物業(yè)管理公司全套運營管理制度-資料下載頁

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【正文】 強(qiáng)檔案管理意識； ③ 組織培訓(xùn)各部門兼職檔案管理員； ④ 負(fù)責(zé)公司級檔案的收集、整理和集中統(tǒng)一管理并積極提供利用； 部門應(yīng)根據(jù)本部門檔案數(shù)量、使用頻度、重要性等特點，設(shè)立部門內(nèi)的檔案柜或移交總辦進(jìn)行檔案管理；各部門應(yīng)按照規(guī)范設(shè)立檔案管理崗位，并指定兼職檔案管理員；兼職檔案管理員負(fù)責(zé)本部門內(nèi)的檔案收集、整理和集中統(tǒng)一管理工作。業(yè)務(wù)上接受總辦檔案管理員 指導(dǎo)。各部門的檔案管理崗位是公司檔案體系中最基層的業(yè)務(wù)結(jié)點，其基本職責(zé)： ①貫徹執(zhí)行公司有關(guān)檔案管理的系列規(guī)范，制定本部門檔案工作各項實施細(xì)則； ②負(fù)責(zé)收集本部門內(nèi)的檔案材料，并進(jìn)行系統(tǒng)整理、編目、科學(xué)排列，做到查找方便，為各項工作提供服務(wù)； ③在項目結(jié)束或特定時期向公司檔案室移交檔案。 三、公司檔案歸檔范圍和要求 公司檔案的歸檔范圍，按其性質(zhì)劃分：公司的各種證、照、卡、各種行政文件，各個項目相關(guān)的證件、手續(xù)、合同、圖紙、竣工資料、驗收資料、獎牌、榮譽(yù)證書等。 公司檔案，由總辦檔案管理員收集公司在工 作中形成的歸檔材料。部門檔案，由部門兼職檔案管理員分別收集本部門和本項目在工作中形成的歸檔材料，在項目結(jié)束或特定時期向總辦移交； 會計檔案由于其特殊性及重要性，會計憑證、報表、帳冊等財務(wù)資料由財務(wù)部根據(jù)國家財政部的有關(guān)政策歸檔和保管； 歸檔的檔案應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)；各種簽證手續(xù)完備、字跡圖樣清晰； 本公司產(chǎn)生的和政府發(fā)文的各類歸檔材料都必須是原件；公司全體員工都應(yīng)無條件按規(guī)定提交歸檔材料，任何人都不得將歸檔材料據(jù)為私有。 四、 檔案的管理 檔案管理員對接受的檔案應(yīng)及時進(jìn)行分類、編號并進(jìn)行電腦 錄入； 檔案保管必須有專用房間或柜子，房間或柜內(nèi)保持適當(dāng)?shù)臏亍穸龋?yīng)有防火、防蟲、防盜等措施。 檔案管理員應(yīng)經(jīng)常對檔案進(jìn)行保管狀況檢查。如發(fā)現(xiàn)問題除及時報告本部門領(lǐng)導(dǎo)外，應(yīng)采取補(bǔ)救措施，以減少檔案的損失； 檔案管理部門應(yīng)建立登記制度，對檔案的接收、移交、借閱等方面進(jìn)行登記； 各服務(wù)中心必須指定專人管理本服務(wù)中心的檔案，并及時與總辦檔案管理員對接； 常用檔案在使用中，檔案管理員必須保持一份復(fù)印件存檔，以便其他相關(guān)工作的查閱； 凡領(lǐng)用檔案原件交相關(guān)部門留存者，必須復(fù)印一份由收文單位蓋 “與原件相符”章后返回總辦存檔。以保證項目資料的完整，并節(jié)省公司人力、物力，縮短辦文時間； 部門撤消或變動，以及項目結(jié)束時，應(yīng)將其檔案收集齊全，妥善整理，嚴(yán)格按類別、目錄順序?qū)μ柸胱帕姓b方可向公司檔案室或其他接收單位辦理交接手續(xù)； 檔案分電子文檔和實物存取文檔兩種； 檔案的保管期限分永久、長期、短期、臨時四種。 五、檔案的利用 積極開展檔案的利用，各部門因工作需要可查閱檔案，充分發(fā)揮公司檔案在項目開發(fā)和管理中的作用； 凡借閱檔案的人員，必須愛護(hù)檔案，不得遺失、涂改、拆散、剪裁、勾 畫、批注，必須保證檔案的保密性，按時歸還，如有損壞、涂改、丟失等，應(yīng)及時追查責(zé)任。 六、檔案的銷毀 任何部門和個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案資料。 按規(guī)定需要銷毀的，凡屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，一般內(nèi)部檔案須經(jīng)總辦主任批準(zhǔn)。 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真填寫銷毀清單，并由專人監(jiān)督銷毀。 