企業(yè)內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)管理手冊(cè)(存儲(chǔ)版)

　　

【正文】 理。參照風(fēng)險(xiǎn)：ＥＩ，Ｅ４，Ｅ5３．５．８帶有摩托羅拉或其財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)標(biāo)志的全部空白支票，必須予以保護(hù)，以防止毀損，或未經(jīng)核準(zhǔn)的使用。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｅ－ｌ，Ｅ－８３．５．１３破損、作廢和注銷支票必須立即去掉簽字部分。Ｅ－３貨物或勞務(wù)可能由未經(jīng)授權(quán)的人員訂購和收貨。Ｅ－９供應(yīng)商可能停止與摩托羅拉開展業(yè)務(wù)，經(jīng)營可能受到不利影響。Ｅ－６可能錯(cuò)報(bào)財(cái)務(wù)報(bào)表記錄和經(jīng)營報(bào)告。２工資編制與安全４參照風(fēng)險(xiǎn)：Ａ－２，Ａ．４４．１．４所有報(bào)酬和福利文件必須由人力資源管理部門妥善和準(zhǔn)確保管。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ａ－２，Ａ－３，Ａ－４，Ａ－６４．１．７向離職雇員支付最后一次工資支票之前，人力資源部門和雇員所在部門主管必須保證：ａ．所有預(yù)借款和費(fèi)用報(bào)表均已結(jié)清；ｂ．所有公司信用卡（例如、美國運(yùn)通卡，電話卡，航空旅行卡）均已歸還；Ｃ．所有計(jì)算機(jī)帳戶均已注銷或者已經(jīng)更換密碼；ｄ．所有公司財(cái)產(chǎn)，專有資訊，雇員工牌及安全通行證或鑰匙均已退還。A一８可能無法發(fā)現(xiàn)和糾正支付差錯(cuò)。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｂ－２４．２．３進(jìn)入工資部門和接觸工資文件應(yīng)僅限于經(jīng)授權(quán)人員。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｂ－５，Ｂ－６，Ｂ－７，Ｂ－８４．２．８有關(guān)部門經(jīng)理必須對(duì)實(shí)際工資成本與預(yù)算成本進(jìn)行比較，以查明是否合理。２Ｂ－６可能發(fā)生未經(jīng)核準(zhǔn)支付工資，或盜用獎(jiǎng)金的問題。Ｂ－１０詳細(xì)的代扣和支付項(xiàng)目可能與記錄的代扣和大付項(xiàng)目不符。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｃ1４參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｃ－４，Ｃ5４．３．７負(fù)責(zé)工資支票簽字的人員不得同時(shí)兼任工資核準(zhǔn)，工資編制，接觸未使用的工資支票或工資支票發(fā)放等責(zé)任。Ｃ－３可能發(fā)生未經(jīng)核準(zhǔn)便使用或發(fā)出工資支票的問題，無法查出盜用現(xiàn)金的情況。參照風(fēng)險(xiǎn)；D1４．４．各部門發(fā)放工資支票、通知單時(shí)，應(yīng)要求員工辦理簽收手續(xù)。工資發(fā)放時(shí)，必須取得雇員的簽收證據(jù)。Ｄ－５可能將現(xiàn)金工資發(fā)給未經(jīng)核準(zhǔn)的雇員。決定內(nèi)部控制實(shí)施程度的一般準(zhǔn)則是，控制成本不應(yīng)超出所產(chǎn)生的效益。參照風(fēng)險(xiǎn)：A1，A－２，A－３，A．４５１．４制造過程中的每件產(chǎn)品，配件、部件都必須有可識(shí)別的用料單。重大決策所依據(jù)的可能是錯(cuò)誤信息，造成以下結(jié)果：a．存貨成本標(biāo)準(zhǔn)可以沒有恰當(dāng)反映產(chǎn)品的標(biāo)準(zhǔn)成本。A－３可能無法查出實(shí)物保管，授權(quán)和業(yè)務(wù)事項(xiàng)處理中的差錯(cuò)和疏漏。參照風(fēng)險(xiǎn)：B－２，B－３，B－４５．２．３必須建立存貨在廠內(nèi)轉(zhuǎn)移和出入廠區(qū)控制程序，其中包括單據(jù)填寫記錄責(zé)任。參照風(fēng)險(xiǎn)：B－１，B－２，B－３，B－４５．２．９從摩托羅拉其他公司收到的貨物必須正確記錄，以便定期進(jìn)行公司內(nèi)部往來利潤的沖銷。重大決策所依據(jù)的可能是錯(cuò)誤信息，造成以下結(jié)果：ａ．