商品采購指南word文檔-文庫吧

【正文】 一致，然后簽訂購貨合同。　　一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)纳唐凡少徍贤瑧?yīng)包括以下主要內(nèi)容：(1)貨物的品名、品質(zhì)規(guī)格；(2)貨物數(shù)量；(3)貨物包裝。(4)貨物的檢驗(yàn)驗(yàn)收； (5)貨物的價(jià)格，包括單價(jià)、總價(jià)；(6)貨物的裝卸、運(yùn)輸及保險(xiǎn)； (7)貸款的收付；(8)爭議的預(yù)防及處理。簽訂購貨合同，意味著雙方形成交易的法律關(guān)系，應(yīng)承擔(dān)各自的責(zé)任義務(wù)。供貨商按約交貨，采購方支付貨款。(五)商品檢驗(yàn)、驗(yàn)收　　采購的商品到達(dá)商場或指定的倉庫，要及時(shí)組織商品驗(yàn)收工作，對(duì)商品進(jìn)行認(rèn)真檢驗(yàn)。商品驗(yàn)收應(yīng)堅(jiān)持按采購合同辦事．要求商品數(shù)量準(zhǔn)確，質(zhì)量完好，規(guī)格包裝符合約定，進(jìn)貨憑證齊全。商品驗(yàn)收中要做好記錄，注明商品編號(hào)、價(jià)格、到貨日期。驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)問題，要做好記錄，及時(shí)與運(yùn)輸部門或供貨方聯(lián)系解決商品采購計(jì)劃的制定采購計(jì)劃的關(guān)鍵點(diǎn) 　　在一定程度上說，商品計(jì)劃就是要決定商品采購額的計(jì)劃。 　　商品計(jì)劃要在對(duì)各種內(nèi)外部情報(bào)資料進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上制定出來，其中有兩個(gè)重點(diǎn)： 　　關(guān)鍵點(diǎn)1：每個(gè)月或每季應(yīng)該準(zhǔn)備的商品系列及庫存額的決定。 　　關(guān)鍵點(diǎn)2：在這個(gè)庫存額的范圍內(nèi)，制定備齊商品的計(jì)劃。采購預(yù)算的確定 　　采購預(yù)算一般以銷售預(yù)算為基礎(chǔ)予以制定。 　　如某零售商店某月的銷售額達(dá)到200美元，假定商店的平均利潤率為15％，那么商店的采購目標(biāo)就是： 　　200(1—0．15)＝170 　　按同樣的道理，也可以推算出商品的年采購目標(biāo)。當(dāng)然，以上這個(gè)公式僅僅是銷售成本計(jì)算公式，它并沒有估計(jì)到庫存量的實(shí)際變化。采購預(yù)算還要加上或減去希望庫存增加或削減的因素，其計(jì)算公式應(yīng)為：采購預(yù)算＝銷售成本預(yù)算十期末庫存計(jì)劃額—期初庫存額 　　實(shí)例：某商店一年的銷售目標(biāo)為2000萬美元，平均利潤率是 15％，期末庫存計(jì)劃額為200萬美元，期初庫存為180萬美元，求其全年的采購預(yù)算。 　　2000(1—0．15)十200—180＝1720 　　即一年的采購預(yù)算為1720萬美元。再將其分月分配到各個(gè)月，就是每月的采購預(yù)算。 　　采購預(yù)算在執(zhí)行過程中，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)情況的變化，所以有必要進(jìn)行適當(dāng)?shù)男抻啞Ｈ缟痰陮?shí)行減價(jià)或折價(jià)后，就需要增加銷售額的部分；商店庫存臨時(shí)新增加促銷商品，就需要從預(yù)算中減少新增商品的金額。 商品采購項(xiàng)目和數(shù)量的確定 　　采購什么樣的商品項(xiàng)目，是在對(duì)收集到的有關(guān)市場信息進(jìn)行分析研究后確定的。在此過程中，除了要考慮過去選擇商品項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)，市場流行趨勢，新產(chǎn)品情況和季節(jié)變化等外，還要重點(diǎn)考慮主力商品和輔助商品的安排。 　　