工程資料與工程檔案管理(編輯修改稿)

　

【文章內容簡介】 文件類型也各有不同，因此組卷方法也有所不同。 ? （管理）單位形成的前期文件、竣工階段文件、生產準備階段文件等，一般應按問題進行整理、組卷，并且宜組成小卷。如同一主題內容的案卷，應按照文件自然卷冊的次序排列，以保持文件之間、案卷之間的有機聯系。 工程檔案管理培訓課件 ，一般按標段、單位工程進行整理、組卷，并根據文件內容的多少組成一卷或多卷。分包工程由分包單位編制整理其承建部分的歸檔文件，并由建設管理單位組織對案卷進行匯總、排列。注意在匯總排列時應保持各施工單位案卷的相對獨立性，不能拆卷重組。 工程檔案管理培訓課件 ? ，一般按系統、階段、專業整理、組卷。調試文件根據自身行業規程規范和調試程序形成，應按行業規定和文件形成規律組卷。 ? D .質量監督機構形成的質量監督文件，應按階段整理、組卷。 工程檔案管理培訓課件 ? E .原材料質量證明文件，應按專業、品種、型號整理組卷。一般將同一專業的原材料質量證明文件，按同一廠家、同一品種、同一類型材料的出廠質量合格證明、檢測報告、進場復試報告集中整理組卷。不建議采用按單位工程組卷。 ? 、系統、臺件整理組卷。 工程檔案管理培訓課件 、文種整理組卷。監理單位在項目建設監理活動中形成的監理文件分為兩大部分，一部分是監理在建設監理活動中形成的管理文件與記錄文件，另一部分是監理在項目質量、安全、進度、資金控制管理中形成的監管文件。 工程檔案管理培訓課件 如：監理規劃、細則等管理性文件應按文種組卷；監理日志、旁站記錄等記錄性文件應按專業組卷；會議紀要等文件應按時間順序組卷；原材料報驗單，單位、分部、分項工程質量評定報驗單，開（竣、復）工報審單位，結算審批單等，應由報驗的施工單位負責整理組卷，以保證文件的有機聯系和完整性。監理單位向本單位移交的監理文件應按 《 建設工程監理規范 》 的規定整理組卷。 工程檔案管理培訓課件 ? H. 竣工圖、施工圖應根據設計單位提供的卷冊總目錄，按專業、卷冊號整理組卷。 ? 綜上所述，項目建設不同階段、不同類型的文件組卷方法是有所不同的，應區別對待。 1. 工程檔案管理培訓課件 ? ? ①文字材料的排列：按重要程度排列先后次序。如： A．將每份文件的正件與附件、請示與批復、轉發文件與被轉發文件及多種文字形成的同一種文件等，均應排列在一起，不得分開組卷； ? B．卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依次排列在一起，其排列原則是：批復在前，請示在后；正件在前，定稿在后；轉發文在前，被轉發件在后；復文在前，來文在后；多種文字形成的同一內容的文件，譯文在前，原文在后。 工程檔案管理培訓課件 ②圖樣的排列 :按設計單位提供的圖紙目錄順序排 ③圖文混合文件材料的排列：圖文混合排列時，文字材料在前，圖紙在后。如：征地文件材料。征地文件材料按文件形成的規律排列，一般依據性的批復在前，征地申請表、拆遷協議書、拆遷安置表、征地紅線圖等在后。對于密不可分的依據性文件，可將傾向性的文件歸在一卷，其它卷中在提及到這一類文件則可在備考表中加以注釋（如： 號文件參見 — —案卷）。征地文件中的規劃許可證、建設用地許可證、土地證等法律證照文件一般不裝訂，可與相應文字材料組成一個案卷。 工程檔案管理培訓課件 ? 例如： ? ，應將有關審批結果文件排列在前，報審文件排列在后。 ? 間存在緊密聯系，組卷時應作為因果關系排列在一起。 工程檔案管理培訓課件 ? 