淺談秘書的信息工作-資料下載頁

　　

【正文】 擇善而從，作出正確的判斷和決策。適用此項要求包含以下三方面的內容：（1）要服務于中心工作。就是說要弄清本地區本部門本單位的工作進展情況和急需解決的問題；要及時摸清領導者的思想脈搏，做到心中有數；要突出重點，幫助領導者集中主要精力考慮重點問題，同時兼顧一般，以免發生不應有的疏漏。（2）要根據不同領導機關和領導者的不同要求提供信息。除一些需要共同重視的信息以外，本級領導機關所需要的信息，并不一定都是上級或下級領導所需要的信息；別的部門所需要的信息，不一定為本部門領導者所需要。一條有價值的信息對于不同層次不同部門的領導者，其參考價值并不相同。秘書人員必須注意研究不同層次的領導者和服務對象的不同要求，在信息的投向上有針對性，區別對待，注意適用對路。（3）要特別注意，只要是新發生的帶有重要動向的性、導向性、苗頭性、政策性、突發性的問題，就應該及時采報。要防止把按需要采報歪曲成為“按胃口喂報”。第五篇：秘書信息工作：信息的篩選(一)學習目標能運用信息篩選的方法，對原始信息資料進行選留，能選留出信息含量大、有實用價值的信息。(二)運用信息篩選的方法進行信息篩選在信息篩選過程中，一般按以下步驟進行：一是搞好信息材料的鑒別、判斷；二是認真選擇信息材料；三是對不完全的信息材料進行修正、增補，進行精加工。信息的篩選實際上是對原始信息資料的選留過程。對原始信息資料的選留一般分為兩種：一定實用選留，這是根據當前的需要選留信息；二是入藏選留，這是作為日常的信息工作而進行的一般意義的選留。前者要求信息有深度，并適合當前需要；后者要求信息有廣度，并具有長期利用價值。因此，公關信息篩選既要考慮急用之需，選留含量大、有價值的信息，又從長遠利益出發，考慮到信息的系統性和連續性以及未來的潛在需要，選取留有保存價值的信息。信息篩選的方法通常有：(1)查重法。即剔除內容重復的信息，選留有用信息，以減少其他信息工作環節的無效勞動。當然這種方法也并非一味重復，如果需要，也可以保存一部分重要的信息資料復本，以供一定情況下的多人使用。(2)時序法。即按時間順序對公關信息資料進行取舍。在同一內容的情況下，較新的信息資料選留，較舊的則剔除。這樣可以使選留的信息在一定時間區間內更有價值，特別是對于來自文獻中的信息資料，更需選擇時間最近的予以留存。(3)類比法。即將同類型的信息進行比較，哪能個信息量大，哪個更能反映事物的本質問題，則選留下來；反之，則剔除。當然有的雖然信息量并不很大，或者反映事物本質也并不深刻的信息資料，可能作為主要信息資料的重要補充內容，或對公共關系工作有啟發作用，也應予選留，不能一概剔除。(4)專家評估法。即對某些專業性強、技術性強的信息，公關信息人員一時難以確定其取舍問題，可以請有關專家或專業人員進行評估，根據其評估結果，結合本組織當前與長遠的需要綜合考慮選留和剔除問題。(5)老化規律法。這主要是針對文獻信息資料而言的，文獻學認為，文獻的使用價值隨時間而逐漸降低，甚至完全失去參考價值，這就是老化規律。一般來說，文獻的利用率第一年最高，以后逐漸下降，呈等級分布狀態，文獻的老化情況在文獻學中一般用半衰期來表示。所謂半衰期，即指某學科目前尚在利用的全部文獻的一半是在近期內多長的一段時間內發表的。一般地說，半衰期越長，說明老化速度越慢；半衰期越短，說明老化速度越快。文獻信息資料的篩選應對其行文年代及本學科文獻老化的半衰期兩方面進行考察，以便確定取舍。(三)相應知識信息工作的簡要程序：信息工作一般由收集、整理、存貯、傳遞反饋、開發與利用六個程序組成。其中每個程序又可細分為幾個環節，相互連接，密不可分，形成完整的有序的信息工作流程。信息工作的收集包括信息源開發及信息搜集等基礎工作，是一個廣泛搜集、匯總原始信息的過程。信息工作的整理是對原始信息進行選擇判斷，綜合分析和加工整理等一系列信息處理的過程，其目的是把原始通俗讀物轉化為易于觀察、傳輸、分析的形式，使之成為有用的信息，便于為領導決策和經營管理服務。信息按程序存貯后，便完成了變原始信息為有用信息；變單一信息為綜合信息；變無序信息為有序信息；變低層次信息為高層次信息。變零散信息為系統信息的過程。下一階段的工作就是充分發揮現已掌握的信息的作用，體現信息的價值。這就需要多渠道地傳遞信息；建立各項制度保障信息接收情況能及時得到反饋，實現信息管理的自身封閉。最后，在上述有效信息循環的基礎上，進一步開發和利用信息，使信息不斷地增值，發揮更大的效能，最終達到服務于決策，推動生產力發展，提高工作效率這一根本目的。(四)注意事項和要求信息篩選是信息處理的第一個環節，也是一項基礎性工作。信息篩選對提高信息的利用率起著至關重要的作用。必須掌握信息篩選的要求，做到準確、及時、完整和新穎。準確。準確是信息的生命。準確就是要真實、全面地反映客觀事物的本質特征。信息工作人員在篩選時，一定要嚴格把好準確關，重點審核以下三個方面的情況：、政策聯系本地區、本部門的實際，抓住在實際工作中產生的經驗和存在的問題。，有無夸大或縮小，甚至弄虛作假。、地名、單位及有關數據是否準確。及時。這是由信息時效性的特征決定的。由于社會動態發展變化快，領導機關、領導同志對此十分關注。信息工作人員在篩選時，一是在思想上要高度重視、不要延誤，二是要注意反映事態發展的時間上的連續性。完整。一篇完整的信息材料，對所涉及的問題或事件的性質、處理方案、發展趨勢等都要交待清楚。信息工作人員在注意“完整”方面，應考慮以下四點：；，切忌片面強調完整而坐失良機；；、不同方向反映某一問題的信息，避免片面性。新穎。是指信息中所反映的問題或提出的觀點有新意。比較有新意的信息主要表現為以下幾個方面：、同級領導有新意。如有指導意義的講話精神；、新問題；、特別是理論界思想界人士中的新思想、新觀點；涉及面較大的社會新動態；；。除上述四項原則外，信息篩選要注意重大信息的選擇。重大信息是指關系全局的重要信息。政策性、思想性、動態性的建設性和破壞性較強的信息。信息人員要密切注意：、方針的制定以及貫徹落實情況；；、經營情況等的動態信息；。信息人員要能夠在篩選過程中敏銳地發現重大信息，為領導的預測提供可靠性的保證。