國際酒店財務部政策與程序手冊-資料下載頁

【導讀】制訂本手冊是為了說明DaysInn酒店管理公司（中國）財務部標準運作的政策和程序，確保財務部運。向財務部工作人員提供日常工作及培訓的指導。使財務部運營及管理手冊格式化，以便于更正、修改。新它的內容，以反映酒店管理的最新精華。但是，任何更改應經過酒店總經理的批準，并報DaysInn酒店。這樣做的目的是為了保證任何冠以DaysInn酒店運營水準的全球一貫性。序和政策由DaysInn酒店集團財務部負責解釋。備用金是酒店財務部事先付給有關部門用于日常收付款業務周轉用的專用流動資金。定期清點自己的備用金，確保酒店發出的數額沒有短缺。有任何過失或欺騙行為將給予處罰，嚴重者將給予開除處理或承擔相應的刑事責任。店財務部按批準的金額支付給申請部門。

　　

【正文】 核程序 修改號 0 文件編號 CA 01 頁碼 第 1 頁共 3 頁 目的 : 確保酒店的現金收入能安全無誤的收繳入庫。 政策 : 9. 收銀員在填寫交款單時 ,需字跡清晰明了并將交款袋封好。 10. 收銀員在投款過程中應確保交款袋已完全投進投幣保險箱。 11. 收銀員在投款時必須由保安員或上級主管陪同到保險箱存放室交款。 12. 收銀員交款時必須由保安員或上 級主管見證，兩人在投款登記表上簽字確認。 13. 見證人在監督投款過程中應認真負責 ,切實做好監督工作。 14. 總出納必需在財務總監或其指定的專人在場的情況下開啟投幣保險箱。 15. 總出納開啟交款袋清點現金及相關單據時，必需由財務總監或其指定的專人進行監點。 16. 如在開啟投幣保險箱及清點現金過程中出現與投款記錄不符，或發現假幣等情況，需及時通知財務總監及相關責任人。 程序 : 一 .投幣保險箱的投幣口鑰匙共兩支，其具體分配為： 1. 一支交于前臺主管或值班經理； 2. 另一支交財務總監辦公室封存備用。 編制 Days Inn China 美國戴斯酒店集團（中國） 生效日期 2021 年 3 月 1 日 序號 修訂 內 容 修訂日期 審 核 批 準 35 手冊名稱 財務部政策與程序手冊 文件內容 收銀員繳款投幣及審核程序 修改號 0 文件編號 CA 01 頁碼 第 2 頁共 3 頁 二 .餐廳收銀員交款投幣的具體要求及程序 1. 餐廳收銀員清點現金后，需填寫交款單；按照幣種、幣值、張數、金額等分別把現金填寫在規定的欄目內；交款單上各種幣種的合計數額應與裝入交款袋的現金數相等，并封好交款袋。 2. 各收銀點收銀員將營業收入與班結報表核對無誤后，在交款前十分鐘通知保安員或餐廳主管要求押款。保安員或餐廳主管接到收銀員要求投幣交款的信息后，陪同到保險箱存放室交款。 3. 餐廳收銀員與保安員或餐廳主管一同到保險箱存放 室后，由前臺主管或值班經理開啟投幣保險箱的投幣口。 4. 餐廳收銀員填寫投款登記表，并將交款袋投入投幣口。餐廳主管或領班要確保交款袋已投進保險箱內，收銀員與保安員或餐廳主管共同在投款登記表上簽字確認。 5. 前臺主管或值班經理鎖好投幣保險箱的投幣口。 三 .前臺收銀員繳款投幣的具體要求及程序 1. 前臺收銀員清點現金后，需填寫交款單；按照幣種、幣值、張數、金額等分別把現金填寫在規定的欄目內；交款單上各種幣種的合計數額應與裝入交款袋的現金數相等，并封好繳款信封。 2. 保安員或前臺主管陪同收銀員到保險箱存放室投幣交款。 3. 前臺收銀員與保 安員或前臺主管到達保險箱存放室后，由前臺主管開啟投幣保險箱的投幣口。 4. 前臺收銀員填寫投款登記表，并將款袋投入投幣口；保安員或前臺主管要確保款袋已投進保險箱內，兩人共同在投款登記表上簽字確認。 5. 前臺主管或值班經理鎖好投幣保險箱的投幣口。 編制 Days Inn China 美國戴斯酒店集團（中國） 生效日期 2021 年 3 月 1 日 序號 修訂 內 容 修訂日期 審 核 批 準 36 手冊名稱 財務部政策與程序手冊 文件內容 收銀員繳款投幣及審核程序 修改號 0 文件編號 CA 01 頁碼 第 3 頁共 3 頁 四 .總出納點核收銀員繳款信封的程序 次日早晨，總出納與財務總監或由其指定的專人一起去收款；其步驟是： 1. 打開保險箱，按照投幣保險箱登記 表的內容逐一點收交款袋。如發現登記表上有投入保險箱的證實簽名，而保險箱內并沒有該繳款信封，則應立即追查原因，并報告保安部經理或財務總監。 