高校科技檔案信息資源的開發(fā)與利用-免費閱讀

　　

【正文】 （二）淡薄的檔案意識制約了檔案的開發(fā)與利用國土資源管理檔案應(yīng)該由各職能部門歸檔立卷，綜合檔案室統(tǒng)一管理。因此每年年初，當(dāng)大量檔案資料集中移交檔案室時，面對繁重的移交量（據(jù)不完全統(tǒng)計，每年我局新增檔案資料約1萬余卷），檔案人員只能疲于整理和編目，目錄錄入工作明顯滯后于檔案利用需要，檔案人員只能憑手工進(jìn)行查找，無法滿足高節(jié)奏高效率工作要求。但在實際工作中，筆者發(fā)現(xiàn)早期檔案資料還存在不齊全、不規(guī)范的現(xiàn)象:如有的證發(fā)了，卻沒有土地登記的檔案；有些資料該填寫的沒有填寫,如土地登記審批表上缺填與土地證書相一致的土地證編號、缺填宗地編號、缺填審批時間等等，這些現(xiàn)象的存在，嚴(yán)重制約了國土檔案信息資源的開發(fā)與利用。隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，國土管理部門面臨著新的形勢和要求。借助檔案信息數(shù)據(jù)庫、檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)，通過網(wǎng)絡(luò)的輻射作用實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的整體效應(yīng)和規(guī)模效應(yīng)，實現(xiàn)全員檔案信息資源共享，促進(jìn)檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化。擺正檔案利用的眼前利益與長遠(yuǎn)利益的關(guān)系，追求檔案信息資源開發(fā)的規(guī)模效應(yīng)。一方面繼續(xù)增加企業(yè)現(xiàn)實業(yè)務(wù)開展需要的信息；另一方面從開展和戰(zhàn)略的角度，重新審視室藏結(jié)構(gòu)和質(zhì)量，增加高層次檔案信息含量，豐富檔案的載體形式。樹立檔案信息管理創(chuàng)新的觀念。企業(yè)辦公自動化、資源配置聯(lián)動化、產(chǎn)品銷售信息化等管理體系的建立,已成為現(xiàn)代企業(yè)參與市場競爭的關(guān)鍵條件。有些地方根據(jù)企業(yè)開展的需要,對企業(yè)進(jìn)行重組轉(zhuǎn)制,鼓勵二次創(chuàng)業(yè)。文件材料收集不齊全,嚴(yán)重影響了檔案工作效勞作用的發(fā)揮。還有一些檔案人員耐不住寂寞和冷落,想方設(shè)法下海、跳槽或從事第二職業(yè),這些都導(dǎo)致了檔案部門的檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)下降,根底管理出現(xiàn)嚴(yán)重滑坡現(xiàn)象。〔2〕企業(yè)檔案信息資源分散，無法提供系統(tǒng)效勞隨著企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大或企業(yè)合并，涌現(xiàn)了許多大型公司或集團(tuán)公司。關(guān)鍵詞企業(yè)檔案信息資源信息化一、企業(yè)檔案是是企業(yè)信息源的核心企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營等一系列經(jīng)濟(jì)活動中，需要各種各樣的信息。丁靈偉，會議名稱：中國植物病理學(xué)會2011年學(xué)術(shù)年會，機(jī)構(gòu)：浙江省天臺縣植保站、浙江省植物保護(hù)檢疫局，會議召開時間：2011年08月11日，查出與論題相關(guān)的外文文獻(xiàn)一篇，寫出檢索過程，記錄題名、作者和出處。伊淑麗，出處：安徽農(nóng)業(yè)科學(xué)：《35%菌核光防治油菜菌核病試驗》，作者：袁愛忠。菌核凈等對油菜菌核病的防治效果》，作者：劉永忠。，查出兩種電子圖書，寫出檢索過程,記錄書名、責(zé)任者、出版者。，寫出檢索過程,記錄書名、責(zé)任者、出版者、23個不同地區(qū)的館藏情況。