公文寫作格式規范(已修改)

　

【正文】 第一篇：公文寫作格式規范公文格式公文格式——即公文規格樣式，是指公文中各個組成部分的構成方式，它和文種是公文外在形式的兩個重要方面，直接關系到公文的效用的發揮。包括公文組成、公文用紙和裝訂要求等。公文的格式一般包括：標題、主送機關、正文、附件、發文機關（或機關用章）、發文時間、抄送單位、文件版頭、公文編號、機密等級、緊急程度、閱讀范圍等項。一、標題。“關于”要有,公文標題由發文機關、發文事由、公文種類三部分組成，稱為公文標題“三要素”。如：《關于延華集團董事局關于表彰1997年度先進工作者的通知》這一文件標題中，“延華集團董事局”是發文機關，“關于表彰1997年度先進工作者”是發文事由，“通知”是公文種類。公文標題應當準確、簡要地概括公文的主要內容。文號的位置在公文的開首，居于正文的上端中央。用3號仿宋體于版頭下空2行紅色橫線之上，下行文、平行文的居中排印，上行文的在左側排印，與右側的“簽發人”對稱。其中，發文機關代字由發文機關所在行政區代字、發文機關代字和公文類別代字組成。發文年度與發文順序號都只能用阿拉伯數字，發文年度要用中括號“[ ]”而不能用圓括號“（）”，另外發文年度應標全稱，不能簡寫，例如〔2006〕不能簡寫為〔06〕。發文序號分年度從1號起，按公文簽發時間的先后依次編號，不能跳號，不留空號，不隨意編號（例如“1”不編為“01”或“001”），不加“第”字。標題位于紅色橫線下方空2行排印。用2號華文中宋體，居中排印。標題中除法規、規章名稱加書名 1號外，一般不用標點符號。二、主送機關。上級機關對下級機關發出的指示、通知、通報等公文，叫普發公文，凡下屬機關都是受文機關，也就是發文的主送機關；下級機關向上級機關報告或請示的公文，一般只寫一個主送機關，如需同時報送另一機關，可彩抄報形式。主送機關一般寫在正文之前、標題之下、頂行寫。在標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體排印，回行時頂格，最后一個主送機關名稱之后用全角冒號。三、正文。這是公文的主體，是敘述公文具體內容的，為公文最重要的部分。正文內容要求準確地傳達發文機關的有關方針、政策精神，寫法力求簡明扼要，條理清楚，實事求是，合乎文法，切忌冗長雜亂。請示問題應當一文一事，不要一文數事。文中的結構層次序數應準確掌握和使用，即：第一層用“一、”，第二層用“（一）”，第三層用“1．”，第四層 用“（1）”。第三層的“1．”不能寫成“”，即把小圓點寫成頓號。在正文層次不多的情況 下，第一層用“一、”，第二層可用“1．”。在正文中，只能用仿宋、小標宋、黑、楷4 種字體，均用3 號字。正文中只有一級小標題的，小標題用黑體字排印；有兩級小標題的，第一級小標題用黑體字排印，第二級小標題用楷體字排印；有多級小標題的，第一級小標題用小標宋體字排印，第二級小標題用黑體字排印，第*小標題用楷體字排印，第四級小標題用仿宋體排印。除小標題之外的正文文字，有雙文種的（既復合型公文），第一文種的正文用楷體字排印，第二文種的正文用仿宋體字排印。四、發文機關。寫在正文的下面偏右處，又稱落款。發文機關一般要寫全稱。也可蓋印，不寫發文機關。機關印章蓋在公文末尾年月日的中間，作為發文機關對公文生效的憑證。五、發文日期。公文必須注明發文日期，以表明公文從何時開始生效。發文日期位于公文的末尾、發文機關的下面并稍向右錯開。發文日期必須寫明發文日期的全稱，以免日后考察時間發生困難。發文日期一般以領導人簽發的日期為準。一般以領導人最后簽發的日期為準，經會議討論通過的決議、決定等以會議通過的日期為準。用漢字標注，“零”寫成“0”，成文日期在正文之下一般空4行、右邊空4個字，用3號仿宋體排印。六、主題詞。一般是將文件的核心內容概括成幾個詞組列在文尾發文日期下方，如“人事 任免 通知”，“財務 管理 規定”等，詞組之間不使用標點符號，用醒目的黑體字標出，以便分類歸檔。般位于末頁下端抄送機關或印制版記上方，“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標注，后標全角冒號，主題詞詞目用3號小標宋體字，一篇公文最多不超過5個主題詞。每個詞目之間空1字，主題詞下方排印一條橫線。