公司企業(yè)文書管理制度-資料下載頁

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【正文】 (四 )其他經(jīng)廠處長以上主管認(rèn)為有必要列入機(jī)密文件管理之一切資料。 第五十條 保管部門 (一 )外來機(jī)密文件應(yīng)以各公司總經(jīng)理室為保管部門；經(jīng)各公司總經(jīng)理核準(zhǔn)得于事業(yè)部、研究所或工廠所在地保存者，應(yīng)以事業(yè)部經(jīng)理室、研究所所長室、駐廠經(jīng) (副 )理室或總經(jīng)理指定之部門為保管部門。 (二 )屬技術(shù)、開發(fā)、工務(wù)、營業(yè)等部門自行建立之專業(yè)性機(jī)密文件，應(yīng)以各事業(yè)部經(jīng)理室或廠區(qū)文書管理部門為保管部門。 (三 )總管理處各部、室、中心的機(jī)密文件，屬各該部門承辦之專責(zé)性質(zhì)者，應(yīng)以各該部、室、中心為保管部門。 (四 )各保管部門應(yīng)指定專人經(jīng)各公司總經(jīng)理核定 (總管理處由總經(jīng)理核定 )，負(fù)責(zé)機(jī)密文件收發(fā)、登 記及歸檔等事務(wù)。 第五十一條 外來機(jī)密文件處理 (一 )外來機(jī)密文件由代表公司取得該文件的人員徑送該公司總經(jīng)理室機(jī)密文件保管人員，以 “ 收 (發(fā) )文登記單 ” 一式五聯(lián)登記，呈請(qǐng)總經(jīng)理核派經(jīng)辦人 (主辦人 )及指定處理期限后，其分文、經(jīng)辦、復(fù)文或主動(dòng)發(fā)文均依第四章之規(guī)定流程處理。唯其遞送均應(yīng)親自為之，不得假手他人。 (二 )若文件內(nèi)容影響公司權(quán)益重大時(shí)，保管人員于文件分類辦理時(shí)，應(yīng)以影本為之，原文件由保管人員妥藏。 (三 )主辦人于文件處理期間，需負(fù)保密全責(zé)；如需分派其所屬人員辦理時(shí)，則于每 日上班以 “ 文件傳遞記錄卡 ” 注明時(shí)間、用途由經(jīng)辦人簽章后， “ 文件傳遞記錄卡 ” 由主辦人留存，密件交經(jīng)辦人辦理。于當(dāng)日下班 (或完工 )時(shí)主辦人應(yīng)負(fù)責(zé)將密件收回，并于 “ 文件傳遞記錄卡 ”填注收回時(shí)間，由經(jīng)辦人簽認(rèn)后隨 “ 收 (發(fā) )文登記單 ” 第五聯(lián)與密件一并歸檔。 (四 )密件辦妥后由主辦人親自遞送或封妥簽章交予文書管理部門收發(fā)人員寄送。 第五十二條 自創(chuàng)之專業(yè)性機(jī)密文件處理 (一 )隸屬性技術(shù)、開發(fā)、工務(wù)、營業(yè)等部門的工作人員于承辦特定項(xiàng)目之業(yè)務(wù)所建立的資料，應(yīng)視同機(jī)密文件，依本章的規(guī)定辦理。 (二 )前款各項(xiàng)機(jī)密文件的經(jīng)辦部門應(yīng)于每月底編制翌月的 “ 工作計(jì)劃表 ” 寫明交辦的特定業(yè)務(wù)工作主題、內(nèi)容摘要、經(jīng)辦人及預(yù)定完成期限等，經(jīng)主管核定后，一份自存，一份送保管部門存查。 第五十三條 經(jīng)辦方式 (一 )經(jīng)辦人應(yīng)于辦公場所處理機(jī)密文件，不得擅自攜帶外出或轉(zhuǎn)借、出示于他人，處理期間并應(yīng)妥善收存，防止他人輕易取得或翻閱。 (二 )經(jīng)辦人不得請(qǐng)托他人代抄、代描機(jī)密文件，非經(jīng)經(jīng)理級(jí)以上主管核準(zhǔn)者，亦不得擅自復(fù)制。 (三 )經(jīng)辦人如因公確需攜帶機(jī)密文件外出時(shí)，應(yīng)呈經(jīng)理級(jí)以上主管(專業(yè)性機(jī) 密文件得呈廠、處長 )核準(zhǔn)后為的。 (四 )經(jīng)辦人如未能于規(guī)定期限內(nèi)處理完竣，應(yīng)于到期前簽呈交辦之主管核準(zhǔn)延長處理期限并聯(lián)絡(luò)保管人員延緩稽催。 第五十四條 歸檔 (一 )外來機(jī)密文件于主辦人辦妥并經(jīng)總經(jīng)理核定保存期限后，應(yīng)將文件連同 “ 收 (發(fā) )文登記單 ” 第四、五聯(lián)及 “ 文件傳遞記錄卡 ” 送交保管人員簽收，編定檔號(hào)，依其類別登入 “ 機(jī)密文件保管備查簿 ” ，第四聯(lián)送回主辦人存查，第五聯(lián)連同文件歸檔。 (二 )內(nèi)部自行建立之機(jī)密文件，經(jīng)辦人辦妥并經(jīng)廠、處長核定保存期限后，應(yīng)將文件類別、內(nèi)容摘要、預(yù) 定保存期限等填入 “ 機(jī)密文件送件單 ” ，隨文件送交保管人員編定檔號(hào)并簽收后， “ 機(jī)密文件送件單 ”退回經(jīng)辦人存查，文件由保管人員依類歸檔并將其名稱及歸檔編號(hào)登入“ 機(jī)密文件保管備查簿 ” 。 第五十五條 檔案整理 (一 )保管人員應(yīng)將每月增加的機(jī)密文件，于翌月五日前填更 “ 機(jī)密文件增列表 ” 呈總經(jīng)理 (專業(yè)性者呈經(jīng)理 )核閱。并于每年年底清理檔卷，將認(rèn)為已無需繼續(xù)保管或已消失機(jī)密性質(zhì)的文件，造具 “ 機(jī)密文件銷毀表 ” 呈報(bào)總經(jīng)理 (專業(yè)性者呈經(jīng)理 )核準(zhǔn)后銷毀或送回原經(jīng)辦部門按一般文書辦理歸檔。 (二 )保管人員應(yīng)于 每月底查對(duì) “ 機(jī)密文件增列表 ” 及 “ 出國計(jì)劃書 ” 或 “ 工作計(jì)劃表 ” ，如有應(yīng)送而未送歸檔者，則以便函稽催經(jīng)辦部門送交歸檔。 (三 )機(jī)密文件應(yīng)單獨(dú)成立檔卷，與其他一般文件分開保管。 第五十六條 調(diào)卷 (一 )各部門需調(diào)閱機(jī)密文件時(shí)，除依第四十八條規(guī)定方式辦理外，經(jīng)辦人填具 “ 調(diào)卷單 ” 注明調(diào)閱期間及用途，應(yīng)經(jīng)調(diào)閱部門廠處長證明并送保管部門主管同意后，始得調(diào)卷。 (二 )保管人員接到經(jīng)核準(zhǔn)之 “ 調(diào)卷單 ” ，應(yīng)即開立 “ 文件傳遞記錄卡 ”一份，連同密件交予調(diào)卷人簽收后， “ 文件傳遞記錄卡 ” 由保管人員留存。用畢歸還 時(shí)，密件經(jīng)保管人員點(diǎn)收無誤后，將歸還時(shí)間填記于 “ 文件傳遞記錄卡 ” 并經(jīng)調(diào)卷人簽認(rèn)后一并存檔。 第五十七條 副本 機(jī)密文件需影、復(fù)印時(shí)，應(yīng)呈經(jīng)理以上主管 (專業(yè)性者呈廠處長以上主管 )核準(zhǔn)后，交由保管人員印發(fā)，并將份數(shù)登記于 “ 機(jī)密文件保管備查簿 ” ；副本 (含復(fù)印件 )視同正本依本規(guī)則的規(guī)定辦理。 第五十八條 文件管理 經(jīng)辦人、保管人員或調(diào)卷人員應(yīng)妥善管理經(jīng)手的機(jī)密文件；倘有下列情形之一者，依人事管理規(guī)則第十四條或第三十六條的規(guī)定議處： (一 )拆散原案顯有弊端者。 (二 )原案被污損、抽換、涂改或遺失者。 (三 )擅自將文件攜帶外出，轉(zhuǎn)借或出示于人及其他宣泄機(jī)密情事者。 (四 )調(diào)卷逾期拒不歸還而不申述理由者。 (五 )擅自請(qǐng)托他人代抄、代描、復(fù)印或打字、印刷者。 (六 )文件分辦傳遞時(shí)，未以 “ 文件傳遞記錄卡 ” 記載或未于分辦當(dāng)日下班 (或完工 )時(shí)收回 (繳回 )妥藏者。 □ 附則 第五十九條 文件處理日數(shù)的統(tǒng)計(jì) (一 )各收發(fā)人員根據(jù) “ 收 (發(fā) )文登記單 ” 第一聯(lián)，業(yè)務(wù)接洽便函第一聯(lián) (發(fā)文 )及第四聯(lián) (收文 )分別造具 “ 文件處理 統(tǒng)計(jì)表 ” 一式二份，于翌月五日前，一份呈送經(jīng)理核閱后存經(jīng)理室備查 (全公司的 “ 文件處理統(tǒng)計(jì)表 ” 應(yīng)呈總經(jīng)理核閱后存總經(jīng)理室備查 )，一份自存。 (二 )處理日數(shù)計(jì)算標(biāo)準(zhǔn) ：自總收文之日起至復(fù)文發(fā)出或文件歸檔之日止，所需日數(shù)扣除例假日后為實(shí)際處理日數(shù)。 ：自文件發(fā)出之日起至其銷案之日止，所需日數(shù)扣除例假日后，為實(shí)際處理日數(shù)。 第六十條 文書用紙 (一 )對(duì)關(guān)系企業(yè)外機(jī)構(gòu)之行文以公文用紙為之。對(duì)客戶或廠商行文得以印有公司名銜的書函。 (二 )關(guān)系企業(yè)內(nèi)部各部門 間的行文以 “ 業(yè)務(wù)接洽便函 ” 為之，但公司間的行文亦得以公文用紙。 (三 )電報(bào)以電報(bào)專用紙。 (四 )簽呈以簽呈專用紙。 第六十一條 文件處理之稽查 各公司總經(jīng)理室應(yīng)不定期派員稽查各部門之文書處理情形并隨時(shí)予以輔導(dǎo)，如有異常應(yīng)即通知經(jīng)辦部門主管處理。 第六十二條 實(shí)施與修改 本辦法經(jīng)營決策委員會(huì)通過后實(shí)施，修改時(shí)亦同。 二、文件收發(fā)規(guī)定 (一 )公司的文件由辦公室負(fù)責(zé)起草和審核，公司總經(jīng)理簽發(fā)；黨支部的文件由辦公室負(fù)責(zé)起草和審核，黨支部書記簽發(fā)；公司本 部各部門的文件由各部門負(fù)責(zé)起草辦公室審核，總經(jīng)理簽發(fā)。 (二 )文件簽發(fā)后，送辦公室統(tǒng)一安排打字，打印后送回起草部門校對(duì)，校對(duì)無誤方能復(fù)印、蓋章。 (三 )文件和原稿，由辦公室分類歸檔，保存?zhèn)洳椤? (四 )屬于秘密的文件，核稿人應(yīng)該注明 “ 秘密 ” 字樣，并確定報(bào)送范圍。秘密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報(bào)送。 (五 )文件統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)發(fā)送。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門、接件人等事項(xiàng)登記清楚，并向文件簽發(fā)人報(bào)告報(bào)送結(jié)果。秘密文件和由專人按核定的范圍報(bào)送。 (六 )外來的文件由 辦公室專人負(fù)責(zé)簽收，并分類登記。由辦公室主任提出處理意見后，簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門，不得積壓遲誤，屬急件的，應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。 (七 )傳閱文件由辦公室專人負(fù)責(zé)收回，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)指示的文件，辦公室應(yīng)及時(shí)組織傳達(dá)和落實(shí)。