電大職業(yè)技能實(shí)訓(xùn)辦室管理(行政管理20xx秋全有)-資料下載頁

【導(dǎo)讀】本題主要考核本課程的第一章第2點(diǎn)的“辦公室實(shí)務(wù)的范圍和內(nèi)容”這一知識(shí)點(diǎn)。1文書撰寫按上司的口頭或書面指示完成信函。2文書制作復(fù)印資料。打印文稿及表格。3文書處理在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。信函和郵件的處理。4檔案管理檔案管理。5會(huì)議組織安排會(huì)議事務(wù)，并做會(huì)議記錄或綱要。6調(diào)查研究協(xié)助上司準(zhǔn)備書面的財(cái)務(wù)報(bào)告、研究報(bào)告。收集及整理各種信息。8信訪工作替上司接洽外界人士。接待賓客和員工的來訪。替公司賓客訂飯店的房間、訂機(jī)位、發(fā)電報(bào)、打電話。10協(xié)調(diào)工作以電話往來維持和外界的良好公共關(guān)系。11督查工作督導(dǎo)一般職員或速記員。替上司定約會(huì)并做好記錄；保管辦公室設(shè)備及用品。以速記記下上司交待的事項(xiàng)；執(zhí)行上司交辦事項(xiàng)。16替上司申報(bào)交納所得稅及辦理退稅。本題需要同學(xué)們在掌握教材上的基本知識(shí)的基礎(chǔ)上，認(rèn)真理解和思考后作答；本題的得分率不高。

　　

【正文】 分 ) (6)如果覺得僅僅以口頭報(bào)告對方，對方不易明了，或者報(bào)告項(xiàng)目很多時(shí)，可以制作 “報(bào)告?zhèn)渫?”提出來。 (1分 ) 四、設(shè)計(jì)題 (每小題 10 分，共 20 分 ) 1．文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向他人贈(zèng)送禮品，在處理這些事情應(yīng)考慮什么，怎樣做 ? 1)在贈(zèng)禮前必須搞清贈(zèng)禮目的，如是為周年慶典、生日、結(jié)婚、榮升、喬遷，或是圣誕節(jié)、中秋節(jié)等； (1 分 ) (2)還要清楚贈(zèng)禮對象身份、愛好、文化背景、性格習(xí)慣等； (2 分 ) (3)在日歷上應(yīng)該清楚地標(biāo)明節(jié)日活動(dòng)安排以引起上司的注意。時(shí)間如何取決于當(dāng)?shù)氐馁徫锃h(huán)境。 (1 分 ) (4)還應(yīng)熟知以下規(guī)則：除非上司有特殊的要求，不必送太昂貴的禮物，只要用心為對方選擇適當(dāng)?shù)亩Y物即可。 (1 分 ) (5)要看對方的實(shí)際情況選擇禮品，做到恰如其分，適合對方。 (1 分 ) (6)贈(zèng)送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價(jià)，并應(yīng)請商店用精美包裝紙重新包裝一下。 (1 分 ) (7)如果不是親自送禮，應(yīng)該在禮物的外包裝上寫上贈(zèng)送者的姓名或附上名片、賀卡。 (1 分 ) (8)文秘人員應(yīng)準(zhǔn)備一張節(jié)日禮物名單，上司可以在上面作一些增減，表示是否同意你提的建議或者提出一些其他的意見、以及標(biāo)明價(jià)格范圍。 (1 分 ) (9)為了避免所送禮物的重復(fù)，文秘人員應(yīng)該為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄。 (1 分 ) 2．文秘人員在單獨(dú)或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作 ? 1)整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財(cái)務(wù)部門報(bào)銷，或者結(jié)算預(yù)支的出差費(fèi)用。 (2分 ) (2)回到公司上班后，應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作 匯報(bào)。如果是與上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報(bào)告，送上司過目或批準(zhǔn)，然后存檔備案。 (2 分 ) (3)盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)做旅行前未完的工作。 (2 分 ) (4)把在出差時(shí)結(jié)識(shí)的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用。 (2 分 ) (5)對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別去函或去電表示感謝。 五、案例分析題 (每小題 20 分，共 40 分 ) 1．某年 3 月 5日，新欣化工公司的總經(jīng)理出差了，這次的期限是從 3 月 5 日至 3 月 12日，預(yù)定 12日 上午回來。文員小王負(fù)責(zé)處理公司的各類郵件。小王從收發(fā)室取回了郵件，其中上司親啟的信一封，一個(gè)郵們科長 ”，小李把信帶走了。 小王把總經(jīng)理親啟件放在總經(jīng)理辦公桌的抽屜里，又拆開總經(jīng)理辦公室收件，一封是邀請總經(jīng)理參加定于 3 月12 日下午的研討會(huì)，小王想，總邀請總，小王看了信的內(nèi)容，附件里說明有三張照片，小王不知道如何處理，她把照片又放回了信封中。 小王拆開郵包，發(fā)現(xiàn)是產(chǎn)品研發(fā)中心為了開發(fā)新產(chǎn)品，在前幾天訂購的新型材料白不拿，于是她打電話讓研發(fā)中心的人取走了。 小王處理郵件的做法是否正確 ?如果 不正確，正確的做法應(yīng)該是怎樣的 ? (1)河南分公司郵件轉(zhuǎn)交銷售科處理的，應(yīng)制作簽收單，要求小李簽名，并注明時(shí)間； (3 分 ) (2)把上司親啟信件先保存下來，并通知發(fā)信人信已收到，告訴對方何時(shí)可能得到答復(fù)； (3 分 ) (3)12 日回來就參加會(huì)議不妥當(dāng)，不宜在總經(jīng)理出差回來的當(dāng)天安排活動(dòng)； (3 分 ) (4)在回信上應(yīng)簽上自己的職稱 (某某人的文秘人員 )，發(fā)出前復(fù)印一份，留待上司過目； (3 分 ) (5)發(fā)現(xiàn)附件缺少，應(yīng)該在信封上寫上缺少的附件的名稱和數(shù)量，接 著應(yīng)及時(shí)打電話或?qū)懶排c寄信人聯(lián)系； (3分 ) (6)沒有訂購的東西不能簽收； (2 分 ) (7)在移交郵包里的物品時(shí)，要先打印一份清單，注明收到的日期，請接受人員在上面簽字，并保存好。 (3 分 ) 2．請將下列文件分別組合成三至四個(gè)案卷，并擬制案卷標(biāo)題： (1)市教委關(guān)于 2021 年招生工作的通知； (2)東方學(xué)院關(guān)于招生工作院務(wù)擴(kuò)大會(huì)議紀(jì)要； (3)東方學(xué)院 2021 年招生工作計(jì)劃； (4)東方學(xué)院關(guān)于 2021 年招生工作的請示 (呈市教委 )； (5)市教委關(guān)于東方學(xué)院 2021 年招生工作的批復(fù)； (6)東方學(xué)院院務(wù)會(huì)議關(guān)于調(diào)整系主任的決定； (7)東方學(xué)院關(guān)于調(diào)整系主任的通知； (8)東方學(xué)院關(guān)于做好開學(xué)工作的通知； (9)東方學(xué)院各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備工作的報(bào)告； (10)東方學(xué)院各系關(guān)于加強(qiáng)學(xué)生思想工作的報(bào)告； (11)東方學(xué)院各系關(guān)于提高教學(xué)質(zhì)量的報(bào)告； (12)東方學(xué)院 2021 年度工作總結(jié)； 2． (題略 )答案 案卷一： (3 分 ) 1．市教委關(guān)于 2021 年招 生工作的通知； 4．東方學(xué)院關(guān)于 2021 年招生工作的請示 (呈市教委 )； L 市教委關(guān)于東方學(xué)院 2021 年招生工作的批復(fù)； 標(biāo)題：市教委、東方學(xué)院關(guān)于招生工作的通知、請示、批復(fù) (2 分 ) 案卷二： (4 分 ) 2．東方學(xué)院關(guān)于招生工作院務(wù)擴(kuò)大會(huì)議紀(jì)要； 6．東方學(xué)院院務(wù)會(huì)議關(guān)于調(diào)整系主任的決定； 7．東方學(xué) 1 憲關(guān)于調(diào)整系主任的通知； 8．東方學(xué)院關(guān)于做好開學(xué)工作的通知； 標(biāo)題：東方學(xué)院關(guān)于招生工作、系主任調(diào)整、開學(xué)工作的會(huì)議紀(jì)要、決定、通知 (2 分 ) 案卷三： ( 2 分 ) 3．東方學(xué)院 2021 年招生工作計(jì)劃； 12．