企業(yè)內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)管理手冊(cè)(完整版)

　　

【正文】 無(wú)法向承運(yùn)人追償其丟失的產(chǎn)品。Ｃ－２裝運(yùn)的產(chǎn)品或數(shù)量可能出現(xiàn)誤差；或者產(chǎn)品的裝運(yùn)可能提前、拖后、或違反出口管制及或海關(guān)要求。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｃ－３，Ｃ－６，Ｃ．７２．３．６待裝運(yùn)的產(chǎn)品的類型和數(shù)量必須至少以抽查的方式予以核實(shí)。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｃ一1，Ｃ－２，Ｃ－３，Ｃ－４２．３．２銷售訂單或裝運(yùn)授權(quán)應(yīng)定期予以登記（至少每月一次）。應(yīng)使用可靠的外部信息來(lái)確定這種限度。Ａ－９銷貨訂單可能丟失、銷毀或更改。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ａ－１０２．１．９在接受銷售和租賃合同之前，必須制定審查和批準(zhǔn)政策和程序，并編制成文件。３客戶要求的貨物或勞務(wù)，如未作專門(mén)規(guī)定或與客戶購(gòu)貨承諾不符，須經(jīng)財(cái)務(wù)管理部門(mén)批準(zhǔn)之后才可處理。１．１０公司業(yè)務(wù)循環(huán)中的重要業(yè)務(wù)事項(xiàng)，必須是可追查的，經(jīng)授權(quán)的，經(jīng)鑒定的，完整的，并必須按照既定和批準(zhǔn)的記錄保管政策加以保存。被盜，更改或未經(jīng)授權(quán)的接觸。１．２所有有關(guān)組織必須奉行摩托羅拉有關(guān)政策和程序指南。業(yè)務(wù)周期的定義是一系列相關(guān)的事件或過(guò)程。對(duì)于懷疑的舞弊行為，員工不應(yīng)試圖進(jìn)行個(gè)人調(diào)查。公司任何一級(jí)的員工，上至最高級(jí)管理人員，到中層管理人員，下至最低層員工均有可能牽涉到舞弊事件中。六、舞弊舞弊是有意的盜竊、挪用、侵吞摩托羅拉公司的財(cái)產(chǎn)。在整個(gè)過(guò)程中，必須通過(guò)培訓(xùn)，意識(shí)和反饋的形式達(dá)到廣泛的交流。內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)，工作程序準(zhǔn)則，財(cái)務(wù)和人力資源政策以及摩托羅拉行為準(zhǔn)則均應(yīng)被視為建立、維護(hù)和改進(jìn)摩托羅拉內(nèi)部控制制度過(guò)程的組成部分。合理保證的概念認(rèn)為，控制的成本不應(yīng)超出可產(chǎn)生的效益。摩托羅拉內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)第三版是全公司各職能部門(mén)眾多摩托羅拉同事不懈努力的成果。對(duì)１９８９版的重大更改的概要見(jiàn)附錄Ｃ。MOTOROLA內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn) １．０一般控制要求２．０收人周期３．０采購(gòu)周期４．０工資周期５．０制造周期６．０融資周期８．０計(jì)算機(jī)系統(tǒng)控制 一、序言自１９７９年，摩托羅拉就已正式闡明一項(xiàng)公司完善經(jīng)營(yíng)和財(cái)務(wù)控制制度的政策。二、目標(biāo)正如總裁和財(cái)務(wù)總監(jiān)在引言中所述，良好的內(nèi)部控制是實(shí)現(xiàn)我們的主要?jiǎng)?chuàng)意和目標(biāo)之根本。其中的控制標(biāo)準(zhǔn)，是以達(dá)到我們內(nèi)部控制制度的基本目標(biāo)的方式撰寫(xiě)的。這一概念還認(rèn)識(shí)到，忠誠(chéng)不渝，良好的業(yè)務(wù)判斷以及一種良好的控制文化是必不可少的。