商品采購指南word文檔-免費閱讀

　　

【正文】 一個完整的采購流程依序應包含下列步驟。如設國內采購課、國外采購課，或可依不同洲及國別更細分之。　　（三）促銷商品之安排。　　２．建立合同管理機制和管理制度，以保證合同的履行　　商場應當設置專門機構或專職人員，建立合同登記、匯報檢查制度，以統一保管合同、統一監督和檢查合同的執行情況，及時發現問題，采取措施，解決糾紛，保證合同的履行。實踐中簽訂合同的雙方當事人，就合同的內容反復協商的過程，就是要約→新的要約→再要約→……直到承諾的過程。一般有以下五個步驟：　　（１）訂約提議。這里的法人，是指有一定的組織機構和獨立支配財產，能夠獨立從事商品流通活動或其他經濟活動，享有權利和承擔義務，依照法定程序成立的企業。同時，應明確商品的發送方式（送貨、代運、自提）。在這種情況下，商品如何表現差異性，提供顧客更大的滿足感，以形成經營優勢，已是商品采購的重要課題。因此供應商的篩選必須嚴謹，除備齊公司營業執照及食品衛生檢驗證明等合格文件外，還應檢查其商品標示項目（品名、含量、原料名稱、食品添加劑名稱、制造廠商名稱、地址、進口廠商名稱、地址、制造日期等）的完整性，以確保采購商品的安全衛生。　　◎ 合乎商品組合的原則　　由于經營策略的差異、訴求重點的不一以及商圈客戶的區別，致使獨立店和連鎖店在商品的分類與組合上有所不同。在買方市場條件下，作為流通業主導者的連鎖超市，應主動承擔起引導消費、引導生產的重任，積極開發新的供應商，開發新的產品，不斷適應消費者需求的變化，更好地滿足消費者的需要。超市采購人員請數家供應商提供價格后，從中加以比較后，決定供應商進行采購。超市在進行采購事項時因某項原因不敢大量下定單，先以試探方式下少量定單，銷售順利時才大量下定單。在結帳時，超市財務部在每月的付款日（或在雙方認可的購銷合同上規定的付款日）在“當期”商品銷售總金額上扣除當初雙方認可的“提成比例”金額后，準時付款給供應商，此時聯營商品的“換退貨”及“庫存清點”的差異都是由供應商來承擔的。因為通常情況下，供應商會有較多的銷售渠道處理此種滯銷商品。業者也可能利用聯合采購，進行“聯合壟斷”，操縱供應數量及市場價格。　　（3） 委托采購。供應商通常有生產日程，交貨日期比較確實；為維護產品信譽，售后服務也比較好。國外采購適用于價格比國內低廉的商品，及國內無法制造或供應數量不足的商品。由食品及百貨部門的營業組長執行緊急訂貨程序。由食品及百貨部門的各組組長來執行續訂貨程序。　　（2） 交由經理審核。　　◎ 分配、調撥　　由超市總部向各分店分配、調撥百貨，也是超市的主要采購進貨方式。例如，玻璃制品必須要有很好的防震措施，衣服必須要有較好的保管條件，對于衣服的采購，采購人員必須有豐富的經驗，對流行趨勢、色彩具有很高的把握能力。百貨采購作業程序◎ 貨源廣泛　　百貨生產的工藝相對簡單，技術要求也不是特別高，因此其生產廠家眾多，貨源十分廣泛。　　對于新進供應商來說，超市必須請供應商詳細了解超市“供應商手冊”有關付款部分的內容，并對超市的付款流程詳細予以說明。　　(二)合適的折扣　　理想的供應商應能向超市提供合適的折扣，因為超市的許多商品都必須進行打折促銷。　　三、 合理的交易條件　　（一） 低廉的供應價格　　供應商低廉的供應價格是相對于市場價格而言的。　　二、 齊全的企業資料　　超市是遵紀守法、誠實經營的商業企業，同樣也要求供應商遵紀守法。　　