是的原則。這就是從實際出發，有一說一，有二說二，老老實實，認真負責。寫總結要防止幾種情況，一種是因領導讓寫，不得不寫，寫幾行敷衍過去，這不是嚴肅的態度。二是把寫總結當作吹噓自己、撈取好處的機會，在總結里將小事說成大事，甚至捏造事實，弄虛作假。三是出于所謂的“謙虛”，該寫的不寫，或是寫了怕人諷刺就不寫。這些都不是實事求是的態度。總結成績必須是事實成果的匯總歸類和條理化，既不能人為拔高，注水膨脹，也不能把別人成果拿來共享，更不能筆下生花，無中生有，閉門造車。　　，常常出現兩種傾向。一種是好大喜功，搞浮夸，只講成績，不談問題。另一種是將總結寫成了“檢討書”，把工作說成一無是處。這兩種都不是實事求是的態度。　　，體現依事說理的原則。工作總結不僅僅是工作量的羅列匯總，而是要通過總結上升到理性的高度來認識所做的工作。要通過對全年的工作總結得出一般性規律，形成有益的經驗，達成一致的認識，使其對今后工作具有指導作用，對他人具有借鑒作用，沒有經驗體會的總結是不全面的，不完整的，也是毫無意義的。　　。一方面，要抓主要矛盾，無論談成績或談存在問題，都不要面面俱到。另一方面，對主要矛盾要進行深入細致的分析，談成績要寫清怎么做的，為什么這樣做，效果如何，經驗是什么。談存在問題，要寫清是什么問題，為什么會出現這種問題，其性質是什么，教訓是什么。這樣的總結，才能對前一段的工作有所反思，并由感性認識上升到理性認識。　　，體現突出重點的原則。經營工作方方面面，大小事情很多，無需事無俱細地對所有工作進行總結，芝麻西瓜一起抓。重點應該是承擔的任務指標完成情況、隊伍建設情況以及為完成指標克服困難所采取的措施等。如何寫領導講話領導講話稿難寫，很多文秘人員對此深有感觸。筆者從事辦公室工作多年，有如下體會，在此拿出來與大家交流。體會之一：功夫在平時，閑在不閑間 俗話說，“養兵千日，用兵一時。”打仗如此，寫文章同樣如此。“巧婦難為無米之炊”，如果沒有平時的日積月累，儲備不足，肚子里沒貨，一旦接到文稿任務，決不可能很好地滿足工作要求。從這個意義上說，一篇講話稿的寫作，并不是從接受任務這一刻才開始的，此前的一系列日常工作都屬于醞釀準備階段，是必不可少的程序。對一個優秀的秘書而言，秘書工作辛苦，這是一個重要的體現。當然，從另一個角度說，秘書工作輕松，也體現于其中。因為平日花了功夫，關鍵時刻就能從容應對，顯得“清閑”，反之，平時積累不夠，面對文稿則會一籌莫展，折騰來折騰去，寫不對路。平時的積累主要在于三個方面，一是閱讀文件報刊。廣泛閱讀文件報刊，有助于及時領會上級精神，學習外地經驗做法，把握上情、了解外情。目前已步入網絡時代，要學會利用網絡拓寬視野、增長見識。“好記性不如爛筆頭”，要善于作筆記，把有價值的信息摘錄下來，以備將來拿來為己所用。二是深入調查研究。領導講話稿是對當前和今后工作的要求、布置，必須緊密聯系實際，突出針對性。調查研究是謀事之道、成事之基，要掌握本單位實際情況，不能不經常性地開展調查研究。要圍繞上級精神的貫徹落實和本單位重點工作，深入基層調研，并形成理論調研文章，其中的素材在今后的講話稿中常常能派上用場。三是學會“聽會”。講話稿如何把握領導的思路，貼近領導，“聽會”是重要渠道。實際上，領導在大型會議上所作的講話，往往是前一階段點滴觀點的“集成”，而這些觀點主要體現于平時小型會議領導的即興講話中。要善于在“聽會”中捕捉有價值的信息，記錄下來，有些具有較大利用可能性的內容予以標注，以便需要時及時、迅速地查找。上述工作做好了，就為既快又好地寫作講話稿奠定了堅實基礎，稿子不僅有望早日拿出來，而且比較容易實現上情與下情的結合，創造性地落實上級方針政策，正確體現領導者的意圖。