內(nèi)部控制的過(guò)程，如下文所述，必須以我們的六個(gè)西格瑪質(zhì)量和縮短循環(huán)作業(yè)周期的創(chuàng)意為推動(dòng)力，發(fā)布反映我們授權(quán)于員工和不斷進(jìn)取的宗旨。內(nèi)部控制一俟就緒，應(yīng)受到監(jiān)測(cè)和評(píng)價(jià)。摩托羅拉公司的財(cái)產(chǎn)包括，但不限于；現(xiàn)金、產(chǎn)品、原料、設(shè)備、用具、廢品、殘品、維修服務(wù)、軟件和知識(shí)財(cái)產(chǎn)。”對(duì)舞弊的威攝和預(yù)防摩托羅拉的每一位經(jīng)理都有職責(zé)創(chuàng)造一個(gè)控制體制和環(huán)境，它能夠防止員工、供應(yīng)商、客戶等其他人員所處的地位不同時(shí)具備舞弊的方法和機(jī)會(huì)。調(diào)查工作將由保安部、法律部和審計(jì)部進(jìn)行舞弊報(bào)告熱線電話如果員工懷疑有舞弊行為，應(yīng)使用美國(guó)電話８００－５－ＥＴＨＩＣＳ報(bào)告。通常，一個(gè)周期包含一項(xiàng)業(yè)務(wù)從開(kāi)始到完成的全過(guò)程。摩托羅拉各經(jīng)營(yíng)單位內(nèi)部制定的政策和程序最低限度必須符合公司政策所規(guī)定的控制要求，不得與其沖突。１．６公司的記錄必須按照既定和認(rèn)可的記錄保管政策予以維護(hù)。２．０收人周期 收入周期包括如下職能：收取客戶訂單；給客戶確定資信；裝運(yùn)或交付貨物、設(shè)備或勞務(wù)；開(kāi)具銷售和租賃業(yè)務(wù)帳單井予以記錄；維護(hù)和監(jiān)督應(yīng)收帳款；建立有效的收帳程序；記錄和控制現(xiàn)金收入；以及恰當(dāng)?shù)毓纼r(jià)應(yīng)收款余額。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ａ－５２．１．４接受訂單的正式確認(rèn)書(shū)必須及時(shí)送至客戶，除非合理的業(yè)務(wù)慣例另有其他規(guī)定。參照風(fēng)險(xiǎn)Ａ－１１ Ａ－１可能在沒(méi)有有效的客戶承諾的情況下制造和裝運(yùn)產(chǎn)品，或履行勞務(wù)。保密資訊可能被利用，給公司造成損失。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｂ－２２．２．３在接受及或裝運(yùn)客戶追加訂貨之前，必須審查經(jīng)批準(zhǔn)的資信限額和現(xiàn)有應(yīng)收帳款余額。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｃ－３，Ｃ－５，Ｃ．９２．３．３所有發(fā)貨必須準(zhǔn)備適當(dāng)準(zhǔn)確的單據(jù)。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｃ－２，Ｃ－４２．３．７如良好的業(yè)務(wù)慣例所規(guī)定的。Ｃ－３產(chǎn)品或貨物可能已經(jīng)裝運(yùn)，但未予開(kāi)票據(jù)或未予記錄。Ｃ－７由于完整的和準(zhǔn)確的信息可能來(lái)送到會(huì)計(jì)或開(kāi)票部門(mén)，收入和與之相關(guān)銷售成本可能記入錯(cuò)誤的會(huì)計(jì)期間。參照風(fēng)險(xiǎn)：D３２．４．３開(kāi)票業(yè)務(wù)必須依據(jù)發(fā)貨和訂單／審核單據(jù)及時(shí)處理。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｄ－７２．４．８所有“免費(fèi)”發(fā)票，或?yàn)榉悄ν辛_拉單位提供貨運(yùn)或勞務(wù)的其他“兔費(fèi)”票據(jù)，必須具有財(cái)務(wù)管理部門(mén)以及，如果適當(dāng)?shù)脑挘袌?chǎng)營(yíng)銷管理部門(mén)的書(shū)面批準(zhǔn)。