國際酒店財務部政策與程序手冊(編輯修改稿)

　

【文章內容簡介】 核 批 準 19 手冊名稱 財務部政策與程序手冊 文件內容 日常食品采購審批程序 修改號 0 文件編號 PC 02 頁碼 第 1 頁共 1 頁 目的 為確保酒店廚房的每天正常經營，滿足客人的需求，特對廚房每日所需的鮮活食品采購工作制定專用的審批程序。按此規定采購的飲食品進貨不經過財務部總倉儲存，將直接送至使用部門使用，因此也稱為直撥采購。 政策 30. 采購經理、成本控制經理和廚師長每月不得少于一次進行餐飲用料的市場調查，供應商也可以一同前往確認市場價格。 31. 由采購經理編制《市場調查報告》，采購經理根據供應商報價表及《市場調查報告》定期編制餐飲用料的本地市場定價表，與供應商確認價格后送成本控制經理、廚房長審核，再報財務總監、總經理審批。 32. 采購經理應及時將審批后的報價表分發給用貨部門、收貨主管、成本控制經理。 程序 1． 每日廚房市場采購程序： 1． 1 各廚房每日根據近期的實際用量預計第二天的采購數量，填寫《每日廚房訂貨單》。 1． 2 經廚師長簽批審核后，于 周一至五的下午 16： 00 前將《每日廚房訂貨單》交采購經理審核。 1． 3 采購經理審核《每日廚房訂貨單》上定購的內容，是否屬于直接采購范圍 (并非庫存項目 )，申請數量是否合理，并根據已批準的市場定價表所確認的價格填寫單價。 1． 4 采購經理核準后，通知供應商送貨。 1． 5 采購經理在下午 5 點前將定完貨的《每日廚房市場訂貨單》分發放給相關部門。 1． 6 供應商次日根據定購單之所列內容準時送貨。 1． 7 不屬于本地市場訂價表內的貨品，如價格比較貴，應另行填寫采購單辦理。 2． 部門直購物品的采購： 按《采購申請審批程序》執行。 編制 Days Inn China 美國戴斯酒店集團（中國） 生效日期 2021 年 3 月 1 日 序號 修訂 內 容 修訂日期 審 核 批 準 20 手冊名稱 財務部政策與程序手冊 文件內容 貨物驗收程序 修改號 0 文件編號 PC 03 頁碼 第 1 頁共 4 頁 目的 使負責驗收貨物的員工懂得如何驗收貨物，并按照相關規定處理單據和貨物。 政策 33. 必須具備得到批準的采購申請單才能進行貨物驗收。 34. 若無采購申請單，此物品應予以拒收，但需知會采購經理。 35. 財務部收貨主管與用貨部門經理共同負責驗收，確保到貨數量正確，嚴格執行制度。 36. 各申請部門經理應負責與收貨主管共同驗收貨物，特殊情況下需要增加該部門的其他驗貨人員，應向財務部提供其姓名、職位和簽字 式樣。 37. 所有得到驗收的貨物必須填寫收貨記錄單，經收貨主管和接收使用部門經理（或指定人員）簽字，并加蓋酒店收貨專用章后生效，收貨記錄單是供應商與財務部核對付款的有效憑證。 38. 各種磅、秤都應定期檢驗，以保證其精確度。 39. 在驗收貨物時，倉庫主管還應給肉類、海產品等物品加上存貨標簽。 40. 各類貨物的具體驗收標準： a) 果菜類：新鮮、干凈、無蟲、無傷、外觀均勻、美觀、成熟。 b) 禽蛋類：持有動物檢疫合格證，當天檢疫票據。大小均勻、保持新鮮、干凈、凈膛，并加蓋檢疫章。 c) 生肉類：持有動物檢疫合格證，當天檢疫票據，完整部分加蓋檢疫章，保持 新鮮無異味、干凈、衛生，按要求提供分割部分。 d) 熟食類：持有健康證，該批熟食的衛生合格證，目測實物無異味。 編制 Days Inn China 美國戴斯酒店集團（中國） 生效日期 2021 年 3 月 1 日 序號 修訂 內 容 修訂日期 審 核 批 準 21 手冊名稱 財務部政策與程序手冊 文件內容 貨物驗收程序 修改號 0 文件編號 PC 03 頁碼 第 2 頁共 4 頁 e) 海鮮類：檢疫票據，保證鮮活。 f) 凍貨類：有正規生產廠家、生產日期及保質期清楚，無異味，附檢疫票，解凍后質量無 異味，附檢疫票，解凍后質量無太大差異。 