人事考勤系統(tǒng)操作使用說明書-資料下載頁

　　

【正文】 二個班次出勤 班別：該日出勤的班別，必須選擇正確 上圖登記后，表示1001人員20060203(周五)休息，20060205（周日）必須要出勤，否則曠工。說明：如是所有人員某日換班，則不需在此登記，只需要在“節(jié)假日設(shè)置”中設(shè)置為休息日即可。換班出勤（整日）登記 與半日換班登記類似，此處只能進行整日的換班登記，但可以設(shè)置是否只是需要出勤半日，例如周六（只需要上午上班）與周日的換班。如下圖：休息日期：20060204（周六），上午應(yīng)該出勤，但是安排與20060205（周日）交換，則該日不需要出勤。需要出勤日期：20060205（周日），上午必須出勤。如果沒有選擇“是否半日出勤”，則0204休息，0205整日需要出勤。加班轉(zhuǎn)為出勤登記 當某日的加通宵班，第二日安排休息時，就需要在此登記，登記后會將該日（正班日期）相應(yīng)的加班時間轉(zhuǎn)為第二日（休息日期）的正班出勤。如下圖： 上圖表示，用20060202的加班小時中的8H，轉(zhuǎn)換為20060203日的出勤（不需要出勤）。轉(zhuǎn)換的前提條件是20060202日的加班小時必須要大于或等于8H，否則不進行轉(zhuǎn)換，同時20060203會作為曠工處理。 例如20060202日的加班小時為10H，轉(zhuǎn)換后，2日的加班小時為2H，2日為正常出勤，正班工時為8H，出勤天數(shù)為1天。六、手工補卡 當某些原因，沒有刷卡的時候，可以通過手工補卡來代替實際刷卡。 補卡可以設(shè)置是否要扣薪，如果要補卡扣薪，則可在“薪資管理\公式項目設(shè)置”中定義扣薪方法。 補卡批準后，在“原始刷卡數(shù)據(jù)”中可以顯示。如果要刪除已經(jīng)批準的補卡數(shù)據(jù)，則必須要在“原始刷卡數(shù)據(jù)”中刪除！ 說明：補卡需要批準后才會生效，所以可以將補卡操作由部門登記，但是批準由人事部門確認。七、IC卡換卡 當需要換卡時，可在此進行。只有考勤機類型為CY_3312L、KNT_2008或者KNT_2009的才支持在此換卡。其他類型的換卡，請在人事檔案中直接修改IC卡卡號。 換卡流程如上圖： (1) 讀取考勤機數(shù)據(jù)(2) 退卡：退原來的卡(3) 確定新卡(4) 發(fā)卡：發(fā)新卡到考勤機中 換卡后，以前的刷卡數(shù)據(jù)依然存在，刷卡數(shù)據(jù)在采集后就與卡號沒有聯(lián)系。八、數(shù)據(jù)采集 將刷卡數(shù)據(jù)從考勤機中采集到計算機中，采集成功后，將自動清除考勤機中的刷卡數(shù)據(jù)。如下圖： 為安全起見，應(yīng)該每天都要進行數(shù)據(jù)采集，應(yīng)該在沒有人員刷卡的時候采集數(shù)據(jù)。采集后在Windows的安裝路徑下面的“CardData”中會同時產(chǎn)生一個txt文件，該文件是刷卡數(shù)據(jù)的備份。采集數(shù)據(jù)前，應(yīng)該注意要將本計算機的日期格式設(shè)置為yyyymmdd，時間格式設(shè)置為hh:mm:ss。 刪除數(shù)據(jù)：刪除考勤機中的刷卡數(shù)據(jù)，執(zhí)行時一定要確認數(shù)據(jù)已經(jīng)讀出(部分考勤機類型有效)。 另外要確保計算機的日期和時間正確，因為在讀取數(shù)據(jù)時，系統(tǒng)會自動將將計算機的日期和時間下發(fā)到考勤機中（KNT_200KNT_200CY_3312L考勤機類型有效，對于這三中類型的機器，讀取數(shù)據(jù)時，可以選擇每次只讀取新數(shù)據(jù)）。九、原始打卡數(shù)據(jù) 在“原始打卡數(shù)據(jù)”中，可以查詢采集上來的員工的刷卡數(shù)據(jù)，也可以刪除。 匯總：可將刷卡數(shù)據(jù)按日期橫向顯示 未打卡：查詢在某個時段內(nèi)沒有刷卡的人員 歷史：可以將原始的刷卡數(shù)據(jù)導(dǎo)出到歷史表中，提升數(shù)據(jù)處理的速度，刪除歷史表后將徹底刪除。導(dǎo)入：將系統(tǒng)不支持的考勤機的刷卡數(shù)據(jù)（一般是txt文件），導(dǎo)入到系統(tǒng)中，txt文件中的每一行代表一次刷卡記錄，內(nèi)容一般包括卡號、刷卡日期、刷卡時間，只要知道卡號（或日期的年、月、日，時間的小時、分鐘、秒，有的沒有秒）的開始位置及其長度，就可以導(dǎo)入。