工程資料與工程檔案管理-文庫(kù)吧

【正文】 ）負(fù)責(zé)運(yùn)行、檢修、技改等工作中形成文件材料的收集整理、 歸檔和提供利用等各項(xiàng)工作。 二、工程檔案管理要求 （一）工程檔案的概念 工程檔案：經(jīng)過(guò)鑒定、整理并歸檔的項(xiàng)目文件。 項(xiàng)目文件：指建設(shè)項(xiàng)目在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收全過(guò)程中形成的文字、圖表、聲像、實(shí)物、電子等不同形式及載體的全部文件。 工程檔案管理培訓(xùn)課件 工程檔案管理培訓(xùn)課件 文件轉(zhuǎn)化為檔案應(yīng)具備三個(gè)條件：辦理完畢、具有保存價(jià)值、經(jīng)系統(tǒng)整理。 可見(jiàn)，檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來(lái)的，文件產(chǎn)生于社會(huì)活動(dòng)中，由于工作的持續(xù)進(jìn)行和事業(yè)發(fā)展的客觀需要，就把以后有查考利用價(jià)值的文件，有意識(shí)地保存下來(lái)，這就形成了檔案。文件和檔案是同一事物在不同階段的產(chǎn)物，二者既有密切聯(lián)系，又有區(qū)別。檔案是有價(jià)值并經(jīng)過(guò)歸檔保存的文件材料的集合體；文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿；文件是檔案的基礎(chǔ)，檔案是文件的精華。 注意：日常工作中要杜絕“有文必檔”的認(rèn)識(shí)誤區(qū)，普發(fā)性文件、重份文件、事務(wù)性文件均無(wú)保存價(jià)值；正確區(qū)分文件材料的歸屬和類別。 (二 ) 工程檔案管理基本要求 工程檔案管理培訓(xùn)課件 準(zhǔn)確 完整 系統(tǒng) 規(guī)范 安全 1. 完整 完整：項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的應(yīng)該歸檔的各種文件材料 原件 齊全（例：未中標(biāo)文件，安全、質(zhì)量事故材料，影像材料 , 水質(zhì)化驗(yàn)報(bào)告等）。 歸檔文件材料，不但歸檔份數(shù)齊全，其內(nèi)容也必須填寫(xiě)、簽署完整，不能缺項(xiàng)、漏項(xiàng)，要形成閉環(huán)管理。 工程檔案管理培訓(xùn)課件 2. 準(zhǔn)確 準(zhǔn)確：檔案內(nèi)容反映項(xiàng)目竣工時(shí)的真實(shí)情況和建設(shè)過(guò)程，技術(shù)數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，圖物相符，簽署完備，版本有效。 準(zhǔn)確是檔案的生命，圖物不符，提供利用時(shí)將會(huì)誤導(dǎo)利用者，導(dǎo)致事故的發(fā)生。 工程檔案管理培訓(xùn)課件 竣工圖與實(shí)際不符釀成事故 工程檔案管理培訓(xùn)課件 3. 系統(tǒng) 系統(tǒng)：按照形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，分類科學(xué)，組卷合理，便于查找利用。 4. 規(guī)范 規(guī)范：各種載體的文件材料的形成和整編符合標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范要求（原件、耐久性、整理規(guī)范 ）。 工程檔案管理培訓(xùn)課件 工程檔案管理培訓(xùn)課件 ：包括兩個(gè)方面 一是指檔案實(shí)體的安全（九防措施：防火、防水、防潮及防干燥、防塵、防日光及紫外線照射、防盜、防有害生物、防污染、防磁） 。 二是指檔案信息的安全（正確處理保密與利用的關(guān)系，保密不泄密 ）。 工程檔案管理培訓(xùn)課件 （ 1） 歸檔文件應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，符合其形成規(guī)律。 （ 2） 歸檔文件分類、組卷、排列、編目應(yīng)規(guī)范、系統(tǒng)。 （ 3）歸檔文件應(yīng)為原件，因故無(wú)原件的，可歸具有憑證作用的文件材料。 工程檔案管理培訓(xùn)課件 （ 4） 歸檔文件應(yīng)字跡清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。 （ 5）文件載體、字跡應(yīng)符合 耐久性 要求，不能使用易褪色的書(shū)寫(xiě)材料書(shū)寫(xiě)、繪制。 （ 6）非紙質(zhì)文件應(yīng)與其文字說(shuō)明一并歸檔。 （ 7）永久、長(zhǎng)期保存的電子文件必須形成 1份紙質(zhì)文件歸檔。 工程檔案管理培訓(xùn)課件 三、 歸檔文件材料的整理與檔案移交 1. 歸檔文件材料整理 項(xiàng)目文件在形成和積累階段是一種無(wú)序的堆積狀態(tài)，只有按照一定的原則和方法進(jìn)行系統(tǒng)化整理，使文件之間建立一定的邏輯關(guān)系，成為一個(gè)有序的整體，才能便于有效的管理和利用。 