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｄ－４，Ｄ－１２２．４．１４空白發(fā)票和貸記憑單必須予以安全保護(hù)。Ｄ－３可能發(fā)生有意差錯(cuò)或資產(chǎn)盜用。Ｄ－７如果檔案中沒(méi)有充足的證據(jù)證明免稅資格，摩托羅拉將負(fù)擔(dān)帳單中未列的銷售稅或增值稅。Ｄ－４收入和銷售成本記錄可能出現(xiàn)錯(cuò)誤及或記錄于錯(cuò)誤的會(huì)計(jì)期間。Ｄ－１６帳單錯(cuò)誤可能導(dǎo)致客戶不滿。帳齡分析必須準(zhǔn)確無(wú)誤，不得歪曲客戶債務(wù)種類（例如，訂金，預(yù)付款，或未分配的現(xiàn)金或資信額度）。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｅ－５２．５．９應(yīng)收帳款明細(xì)帳必須妥善保護(hù)，以防丟失，毀損或未經(jīng)授權(quán)擅自接觸。Ｅ－５應(yīng)收帳款和長(zhǎng)期租賃的估價(jià)準(zhǔn)備計(jì)算可能有誤。應(yīng)收款凈額和有關(guān)的財(cái)務(wù)報(bào)表可能誤報(bào)。收帳工作應(yīng)形成文件記錄，妥善地存入客戶資信檔案。 ２．７現(xiàn)金收人２．７．１所有現(xiàn)金收入，一經(jīng)收訖，必須立刻嚴(yán)格背書(shū)（劃線）和妥善保管。這些程序必須由有關(guān)財(cái)務(wù)管理部門(mén)批準(zhǔn)。Ｇ－６財(cái)務(wù)記錄和財(cái)務(wù)報(bào)表可能錯(cuò)報(bào)。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ａ－ｌ，Ａ－２，Ａ－３ Ａ－ｌ 購(gòu)貨可能：。選擇／證明資格確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括：；ｂ．供應(yīng)商的技術(shù)能力；ｃ．為企業(yè)提供恰當(dāng)服務(wù)的能力，其中包括對(duì)需求和變化的反應(yīng)能力；ｄ．評(píng)價(jià)供應(yīng)商現(xiàn)行的質(zhì)量管理規(guī)劃，其中包括殘次品自動(dòng)檢查的過(guò)程控制，質(zhì)量管理報(bào)告及記錄保管是否完善；ｅ．按時(shí)交貨記錄；ｆ．供應(yīng)商潛在的人力及或能力局限性；ｇ．評(píng)價(jià)供應(yīng)商的成本結(jié)構(gòu)和未來(lái)成本預(yù)測(cè)／降低的合理性，其中包括單位數(shù)量假設(shè)；ｈ．供應(yīng)商對(duì)工程協(xié)助的接受能力；ｉ．供應(yīng)商設(shè)施地點(diǎn)與摩托羅拉的距離；ｊ．供應(yīng)商在類似情況下與其它客戶進(jìn)行交易的歷史；ｋ．供應(yīng)商的財(cái)務(wù)穩(wěn)定性。業(yè)務(wù)中斷準(zhǔn)備計(jì)劃應(yīng)包括材料和安裝。ｂ．購(gòu)自未經(jīng)批準(zhǔn)的供應(yīng)商。在無(wú)紙業(yè)務(wù)處理情況下，進(jìn)貨訂單／請(qǐng)購(gòu)單井不一定是書(shū)面文本，但必須要求有完整的文件，控制授權(quán)和記錄保管。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｂ－ｌ，Ｂ－２，Ｂ－４，Ｂ－５ B－6 貨物和勞務(wù)可能已接受，但未予報(bào)告或報(bào)告不準(zhǔn)確。不進(jìn)行公開(kāi)招標(biāo)或接受非最低標(biāo)價(jià)和合同中未列貨物品目，必須在作出承諾之前，充分說(shuō)明理由并由管理部門(mén)批準(zhǔn)。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｂ－１３ Ｂ－1３ 對(duì)次品的處理可能不嚴(yán)格，誤送回倉(cāng)庫(kù)及或出現(xiàn)記錄錯(cuò)誤。 