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【正文】 審查人 日期主管領導意見 簽定時間法定代表人意見 簽定時間35 / 48【合同審批業務流程圖】歸檔 H合同擬稿 A部門領導審核 B財務審查 C審計審查 D法規審查 E法定代表審批 G H 領導審核 FA 部門主管業務人員負責擬稿合同、協議（負責人可直接轉送財務審查節 點）B 主管部門負責人負責核對、審批C 財務部門領導簽署審查意見D 審計部門領導簽署審查意見E 法規部門領導簽署審查意見F 主管業務領導簽署審核意見G 法定代表人簽署審批意見H 檔案室負責文件資料的歸類、查詢36 / 48主要對公司會議室及其相關資源使用的申請過程，及會議室和相關資源使用情況進行計算機管理，會議室申請過程基本包括：申請起草、部門審核、辦公室審核、會議室安排，會議室和相關資源使用情況必須能查詢到會議室和資源的使用和空閑狀態。其設計要求如下： 會議室基本信息管理：內容包括詳細記錄會議室的最大使用人數，會議室地點，適應范圍，是否有投影儀，是否有幻燈片，是否有麥克風等相關資源配置； 會議室調度管理：管理各部門的會議室使用情況，包括會議室申請、審批及會議室申請樣式記錄。會議室使用人員部門需詳細填寫會議室資源要求，會議用途，會議參加人員，會議室使用時間，會議完成時間，會議主持人員，會議召集部門，是否有投影儀，是否有使用空調，是否有水果，花籃擺放，是否可以使用宣傳條幅，是否使用專人服務，是否使用茶水等等相關信息； 會議室管理模塊需具備必要的統計功能，完成指定會議室在指定時間段中使用次數，與會人員數目，使用人員評價分數等； 在用戶申請用會議室時，在用戶指定時間段內，無法使用的會議室應該不在選擇的范圍內； 會議室申請人員在會議室使用結束后應可以對會議室衛生情況，管理人員服務質量，態度等方面給予評價，給定的相關評價將成為相關指標的依據； 會議室申請單在指定時應成為日后生成，統計，查詢相關報表的數據來源； 系統應具備相關的提醒功能，在會議室使用前的某段時間以短信，郵件的方式提醒會議室管理員做好接待準備； 會議室使用完畢后，對應的會議室應該由系統設置為可用會議室； 對使用超時的會議室，應由管理員人為處理延時使用，或取消其會議室安排； 所有的會議室申請單需要良好的歸檔查詢功能，以方便歷史數據的查找。同時需要按用戶的需要以多種視圖展示。廣州市建筑機械施工有限公司會議室申請單主辦單位會議名稱會議時間 起始時間結束時間申請日期申請人分管領導簽名其他37 / 48【會議室審批業務流程圖】開始部門審核 B辦公室審核 C會議室管理員處理 D歸檔處理 E申請起草 AA 會議室申請人員根據會議的需要，填寫會議室申請單，若擬稿為部門主管，將直接送文檔到辦公室審核環節，若辦公室主管擬稿將直接送會議室管理員處理環節，若辦公室一般人員擬稿將跳過部門審核環節。B 會議室申請人員部門領導審核會會議室申請C 辦公室領導審核會議室申請D 會議室管理員收到辦公室主管領導簽核的會議室申請的信息后，進行會議室申請的相關處理并且按要求將會議室安排完畢的通知給擬稿人員（待閱文件） ，同時按需要打印文件，歸檔。E 處理完畢的流程后臺歸檔處理F 紅線表示可以退回的環節38 / 48主要是對各業務部門和科室需要處理的業務文件進行審批的過程進行計算機管理，業務文件審批的各類文件都以附件的方式附加到審批文件中，業務文件審批的基本環節包括：審批文件起草、部門領導審核、相關部門會簽、公司領導審核、返回文件起草部門等環節。