采購助理人員的職責　　◎ 采購助理的職責　　（1） 協助采購經理/主管開展日常工作；　　（2） 協助采購經理/主管外出時暫代其職務；　　（3） 分派采購人員及采購文員的日常工作；　　（4） 負責次要商品的采購；　　（5） 協助采購人員與供應商談判價格、付款方式、交貨日期等；　　（6） 采購進度的追蹤；　　（7） 保險、公證、索賠的督導；　　（8） 審核一般商品采購申請；　　（9） 市場調查；　　（10） 供應商的考核。　　◎ 采購人員的職責　　（1） 把握預算實績。　　如：某一分店的目標消費者有特殊的飲食習慣，而總部又不了解市場行情，在這種情況下，由分店進行商品采購決策就比較適宜。　　（３） 有利于規范超市的采購行為。有利于提高超市與供應商談判中的議價能力。商品采購的權力完全集中在店長或經理手里，有他選擇供應商，決定商品購進時間和購進數量。　　（5） 與采購本部、生鮮本部、商品本部或各同業公司的對口采超市商品采購的模式超市采購的模式按超市是否連鎖可分為單店采購模式和連鎖采購模式。　　良好的采購作業必須能善用時間，原則是：　　“既重要、又緊急”的事最優先處理；　　其次處理“重要、不緊急”的事情；　　再其次是“不重要、但緊急”的事情；　　最后才是“不重要、又不緊急”的事情。采購前，請這些供應商報價，報價時，供應商應填寫“供應商基本資料表”、“供應商簡介”、“供應商報價單”、“新供應商問卷調查表”及“新供應商產品問卷調查表”。經由區域經理或采購本部收集個兄弟公司商品明細表，將各公司的商品資料整理成于開店前市調報告（二），作為日后構造商品結構及交易采購的依據。超市的競爭對手除了同類型的超市外，還包括超市目標顧客群最常去購物的地方，例如：批發商場、農貿市場、本地生意較好的專門店或專賣店、便利店或百貨公司等。　　（3） 交叉比率。　　◎ 數字管理　　商品是用以創造業績和利潤，因此超市內的商品必須是易賣又易賺錢的暢銷品。另外，如果供應商無利可圖，其交易意愿就會低落，買方可能減少了一個供應來源。一般而言，品質以適當可用為原則，因為品質不好，不但購入成本會偏高，甚至造成使用上的浪費。 　　重點四：適當的數量：配合販賣預測的數量、采購條件、進貨方式、慣例、庫存量、倉庫資金運用狀況等各項因素，來決定最適切之采購量。一般而言，估計最佳庫存，有二種較常用之公式： 　　方式一：基準庫存法：月最佳庫存量＝月營業預算十年營業預算／商品周轉率—年營業預算／12 　　方式二：百分率變異法：月最佳庫存量＝年營業額預算／品周轉率1／2(1十特定月營業預算十年營業額預算／2) 　　通常，基準庫存法適用于年間商品周轉率在六以下之商品。 　　基本上，在采購之前，采購人員必須先了解下列兩項重要 的數據：　　1．采購預算金額。應當注意選擇信譽好的制造商，供貨商進貨，這樣可以使商品質量和供應時間都得到保障。如果采購商品過多，會造成商店商品的保管費用增多；資金長期被占用，也會影響資金的周轉和利用率。采購預算還要加上或減去希望庫存增加或削減的因素，其計算公式應為：采購預算＝銷售成本預算十期末庫存計劃額—期初庫存額 　　實例：某商店一年的銷售目標為2000萬美元，平均利潤率是 15％，期末庫存計劃額為200萬美元，期初庫存為180萬美元，求其全年的采購預算。商品驗收應堅持按采購合同辦事．要求商品數量準確，質量完好，規格包裝符合約定，進貨憑證齊全。　　為了保證貨源質量．商場商品采購必須建立供貨商資料檔案，并隨時增補有關信息，以便通過信息資料的比較對比，確定選擇供貨商。