七、附則 本規(guī)范的執(zhí)行監(jiān)督人為總辦檔案管理員。 各部門應(yīng)參照本規(guī)范制定部門內(nèi)實施細(xì)則，報總辦備案； 有關(guān)檔案管理的其他規(guī)范，與本規(guī)范配合執(zhí)行。 對檔案管理工作每半年進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)因管 理不善，造成資料丟失、損 壞的按照公司獎懲制度執(zhí)行，并且應(yīng)采取一切補(bǔ)救措施。 八、 項目圖紙移交規(guī)定 針對地產(chǎn)公司開發(fā)的新項目，在正式出施工圖時給物業(yè)公司發(fā)放的圖紙（包括各專業(yè)相關(guān)圖紙），作為公司的絕密文件，由專人負(fù)責(zé)保管。 工程竣工驗收后，地產(chǎn)公司向物業(yè)公司提交整套工程資料，物業(yè)公司專人接收并簽字確認(rèn)。 服務(wù)中心成立后，項目資料移交服務(wù)中心，由服務(wù)中心具體按檔案管理制度中相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。 九、檔案管理流程圖： 項目資料 ： 公司證照卡及榮譽(yù)證書、獎杯 等實物： 相關(guān)部門分類整理 列出清單 部門經(jīng)理審查簽字 項目結(jié)束后移交公司檔案員 檔案管理員歸類、編目組卷 建立電子檔案 相關(guān)部門辦理 及時存入公司檔案室 證件、證書領(lǐng)取 檔案借閱： 檔案借閱登記表 檔案管理員分類登記 建立電子檔案 填借閱申請單 總辦審批 登記借閱 按時歸檔 序號 借閱檔案 借閱 時間 借閱 期限 歸還 時間 借閱 部門 借閱人 備注 檔案銷毀清單 序號 銷毀檔案名稱 頁碼 份數(shù) 經(jīng)辦人 備注 擬制： 審核： 審批： 電子郵件管理辦法 一、規(guī)范目的：高效規(guī)范的傳遞信息，盡快實現(xiàn)辦公自動化 二、適用范圍：公司所有電子郵件及其傳遞和存檔 三、內(nèi)容： 郵件發(fā)送者應(yīng)填寫主題，主題要求簡明扼要，凡是沒有主題的文件，收件人未及時閱讀或批復(fù)而造成的后果及責(zé)任，由郵件發(fā)送者按公司制度承擔(dān)。 發(fā)送郵件時，發(fā)送者應(yīng)在電 子郵件中注明中文姓名、部門、發(fā)送日期，如果有說明的簡短文字，也應(yīng)在電子郵件正文中寫清楚。 篇幅中少于一百字的文字，直接作為電子郵件正文輸入。篇幅超過一百字的文件使用 office 軟件編輯輸入，并將 office 文件作為電子郵件的附件傳送。 對于請示、報告、申請、文件、討論稿等征求意見性質(zhì)的郵件，被征求意見或被請示者為收件人，其他需要了解郵件內(nèi)容者為被抄送人。收件人應(yīng)及時答復(fù)發(fā)件人，被抄送人可不答復(fù)。 所有部門經(jīng)理及部門郵件管理人員在每天上班后、下班前必須查看郵件，以便及時閱讀和處理公司的信息。由于閱 讀郵件不及時而導(dǎo)致未能按通知要求參加會議、未能按要求完成公司安排的各項工作任務(wù)等，按公司制度追究其相應(yīng)責(zé)任。 凡是沒有正式定稿的文件，報告、表格等一般情況不得打印。 為了減輕公司郵件的負(fù)荷，工作人員不要使用電子郵件系統(tǒng)傳送與工作無關(guān)的郵件。 公司總辦應(yīng)指導(dǎo)和協(xié)助職員對電子郵件進(jìn)行檔案管理，作為部門用戶應(yīng)指定一文件管理員負(fù)責(zé)文件收發(fā)及傳遞信息，并報總辦備案。 四、 郵箱管理 總辦負(fù)責(zé)按公司部門及崗位設(shè)置建立相應(yīng)的郵箱。 郵箱使用者應(yīng)保護(hù)好郵箱密碼，如果發(fā)現(xiàn)密碼泄露，請及時做出更改申請。 如 果沒有得到授權(quán)，不能查看他人郵箱內(nèi)容。 品質(zhì)部日常檢查制度 為了規(guī)范管理，提高服務(wù)質(zhì)量，加大檢查力度，確保質(zhì)量管理體系工作落到實處，使各項工作嚴(yán)格按照計劃進(jìn)行，特制定本制度： 一、檢查內(nèi)容： 各部門的培訓(xùn)工作： ①新入職人員的培訓(xùn)工作；②在職人員的培訓(xùn)工作；③特殊崗位人員的培訓(xùn)工作； ④晉升（調(diào)動）人員的培訓(xùn)工作。 各部門考勤管理工作： ①各部門員工打卡或簽到情況； ②各部門員工在崗情況； 辦公秩序的管理： ①辦公環(huán)境衛(wèi)生、辦公室規(guī)范、整齊；②辦公人員工裝、胸卡；③在崗及工作情況。 