決定采購和商品數(shù)量，會(huì)影響到銷售和庫存，關(guān)系到銷售成本和經(jīng)營效益。如果采購商品過多，會(huì)造成商店商品的保管費(fèi)用增多；資金長期被占用，也會(huì)影響資金的周轉(zhuǎn)和利用率。但如果商品采購太少，不能滿足顧客的需要，會(huì)使商店出現(xiàn)商品脫銷，失去銷售的有利時(shí)機(jī)；而且，每次采購商品過少又要保證商品供應(yīng)，勢必增加采購次數(shù)，頻繁的采購會(huì)增加采購支出。 　　為了避免出現(xiàn)商品脫銷和商品積壓兩種經(jīng)營失控的現(xiàn)象，有必要確定最恰當(dāng)?shù)牟少彅?shù)量。解決這一問題的辦法，就是在確定商品總采購量后，選擇恰當(dāng)?shù)牟少彺螖?shù)，分次購入商品。采購經(jīng)濟(jì)批量可由下面的公式計(jì)算： 　　Q＝2KD/PI　　其中：Q＝每批采購數(shù)量；　　K＝商品單位平均采購費(fèi)用；　　D＝全年采購總數(shù)；　　P＝采購商品的單價(jià)；　　I＝年保管費(fèi)用率。 　　實(shí)例：某家用電器商店計(jì)劃全年銷售洗衣機(jī)160臺(tái)，已知每臺(tái)洗衣機(jī)的采購物費(fèi)用是10美元，單價(jià)為800美元，年保管費(fèi)用率為1％，欲求最經(jīng)濟(jì)的采購批量。 　　(210160)／(801％)＝20(臺(tái)) 　　從計(jì)算結(jié)果知，每次采購數(shù)量為20臺(tái)較為合理。 確定供貨商和進(jìn)貨時(shí)間 　　確定了采購商品的品種和數(shù)量后，還要確定從哪里采購，什么時(shí)間采購，以保證無缺貨事故的發(fā)生。應(yīng)當(dāng)注意選擇信譽(yù)好的制造商，供貨商進(jìn)貨，這樣可以使商品質(zhì)量和供應(yīng)時(shí)間都得到保障。 　　一定商品有一定的采購季節(jié)。適時(shí)采購不僅容易購進(jìn)商品，而且價(jià)格也較為便宜，過早購入會(huì)延長商品的儲(chǔ)存時(shí)間，導(dǎo)致資金積壓。應(yīng)權(quán)衡利弊，選擇合理的采購時(shí)間中小零售企業(yè)之采購重點(diǎn)果能以較低廉的價(jià)格，買進(jìn)品質(zhì)優(yōu)異的物品，那么，對(duì)于利潤的增加，勢必將會(huì)有很大的貢獻(xiàn)。所以，換句話說，進(jìn)貨與銷貨是同樣有學(xué)問在。在進(jìn)貨之前，首先，我們必須對(duì)將采購之商品具有高度的專業(yè)知識(shí)，如果不找商品廠商或推銷員．來了解商品的話，便容易陷入以昂貴的價(jià)格，買到品質(zhì)平平的產(chǎn)品，由此可知采購的重要性所在，尤其對(duì)于中小型零售業(yè)而言，采購更為重要。此乃由于中小型零售業(yè)不同于大型零售業(yè)多以專柜方式經(jīng)營，而是自營的比率占大多數(shù)，需要采購的商品亦多。所以，如何實(shí)施整套有計(jì)劃之采購步驟，實(shí)在是中小型零售者經(jīng)營上不可或缺的一環(huán)。 　　基本上，在采購之前，采購人員必須先了解下列兩項(xiàng)重要 的數(shù)據(jù)：　　1．采購預(yù)算金額。　　2．最佳庫存量。　　采購預(yù)算金額　　采購預(yù)算金額之訂定，有下列四個(gè)步驟：　　步驟一：決定本年度之目標(biāo)營業(yè)額：可依據(jù)過去或去年之實(shí)際業(yè)績、經(jīng)濟(jì)環(huán)境之變化、景氣及公司營業(yè)方針之方向來決定。 　　步驟二：采購原價(jià)之決定：公式為　　原價(jià)＝營業(yè)額預(yù)算(1—毛利率)　　例如年?duì)I業(yè)目標(biāo)為一億元，毛利率20％則商品原價(jià)＝一億元(1—20％)＝八千萬元。　　步驟三：統(tǒng)計(jì)利潤內(nèi)期初庫存及期末庫存之金額。　　步驟四：計(jì)算年度采購額：公式為　　年度采購額＝原價(jià)十期初庫存—期末庫存。　　依循此一步驟，我們更可概念出年度的采購預(yù)算，有了預(yù)算，采購的方向更明確。 　　