國家行政機關公文處理辦法-資料下載頁

　　

【正文】 種類主要有”,這個表述,對行政機關的公文種 類的使用留下了余地。本《辦法》規范的13個文種,肯定是行政機關的 通用文種,但根據工作需要,這13個文種不敷使用的時候,也可以考慮增 加新的文種。《辦法》取消了“指示”這個文種,但《中華人民共和國 地方各級人民代表大會和地方各級人民政府組織法》中規定地方各級 人民政府所屬工作部門可以發命令、指示。這說明“指示”這個文種 并不是絕對不可使用。上述是個人理解,作為學術問題進行研究,不是 權威說明。(一)命令(令)適用于依照有關法律公布行政法規和規章。宣布施行重大強制性行 政措施。嘉獎有關單位及人員。“命令”和“令”是一個文種,“令”可視為“命令”的簡稱。什 么時候用“命令”,什么時候使用“令”,要視情況。命令(令)是下行 文,法定文種。按照《憲法》和《地方各級人民代表大會和地方各級人民政府組 織法》的規定,國務院和國務院各部委可以發布命令,地方各級人民政 府(包括鄉鎮政府)均可以發布命令,地方各級政府所屬的工作部門也可 以發布命令。依照有關法律公布行政法規,這一規定只適用于國務院, 因為只有國務院才有權制定公布行政法規:如《中華人民共和國國務院 令》。依照有關法律公布規章,這一規定只適用于有制定公布規章權的行 政機關,即國務院直屬工作部門、省級政府、省級政府所在地的市政府、國務院批準的較大市政府,我省有規章制定公布權的機關是省政府、長春市政府、吉林市政府,如:《吉林省人民政府令》、《長春市人民 政府令》、《吉林市人民政府令》。原《辦法》是“發布行政法規和規章”,新《辦法》改為“公布行 政法規和規章”。一是與新公布的《立法法》保持提法一致。二是根據 《立法法》的規定,行政法規和規章,必須公開發布。行政法規,必須在 全國發行的報紙上公布,國務院公報刊登的行政法規文本為標準文本。政府規章,必須在規章制發機關所轄行政區域公開發行的報紙上公布, 政府政報刊登的規章文本為標準文本。宣布施行重大強制性行政措施:如《國務院關于在我國統一實行法 定計量單位的命令》、《國務院關于在北京部分地區實行戒嚴的命令 》。嘉獎有關單位和人員:如《國務院對勝利粉碎劫機事件的民航楊繼 海機組的嘉獎令》。原《辦法》規定“命令(令)”適用于懲戒有關人員和撤銷下級機 關不適當的決定,新《辦法》刪去了“命令(令)”的這個適用范圍,調 整為“決定”的適用范圍。(二)決定適用于對重要事項或者重大行動做出安排,獎懲有關單位及人員, 變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。下行文,法定文種。各級國家行政機關均可使用。對重要事項或者重大行動做出安排:如《國務院關于全面推進依法 行政的決定》、《國務院關于設立中華人民共和國澳門特別行政區的 決定》。獎懲有關單位及人員,嘉獎的:如《國務院關于授予包頭鋼鐵(集團)有限責任公司等集體為全國民族團結進步模范集體吳登云等同志為全 國民族團結進步模范個人稱號的決定》。懲戒的:如《吉林省監察廳關 于對停職審查的決定》。“決定”的這個適用范圍是新增加的。變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項,原《辦法》是“命令(令)”的適用范圍,新《辦法》納入“決定”的適用范圍。使用“決定 ”變更或撤銷下級機關不適當的決定事項,很少使用,目前尚未找到例 文。(三)公告適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。(四)通告適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。原《辦法》將“公告”與“通告”列為一類兩種,新《辦法》將“ 公告”和“通告”列為兩個文種,不再作為一類。“公告”的行文方向 是面向國內外,必須通過媒體公開發布,其內容必須是重要事項或者是 法定事項。如:《國務院辦公廳關于夏時制的公告》。地方國家行政機 關很少使用“公告”。“通告”的行文方向是面向社會公眾,公開發布 ,可以張貼,其內容是社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。如:《 國務院關于保障民航安全的通告》。(五)通知適用于批轉下級機關的公文,轉發上級機關和不相隸屬機關的公文 ,傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項,任免人 員。下行文,也可以是平行文。“通知”的使用頻率最高,據省政府辦 公廳統計,約占行政機關下行文的80%,約占行政機關全部發文的45%。刪去了原《辦法》規定的“通知”適用于發布規章的職能。批轉下級機關的公文:如《國務院批轉審計署關于審計民政事業費 報告的通知》。