C－３ 應(yīng)該退回或拒收的貨物被接受下來(lái)，并支付了款項(xiàng)，包括：ａ．未訂購(gòu)的貨物或勞務(wù)；ｂ．?dāng)?shù)量超出或合同錯(cuò)誤；Ｃ．撤銷訂單或訂單復(fù)本。負(fù)債可能未予記錄，庫(kù)存與銷售成本可能錯(cuò)報(bào)。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｃ－２，Ｃ－３，Ｃ－４，Ｃ－７ C－9 采購(gòu)或付款業(yè)務(wù)可能記錯(cuò)金額，入錯(cuò)帳戶和記錯(cuò)會(huì)計(jì)期間 ３．3．8 驗(yàn)收業(yè)務(wù)資料必須保存于驗(yàn)收部門(mén)，并及時(shí)送達(dá)購(gòu)貨和應(yīng)付帳款部門(mén)，以便向供應(yīng)商付款。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｄ－ｌ，Ｄ．２ D－ｌ 購(gòu)貨可能被盜，丟失，毀損或暫時(shí)挪用。 ３．4．４ 沒(méi)有購(gòu)貨訂單或驗(yàn)收?qǐng)?bào)告的發(fā)票（如，非生產(chǎn)性勞務(wù)，支票申請(qǐng)單，一次性購(gòu)貨等等），必須在付款之前由管理人員按照事業(yè)總部／集團(tuán)的審批權(quán)限予以批準(zhǔn)。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｄ－５，Ｄ－６，Ｄ－７，Ｄ8 D－6 貨物或勞務(wù)可能沒(méi)有收到或尚未收到，但貨款已付。參照風(fēng)險(xiǎn)：D－２，Ｄ－４，D－７，Ｄ－９．１１應(yīng)付帳款余額表必須按月累計(jì)，并與總分類帳核對(duì)。對(duì)于未列入數(shù)據(jù)庫(kù)的供應(yīng)商必須按照事業(yè)總部／集團(tuán)政策予以確認(rèn)。D６貨物或勞務(wù)可能沒(méi)有收到或尚未收到，但貨款已付。這些文件應(yīng)發(fā)給支票簽字人，由其進(jìn)行審查，然后再簽發(fā)支票。凡有使用簽字印鑒和數(shù)控等宇儀的，均須妥善保管。這些支票可以銷毀。可能未記負(fù)債，庫(kù)存可能錯(cuò)報(bào)，可能多付或少付供應(yīng)商款額。Ｅ－１可能采用了繞開(kāi)現(xiàn)行內(nèi)部控制技術(shù)的方法。Ｅ－８貨物或勞務(wù)可能已入帳，款已支付，但未收到貨物或勞務(wù)。人力資源管理部門(mén)必須以具體標(biāo)準(zhǔn)和程序的形式對(duì)政策和準(zhǔn)則作出明確的界定。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ａ４４．１．５正式程序規(guī)定、嚴(yán)格控制并經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)的文件必須妥善保管。Ａ－２可能因此向雇員支付的金額有誤。A一１０在雇員解雇之后仍有未經(jīng)核準(zhǔn)的費(fèi)用需要由摩托羅拉承擔(dān)。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｂ－３，Ｂ5，Ｂ６４．２．５不享受免稅的雇員，應(yīng)根據(jù)當(dāng)?shù)胤珊土?xí)慣，及時(shí)提交考勤卡，考勤表，或其他經(jīng)核準(zhǔn)的記錄之后再進(jìn)行工資處理。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｂ－７，Ｂ－１０，Ｂ１２４．２．１０所有主要的工資職能以及月底結(jié)帳過(guò)程中各部門(mén)的作業(yè)程序必須形成詳細(xì)的書(shū)面文件。參照風(fēng)險(xiǎn)；B－］３ Ｂ－1工資主文件中的錯(cuò)誤數(shù)據(jù)可能導(dǎo)致工資支付錯(cuò)誤，工資中的預(yù)扣稅金可能有誤。Ｂ－５管理報(bào)告和雇員所得記錄可能不正確。