存貨記錄與實(shí)際存貨不符，使存貨數(shù)錯(cuò)報(bào)。報(bào)廢品售價(jià)可能不恰當(dāng)或者售給信用風(fēng)險(xiǎn)差的單位。ｄ如果材料和人工沒有全部記入帳目，生產(chǎn)已經(jīng)完成，但可能沒有報(bào)告。然而，生產(chǎn)需求的確定和控制，可能還有其他方法。應(yīng)與財(cái)務(wù)部門協(xié)調(diào)月末結(jié)帳程序。Ｃ－２生產(chǎn)可能因以下問題受到影響：ａ．生產(chǎn)的產(chǎn)品未經(jīng)授權(quán)，產(chǎn)量過高，超過了可接受的程度。ｂ．庫存零部件不足，可能造成生產(chǎn)中斷。重大決策所依據(jù)的可能是錯(cuò)誤信息，從而導(dǎo)致以下結(jié)果：ａ．存貨標(biāo)準(zhǔn)成本無法體現(xiàn)生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)成本；。發(fā)生差錯(cuò)和違法事項(xiàng)的可能性急劇上升。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｃ－７ Ｃ－１生產(chǎn)報(bào)告可能有誤，掩蓋了產(chǎn)品短缺和失竊。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｃ－２５．３．３應(yīng)設(shè)置產(chǎn)品用料帳并隨時(shí)更新，以反映材料使用和生產(chǎn)狀況。B－８摩托羅拉可能因未辦理保險(xiǎn)，遭受不必要的經(jīng)濟(jì)損失。ｂ．如果出庫沒有記錄，可能造成存貨多報(bào)。B－５如果生產(chǎn)用料，用工數(shù)字錯(cuò)誤或者產(chǎn)品數(shù)量未經(jīng)核準(zhǔn)便開始生產(chǎn)，可能對(duì)生產(chǎn)產(chǎn)生不良影響。B－３可能無法查出實(shí)物保管，授權(quán)和業(yè)務(wù)事項(xiàng)處理過程中的差錯(cuò)和疏漏。參照風(fēng)險(xiǎn)：B－４，B－７５．２．７超儲(chǔ)或陳舊的存貨應(yīng)及時(shí)查出并予以恰當(dāng)處理，如報(bào)廢、退貨或其他方式。參照風(fēng)險(xiǎn)：B－１，B－２，B－３５．２．２貨物的所有權(quán)一經(jīng)轉(zhuǎn)移，應(yīng)及時(shí)記錄存貨帳以及相應(yīng)的負(fù)債或付款帳，其中包括入庫前帳目（貨已收到，但尚未入庫）和零部件帳。A－２差錯(cuò)和違法問題發(fā)生的可能性急劇上升。參照風(fēng)險(xiǎn)：A－1，A－２，A－３５．１．８必須根據(jù)事業(yè)總部／集團(tuán)的政策和一般公認(rèn)的會(huì)計(jì)原則設(shè)立存貨準(zhǔn)備（例如：損耗、價(jià)格、陳舊等）每季度應(yīng)對(duì)存貨準(zhǔn)備的恰當(dāng)合理性進(jìn)行審查并做必要的修改。參照風(fēng)險(xiǎn)：A－１，A－２５．１．３必須定期對(duì)標(biāo)準(zhǔn)成本和實(shí)際制造成本進(jìn)行對(duì)比，及時(shí)解決出現(xiàn)的差異。本文所述的控制指南旨在確立這一復(fù)雜周期中的基本控制要求，而不是實(shí)施控制措施所需的大量詳細(xì)的作業(yè)程序。D3工資支票可能發(fā)給未經(jīng)核準(zhǔn)的雇員而未能查出。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｄ－４４．４．５應(yīng)避免以現(xiàn)金形式發(fā)放工資。C3可能發(fā)生未經(jīng)核準(zhǔn)便使用或發(fā)出工資支票的問題，無法查出盜用現(xiàn)金的情況。財(cái)務(wù)報(bào)表可能誤報(bào)。支票必須有記錄，并妥善保存，在有其他人員在場(chǎng)并作記錄的條件下，可以進(jìn)行支票銷毀工作。１工資必須從定額或零余額銀行帳戶中支付。工資處理中有意或無意的差錯(cuò)無法查出。Ｂ－４對(duì)雇員未工作的時(shí)間支付了工資或?qū)σ压ぷ鞯臅r(shí)間未予支付工資，入錯(cuò)部門的費(fèi)用可能未被發(fā)現(xiàn)。１２工資部門處理的特殊給付（例如，搬遷安置費(fèi)，教育費(fèi)，獎(jiǎng)金，專利獎(jiǎng)等等）必須在取得正常核準(zhǔn)，審批和文件證明之后才可支付，并必須符合適用的稅法規(guī)定。參照風(fēng)險(xiǎn)：B－４，Ｂ－５，Ｂ－６，Ｂ－７４．２．７必須通過充分的審核控制工資資料處理，確保工資源文件屬實(shí)和輸入正確。