序，按混凝土配合比、攪拌、澆筑、養護的順序，使文件的排列與施工工序及文件的形成保持一致。 ? ，應根據質量檢驗程序，按混凝土強度統計、混凝土試塊試驗報告、混凝土質量檢驗評定記錄順序排列。 工程檔案管理培訓課件 ? 、記錄性文件在后的順序排列，即設計變更匯總表、設計變更通知單、執行情況回復單順序排列。 ? 提示：組卷應注意的問題 ? 案卷的厚度適宜； ? 土建、設備安裝按單位工程； ? 前期文件按 “事由”組合； ? 設計變更、竣工圖等按專業順序號組卷 ? 監理文件“閉環”即關閉“事由”的參建單位進行整理并歸檔。 工程檔案管理培訓課件 ? ? 案卷編目是為了固定案卷系統整理成果，揭示卷內文件的內容與成分。編目工作主要包括：編寫案卷內文件的頁號、填寫卷內目錄和備考表、填寫案卷封面和脊背等。案卷封面揭示的主要內容有：檔案編號（檔號）、案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限等項目。 工程檔案管理培訓課件 ? ①檔案編號（檔號）：以字符形式賦予檔案實體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。電力企業檔號由項目代號、分類號和案卷順序號一并組成三段式案卷編號，即由“項目代號 —分類號 —案卷順序號”三部分構成。如：西寧 750kV變電站工程建設前期文件第一卷的檔案編號應為： “ 7011—8400—01 ”其編號排列的方法有兩種：大流水和小流水編號排列法，但為了便于插卷建議供電企業采用小流水編號法。 工程檔案管理培訓課件 ? 舉例： 4011— 8410— 01（項目代號 — 分類號 — 案卷號） ? 大流水編號法： 401184000 401184000 401184020 4011840204‥‥‥ 40118472100。 ? 小流水編號法： 401184000 401184010 401184720 4011847202。 工程檔案管理培訓課件 ? ②案卷題名：歸檔文件材料經組卷后，需給案卷擬定題名，通過案卷題名來揭示卷內文件內容和成分，為查找卷內文件提供線索。案卷題名在結構上由三部分組成，字數一般不超過 50個字。 ? 案卷題名＝項目名稱＋內容特征＋文件名稱，由立卷人擬寫。 ? 示例： 大石門 330千伏變電站 二期工程 主變安裝圖 ? ? 項目名稱 階段名稱 內容 工程檔案管理培訓課件 ? 不規范的案卷題名如下： ? 某某工程文件材料 1 ? 某某工程文件材料 2 ? 變更文件 ? 施工文件 ? 竣工圖 ? 合同文件 ? 某某工程鋼筋、水泥、屋面板、天溝板構件、防水卷材、水泥漆、減水劑、砂漿外加劑等原材料合格證以及鋼筋性能試驗、水泥、細集料、碎石、磚、土壤、防水卷材、砼配合比、砼、砂漿試塊強度報告和試驗報告 工程檔案管理培訓課件 ? ③立卷單位：應填寫負責文件材料組卷的單位。 ? ④起止日期：應填寫卷內文件材料形成的起止日期。 ? ⑤保管期限：分為永久、長期、短期三種，不同保管期限的文件合并組卷時，其保管期限一律從長劃分。保管期限：永久、長期（ 16—50年）、短期（ 15年）三種。 ? ⑥案卷脊背從上往下依次按：保管期限、檔號、案卷題名三項內容分別編制。 工程檔案管理培訓課件 ? ⑦卷內目錄的編制：即填寫案卷內每份文件材料的內容。卷內目錄內容包括：序號、文件編號、責任者、文件題名、日期和頁數（頁號）等。 ? 序號：依次標注卷內文件排列順序，應用阿拉伯數字從“ 1”開始依次標注卷內文件的順序。 ? 文件編號：指文號、圖號或型號或代字、