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會議管理指引手冊(已修改)

2026-06-29 03:21 本頁面

　

【正文】會議管理指引手冊目錄說明 1一、會議管理的重要意義 2（一）會議管理成為公司快速發(fā)展的屏障 2（二）公司會議守則 2二、例會工具總表和角色建議 3三、例會前的準備 3（一）制定部門例會制度 3（二）發(fā)例會通知 4四、例會中的過程管理 5（一）例會管理八要素 5（二）會議紀要表 6（三）例會中發(fā)言技巧 6（四）如何形成決策 8（五）讓每個人都很清楚自己在會后要做的工作 8（六）參會人員會議評價表 8（七）主持人例外情況處理 9五、例會后的跟蹤管理 12說明：本手冊的直接使用者是公司的各級管理人員，其他從事項目管理和協(xié)調(diào)的同事均可以參考使用；本手冊將首先在各部門層面例會進行試行，如收效良好將考慮在全部會議中推廣使用；在您閱讀本守則后，為鼓勵形成工作習(xí)慣，人力資源系統(tǒng)將在一個月后對例會效果進行跟蹤，并聽取各方意見和反饋，以便對手冊進行改進：跟蹤對象：各級部門經(jīng)理，各項目經(jīng)理跟蹤內(nèi)容：部門例會制度，例會通知，會議紀要，參會人員評價本手冊中所提到和運用的工具只是希望能夠培養(yǎng)參會人員良好的會議習(xí)慣，不具有獨占性和排他性。一、會議管理的重要意義（一）會議管理成為公司快速發(fā)展的屏障開會已經(jīng)成為公司中最昂貴的一種交流活動。有的經(jīng)理每個工作日2/3的時間花在開會上，相當多的會議被參會者認為是效率不高！很多人反映：開會是件挺麻煩的事情。有人說所謂開會就是人們大聲說話卻又說不出什么來，會議結(jié)束后，多數(shù)人并不十分明確自己的行動目標、資源及時間期限；也有人說開會沒有完全理解或者認同結(jié)論，自己的想法和建議沒有機會充分表達。大家似乎也都下意識地認為：大多數(shù)會議是在浪費時間、效果欠佳、勞而無功。失望的會議參加者能做些什么呢？我們發(fā)現(xiàn)，部門例會是李寧公司里最常發(fā)生的會議，其影響范圍涉及到每位員工的近期工作目標和時間安排。因此，我們制定了《如何開例會的指引手冊》，目的是為公司的管理人員，提供了從計劃會議到評估會議的整個過程中，應(yīng)該如何進行改進的建議。本手冊對于那些關(guān)心提高會議效率的組織者及團隊來說尤其有用。（二）會議守則守則的目的在于降低工作中的會議成本，提高會議效率。一、我們提倡：會而有議，議而有決，決而有行，行而有果。1．能不開的會議就不開，能短開的會議就短開2．目標不明確的會議不開3．不論級別，敢于直言；會議決策，人人有責4．會中不開口，會后免再提二、我們要求1．議程先行，有備而來l 會議召集人在會議前一周，發(fā)出會議通知及會議的具體日程，在會前兩天應(yīng)與全體參會者進行再次確認；l 參會者應(yīng)先行準備議題有關(guān)資料，并于會前發(fā)給相關(guān)人員；l 參會者應(yīng)當在收到會議通知后24小時內(nèi)進行回復(fù)，對于沒有議程的會議，參會者有權(quán)拒絕；對于會議資料應(yīng)認真閱讀，做好充分的準備。2．準時開始，準時結(jié)束l 會議應(yīng)在既定的時間準時開始和準時結(jié)束（發(fā)生不可抗力事件除外），會議主持人有責任控制好會議時間，避免會議偏離主題；l 會議主持人可以在會中進行程序建議（PS），比如修改議題和時間，但需征得參會者的同意。3．不遲到，不早退，不開小差l 參會者遲到，需接受懲罰處理。具體標準為：總監(jiān)及以上300元，部門經(jīng)理100元，員工50元；l 會議召集人遲到15分鐘后，與會者可自行離會，召集人將被罰款，標準按以上雙倍執(zhí)行。對于不可抗力導(dǎo)致的遲到，應(yīng)提前向召集人做出說明，屢次說明者，個人誠信將受到質(zhì)疑；l 所罰款項將用于會議條件的改善 / 學(xué)習(xí)資料的購買 / 部門團隊建設(shè)；l 會議中所有手機應(yīng)置于靜音或關(guān)機狀態(tài)，重要會議召集人有權(quán)要求關(guān)機狀態(tài)，并控制與會議無關(guān)的活動（如上網(wǎng)、個人辦公、接聽電話、發(fā)短信等），如果違反，第一次口頭警告，第二次按罰款標準執(zhí)行；l 對于參會者的遲到和參會情況在會議紀要中應(yīng)明確記錄。4．會議決議，必定執(zhí)行l(wèi) 會議召集人應(yīng)當在會議結(jié)束后兩個工作日內(nèi)，完成會議紀要表并發(fā)送所有參會者，節(jié)假日順延。參會者應(yīng)自行記錄與自己有關(guān)的決議事項，以便盡早開展工作；l 對于會議通過的決議，責任人應(yīng)落實執(zhí)行；l 參與者有義務(wù)就會議內(nèi)容與系統(tǒng)、部門內(nèi)同事進行溝通分享；l 下一次會議之前，檢查和回顧上一次會議成果，對于時間和質(zhì)量未達到標準的應(yīng)說明原因。二、例會工具總表和角色建議例會流程表單工具會議主持人角色建議管理責任人角色建議參會人員角色建議例會前準備例會通知擬寫例會通知進行時間管理制定和堅持部門例會制度確定議題和目標認真閱讀例會通知提前準備例會進行會議紀要表時間管理：準時開始，準時結(jié)束，PS技巧，控制跑題引導(dǎo)討論技巧：IG和KP技巧現(xiàn)地現(xiàn)物，當場決策，明確執(zhí)行人充分發(fā)表意見，會上不開口，會后免再提對事不對人例會后跟進會議評價表2日內(nèi)發(fā)送會議紀要表監(jiān)督執(zhí)行情況對執(zhí)行不力現(xiàn)象態(tài)度鮮明堅決執(zhí)行

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