主要分析商品供應能力和供貨商信譽。有些商場加工訂做的時裝品牌也有較高的知名度和市場影響，成為吸引客流，擴大銷售的有力手段。(三)合理選擇采購渠道　　商場采購渠道多種多樣，如何從中進行選擇呢? 我們換個角度來分析。非正式采購組織由銷售人員參與采購，便于根據市場商品銷售確定采購活動，使購銷緊密連接，但不利于對采購工作的統一控制管理。商品采購全過程管理商品采購是商場主要業務活動之一。在貨源頭進貨進價低，可以薄利多銷，在價 格競爭中取勝；可以保證商品質量；可以穩定商店與生產廠家的 合作關系。擇優即商品質量可靠、優質、價格適宜、信譽良好。　　優點：投機成功，可獲得高額利潤，短期回報明顯。 　　方式3：分散與集中相結臺　　分散與集中相結合的采購是將一部分商品的采購權集中，由專門的部門或人員負責，另一部分商品的采購權交由各經營部門自己負責，如大批量的商品或外地商品實行集中采購，而小批量的商品或本地商品實行分散采購。有些打碼機僅能標價，有些打碼機能同時將價格與條形碼標上，商場應選擇功能齊全的，以便商場自編商品條形碼時能有備無患，為實施連鎖商店POS條形碼管理系統打下基礎商品采購方式及采購要領商店對商品的采購有多種。一般來說，小型商店應選擇柜式空調，較大型的商店應選擇分體式空調機。冷凍設備一般有敞開式（又稱島式冰柜）和立式兩種。設計的貨架最好可拆卸組裝，每層隔板能上下調節，能適應不同形狀大小的商品需要。具有吸引力，能激發顧客對貨架上的商品產生興趣，趨之而來；具有豐富感，能使顧客感到豐富色彩，流連忘返；具有誘導性，能誘導顧客光顧下一個貨柜，組織合理的消費流，增加商場的銷售額。這里主要介紹一下用于營業場所的物質設備，包括貨架、購物車及購物籃、冰凍設備、空調、收款機及電腦、打碼機等。當然，以上數據并非完全固定，應依地理、習俗、商品種類等條件而變化。超級市場的營業場所在設計時要考慮購物車及購物籃所占面積，商場內通道寬度應包括通行區和活動區，活動區劃分在貨架旁邊，使購買者可以蹲或站著購買商品，還可以在這里裝車，同時，通行區要能使兩位推車的購物者并排行走。商店安裝了空調設備可鼓勵顧客在炎熱季節前來購物，有些顧客為了暫時避暑而進店，這樣也可增加商店的售貨額，而且空調設備還可提高營業員的士氣和效率，有助于保持店內空氣和商品清潔。　　6．打碼機　　由于許多商場采取的是開架自選、顧客自助服務的銷售方式，為方便顧客挑選商品，商場內陳列的每一件商品都必須打出價碼，有許多商場的商品還必須打上條形碼。　　優點：是對市場反映靈敏，補貨及時，購銷迅速；　　缺點：是部門各自為政，容易出現重復交叉采購。　　優點：可以節省庫存支出。　　缺點：缺乏靈活性。以進促銷時通過購入新貨、暢銷貨來促進銷售，不易使商店總是處于被動局面。輔助商品雖每天不能大量銷貨，但可給顧客帶來方便。　　設立正式的采購部門，采購工作專業化，可以統一規劃商品采購工作，人員職責、權限明確，便于提高工作效率，加強與供貨單位的業務聯系。如有些商品銷售上升，可適當增加經營品種和采購數量。　　商場按照市場需要，組織附屬加工廠加工或按樣生產，自產自銷，既是商品貨源渠道，又有利于形成企業經營特色。在選擇供貨渠道時，原有的外部供貨者應優先考慮，這一方面可以減少市場風險，又可以減少對商品品牌、質量的擔憂，還可以加強協作關系，與供貨商共同贏得市場。采用何種運輸方式，運輸費用有什么約定，如何支付，交貨時間是否符合銷售要求，能否保證按時交貨。