(精品秘書工作手冊及公司公文寫作技巧及公文格式(帶示例)共261頁-wenkub.com

　 　

【正文】 發文順序號分年度從1號起，按公文的簽發時間的先后依次編號，不能跳號，不留有空號，不隨意編號，不編虛位（即“1”不編為“001”），不加“第”字。例如，“益資發”，用“益資”做發文機關所在行政區代字，省略了發文機關代字“委”，“發”是文件類別字；“益資委”中的“委”是發文機關代字，即“中國共產黨益陽市資陽區委員會”，省略了文件類別代字。所有公文都必須編制發文字號。用特定版頭印制的黨的機關的緊急公文，分別標明“特急”、“加急”，用3號黑體字頂格標注于公文首頁版心右上角，兩字之間空1字；行政機關的緊急公文，分別標明“特急”、“急件”，用3號黑體字標注于公文首頁版心右上角第2行，如果該件公文無密級，則標注在第1行。如需同時標注秘密等級與保密期限，黨政機關的公文，都用3號黑體字頂格標注在版心右上角第1行，秘密等級中間不空格，并與保密期限之間用“★”隔開。秘密可劃分為國家秘密和商業秘密，其中，國家秘密劃分為絕密、機密、秘密3個等級，商業秘密劃分為“商業機密”、“商業秘密”2個等級。秘密公文印制份號的目的是：便于對秘密公文進行管理和利用。發文機關全稱應以批準該機關成立的文件核定的名稱為準；規范化簡稱應由該機關的上級機關規定，由本機關自定的，一定要明示其他機關，不能只是自己使用而別人不認同。版頭字、五角星與橫隔線應美觀、莊重、大方。版頭是特定的、法定的、專用的，象征著領導機關的權威，起到增加公文莊重色彩和嚴肅性，識別發文機關、公文級別、重要程度，以引起受文者注意的作用。由發文單位全稱或規范化簡稱加上文件兩字組成，[公司現行公文一般省略文件兩字]，用大字套紅標注秘密等級下放的中央位置。用A4型公文紙，%，即166毫米。黨政機關通用公文的文面格式由版頭、份號、密級、保密期限、發往地址、緊急程度、發文字號、簽發人、收發報序號、公文標題、主送機關、正文、附件名稱（附件說明）、發文機關署名、成文日期、印章、印發傳達范圍（附注）、附件、主題詞、抄送機關、印制版記21個要素組成。（一）公文的文面格式國家的標準GB/T97041999《國家行政機關公文格式》是我國現行的公文格式標準。關于語言的精練。關于材料的修改。關于主題的修改。擬寫文件既要盡量節省用字、縮短篇幅、簡潔通順，又要注意交代的問題清楚明了。如果觀點不明，令人不知所云。寫作中注意兩點：要觀點鮮明，用材得當。當然，需要集體討論或送給領導審閱的提綱除外。 提綱的詳略，可以根據文件的具體情況和個人的習慣、寫作的熟練程度而定。例如，要草擬本部門的年度工作計劃，首先需要查閱去年的工作計劃及工作總結，以及參考有關先進企業的同類工作計劃等，還要研究本部門今年所面臨的形勢，今年的中心任務上級要求等。（二）、收集有關資料，進行調查研究 發文的目的和主題明確之后，就可以圍繞這個主題搜集材料和進行一定的調查研究當然，這也要根據具體的情況，并不是擬寫每一份公文都要進行這一步工作。比如，向上級匯報工作，還是向有關單位推廣、介紹經驗；是給領導、有關部門人員閱讀，還是向全體人員進行傳達。公文的擬寫通常按以下步驟進行：（一）、明確發文主旨任何一份公文都是根據工作中的實際需要來擬寫的。如公函、通知等。下級機關向上級領導機關呈送的各類公文。 （二）按引文關系劃分 下行公文。向群眾公布應當遵守的事項。 決策性公文。主要文種有：指示、批復、通知、函等。內容要明確，格式要規范，行政約束力極強，下級必須嚴格貫徹執行。2. 公司級會議l 總裁室周例會（每周四發出會議通知、落實例會地點、菜單、參會人員、請假人員，會議當天落實人員參會情況并通知主持人、進行會議紀要、關注會中需求，會后完成會議紀要并發出）l 總裁室月例會的組織實施。審核修改的步驟是，首先由秘書自己反復推敲修改，對于重要的文檔還要組織討論，最后提交主管的領導人審核批準、發布。 