g) 調料類：提供衛生證書，按要求的品牌進貨，生產日期及保質期清楚，進口輔料的供貨須提供商檢手續，進口物品需具備中文標識。 h) 布草 、制服類：先做小樣試用合格后，再批量進貨。 i) 印刷品：字體清晰，表格規范，紙張合格，按樣稿印刷。 程序 1. 檢查到貨是否得到批準，通知接收部門共同按規定的要求進行驗收 當接到通知要收 貨時，首先應找出相對應的采購申請單，按照采購申請單上已批準同意 采 購數量收貨，原則上不能多收 。 若供應商暫時貨物不足，送來的貨物未達到酒店規定的定貨數量時，應通知采購部以便繼續跟進。 隨貨到的發票所注數量應與實際收貨數量一致。水果、蔬菜等鮮貨，收貨時數量可以在 5%上下浮動。 收貨主管在 收到由采購經理分發的采購申請單時，應按部門分類，存放在“未完成的采購申請單”的檔案夾中；直至此采購申請單全部到貨完成后，轉移至到“已完成的采購申請單”的檔案中。 編制 Days Inn China 美國戴斯酒店集團（中國） 生效日期 2021 年 3 月 1 日 序號 修訂 內 容 修訂日期 審 核 批 準 22 手冊名稱 財務部政策與程序手冊 文件內容 貨物驗收程序 修改號 0 文件編號 PC 03 頁碼 第 3 頁共 4 頁 2．檢查到貨物品的質量 到貨質量應當和采購申請單和合同上確定的質量要求相符。如果驗貨人員對物品質量有懷疑，應請用貨部門經理協助檢驗，以免發生差錯；對于次品要拒絕收貨，并應即時向采購經理反映。 對于食品、飲料的驗收， 還要注意生產日期及有效期，決不驗收接近保質期的食品、飲料等貨物 。 每日市場采購單上批準的貨物（是指每日廚房購進的鮮魚、水果、蔬菜等鮮貨）驗收時， 必須同廚師長（或廚師長指定的驗收人員）同時驗收物品名稱、數量、質量、規格等。 蔬菜類主要注意水分是否過多、是否新鮮，該去皮的是否已去皮等。 聽裝和袋裝物品主要檢查品牌、生產日期、保質期、包裝容量等。 對于進口物品還需要具備中文標識。 易碎物品的到貨，應與使用部門當面點清，并按實際數量填寫收貨記錄。 3. 檢查到貨物品的數量 物品之包裝物可以打開， 必須進行開箱檢查，如果一次到貨數量很多也必須進行開箱抽樣檢查。 對有些稱重量的物品，除對其總重量進行檢查時，還要對單位重量進行抽查，如酒店規定每件物品 (食品 )之重量等。 對于米、面等不僅要點數量，還要檢查其重量與包裝袋上注明的重量是否一致。 4． 核對到貨物品的價格 發票上的價格應當和采購申請單上的價格一致。如果發現發票上的價格與采購申請單上的價格不符，應通知采購部； 編制 Days Inn China 美國戴斯酒店集團（中國） 生效日期 2021 年 3 月 1 日 序號 修訂 內 容 修訂日期 審 核 批 準 23 手冊名稱 財務部政策與程序手冊 文件內容 貨物驗收程序 修改號 0 文件編號 PC 03 頁 碼 第 4 頁共 4 頁 如有價格上的變動，只有當財務總監和總經理同意按新價格購進貨品時，收貨員才能驗收此物品，否則不予以辦理。 5. 對于無采購申請單的小金額采購的物品驗收 ，才可驗收收貨。 ，并在發票上簽名證明即可。 6. 填寫物品驗收收貨記錄單 再次核對采購申請單上的采購數量、價格是否與發票上的數量、價格一致。 將申請部門名稱、發票號及采購申請單號填寫在收貨單的相應位置 上。 將填寫完畢的收貨記錄單與貨物一起交給接收部門驗收人，請接收部門的經理簽收。 每日 按財務部轉來的附有海鮮單的“每日鮮活海產品銷售表”準確地填寫 收貨記錄單。 7. 收貨主管填寫《收貨日報》 食品直撥：即“每日食品市場采購單”上的物品；在填寫時按不同接收部門分別填寫，如 : 中廚房、西廚房、員工餐廳等。 食品入庫：即由倉庫填寫的“采購申請單”上的物品。 酒水直撥：由餐飲部填寫的“采購申請單”上的酒水 (少量酒水或為特殊宴會臨時采購的酒水，其它情況應由倉庫填寫“采購申請單” )。 酒水入庫：即由倉庫填寫的“采購申請單”上的酒水。 