東方學(xué)院 2021 年度工作總結(jié)； 標(biāo)題：東方學(xué)院招生工作計(jì)劃、年度工作總結(jié) (2 分 ) 案卷四： (3 分 ) 9．東方學(xué)院各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備工作的報(bào)告； 10．東方學(xué)院各系關(guān)于加強(qiáng)學(xué)生思想工作的報(bào)告； 11．東方學(xué)院各系關(guān)于提高教學(xué)質(zhì)量的報(bào)告； 標(biāo)題：東方學(xué)院各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備、加強(qiáng)學(xué)生思想工作、提高教學(xué)質(zhì)量的報(bào)告 公 電大《辦公室管理》職業(yè)技能實(shí)訓(xùn) 單選題 A 第 1題： 按照 會(huì)議 的規(guī)模分類，數(shù)人到數(shù)十人的會(huì)議算（ 小型會(huì)議 ）。 第 2 題： 按新的辦公模式要 求，一些 (研發(fā)部門的科技人員 )不需要與其工或客戶有太多的接觸，因此可安排其在家完成工作的部分內(nèi)容。 B 第 3題 : 辦公資源的管理方式 依單位規(guī)模大小而有所不同，一般而言，規(guī)模較小的單位主要由（ 秘書 ）來負(fù)責(zé)。 第 4題 : 辦公室中 適合的溫度應(yīng)該在 ( 2025176。 C )為宜。 第 5題： 不屬于 書面形式的會(huì)議通知的是（ 電話通知 ）。 第 6題 : 不屬于 會(huì)場裝飾物的是 (飲用水 )。 第 7題 : 報(bào)告會(huì) “會(huì)務(wù)要點(diǎn)”說明有誤 的是 ( 報(bào)告會(huì)結(jié)束就算會(huì)完成了報(bào)告會(huì)所有工作 )。 C 第 8題： 應(yīng)該將會(huì)場格局布置為 ( 多邊形 )。 D 第 9題： 電腦 、投影、白板屬于會(huì)議的 ( 演示設(shè)備 )。 第 10題 : 電話會(huì)議 是一種以語言交流為手段的會(huì)議形式，無法實(shí)現(xiàn)的同步傳輸，因此需要( 配置視頻設(shè)備 )。 第 11題 : 打印 寄往歐美國家的信封，收信人內(nèi)容的打印順序應(yīng)該是 （ 姓名 ,部門 ） 第 12題 : 董事會(huì) 、院務(wù)會(huì)等會(huì)議屬于 ( 工作會(huì) )。 G 第 13題 : 《 國務(wù)院 關(guān)于加強(qiáng)水土保持工作的通知》，其主題詞是 (農(nóng)業(yè)，水土保持，通知 )。 第 14 題 : 改進(jìn)辦公室日常事務(wù) 工作流程的正確步驟是 ( 定義→評(píng)價(jià)→分析→改進(jìn)→實(shí)施 ) 第 15 題： 根據(jù)上司指示 ，向?qū)Ψ揭蠹s會(huì)時(shí)，以下哪種做法是錯(cuò)誤的 （ 如果上司出差，可以在他回來的當(dāng)天安排約會(huì) ） H 第 16題： 會(huì)議 為議事而開，要討論的核心內(nèi)容，即為會(huì)議的 （ 議題 ） 。 第 17題 : 會(huì)議通訊錄 的主要信息一般不包括 (出生年月 )。 第 18題 : 會(huì)議簡報(bào)編寫要求 “新”，指的不是 (要提出新人 )。 第 19題 : 會(huì)議記錄 主體部分是會(huì)議內(nèi)容的記錄，這部分不包含 ( 出席情況 )。 第 20題 : 會(huì)議日程 表 屬于 ( 會(huì)議程序性文件 )。 第 21題 : 會(huì)議中心文件 不包括 (討論稿 )。 第 22題 : 會(huì)場的整體布局 要做到莊重、美觀、舒適，一般不用考慮會(huì)議的 (時(shí)間 ) 第 23題 : 會(huì)議信息 從內(nèi)容方面劃分可分為 ( 指導(dǎo)性，宣傳性信息 )。 第 24題 : 會(huì)議文件分發(fā)傳遞 的正確步驟是 ( 登記，附清退目錄，裝封，發(fā)出 )。 第 25題 : 會(huì)后 不需要立卷歸檔的會(huì)議文件資料有 (重份文件 )。 第 26題 : 會(huì)議決定事項(xiàng)的傳達(dá) 要求是 ( 即時(shí)到位 )。 第 27題 : 會(huì)議的主題 除了要有切實(shí)的依據(jù)之外，還要 ( 結(jié)合本單位的實(shí)際情況 )。 第 28題 : 會(huì)議文件 的歸檔應(yīng) ( 遵守檔案制度 ） 第 29題 : 會(huì)議紀(jì)要 的擬寫要求是 (忠于會(huì)議的實(shí)際 )。 第 30題 : 會(huì)談 是指雙方或多方為各自利益，就某些實(shí)質(zhì)性問題交流交換意見、達(dá)成協(xié)議等。