用詞用字應準確、規范，應正確標明標點符號。216。寫好開頭與結尾。在接受總經理授意后，秘書應進行深入的調查研究，收集標志著材料。 選擇正確的文種。216。對于文件的格式，可參考《聯想電腦公司文件管理規定》中的格式。l 條理性強——文字工作具有明確的指導作用，可操作性強，因此對擬制文稿的條理性要求尤為突出。 秘書文字支持應達到的要求：l 針對性強——文檔處理要直接、明確地去解決某個具體問題，提出意見和辦法。 培養溫文而雅的儀表風度。 牢記別人的姓名，稱呼恰當親切。手勢和行立坐態都能表現出謙虛而恭敬的態度。它們可以表現出對對方的欣賞、理解和歡迎。恭敬就是尊重對方的人格，誠懇待人，和藹熱情，不驕橫。 擺正站位。要公正地評價他人，不要以自己的好惡來評說他人，也不用自己的好惡要求他人。以感化、教育和鼓舞他人。要尊重別人，幫助領導把握好用人之道，多協商，多征求大家意見，在堅持原則的前提下，盡量滿足下屬及部門的需求，增強合力。公務活動之前，提供廣泛適用的背景資料（包括活動內容、所要解決的基本問題及與此相關的人文等知識）供總經理參考準備。（二） 輔助總經理塑造良好的形象。（1） 積極介入有關工作，及時掌握相關情況，適時提出建議。才能及時預測總經理在想什么，準備什么。首先是廣泛收集信息，多提供真實情況。三、秘書作為領導輔助人員應具備的禮儀 秘書作為總經理的輔助人員，除完成日常業務事宜外，更多的精力是為總經理服務。l 在代總經理進行有關業務的推進工作時，要與合作廠商達成理解，為總經理的決策創造良好的合作環境，輔助總經理推進。l 秘書應以主動謙虛的態度與總經理所領導的部門人員充分溝通，盡可能及時了解各項業務的進展情況，并將信息及時整理反饋給總經理，有效地協助總經理推進工作l 作為秘書，在日常的工作中，注意與其它部門和同事的協作，要把對方看作是自己的資源，通過一點一滴的交往，協調與各部門之間的關系，對任何部門、任何一位同事都應有極強的客戶意識，尊敬對方、尊重對方，注意及時向那些給予你支持的部門和人員表達謝意。注意事項：l 有些來訪者聽不進秘書所做的任何解釋，死纏著非見總經理不可，對這種人一定要毫不妥協—但要注意禮貌—反復進行解釋并提出建議。五、大型活動（一） 陪同總經理參加的大型活動： 部門時序總經理秘書總經理預定車輛安排日程Y征求總經理意見了解活動議程N活動后活動當天活動前一天接受活動邀請結束整理業務資料和名片關注總經理需要，為總經理擋駕帶好活動議程、名片等資料提醒總經理應參與哪幾項活動開始陪同總經理參加的大型活動流程說明： 接受活動邀請l 得到活動議程，判斷重要程度，征詢總經理意見；l 對于總經理同意參加的活動事先安排日程； 活動前一天的準備工作l 做好準備工作，如預定車輛等；l 提醒總經理應該參與活動的那幾項； 活動當天l 著大方的職業裝，化淡妝，發型整齊，工作時間要佩帶胸卡；l 帶好活動議程、名片等資料；l 活動中關注總經理的需要，注意保持在總經理的視線內，在必要時為總經理擋駕； 活動后l 整理業務資料和名片。15:4516:00 Discussion about cooperation between AMD and Legend四、媒體采訪 時序總經理總經理秘書品牌市場部Y開始接到采訪申請品推安排?整理品推提供的采訪提綱NN轉交品推處理Y安排總經理采訪？征求總經理意見接受采訪結束接受采訪？結束采訪前一天采訪前一星期提醒總經理著裝了解記者需求，為記者提供相關資料Y修改審閱配合品推整理采訪問題答案N根據日程進行安排落實品推陪同人員及記者的聯系方式NY結束通知總經理收看與記者聯系，落實播出或見報時間總經理接受采訪檢查設備準備電話設備采訪結束采訪前20分鐘提醒總經理出發與品推陪同人聯系，再次落實時間檢查采訪場地Y定車接待記者預定會議室NY電話采訪？采訪在公司？