例如行“1D0933300402190024AA”，卡號是093330（開始位置是3，長度為6），日期是040219（20040219，年的開始位置是9，長度為2，月的開始位置是11，長度為2，日的開始位置是13，長度為2），時間是0024（00:24，無秒，小時的開始位置是15，長度為2，分鐘的開始位置是17，長度為2）。十、打卡數(shù)據(jù)分析 這是考勤管理的核心，只有經(jīng)過數(shù)據(jù)分析，才能知道員工的出勤情況，如是否遲到、早退，以及加班時間等。如下圖：（在服務(wù)器端的“系統(tǒng)服務(wù)管理程序”中可以自動進行打卡數(shù)據(jù)分析）特別說明：(1) 對于自動識別出勤班別：如果開始使用系統(tǒng)的第一天是上夜班的人（跨日上班），則需要將第一天在“人員出勤排班”中排好出勤班別（例如將2月1日排為夜班）；或者在開始使用的日期，早上的下班卡不要刷卡。例如2月1日開始使用，則1月31日上夜班的人員的下班卡是2月1日的早上，則此下班卡不要刷卡，2月1日晚上上班的時候才開始刷卡！系統(tǒng)就會根據(jù)刷卡，判斷處該日的出勤班別。(2) 處理數(shù)據(jù)具有連續(xù)性，在處理當日數(shù)據(jù)的時候，必須要確保前一日的出勤班別正確（日報表中的結(jié)果）。例如：處理5號的數(shù)據(jù)時，要保證4號出勤班別正確。在處理前，要確認相關(guān)的登記已經(jīng)完成，如請假登記、加班申請、手工補卡、特殊出勤登記，包括出勤制度的改變。記住：處理數(shù)據(jù)永遠是最后一步！十一、出勤日報表 在出勤日報表中，可以查看員工的出勤明細情況，如加班、遲到、早退、請假等情況，如下圖： 搜索：格式是“員工編號或者姓名,日期（yyyymmdd）”，例如“1001,20060202”表示查詢1001人員的20060202日的出勤，如“,20060202”表示查詢20060202日所有人的出勤，如“1001,200602”表示查詢1001人員的200602月份的出勤等。其他模塊類似。 日報表的彈出菜單，有很多的操作，重點說明如下的幾項，其他的請自己查看。 按缺勤補卡：在出勤班別正確的前提下，又存在曠工時，可以自動將缺卡補上 將曠工轉(zhuǎn)為休息：將所有的曠工安排為休息，同時在“人員出勤排班”中排為“休息班別” 出勤日報表_橫向打印1(2)：可以橫向打印出勤日報表，節(jié)約紙張（B） 新增出勤日報表：手工增加出勤日報表數(shù)據(jù) 導(dǎo)入出勤日報表：從Excel中導(dǎo)入出勤日報表，導(dǎo)入日期的數(shù)據(jù)如果存在，將被覆蓋 日報表中不存在人員：可以查詢出某日在日報表中不存在的人員 出勤登記資料：集中顯示選擇人員某月份相關(guān)的數(shù)據(jù)，如請假、加班申請等 確認出勤日報表：確認后的出勤日報表，在進行“打卡數(shù)據(jù)分析”時，將不再進行處理；也不能再進行編輯。沒有確認的，數(shù)據(jù)分析時，將會重新進行處理。所以有些手工糾正后的日報表，應(yīng)該進行確認，因為數(shù)據(jù)分析是根據(jù)刷卡進行的。報表的模板中，有相應(yīng)的模板式樣，供參考使用。如果班別出現(xiàn)“???”，有如下原因引起：(1) 在“考勤設(shè)置\出勤班別分配”中沒有安排該人員到某個工作組中(2) 如果是休息日而出現(xiàn)曠工，要在“考勤設(shè)置\節(jié)假日設(shè)置”中設(shè)置好休息日，同時在“考勤設(shè)置\享有節(jié)假日人員設(shè)置”中檢查是否有該人員(3) 刷卡數(shù)據(jù)不全，或者刷卡次數(shù)太多(4) 有刷卡數(shù)據(jù)，但是刷卡不在班別設(shè)置的刷卡范圍內(nèi)(5) 應(yīng)該是請假或者休息，但是沒有登記編輯出勤日報表_多人：可以修改人員的出勤情況，如下圖：如果各個部門的文員，管理各個的出勤，則可以在此輸入員工的加班時間、正班工時、出勤天數(shù)、遲到、早退、曠工等。選中某列，按Delete鍵可以清除該列的內(nèi)容；表格中的內(nèi)容可以拷貝和粘貼。