轉發上級機關的公文:如《吉林省人民政府轉發國務院文件的 通知》。轉發不相隸屬機關的公文:如《吉林省人民政府轉發財政部關于節 減行政經費幾項具體措施的通知》。傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項:如《 國務院辦公廳關于加強基礎設施工程質量管理的通知》、《吉林省人 民政府辦公廳關于召開全省經濟工作會議的通知》等。任免人員:如《關于、任免職的通知》。(六)通報適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者情況。下行文,各級行政機關均可使用。表彰先進:如《吉林省人民政府、吉林省軍區關于表彰1998年征兵 先進單位的通報》。批評錯誤:如《國務院關于克服官僚主義進一步轉 變工作作風提高辦事效率有關問題的通報》,《國務院辦公廳關于福建 省人民政府違反規定征收基礎設施建設附加費的通報》。傳達重要精神或者情況:如《外交部辦公廳關于朱基訪日情況的 通報》。講到這里,我們回頭比較一下命令(令)、決定、通報三個文種的適 用范圍會發現,“命令(令)”可以嘉獎有關單位及人員,“決定”可以 獎懲有關單位及人員,“通報”適用于表彰先進。在實際工作中要區別 不同情況確定使用不同的文種。使用“命令(令)”嘉獎有關單位及人 員,獎勵的規格比較高,一般用嘉獎令的形式。使用“決定”嘉獎有關 單位及人員,獎勵的規格也比較高,多用于授予榮譽稱號。使用“通報 ”表彰先進,在各項評優達標活動中用的比較多。(七)議案適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代 表大會常務委員會提請審議事項。議案的行文方向只對人大及其常委會,如:《吉林省人民政府關于 提請任免等人職務的議案》、《吉林省人民政府關于提請審議 〈吉林省母親和嬰幼兒保健條例(草案)〉的議案》等。向人大提出議案,除政府外,人大主席團、常委會、各專門委員會、人大代表十人以上(鄉鎮人大代表五人以上)聯名,也可以向人大提出 議案。向人大常委會提出議案,除政府外,人大常委會主任會議、各專門 委員會、常務委員會組成人員五人以上(縣級人大常務委員會組成人員 三人以上)聯名,也可以向人大常委會提出議案。本《辦法》所指“議 案”,只適用于各級人民政府。(八)報告適用于向上級機關匯報工作,反映情況,答復上級機關的詢問。上行文。向上級機關匯報工作,反映情況:如《吉林省人民政府關于貫徹落 實國務院制止毀林開墾和亂占林地通知情況的報告》)。答復上級機關的詢問:如《吉林省公安廳關于調查丟失槍支 情況的報告》。“報告”的適用范圍刪去了“提出意見或者建議”,“報告”中不 得再提意見和建議,向上級機關提出意見和建議,可使用“意見”這個 新文種。(九)請示適用于向上級機關請求指示、批準。上行文。如:《吉林省人民政府關于承辦第45屆世界乒乓球錦標賽 的請示》(主送:國務院)。(十)批復適用于答復下級機關的請示事項。下行文。如:《吉林省人民政府關于遼源市土地利用總體規劃的批 復》。(十一)意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。“意見”是這次發布的《辦法》中新增加的文種。《辦法》取消 了“指示”,增加了“意見”,而且在“報告”的適用范圍中刪去了“ 提出意見和建議”。“意見”,是下行文,也可以是上行文,還可以是平行文。下行文如:《國務院關于進一步做好退耕還林還草試點工作的若 干意見》。上行文,部門或部門聯合向政府上報意見請求政府批轉執行 的情況比較常見,一般與“請示”結合起來使用。平行文,使用的比較 少,一般與“函”結合起來使用,例如《關于對條例(草案)修改意 見的復函》。(十二)函適用于不相隸屬機關之間商洽工作,詢問和答復問題,請求批準和 答復審批事項。平行文。不相隸屬機關之間商洽工作:如《關于請支持和協助長影拍攝新片 的函》(吉林省政府辦公廳致函天津市政府辦公廳)。詢問問題:如《國務院法制局關于征求對〈森林法(修改草案)〉修 改意見的函》。答復問題:如《吉林省人民政府辦公廳關于報送〈森林法(修改草 案)〉修改意見的復函》。請求批準:如《吉林省人民政府關于申請向日本出口稻草的函》(主送國家出入境檢驗檢疫局)。答復審批事項:如《國務院辦公廳關于香港特別行政區政府在北京 設立辦事處的復函》。“函”適用于答復審批事項是這次發布的《辦 法》新增加的。(十三)會議紀要適用于記載、傳達會議情況和議定事項。下行文。如:《省政府開發區工作會議紀要》、《省政府常務會議 紀要》、《省政府省長辦公會議紀要》等。第三章　公文格式本章原為兩條,現修訂為三條,增加一條,即第十一條。本章主要闡 述公文格式的組成部分,各組成部分的標識規則和公文用紙大小標準。