最佳庫存量　　在決定了年度采購預(yù)算之后，我們便須去估算各月份適當(dāng) 之最佳庫存量，以便于采購運(yùn)作降低不必要的庫存與資金的浪 費(fèi)。一般而言，估計(jì)最佳庫存，有二種較常用之公式： 　　方式一：基準(zhǔn)庫存法：月最佳庫存量＝月營業(yè)預(yù)算十年?duì)I業(yè)預(yù)算／商品周轉(zhuǎn)率—年?duì)I業(yè)預(yù)算／12 　　方式二：百分率變異法：月最佳庫存量＝年?duì)I業(yè)額預(yù)算／品周轉(zhuǎn)率1／2(1十特定月營業(yè)預(yù)算十年?duì)I業(yè)額預(yù)算／2) 　　通常，基準(zhǔn)庫存法適用于年間商品周轉(zhuǎn)率在六以下之商品。而百分率變異法則適用于所有商品。 　　為求商店采購計(jì)劃之順利推展、經(jīng)營，皆會(huì)有效運(yùn)用及商 品庫存量的適當(dāng)控制，對(duì)于采購預(yù)算之設(shè)定及最佳庫存量的計(jì) 算，均是十分重要之前提工作。 　　在確立了采購預(yù)算與最佳庫存量之后，采購活動(dòng)便要正式上場了。當(dāng)然，采購是一個(gè)非常具有技巧性之活動(dòng)，因此，我們提供了采購活動(dòng)六大重點(diǎn)及十大秘訣，供各位參考研討，相信對(duì)于從事采購活動(dòng)，便會(huì)有如魚得水之感。 　　一、采購活動(dòng)六大重點(diǎn)　　重點(diǎn)一：適當(dāng)?shù)纳唐罚横槍?duì)消費(fèi)者喜好、販賣計(jì)劃等考慮因素，選擇我們最迫切或最需要之采購。 　　重點(diǎn)二：適當(dāng)?shù)钠焚|(zhì)：針對(duì)商品之特性及定性，顧客層之需求等因素，選擇符合需求之商品品質(zhì)。 　　重點(diǎn)三：適當(dāng)?shù)膬r(jià)格：配合販賣價(jià)格、進(jìn)貨條件、競爭者動(dòng)向等因素，加以訂定價(jià)格政策來決定適當(dāng)之采購價(jià)格。 　　重點(diǎn)四：適當(dāng)?shù)臄?shù)量：配合販賣預(yù)測的數(shù)量、采購條件、進(jìn)貨方式、慣例、庫存量、倉庫資金運(yùn)用狀況等各項(xiàng)因素，來決定最適切之采購量。 　　重點(diǎn)五：適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)：考慮過去販賣之變動(dòng)情形、流行變化的趨勢、競爭者的狀況，進(jìn)貨廠商配合情形以及商店的活動(dòng)行業(yè)等因素，選定最有利的時(shí)機(jī)，進(jìn)行采購的計(jì)劃。 重點(diǎn)六：適當(dāng)?shù)膹S商：針對(duì)廠商狀況、進(jìn)貨條件、信用狀況、付款條件等因素，來選擇適意的進(jìn)貨廠商。商品采購管理的基本內(nèi)容及重點(diǎn)商品采購的管理是超市為了達(dá)成銷售計(jì)劃，從適當(dāng)?shù)墓?yīng)商，在確保品質(zhì)的情況下，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)期，以適當(dāng)?shù)膬r(jià)格，購入必需數(shù)量的商品所采取的一切管理活動(dòng)。其內(nèi)容如下：　　◎ 選擇適當(dāng)?shù)墓?yīng)商　　所謂“只有錯(cuò)買沒有錯(cuò)賣”。采購最怕的就是選錯(cuò)供應(yīng)商。因此，采購管理的工作原則之一，就是如何慎重選擇合格的供應(yīng)商，以建立平等互惠的買賣機(jī)會(huì)，維持長期合作的交易關(guān)系。　　◎ 選擇適當(dāng)?shù)钠焚|(zhì)　　超市根據(jù)所處地段的消費(fèi)群體的消費(fèi)水平確定采購商品的檔次與品質(zhì)。一般而言，品質(zhì)以適當(dāng)可用為原則，因?yàn)槠焚|(zhì)不好，不但購入成本會(huì)偏高，甚至造成使用上的浪費(fèi)。反之，品質(zhì)太差，將無法達(dá)到使用的目的，增加使用上的困難與損失，如購買制冷量不夠的空調(diào)機(jī)，購買損耗率太高的煤氣灶等。　　