其它入庫物品：按不同種類分別填寫，如 : 瓷器、玻璃器、銀器、布草、客用品、清潔用品等。 雜項直撥：即由各部門填寫的“采購申請單”上的日常用品。 編制 Days Inn China 美國戴斯酒店集團（中國） 生效日期 2021 年 3 月 1 日 序號 修訂 內 容 修訂日期 審 核 批 準 24 手冊名稱 財務部政策與程序手冊 文件內容 倉庫領貨程序 修改號 0 文件編號 PC 04 頁碼 第 1 頁共 3 頁 目的 : 使各用貨部門能夠按照規定的程序，在規定的時間內領取各部門所必要的物品，從而使酒店的 庫存資金占用和經營成本、費用得到合理控制。 政策： 1. 所有部門及員工有責任遵守庫房申請領貨程序的規定及步驟。 2. 不同種類的物品，領貨單上應注明類別。 3. 所有領貨申請單必須由申請部門經理簽署，經財務總監或授權人批準后，倉庫主管才可辦理發貨手續，未經批準的領貨單不允許發貨。 4. 領貨人員交單領貨時，未經倉庫人員同意，請勿進入倉庫自行取貨，應在倉庫外等候。 5. 為了確保不同部門發貨 /領貨的有序性，庫房的發貨時間必須是固定的，并得到財務總監的批準。建議的倉庫領貨頻率如下，確定后的時間應在倉庫外張貼告知領貨人： 食品、酒水、香煙 星期一至五 10:0016:00 印刷品及文具 星期二、四 14:0016:00 客用品及清潔用品 每周一次（也可以由 使用部門自行管理 ） 營運用品（玻璃、瓷器、布草） 每周一次（也可以由 使用部門自行管理 ） 6. 盤點時間內需要領貨急用者，須經財務總監同意，方可領貨。 編制 Days Inn China 美國戴斯酒店集團（中國） 生效日期 2021 年 3 月 1 日 序號 修訂 內 容 修訂日期 審 核 批 準 25 手冊名稱 財務部政策與程序手冊 文件內容 倉庫領貨程序 修改號 0 文件編號 PC 04 頁碼 第 2 頁共 3 頁 程序 ： 1 填寫領貨申請單 凡領用各倉庫物品，均應由領貨部門填寫領貨申請單，領貨申請單必須填寫部門名稱、申請日期，所領物品名稱、數量、價格，并由申請部門經理（或指定之負責人）簽字申請。凡相關簽批領貨申請單之各部門經理，均應將簽名式樣交財務部備案。 領貨申請單上之領貨數量原則上不允許涂改，如確有修改，應請有關部門經理在涂改處加簽 。 為了防止在已經批準的領貨申請單上隨意添加物品，要求申請部門經理在最后一個申請物品下劃“ 7”形劃線，以示結束。 領貨申請單上的“實發數量”、“單價”、“合計”等信息需倉庫及財務 人員填寫，各部門在填寫及簽名時不要占用這些位置。 各部門在發貨時間之前的個工作日將領貨申請單交財務總監審批。 2 物品出庫程序 所申請的貨物必須按物品歸類分別填寫領貨申請單 ( 例如：食品不能和文具用品在同一張領貨申請單上申請 )，避免在同一份領貨申請單上申請不同庫房的貨物。 確保申請單上所列貨物的任何更改（數量、名稱等）均有部門經理或主管，以及領貨單批準人的簽字。 相關申請部門經理負責確定每日物品的領貨量，避免因過多領貨而導致部門備用貨物過量，從而導致部門當月成本不合理，以及增加當月不必要的營運費用。 特別用品（ 包括促銷用品、禮品），例如：圣誕卡、賀年卡、日歷等，均由酒店統一安排分配數量，各部門只能領用自己配額內之數量。如沒有總經理批準，不接受任何理由領貨或超額領貨。 編制 Days Inn China 美國戴斯酒店集團（中國） 生效日期 2021 年 3 月 1 日 序號 修訂 內 容 修訂日期 審 核 批 準 26 手冊名稱 財務部政策與程序手冊 文件內容 倉庫領貨程序 修改號 0 文件編號 PC 04 頁碼 第 3 頁共 3 頁 3 倉庫發貨程序： 當接到領貨申請單時，應確保其相關項目填寫正確，并已經財務總監批準過的。 確認為已經批準的領貨申請單，庫管員按填寫的項目逐一發放，發出的數量必須與申請數量相等。 如果因為庫房存貨不足而沒有發出的項目， 在領貨申請單相應的“實發數量處”填寫