2. 由保安員陪同總出納和取款見證人，確保安全的從保險箱存放室到總出納辦公室。 3. 總出納逐個打開交款袋，取出現金，根據信封上各幣種的數額進行清點，財務部應指派員工在場監點。如果清點的數額與交款單上所填寫的數額一致，總出納則在交款單上簽名；如果不一致，數額或多或少，則總出納與監點人一起在交款單上簽字注明，并通知收銀領班及其收銀員本人。 4. 根據審核無誤的收銀員交款單，填寫“總出納報表” 的相關內容。 編制 Days Inn China 美國戴斯酒店集團（中國） 生效日期 2021 年 3 月 1 日 序號 修訂 內 容 修訂日期 審 核 批 準 37 手冊名稱 財務部政策與程序手冊 文件內容 現金長短款 修改號 0 文件編號 CA 02 頁碼 第 1 頁共 1 頁 定義： 現金長短款是出納或收款員在工作過程中，因工作差錯或時間的差異等原因產生的一種與賬面現金數額不符的現象。 政策： 17. 所有現金長款屬于酒店資產，任何人不得私自擁有或使用。 18. 每日營業收入的長短款，必須立即查明原因，如實填寫《長短款報告》，并報告部門直隸主管。不允許收銀員隱瞞營業收入長款或短款，更不允許私自占有或填補。《長短款報告》將會由部門經理簽 署處理意見，并報財務總監審批，若查實長款或短款是收銀員的過失造成，收銀員將會承擔經濟責任。 19. 現金長短款應先計入“其他應收款－現金長短款”科目 ，然后根據批準后的意見及時清理。 20. 收入審計對所有現金長短款發生的原因和處理結果，負有監督的責任和權力。收入審計應核查所有現金長短款原因的真實性，經確認由于工作偶爾疏忽造成短款的，應提出處理意見，要求相關部門給予員工相應的警告并賠償短款金額；由于經常性疏忽大意造成短款的，除賠償全額外，應給予處分甚至開除處理；若查出存有犯罪動機而造成短款者，除上述處理外，依據法律承擔相應 刑事責任。 21. 對賠償金額偏大者，酒店財務總監可酌情批準分期賠償。 程序 ： 1. 每日營業收入的長短款，必須立即查明原因，如實填寫《長短款報告》，并報告部門經理。 2. 收款員下班前將當天實收款項及時裝入繳款袋投入投幣保險柜，并填寫《交款記錄表》。 3. 次日，總出納和見證人清點現金，與收入審計核對現金長短款，計入“其他應收款－現金長短款”科目。 4. 總出納應根據每個收款員及營業點統計現金長短款金額，上報財務總監審核。 編制 Days Inn China 美國戴斯酒店集團（中國） 生效日期 2021 年 3 月 1 日 序號 修訂 內 容 修訂日期 審 核 批 準 38 手冊名稱 財務部政策與程序手冊 文件內容 發票 修改號 0 文件編號 CA 03 頁碼 第 1 頁共 2 頁 定義 : 接受服務或從事其他經營活動所開具的，用以記錄和證明消費金額的書面憑證。無論從稅務局直接購買，還是在批準的制定廠家印制，但都需要有全國統一發票監制章 。 目的 ： 確保酒店經濟業務發生后，為客戶正確提供報銷憑證，酒店財務人員安全保存和管理會計憑證和空白票據。 政策 : 1. 確保開具發票的真實性和完整性。未發生經營業務時不準開發票，不得擅自多開發票金額，開具發票的金額必須與發生業務金額一致。 2. 現金支出不得開具發票。 3. 酒店營業發票應合法有效，并由專人保管。 4. 發票填寫要求項目齊全、字跡清楚、全部聯次一 次復寫，內容一致，前廳填發的旅業發票只可以寫房租，不可擅自擴大開具范圍。 5. 因工作失誤或其他原因開錯的發票，收款員要逐聯加蓋“作廢”章，并將全部聯次與存根訂在一起。 6. 開具發票應使用中文。 7. 不得私自轉借、轉讓、涂改或擅自銷毀發票。 8. 發票使用完畢后，應及時把發票存根交財務部統一保管。 9. 嚴格遵守發票領用制度，確保發票連續使用，以防丟失。 10. 發票由各地區的稅務機關指定的印刷廠印刷。禁止私自印制、偽造發票。 11. 由于發票是用作對外的憑證及在稅務機關監管內，故所有領用必須明確責任，出現問題，則由責任人承擔。 編制 Days Inn China 美國戴斯酒店集團（中國） 生效日期 2021 年 3 月 1 日 序號 修訂 內 容 修訂日期 審 核 批 準 39 手冊名稱 財務部 政策與程序手冊 文件內容 發票 修改號 0 文件編號 CA 02 頁碼 第 2 頁共 2 頁 發票的領取： 1. 