其中一條為：書名《自動化概論》，責(zé)任者為主編趙曜，索取號為TP243/4467，借閱狀態(tài)為在館。密切關(guān)注檔案工作中出現(xiàn)的新情況、新問題，對檔案工作要不斷創(chuàng)新，具有緊迫感、責(zé)任感和使命感。其次要做好檔案二次開發(fā)，就是對檔案信息濃縮加工研究，探討具有實用價值的成果。1．轉(zhuǎn)變觀念信息化不是單純的建網(wǎng)鋪“路”，信息基礎(chǔ)設(shè)施永遠(yuǎn)處于工具層面，加強(qiáng)信息的有效開發(fā)和充分利用才是信息化工作的核心任務(wù)。3．檔案人員的綜合素質(zhì)不高信息化強(qiáng)調(diào)以人為本，企業(yè)檔案人員的綜合素質(zhì)在很大程度上決定著信息服務(wù)水平和質(zhì)量。因為，現(xiàn)代企業(yè)制度的建立、企業(yè)改制的完成及計算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的開通，使得傳統(tǒng)的企業(yè)檔案部門已不再是企業(yè)信息資源的惟一擁有者及提供者，呈現(xiàn)出信息所有者多元化、信息開發(fā)智能化、信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化收稿日期：作者簡介：的局面。在企業(yè)信息化過程中，企業(yè)需要高質(zhì)量、高集成的檔案信息，以及科學(xué)有效的檔案信息管理。包括檔案部門基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、信息資源建設(shè)、人力資源建設(shè)等系統(tǒng)。充分利用現(xiàn)代信息技術(shù),提供高效服務(wù)。,提升服務(wù)水平。在新的技術(shù)的支持下,現(xiàn)檔案利用服務(wù)大幅度提升。建立并完善檔案的編目與檢索、編輯與研究等規(guī)章制度,提高檔案服務(wù)的技能,提高檔案服務(wù)的質(zhì)量。檔案工作人員必須改變“坐等上門”的現(xiàn)狀,增強(qiáng)與學(xué)校相關(guān)部門的聯(lián)系,主動參與研究學(xué)校教學(xué)和科研工作的要求和規(guī)律,有效傳遞檔案信息。長期以來,高校的檔案管理者只把檔案管理工作當(dāng)做文獻(xiàn)流程的最后一項程序,當(dāng)做科學(xué)研究的“掃尾工程”,只局限于檔案的保管工作。所以要求必須以文件材料類型的多樣性來適應(yīng)科技內(nèi)宅和手段的多樣性,使科技檔案材料管理工作與之相適應(yīng)。高校科技檔案的內(nèi)容是由它所反映的科技、生產(chǎn)活動的具體專業(yè)領(lǐng)域決定的,在某專業(yè)領(lǐng)域的科技、生產(chǎn)活動中形成的科技檔案,就必然集中地反映本專業(yè)的科技內(nèi)容及相關(guān)的科技方法和手段。二、高校科技檔案的特點教學(xué)和科研工作是高校的兩大中心任務(wù)。從形式上看,包括科研成果、論文、著作、專題調(diào)研報告、科研計劃任務(wù)書、方案認(rèn)證報告、技術(shù)圖表及有關(guān)成果性技術(shù)文書材料(技術(shù)鑒定、專題研究工作總結(jié)、獎勵證書等)。[關(guān)鍵詞]高校科技檔案信息資源教學(xué)科研[作者簡介]程銣(1969),女,江西南昌人,江西科技師范學(xué)院科研處,講師,主要從事高校科研檔案研究。(江西南昌330013)[課題項目]本文系2005年江西省教改立項課題“高校科技檔案信息資源在高校教育管理中的運(yùn)用研究”的研究成果之一。、車輛、船舶、儀器、儀表的檔案材料。作為科研工作的過程和成果的重要記錄,高校科技檔案在整個高校的檔案工作中占有非常重要的地位,也體現(xiàn)出有別于其他檔案資料的鮮明特色,對于高校的教學(xué)和科研工作具有重要意義。在檔案管理過程中,過于強(qiáng)調(diào)檔案的機(jī)密屬性,很少注重檔案材料中蘊(yùn)涵的鮮活的知識信息資源,未能充分發(fā)揮檔案信息的重要作用。再次,必須努力樹立協(xié)作意識。,提高檔案服務(wù)效率。