員工儀容儀表、禮貌禮節(jié)服務(wù)： ①員工精神狀態(tài)、工作作風(fēng)；②工裝、工牌的佩戴情況；③見面是否有問候、能否做到微笑服務(wù)。 二、現(xiàn)場各項服務(wù)質(zhì)量的檢查 保潔區(qū)域內(nèi)衛(wèi)生是否達(dá)標(biāo)； 綠化環(huán)境是否按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)； 公共秩序管理員的在崗、巡邏情況； 監(jiān)控人員的在崗情況及突發(fā)事件的處理情況； 水電維修人員的值班維修及養(yǎng)護(hù)工作； 客戶服務(wù)人員的服務(wù)態(tài)度、工作熱情及辦事效率； 倉庫物質(zhì)及其各種記錄； 餐廳衛(wèi)生、飯菜質(zhì)量等。 各種記錄表格的填寫 征求業(yè)主意見； 1通過走訪業(yè)主、 征求業(yè)主意見來收集服務(wù)中心的服務(wù)質(zhì)量達(dá)標(biāo)情況，以便及時進(jìn)行改進(jìn)工作。 1 工作計劃的落實工作； 1 根據(jù)各部門的工作計劃實施抽查和定時檢查，督促計劃的嚴(yán)格落實。 1 公司各項制度、通知及會議精神的落實。 三、檢查方式： 采用白天巡檢和夜晚抽查相結(jié)合； 根據(jù)公司年工作計劃，品質(zhì)部制定詳細(xì)的月計劃，并嚴(yán)格落實。 白天巡查，每個服務(wù)中心保證每周檢查至少一次；夜晚抽檢，各服務(wù)中心每周至少一次。（鄭州市外區(qū)域項目每兩周檢查一次） 根據(jù)檢查情況，品質(zhì)部每月編寫一份《檢查通報》下發(fā)各部門。 四、檢查程序： 品質(zhì)檢查員到管 理項目檢查完后，被處罰人在處罰項目處簽字認(rèn)可，檢查結(jié)果由服務(wù)中心負(fù)責(zé)人簽字認(rèn)可，并限時整改，一式兩份，服務(wù)中心存一份，另一份返回品質(zhì)部。 五、檢查要求： 品質(zhì)部要嚴(yán)格按照檢查計劃進(jìn)行檢查，沒有部門經(jīng)理的允許任何人不得私自改動計劃； 任何人不得利用工作之便干私事，更不能私自離崗、脫崗，發(fā)現(xiàn)一次按曠工處理； 在檢查 工 作中，如遇到拒簽或不服糾纏的事件，應(yīng)執(zhí)行逐級投訴程序，不得在現(xiàn)場發(fā)生爭吵，發(fā)生一次罰款 15元； 每周五召開周例會時，品質(zhì)部將下周檢查計劃交總經(jīng)理。 六、日常工作管理監(jiān)控制度： 部門 /崗 位 監(jiān)控辦法 時間 /頻次 總經(jīng)理 公司各職能、業(yè)務(wù)部門的工作全面檢查 每月 1次 總辦主任 1. 對各部門的行政、人事管理工作檢查 2. 對各部門規(guī)章制度執(zhí)行情況全面檢查 3. 對各服務(wù)中心倉庫、餐廳管理檢查 每月 1次 每月 1次 每月 1次 財務(wù)部經(jīng)理 1. 對各服務(wù)中心經(jīng)營情況全面檢查 2. 對各服務(wù)中心各類帳目全面檢查 每月 1次 每月 1次 品質(zhì)部 1. 對各服務(wù)中心日常工作的全面檢查 2. 對各服務(wù)中心夜間查崗（ 22： 00～次日 5：30）（一級） 每周 1次 每周 1次 服務(wù)中心經(jīng)理 1. 對服務(wù)中心工作現(xiàn)場進(jìn)行全面巡查。 2. 夜間查崗（二級） 每周 2次 每周 1次 主管 工作現(xiàn)場的全面巡查 夜間查崗（三級）（公共秩序主管） 部門工作例會 崗位知識的培訓(xùn)學(xué)習(xí) 物業(yè)管理知識的全面培訓(xùn)學(xué)習(xí) 企業(yè)規(guī)章制度學(xué)習(xí) 業(yè)務(wù)知識、技能 /素質(zhì)考核 每天 1次 每周 2次 每周 1次 每月 1次 每月 1次 每月 1次 每季度 1次 班長 對本班各崗位人員的工作現(xiàn)場全面檢查 班組例會的組織召開 班組培訓(xùn)學(xué)習(xí)的組織 每班次 1次 每周 1次 每周 1次 第三章 財務(wù)管理制度 庫房管理辦法 一、物資的管理要求 物資應(yīng)分類分區(qū)存放，具體 分為四大類六個區(qū)。四大類為辦公用品類、水電維修類、保潔用品類、安全用品類；六個區(qū)為清潔物資、維修物資、清潔工具、維修工具、有毒物資及危險品、待處理物資六個區(qū)進(jìn)行物資定位管理。 貴重物資及危險品須帶鎖柜裝，并做好標(biāo)識；待