第十條　公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等部 分組成。闡述公文的組成部分。公文由十六個部分組成。這次發布的《辦 法》在公文各組成部分中增加了“保密期限”和“附件說明”,除“正 文”、“附件”、“印發機關和印發日期”外,公文中的其他部分本章 均按順序分項作了規定。(一)涉及國家秘密的公文應當標明密級和保密期限,其中,“絕密 ”、“機密”級公文還應當標明份數序號。密級分為“秘密”、“機密”、“絕密”,與“保密期限”一起標 注在公文首頁版心右上角第一行。“密級”和“保密期限”之間用五 星隔開。密級公文如不標注保密期限,視為按照《國家秘密保密期限的 規定》(國家保密局1990年第2號令)第九條執行,即“凡未標明或者未 通知保密期限的國家秘密事項,其保密期限按照絕密級事項三十年、機 密級事項二十年、秘密級事項十年認定”。公文份數序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。份數序號標注在公文首頁左上角。(二)緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”。其中電報應當分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。電報的緊急程度增加了“特提”,即“特急提前”。緊急程度標注在公 文首頁版心右上角第一行。如果遇到“密級”和“緊急程度”需同時 標識時,先標“密級”,再在下一行標“緊急程度”。(三)發文機關標識應當使用發文機關全稱或者規范化簡稱。聯合行 文,主辦機關排列在前。“發文機關標識”原《辦法》為“發文機關”,本《辦法》改為“ 發文機關標識”,更準確了。“發文機關標識”就是人們通常所稱的“ 紅頭”。它是由發文機關全稱或規范化簡稱加“文件”二字組成,套紅 色。各級地方政府的“發文機關標識”的字號要小于國務院文件的“ 發文機關標識”的字號。“聯合行文,主辦機關排列在前”,這里應理解為行政機關聯合行 文。黨政軍機關聯合行文,按慣例仍按黨、政、軍順序排列。行政機關 聯合行文,也可以只使用主辦機關的“發文機關標識”。(四)發文字號應當包括機關代字、年份、序號。聯合行文,只標明 主辦機關發文字號。機關代字、年份、序號是“發文字號”的三要素。機關代字,即發 文機關的代表文字,機關代字應準確,盡量減少字數。如吉林省人民政 府的機關代字為“吉政發”,國務院的機關代字為“國發”。年份應寫 全稱,例如“XX”,不得寫成“01”,用方括號括起來,不可用圓括號。序號是發文的流水號,序號不編虛位(如“1”不編為“001”),不加 “第”字,標注在“發文機關標識”下方紅色橫線以上居中位置。“聯合行文,只標明主辦機關發文字號”,這里也是指行政機關聯 合行文,只標明主辦機關的發文字號。而黨政機關聯合行文,一般只標 明黨委機關的發文字號,政府機關與軍隊機關聯合行文,一般只標政府 機關的發文字號。(五)上行文應當注明簽發人、會簽人姓名。其中,“請示”應當在 附注處注明聯系人的姓名和電話。《辦法》增加了注明會簽人的姓名,會簽人包括聯合上行文的各部 門的簽發人和會簽部門簽發公文的負責人。“簽發人姓名”標注在發 文字號右側,“簽發人”后標冒號,冒號后標簽發人的姓名。凡標注簽 發人的公文,發文字號不再居中了,與簽發人在同一行,移至左側。“聯系人”應當是熟悉文稿的具體負責人。以省政府向國務院報 送“請示”為例,聯系人應是負責審核該“請示”的業務處室的負責人 ,標注在附注處,用圓括號括起來。(六)公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種 類,一般應當標明發文機關。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外 ,一般不用標點符號。“發文機關”、“主要內容”、“文種”稱為公文標題的三要素 ,下行文的標題,三要素缺一不可,上行文的標題,有時可省略發文機關。標題回行時要注意做到詞意完整,排列對稱,間距恰當,數字、年份不 能回行。公文標題區別于新聞標題,公文標題中一般不使用標點符號。公文 標題中只限于法規、規章名稱(如條例、辦法、規定、實施細則,但不 包括意見)可標書名號,但不要用引號代替書名號。(七)主送機關指公文的主要受理機關,應當使用全稱或者規范化簡 稱、統稱。主要受理公文的機關為主送機關,即通常所稱“抬頭”。主送機關 名稱的簡稱、統稱要規范。國務院普發下行文的主送機關的規范化統 稱為:各省、自治區、直轄市人民政府,國務院各部委、各直屬機構。吉 林省政府普發下行文的主送機關的規范化統稱為:各市州、縣(市)人民 政府,省政府各廳委、各直屬機構。(未完)