體會之二：前開后聚合，放收兩相宜 在面對講話稿時，要先根據會議主題、講話場合、參會對象等，明確具體要求，在此基礎上大膽地“放”，打開思路“胡思亂想”，羅列出與主題相關的講話觀點及相應素材。這些內容準備好了之后，接下來就是予以整合，緊扣主題確定可用的材料，并按照一定的布局形成寫作提綱，作一些展開即成為富有條理的文章，這個過程就是“收”，也是正式行文。人們常說“文無定法”，這是不錯的，但寫作大體上還是有一定的規律，這就是所謂的“文章無法又有法”。講話稿的結構，一般有兩類。一是3W承接式。即為什么（why）、做什么（what）、怎么做（how），也就是重要性、具體措施、保障條件。比如一篇談領導干部事業心的講話稿，分三個層次，第一層是“具有強烈的事業心，是對每一個領導干部最起碼、最根本的要求，是加快發展的迫切需要”；第二層是“強烈的事業心，最終要體現在勵精圖治、加快發展上”；第三層是“增強事業心，需要加強學習和黨性鍛煉，需要營造干事業的良好環境”。這是最為常見的三段論模式。二是觀點并列式。即以幾個并行的觀點統領內容，組合成篇。比如一篇談樹立和落實科學發展觀的講話稿，分別從科學發展觀的四項內容，即“發展這個第一要義”、“統籌兼顧這一根本要求”、“以人為本這個核心”、“堅持科學發展觀與正確政績觀的統一”四方面展開。“放”和“收”是辯證統一的，“放得開”才能有話可說，“收得攏”才能說所當說。一“放”一“收”，是講話稿寫作中必須認真把握的兩個過程。 體會之三：不厭千回改，百煉始成金 好文章是改出來的，翻來覆去多打磨打磨，才能臻于至善。杜甫“語不驚人死不休”、韓愈“唯陳言之務去”、賈島“二句三年得，一吟雙淚流”、盧延讓“吟安一個字，捻斷數莖須”等，僅唐朝就可找出如此之多有關選詞煉句的經典名言，可見寫文章是要舍得下力氣錘煉的。如何改文章，這是一個難題，尤其是對于寫作者自身來說，自己的文章要讓自己看出問題來，并進行糾正，還真是不容易。筆者認為，在修改過程中，不妨從“五看”入手，靜下來看一看，潛心揣摸，反復敲打。一看主題是否扣緊。離題萬里，這稿子就是廢稿。要先看文章大標題是否緊扣會議主題，再看各大標題下的小標題是否緊扣所屬的大標題，層層圍繞中心，文稿主題鮮明，這是最基本的要求。沒有扣緊的，要通過增加過渡性語句等適當的方式予以補救。二看框架是否合理。審視一下，看有沒有一個清晰的邏輯順序，內容的安排有沒有錯位，文章整體結構有沒有做到環環相扣、周密嚴謹。三看內容是否遺漏。闡述道理的，觀點準不準、全不全，道理講得透不透；講舉措的，辦法夠不夠、實不實，措施有沒有到位。四看重點是否突出。面面俱到的講話，看起來八面玲瓏，其實，由于平均著墨，難免如蜻蜓點水，讓人不知所云。“濃妝淡抹始相宜”，要著眼于增強講話的針對性，對實際工作中極需解決的方面予以“濃妝”，一般性要求予以“淡抹”，甚至略去不提。必須注意的是，一定要有忍痛割愛的氣度，即使是自己冥思苦想的所謂神來之筆，如果有可能因辭害意，也要毫不猶豫地舍棄。五看文句是否準確。檢查一下有沒有錯別字，有沒有語病，同時，還要看看哪些表述不太符合領導的語言風格。