工程檔案管理培訓(xùn)課件 整理是工程檔案管理的重要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，只有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理和科學(xué)編目，才能使歸檔文件從無(wú)序到有序，便于保管和利用。 整理：將歸檔文件材料，按照形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)的分類、排列和編目，把相對(duì)零亂的文件材料組合成有機(jī)整體。 整理工作程序：分類、組卷、排列、編號(hào)、編目、裝訂、裝盒。 缺陷 剔除無(wú)歸檔價(jià)值文件 檢查文文件材料的完整與準(zhǔn)確情況 整 理 編 目 對(duì)案卷進(jìn)行全面檢查 彌 補(bǔ) 缺 陷 移 交 目 錄 文件材料歸檔流程 工程檔案管理培訓(xùn)課件 （ 1）檢查所積累的文件材料是否完整準(zhǔn)確，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正； （ 2）對(duì)有缺陷的文件進(jìn)行彌補(bǔ)，剔除無(wú)歸檔價(jià)值的文件材料； （ 3）對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類整理和編目 工程檔案管理培訓(xùn)課件 （ 4）請(qǐng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人逐卷逐件地對(duì)文件材料的完整、準(zhǔn)確情況以及整理得是否系統(tǒng)等方面進(jìn)行全面審查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要加以調(diào)整； （ 5） 將整理完畢的文件材料向檔案室移交 ,辦理交接手續(xù)； （ 6）以卷為單位編制案卷移交目錄一式兩份由交接雙方簽字后各執(zhí)一份。 工程檔案管理培訓(xùn)課件 2. 文件材料整理要求 建設(shè)項(xiàng)目形成的歸檔文件應(yīng)按檔案管理的要求， 在檔案人員的指導(dǎo)下 ，由文件形成單位進(jìn)行整理， 分類、組卷應(yīng)符合《 科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求 》GB/T11822— 2022）和 《 國(guó)家電網(wǎng)公司電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法 》 釋義（辦文檔[2022]72號(hào)）。 工程檔案管理培訓(xùn)課件 3. 文件材料的分類 （ 1）文件材料的分類：根據(jù)檔案的來(lái)源、內(nèi)容、形成時(shí)間和形式等特征對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行分類。按照 《 供電企業(yè)檔案分類表（ 6—9大類 》 進(jìn)行類目設(shè)置即對(duì)歸檔文件材料進(jìn)行對(duì)號(hào)入座。 工程檔案管理培訓(xùn)課件 （ 2）分類步驟 第一步，將收集來(lái)的歸檔文件材料，對(duì)照歸檔范圍，首先剔出不在歸檔范圍的文件，然后再按照《 供電企業(yè)檔案分類表（ 6—9大類） 》 將歸檔文件進(jìn)行類目的劃分。 第二步：文件材料經(jīng)大致分類后，將放在一起的同類目文件對(duì)照 《 供電企業(yè)檔案分類表（ 6—9大類） 》 和 《 國(guó)家電網(wǎng)公司電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法 》 來(lái)進(jìn)一步確定每份文件的保管期限和歸屬的類目。 工程檔案管理培訓(xùn)課件 ? 4．文件材料組卷：就是按照一定的原則和方法 ,將一組具有內(nèi)在聯(lián)系的文件組合在一起的過(guò)程。 ? ①組卷原則：遵循文件材料的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系；分類科學(xué)，組卷合理；便于保管和利用。 ? ②組卷要求： ? A. 案卷內(nèi)文件材料內(nèi)容必須準(zhǔn)確反映項(xiàng)目建設(shè)及其管理活動(dòng)的真實(shí)情況，歸檔文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確。 工程檔案管理培訓(xùn)課件 ? B. 案卷不宜過(guò)厚，案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件，不同載體的文件應(yīng)分開(kāi)組卷。 ? C. 每張竣工圖應(yīng)逐張加蓋檔號(hào)章，蓋在標(biāo)題欄附近空白處；不同幅面的竣工圖統(tǒng)一折疊為 A4幅面，要求標(biāo)題欄露在右下角。 ? D. 不同保管期限的文件組成一卷時(shí) ,保管期限 從長(zhǎng)劃分。 工程檔案管理培訓(xùn)課件 ? ③組卷方法 ? 電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目形成的文件內(nèi)容多樣且復(fù)雜，項(xiàng)目建設(shè)不同階段形成的