◎ 選擇適當(dāng)?shù)臅r(shí)間　　采購的時(shí)間不宜太早也不宜太晚。太早則造成堆積存貨，占用倉儲(chǔ)面積；太晚了則導(dǎo)致商品脫銷，顧客流失，影響超市的形象。在“零庫存”的觀念下，適時(shí)采購、及時(shí)交貨是最理想的采購模式。　　◎ 選擇適當(dāng)?shù)膬r(jià)格　　價(jià)格應(yīng)該以公平合理為原則，避免購入的成本太高或者太低。如果采購價(jià)格過高，將使超市負(fù)擔(dān)額外的成本，喪失了商品的競爭能力。反過來，如果采購價(jià)格太低，所謂“一分價(jià)錢一分貨”，供應(yīng)商將被迫偷工減料，造成“價(jià)廉、質(zhì)次”，超市將無法順利銷售出去。另外，如果供應(yīng)商無利可圖，其交易意愿就會(huì)低落，買方可能減少了一個(gè)供應(yīng)來源。　　◎ 選擇適當(dāng)?shù)臄?shù)量　　采購的數(shù)量不宜太多或太少，應(yīng)避免“過與不及”。因?yàn)椴少徚刻螅坏┥唐沸枨蠼档停瑢⒃斐缮唐贩e壓，如果商品推陳出新，則過時(shí)的商品難以賣出去。反過來說，如果采購數(shù)量太少，則增加作業(yè)次數(shù)，提高采購成本，或不利供應(yīng)商送貨，延誤超市商機(jī)。　　采購管理的重點(diǎn)　　◎ 定位管理　　定位管理是使商品按照賣場配置及商品陳列表的規(guī)定“各就各位”，以創(chuàng)造最佳的業(yè)績。商品的位置好比商品的住址，如果能確實(shí)掌握及執(zhí)行，對(duì)進(jìn)、銷、存管理及分析將大有益處。否則，商品將“居無定所”，不但影響訂貨、進(jìn)貨，更容易造成缺貨，使顧客不滿，進(jìn)而導(dǎo)致銷售分析的失真，而影響商品決策。所以采購人員對(duì)商品在賣場中的實(shí)際陳列位置，應(yīng)隨時(shí)加以了解。　　◎ 數(shù)字管理　　商品是用以創(chuàng)造業(yè)績和利潤，因此超市內(nèi)的商品必須是易賣又易賺錢的暢銷品。而衡量商品好壞的指標(biāo)有以下幾項(xiàng)：　　（1） 銷售量。最容易判斷商品銷售好壞的指標(biāo)是銷售量，通常在一定時(shí)期內(nèi)（一個(gè)月或三個(gè)月）沒有銷售交易的商品即為滯銷，應(yīng)優(yōu)先考慮淘汰。　　（2） 回轉(zhuǎn)率。回轉(zhuǎn)率=平均銷售額*平均存貨額，而平均存貨額=（期初存貨額+期末存貨額）/2。商品回轉(zhuǎn)率的高低，可判斷其銷售的快慢，并作為淘汰與否的參考。超市的商品回轉(zhuǎn)率以每月或每季計(jì)算，正常的回轉(zhuǎn)率為每月4次（即商品每周約回轉(zhuǎn)一次）。不過，目前國內(nèi)超市的商品回轉(zhuǎn)水準(zhǔn)約為12次，若商品回轉(zhuǎn)率是在一次以下者，即可列為優(yōu)先淘汰的商品。　　（3） 交叉比率。交叉比率=回轉(zhuǎn)率*毛利率，通常以每月或每季為計(jì)算期間。以交叉率衡量商品好壞，只是基于商品對(duì)店鋪整體貢獻(xiàn)的多寡，所以應(yīng)同時(shí)考慮銷售快慢及毛利高低等因素，才具有客觀性。國外超市商品的標(biāo)準(zhǔn)交叉比率為100以上，而目前國內(nèi)超市商品的交叉比率水準(zhǔn)約為3050之間，若交叉比率在30以下者，則列為優(yōu)先淘汰的商品；反之，則應(yīng)加強(qiáng)商品交叉比率高的商品采購，以擴(kuò)大超市整體的利益。　　◎ 品質(zhì)管理　　目前超市的經(jīng)營品種均有食品、生鮮、果蔬等，其中食品類占很大的比重，所以品質(zhì)好壞將影響到顧客健康及超市形象。在食品采購方面，采購人員除應(yīng)定期與不定期到分店或供應(yīng)商處檢查商品品質(zhì)外，更應(yīng)教育賣場人員了解商品知識(shí)，共同做好商品管理工作，以達(dá)到商品評(píng)估辦法的規(guī)定。