這個過程可以采用“模擬演練”的方法，即自己多念幾遍，這樣更能夠發現問題。優秀的講話稿“成如容易卻艱辛”，需要付出很多努力，但如果思路對頭、方法正確，平時又肯用心，寫作時會比較順利一些。第二章 公文處理 公文領導：各級行政機關的負責人應當高度重視公文處理工作，模范遵守本辦法并加強對本機關公文處理工作的領導和檢查。 公文管理：辦公室是公文處理的管理機構，主管本機關并負責指導下級機關的公文處理工作。 公文管理機構：各級機關的辦公室應當設立文秘部門或配備專職人員負責公文處理工作。 行文原則：應當確有需要，注重實效，堅持少而精。可發可不發的公文不發；凡是能用電話、協商等方式解決問題的，不印發文件；凡是可以用函文解決問題的，不發正式文；可長可短的公文要短。 行文關系：應當根據隸屬關系和職權范圍確定。 （1)上行文：向所屬上級機關的公文為上行文。 向上級機關行文，只報送一個主送機關，如果同時需要另一個上級機關閱知的，可抄送。辦法規定，受雙重領導的機關向上級機關行文，應當寫名主送機關和抄送機關。 請示應當一文一事，單獨報送，除領導直接交辦的事項外，不得直接送領導個人，更不能多頭分送；請示事項涉及其他部門業務范圍時，應當經過協商并取得一致意見看上報，經過協商未能取得一致意見時，應當在請示中寫明；屬于上級領導機關業務部門研究解決的具體業務問題，下級機關應直接向主管部門行文商洽，不必向上級領導機關請示；請示一般不得越級行文，因特殊情況必須越級請示時，應當抄送被越過的上級機關。向上級機關的請示，不可同時向下級單位發送。 按照上級規定，報告一般不超過3000字。其中，單項不超過2000字，綜合不超過3000字。向上級機關的報告，一般不下發，特殊需要時可抄送同級或下級有關單位。 除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送請示、報告、意見。 (2)平行文：互相沒有隸屬、業務指導關系，同級或不屬同一系統的機關之間進行聯系、商洽工作、請求批準某些事項用平行文。平行文一般用函、意見。議案是不是屬于平行文件呢？應該屬于。 函的行文規則：一般按照級別平行發文。 (3)下行文：對所屬下級單位行文用下行文。除了請示、報告、函外，都可以用作下行文。那么，會議紀要屬于什么性質呢？我個人認為，一般屬于下行文。 公文核稿的基本任務是協助領導保證公文的質量。公文文稿送領導人審批之前，應當由辦公室進行校核。公文核稿把關的重點是： （1）程序關：公文運轉程序是否符合規定，涉及有關處室業務內容的文稿是否經過經過會簽。 （2）行文關：是否需要行文。 （3）政策關：是否符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規及上級有關規定；是否注意了政策的銜接。 （4）文種關：文種的使用是否正確。 （5）格式關：公文格式是否規范、完整、正確。（6）文字關：文字表述是否準確、精練、規范、連貫，是否有錯字、病句，標點符號、數字、計量單位的用法是否正確。 辦公室核稿時，發現有不妥之處，均須逐一修正。屬于原則性問題、具體業務問題等的重大修改，應提出建議退交承辦部門或人員進行修改。屬于不必行文的，應送請有關領導人批準并通知承辦部門或人員。 除特殊情況外，未經辦公室核稿，部門不得將文件直接送領導審核或簽發。否則，文件出現錯誤，由部門承擔責任。文種的概念什么是文種？