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｂ一1４．2．2必須制定保護(hù)主文件資料實(shí)物安全的程序。Ａ－６業(yè)務(wù)事項(xiàng)未經(jīng)核準(zhǔn)便予以處理，結(jié)果導(dǎo)致支付不當(dāng)，或給空頭雇員支付工資。必須按照公司政策和規(guī)定的計(jì)劃程序進(jìn)行管理。報(bào)酬的增減必須經(jīng)過批準(zhǔn)。本節(jié)中的“支票”指向雇員發(fā)放工資時(shí)采用的各種方式（包括電子轉(zhuǎn)帳，銀行轉(zhuǎn)帳）。可能未記負(fù)債，庫存可能錯(cuò)報(bào)，可能多付或少付供應(yīng)商款額。Ｅ－７購貨或勞務(wù)可能未經(jīng)授權(quán)，入帳金額可能出錯(cuò)，可能人錯(cuò)會(huì)對(duì)期間，及或支付給錯(cuò)誤的人員。偷盜和差錯(cuò)的可能性急劇增加。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｅ－ｌ，Ｅ－５，Ｅ－８３．５．１１如果沒有檢查和防止重復(fù)支付的系統(tǒng)控制，必須在付款之后有效地注銷證明單據(jù)，以防止偶然的或有意的重復(fù)使用。絕不能延誤或推遲費(fèi)用的恰當(dāng)確認(rèn)。未經(jīng)授權(quán)或授權(quán)不當(dāng)；ｂ．購自未經(jīng)授權(quán)的供應(yīng)商；ｃ．由未經(jīng)授權(quán)的人員訂購和驗(yàn)收。可能未記負(fù)債，庫存和應(yīng)付帳款可能錯(cuò)報(bào)。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｄ－６。如沒有原始發(fā)票，應(yīng)按照事業(yè)總部／集團(tuán)政策規(guī)定得到恰當(dāng)批準(zhǔn)之后，才可使用發(fā)票副本。 ３．4．5 超過事業(yè)總部／集團(tuán)政策規(guī)定限度的運(yùn)費(fèi)發(fā)票，必須在支付之前與裝運(yùn)證明或驗(yàn)收單據(jù)進(jìn)行核對(duì)。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｄ－２，Ｄ－４，Ｄ－５，Ｄ－６，Ｄ－７，Ｄ－８ D－２ 購貨可能已被收到，但沒有報(bào)告或報(bào)告不準(zhǔn)確。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｃ－ｌ，Ｃ．８，Ｃ－９ ３．3．11 購進(jìn)貨物一經(jīng)收到必須予以安全保管。不得辦理驗(yàn)收業(yè)務(wù)。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｃ－ｌ，Ｃ－２，Ｃ－４，Ｃ－５ C－5 未經(jīng)授權(quán)的人員可能濫用或更改記錄，從而損害摩托羅拉及其供應(yīng)商利益。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｂ－１，Ｂ－６ ３．2．15 應(yīng)根據(jù)供應(yīng)管理目標(biāo)對(duì)購貨代理人，采購人員和商品采購小組進(jìn)行評(píng)價(jià)，即降低庫存，提高質(zhì)量，降低成本以及持續(xù)可靠的提交貨物（即公司總成本）。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｂ－１，Ｂ．７ Ｂ－１１ 購貨及或付款金額可能入錯(cuò)，還可能入錯(cuò)帳戶或入錯(cuò)會(huì)計(jì)期間。價(jià)格或條件未經(jīng)批準(zhǔn)便予以接受。 ３．2．5 所有購貨訂單／業(yè)務(wù)事項(xiàng)必須能夠單獨(dú)確認(rèn)和查詢，并且必須定期進(jìn)行會(huì)計(jì)處理。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｂ－１，Ｂ２ B－２ 可能發(fā)生敏感性付款；違反出口管制，公司內(nèi)部往來或利益沖突問題。 必須按照事業(yè)總部／集團(tuán)的政策定期監(jiān)測(cè)供應(yīng)商以保證實(shí)際績(jī)效與預(yù)期相符。供應(yīng)商選擇過程和財(cái)務(wù)驗(yàn)證一經(jīng)完成，應(yīng)將供應(yīng)商補(bǔ)入供應(yīng)商名錄／數(shù)據(jù)庫。司內(nèi)部往來或利益沖突問題。“采購周期”包括的具體職能或部門是：３．ｌ選擇和保留供應(yīng)商３．