利用計算機(jī)系統(tǒng),管理者能實現(xiàn)檔案信息發(fā)布網(wǎng)絡(luò)化、檔案借閱自動化,實現(xiàn)檔案庫房管理的智能化,實現(xiàn)異地查詢、信息共享、借閱服務(wù)和編研工作,實現(xiàn)檔案信息綜合管理和利用。高校科技檔案是一種重要的科技資源,是高校科研和教學(xué)工作最原始的最完整的反映。適當(dāng)采取有償服務(wù),為檔案管理積累資金。其中，企業(yè)檔案信息的開發(fā)與利用是企業(yè)檔案信息化的目標(biāo)及核心任務(wù)，這也是衡量企業(yè)檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)之一。企業(yè)檔案信息化的最終目標(biāo)是實現(xiàn)檔案信息資源的有序組織和開發(fā)利用，從而使企業(yè)信息化建設(shè)邁上一個新臺階，具有更強(qiáng)勁的實力生存于市場經(jīng)濟(jì)之中。這種局面的出現(xiàn)，對企業(yè)檔案管理部門的生存和發(fā)展構(gòu)成了越來越大的威脅。提高信息服務(wù)水平和質(zhì)量的關(guān)鍵在于有一支從事企業(yè)檔案開發(fā)專業(yè)知識和精通計算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)并能進(jìn)行軟件系統(tǒng)維護(hù)的人才隊伍。促進(jìn)企業(yè)檔案信息開發(fā)，首要任務(wù)是消除人們認(rèn)識上的障礙，突破思想的樊籬，真正樹立正確的信息觀。檔案信息的利用與開發(fā)有著密切的聯(lián)系，開發(fā)是利用的前提，是為利用提供信息基礎(chǔ)，傳遞信息條件，開發(fā)離不開利用，達(dá)到目的和提高開發(fā)水平都要通過利用才能實現(xiàn)。堅決克服等、靠、要和各種因循守舊思想的束縛，牢固樹立檔案是一種信息資源，同樣產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)和社會效益的理念，把有限的被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)闊o限的主動服務(wù)，由以傳統(tǒng)的靜態(tài)服務(wù)、間接服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)閯討B(tài)的、直接的高層次服務(wù)，由封閉型的管理向開放型管理轉(zhuǎn)變，由單一服務(wù)向多元化服務(wù)轉(zhuǎn)變。④以索取號為檢索途徑，輸入查找內(nèi)容“Q25”,檢索庫選擇圖書，檢索結(jié)果共有81條記錄。進(jìn)入“Calis華中地區(qū)中心”，全國中心下的“educhina中國高等教育數(shù)字圖書館”，以書名為檢索途徑，類型選擇中文圖書，①輸入“電子工程”，檢索結(jié)果共有287條。進(jìn)入華中農(nóng)業(yè)大學(xué)圖書館首頁，點擊“電子圖書”，點擊“書生之家”，以書名為檢索途徑，①輸入“會計學(xué)”，檢索結(jié)果共有485條。賀生印，出處：青海農(nóng)林科技：《咯菌腈等不同殺菌劑防治油菜菌核病試驗初報》，作者：任利平，出處：青海農(nóng)林科技：《油菜菌核病發(fā)生、危害與氣象因子的關(guān)系》，作者：張立良。劉榮國。命題：褐飛虱（Nilaparvata lugens）檢索過程：進(jìn)入華中農(nóng)業(yè)大學(xué)圖書館首頁，點擊“外文數(shù)據(jù)庫”，點擊“BIOSIS Previews”，以題名為檢索途徑，輸入“Nilaparvata lugens”，檢索結(jié)果共有291條。根據(jù)信息的來源大致可分為：企業(yè)內(nèi)部信息資源，包括人才資源、財務(wù)、銷售、設(shè)備、新產(chǎn)品開發(fā)、日常生產(chǎn)、廣告及企業(yè)會議記錄等信息；企業(yè)外部信息資源，包括政府各部門文件、客戶、市場競爭對手及圖書資料等信息。這些公司或集團(tuán)公的下屬機(jī)構(gòu)或分公司，出于方便自己利用的目的不愿向公司或集團(tuán)公司檔案機(jī)構(gòu)移交檔案。不少企業(yè)原有的檔案庫