第一個詞是標準用語,省里通知有固定格式,、抄送單位，是指需要了解此公文內容的有關單位。一般均用上下兩條線隔開，抄送指除主送機關以外的其他需要告知公文內容（需要執行或知曉內容）的上級、下級和無隸屬關系的機關，應當用全稱或規范化簡稱、統稱。抄送機關名稱標注在印制版記上方，主題詞下方，用橫線把主題詞和印制版記隔開，抄送機關名稱前加“抄送”2字用3號仿宋體字左邊空1字排字，后標全角冒號。抄送機關名稱之間用頓號或逗號隔開，末尾用句號。一行不夠用二行,二行與冒號后對齊。八、文件版頭。正式公文一般都有版頭，標明是哪個機關的公文。版頭以大紅套字印上“（機關）文件”，下面加一條紅線（黨的機關在紅線中加一五角星）襯托。九、公文編號。一般包括機關代字、年號、順序號。如：“國發[1997]5號”，代表的是國務院一九九七年第五號發文。“國發”是國務院的代字，“[1997]”是年號，（年號要使用方括號“[ ]”），“5號”是發文順序號。幾個機關聯合發文的，只注明主辦機關的發文編號。編號的位置：凡有文件版頭的，放在標題的上方紅線與文頭下面的正中位置；無文件版頭的，放在標題下的右側方。編號的作用：在于統計發文數量，便于公文的管理和查找；在引用公文時，可以作為公文的代號使用。十、簽發人。許多文件尤其是請示或報告，需要印有簽發人名，以示對所發文件負責。簽發人應排在文頭部分，即在版頭紅線右上方，編號的右下方，字體較編號稍小。一般格式為“簽發人：”。十一、機密等級。機密公文應根據機密程度劃分機密等級，分別注明“絕密”、“機密”、“秘密”等字樣。機密等級由發文機關根據公文內容所涉及的機密程度來劃定，并據此確定其送遞方式，以保證機密的安全。密級的位置：通常放在公文標題的左上方醒目處。機密公文還要按份數編上號碼，印在文件版頭的左上方，以便查對、清退。十二、緊急程度。這是對公文送達和輸時限的要求，分為“急件”、“緊急”、“特急”幾種。標明緊急程度是為了引起特別注意，以保證公文的時效，確保緊急工作問題的及時處理。緊急程度的標明，通常也是放在標題左上方的明顯處。十三、閱讀范圍，根據工作需要和機密程度，有些公文還要明確其發送和閱讀范圍，通常寫在發文日期之下，抄報抄送單位之上偏左的地方，并加上括號。如：“（此件發至縣團級）”。行政性、事務性的非機密性公文，下級機關對上級機關的行文，都不需特別規定閱讀范圍。十四、附件。這是指附屬于正文的文字材料，它也是某些公文的重要組成部分。附件不是每份公文都有，它是根據需要一般作為正文的補充說明或參考材料的。公文如有附件，應當在正文之后、發文機關之前，注明附件的名稱和件數，不可只寫“附件如文”或者只寫“附件件”置于主件之后，另起一頁開始排印，與主件裝訂在一起。公文如有附件，要在正文最后一行后空1行的左側空2個字，用3號仿宋體字排印“附件”2字后標全角冒號和附件名稱。如有2個以上附件，用阿拉伯數字依次標注序號。附件名稱長需要回行時，應當與附件名稱的文字對齊序號后面用小圓點。例如“附件：1．XXXXXXXXXX” 附件的首頁左上角頂格用3號黑體字排印“附件”2字及附件的順序號。黨委僅用“附”,十五、其他。公文文字一般從左至可橫寫、橫排。擬寫、謄寫公文，一律用鋼筆或毛筆，嚴禁使用圓珠筆和鉛筆，也不要復寫。公文紙一般用16開，在左側裝訂。十五、印章。除“會議紀要”和以電報形式發出的公文外，均應加蓋發文機關的印章。印章距正文2mm―4mm居中壓成文日期。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧線壓在成文日期上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章的中心線壓在成文日期上。十六、印制版記。由發文機關名稱、印發日期及兩條橫線組成。印發機關左空1字，印發時間右空1字，用3號仿宋體字排印。印發時間用阿拉伯數字、年份不能簡寫。上行文的，印發日期后接著排印“印字”；下行文平行文的，排印“印發”2字。十七、公文用紙格式 采用國際標準A4型紙，其成品幅面尺寸為：公文用紙上白邊（天頭）寬為20mm177。，下白邊（地腳）寬7mm177。，左白邊（訂口）寬20mm177。，右白邊（翻口）寬15mm177。“此頁無正文”字樣，在調整行距、字距時，每頁既可減少1行，每行可減少1―2個字，也可每頁增加1―2行，