文種是公文種類的簡稱。什么是法定文種？所謂法定文種，是國家明文規定的，可以用作公文標題的文種，是公文標題三要素（發文機關、事由、文種）的組成部分。只有法定文種才能單獨行文。實際工作中常用的文種還有許多，如章程、辦法、規劃、方案、計劃、總結等，這類文種沒有單獨行文的資格，必須借助于有獨立行文資格的如通知等文種作為載體。怎樣擬制公文的標題公文標題一般由發文機關、事由、文種名稱三要素構成。如《中共中央關于加強和改進新形勢下黨的若干重大問題的決定》，其發文機關是“中共中央”，事由是“加強和改進新形勢下黨的建設若干重大問題”，文種名稱為“決定”。通常來說，在發文機關與事由之間要加介詞“關于”，在事由與文種名稱之間要加一個結構助詞“的”。多層轉發文標題的處理技巧 在轉發式公文標題的擬制中，時常遇到這樣一種難以處理的情況，如XX縣政府關于轉發XX市關于轉發XX省政府關于XXX（事由）的通知的通知的通知。如標題照搬照抄，層層照轉，導致疊床架屋，令人不知所云。當遇到這種情況時，可采取以下三種方法進行技術處理。當批轉、轉發、印發（頒發）原文標題中已有“關于”一詞時，新擬標題可省略介詞“關于”和文種“通知”。如《＊＊縣人民政府關于轉發＜＊＊市人民政府關于轉發“＊＊省人民政府關于加快畜牧養殖業發展的通知”的通知＞的通知》，可省略為：《＊＊縣人民政府關于轉發加快畜牧養殖業發展的通知》。當采用省略法也無法避免“轉發”、“關于”、“通知”的重復出現時，即可用發文字號作為新擬標題的事由，以替代原文標題。采用替代法時，在標題中最好標明事由主旨，讓人一目了然，如：河南省委關于貫徹執行中發〔2007〕21號文件嚴格控制黨政機關干部出國問題的通知。當發生某一重大問題，省里發了文件，集團轉發，公司還要轉發時，標題就更難擬制。采用省略法、替代法均不合適，這時可采用直接轉發最上一級文件的辦法，如河南省委就統戰工作發了通知，集團黨委轉發后，公司黨委又需轉發，這時就可采用直接轉發省委通知的辦法，將標題擬成轉發河南省委關于做好統戰工作的通知。如若上級在轉發它的上級文件時，均結合實際提出了具體落實意見，則可將上級的轉發意見連同最上一級文件作為“附件”附在正文之后。需要注意的是，如果被印發、批轉或轉發的原文標題已含有介詞“關于”，則在擬寫時應予省略，而不應出現“關于”重疊使用的情況。如：《中共中央辦公廳印發關于建立促進科學發展的黨政領導班子和領導干部考核評價機制的意見的通知》。如果原文標題不含介詞“關于”，則應保留。如：《中共中央辦公廳關于轉發中共中央宣傳部2009年宣傳思想工作要點的通知》。公文格式和行文程序公文區別于其他文體的標志之一就是有統一的格式要求，任何單位和個人都不能標新立異。行文應按照擬稿——部門負責人審核（會簽）——辦公室核稿——公司領導簽發的正常順序進行。公文核稿的基本任務就是保證公文質量，即使領導同志已經簽發，最后也應該由辦公部門進行文字、標點和格式等方面的復核把關。辦文部門一定要排除阻力，堅持先核后簽，防止先簽后核，即防止文件“倒簽”。發文字號和年份括號一份文件的版頭出現兩個及以上的發文字號，這是不符合規范的。《中國共產黨機關公文處理條例》和《國家行政機關公文處理辦法》中都規定，“聯合行文時，只標明主辦機關的發文字號”。也就是說，一份文件只能出現一個發文字號。在發文字號的擬制中，不少機關以“發”、“呈”、“函”三字分別作為下行文、