２購貨３．３驗(yàn)收３．４應(yīng)付帳款３．５付款３．ｌ選擇和保留供應(yīng)商 內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn) 未達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)在在的風(fēng)險(xiǎn) ３．１．１ 必須按照事業(yè)總部／集團(tuán)政策制定供應(yīng)商選擇和資格確認(rèn)的程序，并經(jīng)過批準(zhǔn)。Ｇ－２丟失的，錯(cuò)記的及或被盜用的現(xiàn)金收入可能無法及時(shí)查明和糾正。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｇ－ｌ，Ｇ－３２．７．５所有客戶匯款必須立即記入應(yīng)收款明細(xì)帳和具體的客戶帳目。Ｆ－２由于不健全的收帳工作，拖欠帳款可能不得不核銷。Ｅ－１１可能無法向被解雇雇員收回其欠款。Ｅ－８能夠收回的應(yīng)收帳款可能被核銷，及或現(xiàn)金收入可能被私吞。ｂ現(xiàn)金收入入錯(cuò)客戶帳戶及或被私吞或挪用。已確認(rèn)的帳款調(diào)查不得耽擱或推延。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｅ－２，Ｅ－３，Ｅ－６２．５．３應(yīng)收帳款明細(xì)帳必須按月與總分類帳調(diào)節(jié)。Ｄ－１１貸方業(yè)務(wù)事項(xiàng)可能反映不恰當(dāng)?shù)臉I(yè)務(wù)處理或有悻于良好的業(yè)務(wù)慣例。Ｄ－３可能發(fā)生有意差錯(cuò)或資產(chǎn)盜用。Ｄ－４收人和銷售成本記錄可能出現(xiàn)錯(cuò)誤及或記錄于錯(cuò)誤的會(huì)計(jì)期間。這類發(fā)票需有財(cái)務(wù)管理部門的事先書面批準(zhǔn)。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｄ－４２．４．１２所有向客戶發(fā)送的貸記憑單，必須在發(fā)出之前附有單據(jù)證明，并經(jīng)財(cái)務(wù)部門批準(zhǔn)。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｄ－１，Ｄ－２，Ｄ－４２．４．６帳單中的項(xiàng)目可絕對(duì)不允許錯(cuò)列。Ｃ－１０可能發(fā)生有意制造差錯(cuò)或資產(chǎn)私吞問題。Ｃ－３產(chǎn)品或貨物可能已經(jīng)裝運(yùn)，但未予開票據(jù)或未予記錄。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｃ．７２．３．１０空白裝運(yùn)核準(zhǔn)單，數(shù)控裝運(yùn)票據(jù)以及提單必須加以保護(hù)，防止未經(jīng)授權(quán)的接觸和使用。如果序號(hào)的完整性不是由計(jì)算機(jī)控制的，貨運(yùn)單據(jù)必須預(yù)先編號(hào)。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｂ－２ Ｂ一1資信審查方法不一致及或不充分。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｂ－１，Ｂ．２２．２．２必須對(duì)每一客戶確立資信限額。Ａ－５裝運(yùn)的產(chǎn)品可能與客戶訂單不符，并可能由客戶轉(zhuǎn)為個(gè)人使用。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ａ－８２．１．７客戶訂單信息必須嚴(yán)加保護(hù)，未經(jīng)授權(quán)不得接觸。１訂單必須予以記錄，記錄的依據(jù)只能是客戶的訂貨訂單或其他證明客戶正式訂貨的證據(jù)。處理保密／專有信息亦需具備充分的安全措施。如果充分的責(zé)任劃分無法實(shí)現(xiàn)，必須建立其他補(bǔ)償性控制，并形成文件。下面的控制矩陣是按照上述標(biāo)準(zhǔn)處理所有業(yè)務(wù)事項(xiàng)的一般準(zhǔn)則：控制矩陣控制矩陣目標(biāo) 輸入 處理 輸出 授權(quán) 來源是否經(jīng)過授權(quán)？ 程序是否被批準(zhǔn)？ 是否與所批準(zhǔn)的相符？ 記錄 是否準(zhǔn)確和完整？是否及時(shí)？是否有文件證明？ 由誰處理？何時(shí)處理？是否遵循程序？是否可恢復(fù)？管理人員的審查是否充分？ 是否準(zhǔn)確和完整？是否有審計(jì)線索？管理人員的審查是否充分？是否平衡？ 保護(hù)／安全 應(yīng)由誰控制？