超市開業(yè)前后的采購作業(yè)開業(yè)前的采購作業(yè)超市成功的最關(guān)鍵的因素之一，就是采購人員選擇“適銷對(duì)路”的商品，以“較低的價(jià)格”、“充足的貨源”及“吸引人的促銷活動(dòng)”展現(xiàn)在顧客眼前，讓顧客為超市傳送好的口碑，增加新客流和老顧客的回流率，采購作業(yè)在此起著決定性的角色，采購在開業(yè)前的重點(diǎn)工作如下：　　◎ 構(gòu)建商品的結(jié)構(gòu)　　這有賴于采購人員對(duì)市場的了解，并透過各種信息與手段將這些適合目標(biāo)顧客群的暢銷商品引進(jìn)。新開張的超市在構(gòu)建商品結(jié)構(gòu)時(shí)，應(yīng)參照“商品結(jié)構(gòu)表”所制定的參數(shù)，采購人員構(gòu)建商品結(jié)構(gòu)程序如下：　　（1） 選定競爭對(duì)手。超市的競爭對(duì)手除了同類型的超市外，還包括超市目標(biāo)顧客群最常去購物的地方，例如：批發(fā)商場、農(nóng)貿(mào)市場、本地生意較好的專門店或?qū)Ｙu店、便利店或百貨公司等。　　（2） 記錄競爭對(duì)手價(jià)格。“市場調(diào)查”是構(gòu)建商品結(jié)構(gòu)工作的重中之重。市場調(diào)查越徹底，越細(xì)微，日后的工作就越有效益。俗話說：“知己知彼，百戰(zhàn)百勝”。按商品群記錄競爭對(duì)手所銷售的品牌、商品描述、規(guī)格或包裝、價(jià)格、促銷及排面的情況。市場調(diào)查時(shí)，可將各種情況簡單記錄在小紙上，然后整理成新開店前市調(diào)報(bào)告（一）。　　（3） 收集兄弟公司價(jià)格資料。經(jīng)由區(qū)域經(jīng)理或采購本部收集個(gè)兄弟公司商品明細(xì)表，將各公司的商品資料整理成于開店前市調(diào)報(bào)告（二），作為日后構(gòu)造商品結(jié)構(gòu)及交易采購的依據(jù)。　　（4） 初步構(gòu)建商品結(jié)構(gòu)。按照總部制定的“商品結(jié)構(gòu)表”并參考開店前市調(diào)報(bào)告（一）及　（二）選擇競爭對(duì)手排面較大（通常代表銷量較大）的商品及兄弟公司賣得好的商品作為預(yù)定進(jìn)貨的商品可以在市調(diào)表（一）左側(cè)打一個(gè)“☆”記號(hào)，作為日后選擇商品及采購的依據(jù)。　　（5） 組織貨源。按工商名錄，電話號(hào)碼簿，市調(diào)商品包裝上的電話，朋友的信息，地方工商局的信息，其他供應(yīng)商所提供的信息，及公司的招商大會(huì)等方式，尋找供應(yīng)商的資料，并積極與其聯(lián)系。避免通過買空賣空的皮包公司或中間商進(jìn)貨，否則質(zhì)量無法保證，價(jià)格也沒有優(yōu)勢。　　◎ 交易條件協(xié)商　　同一種商品可能有兩家以上的供應(yīng)商。采購人員就分別在公司洽談室約見這些供應(yīng)商，提供一份供應(yīng)商手冊(cè)，給有潛力的供應(yīng)商參考，并概述超市的背景及發(fā)展前景，正式展開采購。采購前，請(qǐng)這些供應(yīng)商報(bào)價(jià)，報(bào)價(jià)時(shí)，供應(yīng)商應(yīng)填寫“供應(yīng)商基本資料表”、“供應(yīng)商簡介”、“供應(yīng)商報(bào)價(jià)單”、“新供應(yīng)商問卷調(diào)查表”及“新供應(yīng)商產(chǎn)品問卷調(diào)查表”。成功的采購要依靠：公司實(shí)力、采購技巧、對(duì)供應(yīng)商的尊重、誠實(shí)守信、耐心與毅力等。成功的采購并不一定一蹴可及，一次完成，往往時(shí)“好事多磨”，需經(jīng)過好幾回合采購才完成，越大的品牌要越多的采購技巧。　　開業(yè)后的采購作業(yè)　　開業(yè)后采購工作與開業(yè)前有較大差別。開業(yè)前一切都在未知之?dāng)?shù)，一切都需摸索、猜測、估計(jì)，需要大量的市調(diào)及采購工作，并構(gòu)建一個(gè)較理想的商品結(jié)構(gòu)，然后在開業(yè)前按公司的業(yè)績指標(biāo)實(shí)施大進(jìn)貨。　　開業(yè)后，顧客的需求可從銷售數(shù)據(jù)上發(fā)現(xiàn)，采購工作在此必須有質(zhì)和量的轉(zhuǎn)變。