日報表打印的格式可以如下：進入：報表打開模板，選擇“出勤日報表_按個人”，報表模板如下：此模板為默認，用戶也可以自己修改，修改前建議將此模板備份(“另存模板為…”)。輸出報表后，結(jié)果如下圖：日報表中顯示工資數(shù)據(jù)： 選擇工具欄上的“顯示打卡數(shù)據(jù)”，當用鼠標選中某行時，在右邊就會顯示該日期前后一日的刷卡數(shù)據(jù)。在顯示刷卡數(shù)據(jù)的彈出菜單中，“顯示工資”可以顯示當月該人員的工資情況。 如果要將出勤明細數(shù)據(jù)和工資數(shù)據(jù)打印在一起，就需要如上圖的顯示（設(shè)置顯示工資后，要退出日報表重新進入，才可以一起打印工資數(shù)據(jù)）。進入：報表打開模板，選擇“出勤明細表_帶工資”，報表模板如下：此模板為默認，用戶也可以自己修改，修改前建議將此模板備份(“另存模板為…”)。 輸出報表后，結(jié)果如下圖：十二、出勤月報表 查詢?nèi)藛T的月出勤匯總報表，在查詢前需要進行統(tǒng)計（每個月需要統(tǒng)計一次），月報表匯總以出勤日報表的數(shù)據(jù)、請假登記中的數(shù)據(jù)、手工補卡的數(shù)據(jù)為依據(jù)，如果這些數(shù)據(jù)有變化，則需要重新統(tǒng)計。工具欄中的員工編號：輸入員工編號或者姓名后按回車，將會增加到下拉框中，按“刪除”將清除下拉框。當下拉框中存在人員時，則查詢或者統(tǒng)計時，只查詢或者統(tǒng)計這些人員，下拉框為空時，查詢或者統(tǒng)計所有人員。下拉框中的人員相當于一個查詢的條件限制，其他模塊類似。明細：查看出勤日報表十三、查詢報表 對出勤數(shù)據(jù)進行分析匯總，都是以“出勤日報表”的數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)。月報表明細：查看某月份中每日的加班時間、正班工時部門加班月份匯總表：統(tǒng)計各部門某月份的每日的加班時間部門加班年度匯總表：統(tǒng)計各部門某年度中各個月份的加班時間員工年度出勤統(tǒng)計表：統(tǒng)計各人員某年度中各個月份的正班出勤工時（可包括加班時間）出勤日明細表_酒店適用：統(tǒng)計出人員在某月份中各日出勤情況，可顯示出勤、公休、加班等加班分析：(1) 加班分析_月份：圖表顯示某月份中各日的加班時間(2) 加班分析_年度：圖表顯示某年度中各月的加班時間(3) 部門加班比較：圖表顯示某月份各部門的加班時間 出勤率分析：圖表顯示某月份中各日的出勤率 圖表分析：圖表顯示出勤情況十四、考勤機管理設(shè)備（考勤機設(shè)置） 設(shè)置考勤機資料，如下圖： 設(shè)備地址：考勤機的編號，開機時可顯示 說明：考勤機的描述 屬性：刷卡機的用途，有考勤、餐飲、門禁三種，不能選擇錯誤！ 端口：考勤機的通訊口 IP：考勤機（或指紋機）的IP地址，沒有可以不設(shè)置 同時存在ZK機器：表示系統(tǒng)要用IC卡的刷卡機，同時也使用ZK（中控）的指紋機 更改編號：更改考勤機的編號，只CY_331KNT_2008，KNT_2009可用，更改后要重新開機 ：可以測試考勤機是否通訊正常，只某些考勤機支持調(diào)整日期時間 調(diào)整刷卡機的日期和時間，以計算機的當前日期和時間為準！發(fā)卡（卡片注冊） 卡片需要在考勤機上注冊后，方可刷卡，否則就是無效卡。每臺考勤機上都需要注冊，否則只能在已經(jīng)注冊的考勤機上刷卡，如下圖： 如果需要在所有的考勤機上都可以刷卡，則每個考勤機都需要發(fā)卡，如員工換卡，則換卡后也要重新發(fā)卡。退卡（卡片注銷） 人員離職，或者卡丟失，應(yīng)該需要注銷原有卡片，如下圖：已經(jīng)發(fā)卡人員選擇后，按[退卡]將在左邊選擇的考勤機上注銷，應(yīng)該在所有的考勤機上注銷。考勤機連線圖 考勤機與計算機之間采用485通訊方式，最長通訊距離可達1200米，考勤機之間采用并聯(lián)的方式連接，即所有考勤機的485+的線接在一起，485的線接在一起，485轉(zhuǎn)換器的另一端接在計算機上的串口上。CY_3312L和KNT_2008的接線圖如下：考勤機2485485+考勤機3考勤機1 KNT_2009的接線圖如下：多臺考勤機連接示意圖紅色：接485+綠色：接485說明：8芯水晶頭的金屬面朝上右2接485右1接485+COM口計算機485轉(zhuǎn)換器47 / 47