其設計要求如下： 業務文件審批流程的環節和路徑可自行設定，默認可設為審批文件起草、部門領導審核、相關部門會簽、公司領導審核、返回文件起草部門等環節； 處理完成的業務文件可按指定的分類提供用戶瀏覽查詢，歸檔文件的處理需要提供查詢和全文檢索功能； 系統可進行監控業務審批的辦理情況，對到期和逾期未辦的報表，系統能自動催辦； 業務文件審批的各個審批環節都能簽寫審批意見； 業務文件起草人對自己起草的未發送報表有刪除權限； 需要審批的業務文件基本包括：《新施工機械驗收表》 、 《固定資產驗收表》 、 《機械設備（固定資產）調撥單》 、 《機械設備（固定資產）報廢申請審批表》等。39 / 48【業務審批流程圖】起草 A部門審核 B公司領導審核 C回復起草部門 D歸檔 E相關部門會簽 FA：業務部門起草需要審批的業務文件B：部門領導對起草的業務文件進行審核，如果業務文件涉及多個部門，必須送相關部門會簽，如果不涉及多個部門，則直接送公司領導審核C：相關公司領導對業務文件進行審核D：將審批通過的業務文件返回相關業務部門E：業務部門將處理完的業務文件送檔案備查F：相關部門領導對業務文件進行會簽40 / 48按照廣東省檔案局出臺的最新檔案管理規范，對公文流程管理系統中產生的文件進行登記、分類、歸檔管理。(1) 文書檔案管理主要是把公文流程管理中形成的文檔最后進行歸檔管理，也就是把收文、發文、呈批件、函件、傳真五類文檔進行歸檔處理；(2) 由于檔案庫文檔數在不斷的增加，為防止因文檔數過多，數據庫過大而導致操作速度慢，因此要求分收文、發文、呈批件、函件、傳真、五種類型以及年度建立檔案庫；(3) 要有手動登記的功能，內容可以同原來的，手動登記保存的文件也要進入上述視圖；(4) 文件定了期限后自動生成件號；(5) 已歸檔的檔案文件中的期限、件號、專題、頁數、類別號應可以由設定的人修改；(6) 所有的打印應可以選擇范圍和預覽所選擇的范圍（含目錄、文件） ；(7) 專題代碼為順序號、一個號代表一個專題、一份文件可以選擇多個專題名稱，也可以不選專題；(8) 視圖界面部分的文件排列始終不改變，生成歸檔目錄后也不改變；(9) 檔案借閱流程為：借閱申請、借閱審批、借閱，借閱時間到期后文件自動消失；(10) 文件歸擋時，處理意見也要求歸檔，處理意見和正文還能夠分別打印。所有在 OA系統中處理過的文件都能自動轉到歸檔文件數據庫中，在歸檔文件中查詢文件的方式基本繼承文件在處理過程中的查找方式，可以按不同分類進行文件查詢，并提供全文檢索和條件組合查詢的功能。41 / 48待辦事宜是員工在公文處理流程和業務處理流程的各環節需要辦理的事宜，主要對發來的文檔進行傳閱、審核、會簽、簽發、批示、辦理、督辦等處理。對待辦事宜中的文檔可根據處理的情況分為待辦文件、待閱文件、已辦(閱)文件，下表是對文檔處理情況的說明；待辦文件在 OA系統中別人提交給當前用戶辦理或審批的文件，待辦文件中還從打開的文件一般用蘭色來標示，已打開過但未辦理完畢的文件一般用淺棕色標示待閱文件在 OA系統中別人提交給當前用戶傳閱的文件，待閱文件中從未打開的文件一般用蘭色來標示，已打開過但未辦理完畢的文件一般用淺棕色標示已辦(閱)文件 在 OA系統中當前用戶已經辦理、審批或傳閱完畢的文件待辦事宜設計要求： 待辦事宜從大的方面分為：待辦文件、待閱文件、已辦文件三中類別； 在每個大的類別中文件能按日期、處理人、文件類型、處理類別等方式進行不同的排序； 待辦事宜中的文件能進行組合條件查詢； 已辦文件只能保留一定的期限，系統能自動刪除過期的已辦文件。