責(zé)是否劃分？ 誰可進(jìn)入？職職責(zé)是否劃分？遵循的程序是否完善？ 是否有保密性？誰應(yīng)持有？差異是否得以妥善的解決？ 驗(yàn)證 來源是否正當(dāng)？ 關(guān)于差異的調(diào)查和審查是否充分？ 管理人員的審查是否充分？ １．０一般控制要求下列一般控制目標(biāo)適用于所有業(yè)務(wù)周期，摩托羅拉的所有經(jīng)營均應(yīng)予以采納。八、控制標(biāo)準(zhǔn)的例外在極少數(shù)情況下，從成本的觀點(diǎn)出發(fā)，或?qū)σ?guī)模較小的機(jī)構(gòu)和偏遠(yuǎn)場(chǎng)所，內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)的某些部分可能不切實(shí)際，在這類情況下，該組織應(yīng)請(qǐng)求準(zhǔn)許遵循不同的控制程序。如果員工發(fā)現(xiàn)可能發(fā)生舞弊的情形，應(yīng)向其管理部門報(bào)告。在登記和報(bào)告公司帳目中也會(huì)發(fā)生舞弊。每一事業(yè)總部，集團(tuán)，分部單位，子公司以及設(shè)施的總經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理或財(cái)務(wù)總監(jiān)都要“身先士卒”，為遵守內(nèi)部控制創(chuàng)造合適的環(huán)境。還必須對(duì)經(jīng)營環(huán)境（例如自動(dòng)化水平，就地授權(quán)和資源）予以考慮并進(jìn)行成本一效益分析，以確保控制成本不超過其效益。制定替代或補(bǔ)償性控制措施；和／或三、范圍這些標(biāo)準(zhǔn)適用于摩托羅拉在全世界各地的事業(yè)總部，集團(tuán)，分部，單位，子公司及各職能部門；適用于所有業(yè)務(wù)，無論是設(shè)備或部件制造廠家，維修中心，抑或，如適當(dāng)?shù)脑挘腺Y企業(yè)經(jīng)營，均為適用。內(nèi)部控制可以有助于確保遵守適用的法律和內(nèi)部規(guī)定。此版亦加強(qiáng)了手冊(cè)向使用者傳達(dá)內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)和準(zhǔn)則的有效性。此版標(biāo)準(zhǔn)的頒布，旨在保證控制標(biāo)準(zhǔn)符合自上一版以來由于不斷變化的全球商業(yè)環(huán)境，新制定的法律規(guī)定以及計(jì)算機(jī)技術(shù)和應(yīng)用的進(jìn)步使之成為必需的控制要求。內(nèi)部可以防止資源損失，其中包括固定資產(chǎn)，庫存，專有資訊及現(xiàn)金。摩托羅拉董事會(huì)審計(jì)委員會(huì)，公司審計(jì)部，以及我們各事業(yè)總部，集團(tuán)和分部的財(cái)務(wù)部門將監(jiān)察我們對(duì)這些標(biāo)準(zhǔn)的遵守。通過加強(qiáng)監(jiān)察和審計(jì)改善現(xiàn)行管理；經(jīng)營分析要求對(duì)風(fēng)險(xiǎn)作出評(píng)估和確定適當(dāng)?shù)目刂颇繕?biāo)。五、責(zé)任所有摩托羅拉員工都有責(zé)任遵循內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)。舞弊行為已發(fā)展到被認(rèn)為是一種可乘之機(jī)或可以接受的合理行為。舞弊的檢查和報(bào)告摩托羅拉每一位員工都有職責(zé)協(xié)助預(yù)防舞弊的發(fā)生。所有有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的修訂，均將由公司總監(jiān)辦公室審查和認(rèn)可。然而控制標(biāo)準(zhǔn)之根本是：（ｉ）按照管理部門一般或特定的授權(quán)處理業(yè)務(wù)事項(xiàng)；（ii）業(yè)務(wù)事項(xiàng)要予以正當(dāng)?shù)恼f明和準(zhǔn)確及時(shí)的記錄；（ｉｉｉ）公司的資產(chǎn)和記錄要予以妥善的保護(hù)。一般而言，保管、處理／經(jīng)營和會(huì)計(jì)等責(zé)任應(yīng)予以劃分，以便獨(dú)立地審查和評(píng)估公司的運(yùn)作。1．８必須就公司信息的敏感性／保密性對(duì)雇員進(jìn)行教育，未經(jīng)授權(quán)雇員不得向公司以外的個(gè)人或“無需知道”的公司雇員泄露此類信息。收入循環(huán)包括的具體職能或部門是：２．ｌ訂單入帳／審核 ２．５應(yīng)收帳款