N媒體采訪流程說明：接受采訪l 聯想電腦公司的采訪由品牌推廣部統一安排，集團采訪由企業傳訊部統一安排；除此之外的采訪需求必須轉交品牌推廣部處理； 對直接聯系的記者要特別禮貌，要向對方說明公司采訪規定，請對方理解；應記下記者的聯系方式，必要時可幫助對方聯系品推接口人；l 從品推得到采訪提綱；l 將整理好的采訪提綱和背景資料呈送總經理審閱，征求總經理意見；l 對總經理接受的采訪可根據日程進行安排，適合安排在一起的采訪盡量安排在一起；對總經理不接受的采訪經總經理授意后可向品推推薦其他人接受采訪，必要時可幫助品推人員進行溝通聯絡。15:0015:05 Introduction 216。l 幫總經理準備名片，并提醒會面時攜帶；l 提前30分鐘進行，調試設備，擺放材料，迎接客人，注意對待客人謙和有禮的態度；l 提醒總經理參會，在GM同意后陪同參會，參會中協助放映ppt，并關注會場內情況，隨機應變，靈活處理各種情況； l 會面結束后，代總經理或陪同送客人離去；之后整理筆記本電腦等儀器設備；l 總經理參加的外部會面總經理參加其他部門組織、主持的會面，秘書的工作可能就不像前面介紹的那樣繁多。下發會議通知后，確認參會人是否已收到通知，對特別重要的參會人，可通過電話確認；216。這就需要秘書是八面玲瓏的天才，同時善用平時培養出的細心與責任心，沉著應對，以不變應萬變！以下分內部會議與外部會議分別介紹。 特此通知 附件三：國內出差日程范例劉軍總經理出差深圳日程安排（4月2527日）時間日程地點備注 4月25日17：25北京—深圳CA1305機場接機人： 1360――― 入住新世紀酒店該車在深圳期間隨行21：30夜宵自行安排4月26日11：30嘉利會面及午餐新世紀酒店上海餐廳寧波廳嘉利參加人：何焯輝、譚永雄、 鄧秉覺聯想：、議題：嘉利最新情況通報對方聯系人：鄧秉覺 1390299751413：20出發前往EMC office、陪同前往 14：00EMC會面深圳沙頭角保稅區2123棟北座聯想參加人：、 、EMC參加人： 總經理 余昭信 副總經理 陸楊 業管處經理 張界楊 技術處協理 郭宗欽 研發部經理 張濱 會面安排：14:00~ 15:00 雙方公司介紹交流15:00~16:00 參觀工廠16:00~17:00 產品研討（顯示器/電腦相關產品）及未來業務合作磋商 17：20返回新世紀，梁青陪同18：00晚餐新世紀酒店餐廳美國國家半導體：李彬及隨行人員聯想：、4月27日14：00東莞金和涂料有限公司會面深圳長安鎮沙頭南區（地圖附后）金和參加人：總經理 董合枝 生產經理 董博霖嘉利廠參加人：采購部主管 黃寶球 工程總監 鄧秉覺 聯想參加人：、議程安排：14：0014：05雙方介紹14：0514：25金和介紹（工廠歷史、油漆種類、生產工藝及相關噴漆關鍵技術、發展趨勢等）14：2514：55雙方討論14：5515：25參觀金和新廠15：35瑞和塑膠五金電子廠深圳長安鎮沙頭南區15：3515：40聯想與瑞和人員互相介紹15：4016：10參觀瑞和工廠16：1016：25機動16：25前往機場，車程約30分鐘17：40 CA1303 深圳—北京安排接機隨行及重要聯系電話： 附件四：國外出差日程安排表執行副總經理訪問漢城行程表（99年7月14日至17日）訪問時間主要活動地點備注 7月14日 17：50——20：40 21：00——21：30北京——漢城到達酒店辦理入住（因通訊不便，LG商事提供一部手機在漢城期間使用，號碼為：0192335098KIMPO AirportHoliday inn Seoul在機場左邊出口舉牌接 (Tel: 0193367896)下榻處: Holiday in Seoul(佳樂) Tel: 82—02—7179441 Fax:82—02—7159441 7月15日 8：00——9：00 9：00——12：30