酒店一般由收入審計負責建立發票使用登記制度，設立發票登記簿。（某些酒店需根據當地稅務機關的要求登記有關的發票臺帳。） 2. 各部門在財務部領取發票時必須以舊換新，并且做好登記，領取人和發放人要在記錄本上簽字確認并檢查發票是否填寫完整，發票是否連號。 發票的開具： 1. 開具發票應當按照規定的時限，逐序、逐欄，全部聯次一次性如實開具，并加蓋單位財務印章或發票專用章。 2. 酒店自印發票的內容一般包括：付款人 名稱、服務項目、房號、大小寫金額、注明以何種方式結帳 (包括現金、支票、信用卡、其他 )、開票人、開票日期。不同地區不同酒店的發票種類都不一樣，還有剪裁式、撕票式等，使用時剪裁金額或撕票金額要與實際消費的金額一致。各酒 店應嚴格按照國家及當地稅務機關制定的《發票管理制度及實施細則》 執行。 編制 Days Inn China 美國戴斯酒店集團（中國） 生效日期 2021 年 3 月 1 日 序號 修訂 內 容 修訂日期 審 核 批 準 40 手冊名稱 財務部政策與程序手冊 文件內容 禮券 修改號 0 文件編號 CA 04 頁碼 第 1 頁共 2 頁 定義 : 在酒店用于支付住宿或餐飲等服務賬目的免費結算憑證。 目的 ： 給予為酒店帶來一定收入的客戶的一種 獎勵，也是促銷的一種手段。 規定 : 1. 酒店發出的禮券用途僅限用在酒店經營范圍以內。 2. 禮券上必須注明可消費金額。 3. 禮券不能兌換現金，并且未使用的價值不被退還。 4. 禮券必須在消費前出示。 5. 禮券上必須注明有效使用期限，過期作廢。 6. 所有禮券由財務部按序號控制、保存、發放。 7. 所有禮券的使用需經財務部蓋章后，方可生效。 8. 酒店員工不能使用禮券。 9. 禮券在申請或發放中，不得作假或發放給無關人員。 10. 禮券上須注明，如持券人到酒店消費，需提前預訂，以視客房及餐廳的消費安排情況。 編制 Days Inn China 美國戴斯酒店集團（中國） 生效日期 2021 年 3 月 1 日 序號 修訂 內 容 修訂日期 審 核 批 準 41 手冊名稱 財務部政策與程序手冊 文件內容 禮券 修改號 0 文件編號 CA 04 頁碼 第 2 頁共 2 頁 11. 申請免費禮券，應事先填寫申請表，注明時間及原因，然后經部門經理及總經理批準。 12. 任何禮券如延期使用，需由財務總監和總經理同意，并在禮券上簽字確認，在原來的禮券上注明延遲的日期，方可生效。 13. 所有禮券均由財務部保管、發放，任何部門需要領取禮券時，由財務部負責保管人員登記禮券號碼、領取日期等資料，并由領取人簽收。 14. 禮券根據其發放的性質，作相應的帳務處理。 編制 Days Inn China 美國戴斯酒店集團（中國） 生效日期 2021 年 3 月 1 日 序號 修訂 內 容 修訂日期 審 核 批 準 42 手冊名稱 財務部政策與程序手冊 文件內容 丟失帳單和憑單的處罰 修改號 0 文 件編號 CA 05 頁碼 第 1 頁共 1 頁 目的 : 通過制定此處理程序，以減少或避免由于丟失帳單與單據而可能給酒店帶來的損失 。 標準 : 丟失帳單或單據，通常有以下三種情況： 1. 未結帳帳單：此類帳單的丟失可能會造成客人消費記錄的丟失，或因此而造成客人的拒付或跑帳。此類損失由相關當事人承擔 ， 并依照丟失帳單上的金額照價賠償。 2. 空白餐廳帳單：印有連續編號的空白帳單丟失，由相關當事人承擔，賠償金額按照過去十天的客單平均收入確定。 3. 空白雜項收費單：空白雜項收費憑單丟失，由相關當事人按過去十天的客單平均收入確定賠償 價格。 程序 : 1. 各部門從財務部領取的帳單、收費單據，必須按號碼順序進行登記，領用部門負責人和直接經手人對帳單的保管與使用負責 。 2. 各餐廳收款員在《客人帳單控制表》中按編號連續登記帳單使用情況。帳單如有缺號或丟失，應在《丟失帳單報告》中記錄有關情況。 3. 《丟失帳單報告》將交給營業部門經理做進一步調查，對于找到的帳單也要記錄下來，并要求相關經理調查后在報告中寫出原因并簽字確認。 4. 《丟失帳單報告》將交給收入審計人員審核，并檢查所有帳單和憑單是否連號 , 如發現丟失也應立即向財務總監匯報。 5. 財務總監應立刻檢查報告內容，并 給