會(huì)談的內(nèi)容比較正式，而且 (專題性 )較強(qiáng)。 J 第 31題 : 舉辦會(huì)議 既要確保會(huì)議質(zhì)量，又應(yīng)遵循 ( 勤儉節(jié)約 )的原則。 K 第 32 題 : 刻錄機(jī) 的讀寫速度是用“倍速”表示的， 8X 表示每秒鐘能夠傳輸 (1200KB )的數(shù)據(jù)。 L 第 33題： 隆重典雅 是 (紀(jì)念會(huì) )會(huì)場的裝飾要 求。 第 34題 : 禮賓次序亦稱禮賓序列 。它主要適用于在多邊性商務(wù)交往中如何同時(shí)兼顧 ( 尊卑有序 ) 第 35題 : 禮節(jié)中 的人文道德觀念包括：講究態(tài)度、弄清關(guān)系、把握分寸 （ 大方莊重 ）。 M 第 36題 : 秘書 要圍繞工作中心，突出重點(diǎn)，根據(jù) (上司的工作 )來確定督查工作任務(wù)。 N 第 37題 : 哪一項(xiàng) 不屬于會(huì)議保健工作 ( 會(huì)場設(shè)置保安人員 )。 Q 第 38題 : 簽字儀式 會(huì)場布置時(shí)不應(yīng)該 ( 準(zhǔn)備好簽字雙方座位，主方座位居右 )。 R 第 39題 : “ 人是能夠制造 和使用生產(chǎn)工具的動(dòng)物?！贝?句話所用的說明方法是 (定義 )。 第 40題 : 任何危機(jī)事件的發(fā)生和發(fā)展過程均可表現(xiàn)為順序發(fā)展的 （突發(fā)期、擴(kuò)散期、爆發(fā)期、衰退期） 四個(gè)階段。 W 第 41題 : 為了 壓縮會(huì)議的時(shí)間 ，提高會(huì)議的效率，對于代表的口頭報(bào)告一般要求 ( 只涉及最重要的項(xiàng)目或者需要集體進(jìn)行討論 的 事項(xiàng) )。 X 第 42 題 : 小型會(huì)場 內(nèi)座位的安排，常以離會(huì)議主持人或主席位置近的座位為上座，而會(huì)議的主持人或會(huì)議主席的位置應(yīng)置于 ( 遠(yuǎn)離入口處，正 A門 )的位置。 第 43 題 : “省商業(yè)儲(chǔ)運(yùn)公司關(guān)于 FC16SA 大卡車存在嚴(yán)重質(zhì)量問題 要求賠償損失的 ( )”，括號(hào)處應(yīng)填寫的最恰當(dāng)?shù)奈姆N是 ( 商洽函 )。 第 44題 : 信息分類原則 中不包括（ 排他性 ） Y 第 45題 : 以與媒體單向溝通為主 ，重點(diǎn)在組織發(fā)言人將事先準(zhǔn)備好的內(nèi)容報(bào)告給記者們以期理解和支持并廣為宣傳的會(huì)型是 (新聞發(fā)布會(huì) )。 第 46題 : 一般 研討會(huì)、匯報(bào)會(huì)、座談會(huì)等小型會(huì)議最好用 ( 精要 )記錄法。 第 47題 : 與會(huì)人員交費(fèi)的計(jì)算公式 正確的表述是 ( 預(yù)期的與會(huì)人員人數(shù) X交費(fèi)額 +預(yù)期陪同人數(shù) X交費(fèi)額一交費(fèi)折扣額 )。 第 48題 : 應(yīng)邀赴家宴時(shí) ，到達(dá)時(shí)間應(yīng) 該 (稍晚幾分鐘 )。 第 49題 : 郵件 送到單位所租的信箱，由文員開啟，取出郵件帶回辦公室，以下哪項(xiàng)事情與 文員的 工作要 求不一致（ 應(yīng)提高 ）。 第 50題 : 有時(shí) 應(yīng)上司要求，文員參與會(huì)見或會(huì)談，以下哪項(xiàng)內(nèi)容不是文員的任務(wù)？（ 發(fā)表意見 ）。 ... 第 51題 : 以下關(guān)于 名片 的使用方式，哪些是錯(cuò)誤的 （ 名片只能當(dāng)面遞送，寄去是不禮貌的 ） 第 52題 : 以下哪點(diǎn)不是 辦公室事 務(wù)管理的特征？（ 決策性 ）。 第 53題 : 要做好檔案收集 ,應(yīng)該收集的文書資料是 (下級(jí)單位報(bào)送的報(bào)告、統(tǒng)計(jì)表等 ) 第 54題： 接受忠告 的正確反應(yīng)是（ 切忽感情用事 ） Z 第 55題： 展覽會(huì) 布置要求 (新穎別致 )。 第 56題 : 召開人代會(huì) 應(yīng)該在會(huì)場裝飾的花卉是 (君子蘭，鐵樹，萬年青 )。 第 57題 : 在慶祝開業(yè) 時(shí)，用的花飾形式是 ( 花籃 )。 第 58題 : 制定會(huì)議的議程 首先要明確 (會(huì)議的目標(biāo) )。 第 59 題 : 在 召開電話會(huì)議 時(shí)，人數(shù)較少的單位或個(gè)人