簽訂購貨合同，意味著雙方形成交易的法律關系，應承擔各自的責任義務。采購預算的確定 　　采購預算一般以銷售預算為基礎予以制定。 商品采購項目和數量的確定 　　采購什么樣的商品項目，是在對收集到的有關市場信息進行分析研究后確定的。 　　實例：某家用電器商店計劃全年銷售洗衣機160臺，已知每臺洗衣機的采購物費用是10美元，單價為800美元，年保管費用率為1％，欲求最經濟的采購批量。在進貨之前，首先，我們必須對將采購之商品具有高度的專業知識，如果不找商品廠商或推銷員．來了解商品的話，便容易陷入以昂貴的價格，買到品質平平的產品，由此可知采購的重要性所在，尤其對于中小型零售業而言，采購更為重要。　　步驟四：計算年度采購額：公式為　　年度采購額＝原價十期初庫存—期末庫存。 　　一、采購活動六大重點　　重點一：適當的商品：針對消費者喜好、販賣計劃等考慮因素，選擇我們最迫切或最需要之采購。采購最怕的就是選錯供應商。　　◎ 選擇適當的價格　　價格應該以公平合理為原則，避免購入的成本太高或者太低。商品的位置好比商品的住址，如果能確實掌握及執行，對進、銷、存管理及分析將大有益處。商品回轉率的高低，可判斷其銷售的快慢，并作為淘汰與否的參考。在食品采購方面，采購人員除應定期與不定期到分店或供應商處檢查商品品質外，更應教育賣場人員了解商品知識，共同做好商品管理工作，以達到商品評估辦法的規定。按商品群記錄競爭對手所銷售的品牌、商品描述、規格或包裝、價格、促銷及排面的情況。避免通過買空賣空的皮包公司或中間商進貨，否則質量無法保證，價格也沒有優勢。　　開業后，顧客的需求可從銷售數據上發現，采購工作在此必須有質和量的轉變。　　（2） 參加展銷會、了解市場趨勢。　　這種超市的店長是企業的法人代表，可以完全按照自己的經營意愿開展經營活動。　　不論采用哪種形式，單店超市由于規模較小，經營商品品種較少，在商品采購數量方面不占優勢，在與供應商的價格談判中常常處于劣勢地位，也就不利于其實行低價格策略。連鎖零售企業實行了中央采購制度，大批量進貨，就能充分享有采購商品數量折扣的優惠價格，保證了超市在價格競爭中的優勢地位，同時也能滿足消費者求廉的心理需求。分散采購模式有以下兩種具體形式：　　◎ 完全分散采購　　完全分散采購形式是超市總部根據自身的情況將采購權完全下放給各分店，由各分店根據自己的情況靈活實施采購，它最大的優點是靈活，能對顧客的需求做出有效的響應，比較有利于競爭，比如：法國的家樂福公司曾經在很長一段時間都是實行分散采購，由于其單店規模巨大，同樣也有效。　　◎ 采購經理的職責　　（1） 對公司分配給本部門的業績及利潤指標進行細化，并進行考核；　　（2） 負責本部門全體商品的品項合理化、數量合理化及品項選擇；　　（3） 負責本部門全體商品價格決定及商品價格形象的維護；　　（4） 制定部門商品促銷的政策和每月、每季、每年的促銷計劃；　　（5） 督導新商品的引入、開發特色商品及供應商；　　（6） 督導滯銷商品的淘汰；　　（7） 決定與供應商的合作方式、審核與供應商的交易條件是否有利于公司營運；　　（8） 負責審核每期快訊商品的所有內容；　　（9） 參與A類供應商的采購，為公司爭取最大利益；　　（10） 在采購主管需要支援時予以支援；　　（11） 負責本部門工作計劃的制訂及組織實施和督導管理；　　（12） 負責部門的全面工作，保證日常工作的正常運作。包括：商品的議價；交易條件協商；新商品的