會議服務員操作手冊-資料下載頁

　　

【正文】 議結束時，打開會議室的門；216。 會議服務員應主動熱情地指引方向；216。 發現有遺忘的物件應及時上交領班；216。 會議結束后收起所有臟杯子和礦水瓶等物品，清洗器皿；216。 檢查臺布、臺裙，發現有污跡，要及時更換；216。 通知保潔員進行會場清潔工作；216。 及時檢查會場硬件設施是否完好，如有問題，向領班匯報；216。 配合做好物品的領用，歸還，外借以及物品盤點工作。第六條 會務服務流程圖示 接培訓/會務部門會議接待通知會務人員將會務信息要求對接清楚并進行登記、記錄及上報部門負責人錄影音、視頻設備需求設備白板、紙張、鉛筆及會場布置停車場安排及安全跟蹤插花、標識牌通知工程主管進行安排通知項目辦公室安排布置會場通知秩序維護經理通知甲方后勤技術人員提前一小時設備準備會務人員按要求會前各項準備現場值勤人員安排、準備甲方后勤安排采購物資準備完成情況反饋客服經理，并全程 跟進會議現場完成現場布置，反饋項目經理準備情況，反饋項目經理采購物品到位后，通知會務人員準備到位提前完成會前各項準備工作，反饋會議部門進行會前檢查、確認。培訓/會務接待服務進行時，服務需求技術管理會務管理技術人員全程跟進整個會議安排一名會務人員全程跟進會議，會議服務人員必須二十分鐘于會議現場巡視一遍，補充茶水及更換茶杯、果盤及清潔現場等非停電、停水等緊急情況，服務中心不能任意調動重要會議當值技術人員。停水、停電等緊急情況，中心可調動技術人員，但必須知會工程主管。技術與當值會務人員相互督促，技術人員離開現場時，會務要頂崗，如顧客有技術性需求，立即通知技術人員。技術與當值會議服務人員相互督促，會議服務人員離開現場時，技術人員發現新加入與會人員，應及時通知會議服務人員。會議服務人員有特殊情況離開，技術員發現有新到與會人員，可暫送礦泉水泉，待會務到場后再補送杯裝水。非項目經理同意的情況下，中心領班不能任意調動重要會議當值會務。會議結束，各崗位人員將本次會議完成情況反饋至領班，由領班填寫《會議記錄表》中完成情況欄中填寫。培訓/會務接待服務結束后會議服務人員及時清理現場，清點剩余物品，并將剩余物品及時清點列單送回會議主辦方辦公，并請負責人簽字確認。技術人員及時清理會議相關設備，將設備歸還原來存放位置。會議領班會議結束當天必須與會務/培訓聯系人進行回訪，了解會議服務情況，以便改進。會議服務關閉。第七條 座位牌擺放規范216。 宜選擇三角臺牌，一般長15～20厘米，～10厘米，雙面放入；216。 座席牌紙張宜選擇粉色紙張打印，用藝術字格式編輯“姓名”，字體選擇楷體、藝術字格式調整高度為4厘米、寬度為12厘米；216。 座位牌根據座次要求安排擺放。不同場合的擺放要求見下表。座位牌擺放要求場合擺放要求貴賓廳距離沙發扶手5～6厘米處擺放圓桌會議室靠近麥克風右側3～4厘米、距離客人座位桌邊50～60厘米處擺放報告廳/禮堂靠近麥克風右側3～4厘米、距離客人座位桌邊50～60厘米處擺放，見下圖50厘米—60厘米 座席牌擺放示意圖第八條 麥克風擺放規范216。 對于有線麥克風，麥頭高度距桌面20厘米；距離桌邊20厘米擺放；216。 對于無線麥克風（使用麥克風架）：高度距離桌面20厘米，麥架距離演講人20厘米；216。 多人使用麥克風時，主持人、主講人或最高領導位置應固定擺放一個麥克風。第九條 電池管理規范216。 對于無線麥克風，每次充電時間在10～12小時之間（具體可根據電池充電計算公式：電池容量除以充電電流計算）電池一般使用期限為一年；216。 電池應存放在干燥涼爽的地方；216。 音響關閉后，方可卸除有線麥克風；216。 無線麥克風使用完畢及時卸除內部電池。第十條 記錄紙、筆擺放規范216。 記錄紙宜選用80gA4紙3張；如桌子鋪有桌布，則需要加厚到5張或加寫字板；216。 記錄筆宜選用HB鉛筆、黑色簽字筆；216。 會議資料與記錄紙擺放在一起。宜配備兩只記錄筆，記錄筆擺放在記錄紙的右側或者記錄紙上，與記錄紙成30度角，筆尖朝前。具體擺放要求參見下圖。 記錄筆擺放示意第十一條 飲用水擺放規范216。 宜選擇350毫升或550毫升裝的礦泉水；216。 礦泉水擺放時應統一標識朝向、成直線、靠近茶杯的左側擺放（無茶杯的，距離客人右側12~15厘米處擺放）；216。 貴賓廳擺放礦泉水時宜配放玻璃杯。第十二條 茶具準備擺放規范216。 茶具使用前應對瓷杯應進行檢查，確保茶具清潔、無破損、且經過消毒。216。 茶具統一擺放客人右側，整體保持一致（參見下圖）；水杯距離桌沿35厘米的距離；瓷杯杯耳朝向客人，成45度角。 茶具保持整體成直線且位置方向一致 各種茶具保持整體成直線第十三條 續茶水要求規范216。 會議開始15分鐘為客人續第一次茶水；之后每隔20分鐘續一次茶水。可根據飲茶速度，適當調整續茶間隔時間；216。 當賓客喝水時，水杯與下巴呈≤15176。，不需要續水。當賓客喝水，水杯與下巴呈15176。～30176。，可稍緩續水；216。 續茶水時，用右手的小指和無名指夾起杯蓋，用大拇指、食指中指握住杯把，將茶杯端起。左手握住暖瓶，瓶口不要正對賓客；側身略彎腰將水倒入杯中。沏茶續水以7分滿為宜。續水后蓋好杯蓋，仍將杯把轉向賓客右側放好，并將杯蓋留一條小縫。續茶水要領參見下圖所示。續茶水時，應輕拿輕放，不應使茶具發出響聲、茶水不濺出水杯外。 續茶水要領示意圖第九章 會議服務員工作表單第一條 會議服務員崗位工作表單 《會議接待通知表》（見附件1） 《會議接待登記表》（見附件2） 《會議設施設備準備表》（見附件3） （附表LT/HF502001） (附表LT/HF502002) 《會議接待設備準備工作表》 (附表LT/HF502003) 《消毒記錄表》 （附表LT/HF502004）第二條 會議服務員崗位與相關部門對接表單 《物品遺留單》 （附表LT/HF502005） 《工程保修單》 （附表LT/HF502006） 《不合格/不符合處理單》(涉及的表單都需要列明，和前面的正文中出現表單要統一起來，名稱表頭要一致，前后編號要對應）第十章 附則第一條 本手冊的解釋權歸***********。第二條 本手冊自發布之日起施行。第三條 本手冊如有需要增減或修改的，公司將另行通