42 / 48提供對用戶注冊和身份驗證的功能，B/S 模式的應用系統身份驗證可以考慮采用數字證書的方式。提供用戶對自己的標識符密碼進行修改的功能。由用戶按自己的工作習慣，對日常 OA操作環境的顯示頁面進行定制。包括個人工作臺首頁，個人工作選項，已辦工作保存期限，待閱文件保存期限，移動電話號碼，是否起用公文短消息通知，啟用短消息通知的文件類型等相關的選項。對員工外出時，可將自已在公文流程處理和業務流程處理中的權限授予他人代替處理，回來之后可收回授出的權限，并能夠查詢授權人所作的工作。用戶處理在公文流程和業務流程中需自己填寫意見的文檔時，對一些常用的意見詞按不同的數據庫進行相關的設置，以方便用戶在處理大批量的文檔時，能按照自己個人工作習慣簽核文檔。可以把個人的日常工作計劃和任務記錄在日歷中，到時給以短信提醒和在待辦工作中提醒。提供對個人名片的管理功能，可快速的分類存儲、多種方式查找(姓名、拼音、類別、地域)個人名片信息提供對個人名片的管理功能，可快速的分類存儲、多種方式查找(姓名、43 / 48拼音、類別、地域)個人名片信息。提供公司領導，主管對下屬給予指定的任務，并以待辦文件的格式發送到指定人員的待辦工作中，下屬執行完任務后給領導匯報任務完成情況和適當的說明。44 / 48提供一個系統登錄界面，用戶只需輸入代碼和秘密，即可進入到辦公自動化系統。提供一個系統功能主界面，OA 系統所有的功能在主界面上都有分類和體現對常用界面元素與圖片進行統一定制，以便各子系統共享使用，提高系統開發的效率。45 / 48對單位名稱、部門名稱、人員姓名、人員職務以及流程管理中涉及的一些基礎數據（如發文文件字號、收文流水號、公章名稱等等）進行維護,要求可以非常方便的對單位名稱、部門名稱、人員姓名、人員職務以及流程管理中涉及的一些基礎數據(如發文文件字號、收文流水號、公章名稱等等)進行增加、修改、刪除操作。對系統中涉及的一些角色(如公文管理員、系統管理員、檔案管理員等等)和組織機構(公司領導、機關各部室等等)進行維護，要求能夠靈活定義一些角色或組織機構以滿足辦公系統的需求，角色或組織機構中的成員可任意隨時的添加或刪減。對流程管理中的各子流程的各個環節進行處理權限定義、以及對相關人員進行權限分配管理，要求可以非常方便的對流程管理中的各子流程的各個環節進行處理權限定義、以及對相關人員進行權限分配，也可以方便的收回相關人員的相關權限。要求對流程管理中的各子流程的各個節點名稱可進行定義或修改、對各節點間的流向可進行設置或改變、對各子流程的各個節點允許處理的部門以及所對應的權限進行設置，并能滿足一些節點的特殊處理要求。對需要檢索的數據庫的檢索方式進行配置，以便系統能按用戶或管理員指定的方式進行文件查詢搜索。查看服務器運行信息，及時了解服務器運行過程中發生的問題。46 / 48在系統所有的點擊操作中，時間不超過 10秒鐘，日常點擊操作不超過 5秒鐘，對所有的統計操作不超過 20秒鐘。對一些基礎數據能夠實現幫助或選擇錄入，所有的頁面可打印輸出，或另存為html、txt、pdf 等格式的文件。每一個數據庫最大可達到 5G的文檔容量，可達到 100萬條文檔記錄數。47 / 484運行環境規定服務器：PC 服務器、1GM 內存以上、兩個以上 CPU客戶端：128M 內存以上、PII 以上 CPU應用系統平臺服務器端支撐軟件為: Lotus 應用系統平臺客戶端支撐軟件為: Wndwos98以上， 以上，Office 2022 以上