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2025-10-04 21:04本頁面

　　

【正文】最好在樓梯附近；便于了解觀察機關情況，房間可以窗臨機關大門；2．辦公機械設備和電器設備的管理目前秘書辦公室比較普遍的辦公機械設備和電器設備包括電話機、手機、傳真機、復印機、裁紙機、裝訂機、碎紙機、打號器、打孔器、計算機、掃描儀、刻錄機、打印機、等等。秘書部門對這些辦公機械設備和電器設備的管理主要應用有三個方面。第一是做好資產登記，第二是定時定人負責維護保養，第三是科學合理地使用。（三）辦公室的環境管理秘書的辦公室環境是指秘書在工作中所處的場所和氛圍，因此包括物質的環境，也包括人文環境1．辦公室環境安排一兩名秘書在一間辦公室，稱之為封閉式辦公；若干名迷失同在一間辦公室的，稱之為開放式辦公。目前規模較大的公司均采用開放式辦公。開放式辦公室中幾十人辦公，格子默默忙碌，低聲言語。領導可以一目了然竟然有序的辦公狀態，這是體現辦公室管理的一個重要方面。2．辦公室環境布置是指辦公室桌上物品的拜訪，窗簾、燈具、墻上裝飾品等的布置。通過這些布置體現秘書辦公室的風格和管理水平。秘書的辦公室是一扇一線機關整體水平的窗口，辦公室環境的布置應當和機關的整體風格和格調一致，應當使辦公室物品烘托環境的莊重、整潔和雅致。辦公室燈具應選擇樣式樸素、光照明亮的；秘書的辦公桌上的物件應放在比較固定的位置，一般常用的小件文具要成放在文具盒或抽屜中，避免給人凌亂的感覺。電話應放在比較固定的位置，一般放在秘書辦公桌左前方，要保證電話的整潔。辦公室環境是秘書人員形象和素質的反映三、辦公室日常事務辦公室日常事務是秘書工作中最基礎的一項，也是最見秘書的管理工作水平的一項（一）值班工作第一，堅守值班恭維。值班人員在規定的值班時間內，必須做到人不離崗，人不離機和24小時不關機，始終保持通訊聯絡暢通，及時接納來自四面八方的函電信息，傳送處理信息第二，認真處理事務。值班室工作龐雜，瑣碎，無規律性，處理起來有時比較麻煩，但值班人員不得有絲毫大意和馬虎，如果出現差錯或處理不當，輕則耽誤工作，重則造成嚴重后果。因此值班人員必須要以認真負責的態度處理好每一件事情。第三，做好值班記錄。一是記好值班電話記錄，二是做好接待記錄。第四，加強安全保衛工作。值班人員的職責之一就是做好機關的安全保衛工作。值班人員一定要處理好熱情接待來人和嚴格門衛制度關系。既要熱情接待，又要嚴格執行制度，嚴防壞人混入。（二）接打電話的工作辦公室日常十五致以，就是接打電話。打電話工作，看似簡單，實際上需要工作人員認真對待。做好接打電話工作需要注意以下幾點。應當熟悉本單位電話的分布情況、各科室電話好嘛和本單位領導們的電話號碼；熟悉主要業務聯系單位的點好好嘛和近期有業務聯系的電話號碼；工作案頭應備電話好嘛查詢資料以咨查備用。打電話之前，應確認對方電話好嘛、單位和具體要通話人的姓名；事先要考慮通話內容，準備好記錄紙和有關資料。接通后，先確認對方，然后爆出自己的單位、姓名和職務。如果找人要說：“對不起，請***聽電話”電話中談工作前，先確認對方是否有時間，是否方便談此項事宜。一般要先向對方征詢說，對不起，我想就什么問題和您商量，大概需要多長時間，您看是否方便？替上司打電話給對方上司的，應在對方上司接電話前就將電話遞給自己的上司。打錯電話，要說“對不起，打擾了”。（三）接電話時應注意的事項鈴響兩三聲之間，是接聽電話最佳時機。讓對方多等了，接聽電話之后要馬上道歉：“對不起，讓您久等了”接聽電話，拿起后應先說：“您好，這里**公司**部門”。接聽找人的電話，要問清對方的姓名或單位：“對不起，您貴姓？”“對不起，我怎么稱呼您？”然后說：“請您稍等。”電話中談事情，要盡快確認對方單位、姓名和電話事由。不清楚的，要請對方復數；重要的內容，要主動復述給對方確認無誤。通話結束，掛機不必過于迅速，一般對方身份高時，要等對方先掛機。（四）電話記錄的處理通話后應及時整理記錄內容（包括錄音電話記錄），并涉及的內同和緩急程度，送有關領導閱讀。領導批示和答復后，秘書人員應立即告知有關部門活人員辦理。對于一般的例行事務秘書人員可直接答復或辦理。四、做好接待工作來客接待，是指秘書對一切來客、來賓、來訪者的接待工作，它包括對來客、來賓禮儀禮貌性的接待工作和對來客、來訪鎖涉及的處理工作，所以，歷來被認為是十分重要的工作。接待禮儀包括接待環境和接待工作兩方面。（一）秘書應盡量堅持“約見制度”來客常被秘書按照事先是否有約定而分為“有約來客”和“無約來客”。原則上說，無論是否優越，秘書都應當以禮相見，服務于人，熱情周到。但是從更好地搞好工作，更順利地接待商談事物的角度說，如果有約在先，雙方的會晤和接洽會因為準備充分而十分順利。另外，從秘書每日工作應當統籌安排的角度考慮，事先有約，也便于秘書安排其他工作，便于秘書事先對要談的事情給領導匯報請示。所以，在接待工作中，秘書應盡量堅持“約見制度”。及時每一位來客和來訪者能在實現通過電話預約來訪時間和所談事宜，使秘書對每一項都實現有準備，接談后的事情能夠落實，或者有實質性進展。（二）秘書必須堅持“一視同仁”的原則秘書對每一位來訪者，必須堅持“一視同仁”的原則，即無論來客是權勢顯赫的大人物，還是來尋求幫助的人。在具體事宜的處理上也許會有不同，但是在接待禮儀上，她們從秘書這兒得到的應當是同樣的禮貌接待。

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