Ｂ－１２不符合政策要求及或計(jì)算錯(cuò)誤導(dǎo)致被政府課以罰款和處罰。２所有工資帳戶必須按月調(diào)節(jié)，參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｃ－ｌ４．３．３所有工資給付必須有據(jù)可查，能夠單獨(dú)確認(rèn)。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｃ－６４．３．，凡是超過(guò)各事業(yè)總部，集團(tuán)財(cái)務(wù)總監(jiān)確定的限度的．必須要有雙簽字。Ｃ－５機(jī)密的工資資料可能被未經(jīng)授權(quán)的人員查閱及或泄漏，損害摩托羅拉或其員工的利益。參照風(fēng)險(xiǎn)：D－３４．４．４未領(lǐng)取或未發(fā)放的工資應(yīng)退回人事部。４Ｄ－６機(jī)密的工資資料可能被查閱或泄露，損害摩托羅拉及其雇員的利益。１成本會(huì)計(jì)５１Ｃ．計(jì)算存貨價(jià)值的制造費(fèi)用分配比率可能有誤。A－５生產(chǎn)可能受到影響。參照風(fēng)險(xiǎn)；B－１，B－２，B－３，B－４，B－６５．２．４倉(cāng)庫(kù)應(yīng)采用永續(xù)盤(pán)存方法，保管存貨，提供當(dāng)前的存貨數(shù)據(jù)。參照風(fēng)險(xiǎn)：B－1，B－２，B－３，B－４，B－５．１１存貨必須妥善保管，避免變質(zhì)，存貨價(jià)值應(yīng)有適當(dāng)?shù)膿p失保險(xiǎn)。c。存貨可能被盜且未能查出。B－５如果生產(chǎn)用料，用工數(shù)字錯(cuò)誤或者產(chǎn)品數(shù)量未經(jīng)核準(zhǔn)便開(kāi)始生產(chǎn)，可能對(duì)生產(chǎn)產(chǎn)生不良影響。５．３．１必須編制詳細(xì)的銷售預(yù)測(cè)并由管理部門(mén)批準(zhǔn)。在可行的情況下，處理殘次品或材料應(yīng)由不負(fù)責(zé)保管的人員以招標(biāo)方式進(jìn)行。Ｃ．工廠生產(chǎn)能力未能充分發(fā)揮，無(wú)法滿足客戶的具體要求或者服務(wù)水準(zhǔn)。ｄ．人工使用效率不高。Ｃ－３存貨保管，授權(quán)和業(yè)務(wù)處理中的差錯(cuò)和疏漏可能無(wú)法查出。可能發(fā)生人工成本過(guò)高，或者達(dá)不到客戶提出的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的問(wèn)題。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｃ－５５３．７生產(chǎn)過(guò)程（包括最后的檢驗(yàn)）完成后，必須妥善保管產(chǎn)成品，避免被盜或者變質(zhì)。需要改動(dòng)時(shí)，必須經(jīng)過(guò)恰當(dāng)一級(jí)的管理部門(mén)批準(zhǔn)。報(bào)廢品售價(jià)可能不恰當(dāng)或者售給信用風(fēng)險(xiǎn)差的單位。B－４財(cái)務(wù)報(bào)表，記錄或生產(chǎn)報(bào)告可能有誤。ｄ．如果材料和人工沒(méi)有全部記入帳目，生產(chǎn)已經(jīng)完成，但可能沒(méi)有報(bào)告。B－２差錯(cuò)和違法問(wèn)題發(fā)生的可能性急劇上升。參照風(fēng)險(xiǎn)；B－1，B－２，B－３，B－４，B－５５．２．５應(yīng)建立實(shí)物或其他輔助性控制措施，保證存貨的安全，未經(jīng)授權(quán)不得使用。 ５．２存貨控制存貨控制職能旨在建立一套控制存貨諸方面的正規(guī)計(jì)劃，該計(jì)劃至少應(yīng)包括以下幾方面：５．２．１存貨控制必須有如下分工：ａ．制造和保管責(zé)任與會(huì)計(jì)工作分開(kāi)。ｄ．如果明細(xì)記錄無(wú)法反映持有的產(chǎn)品，存貨數(shù)量可能誤報(bào)。參照風(fēng)險(xiǎn)：A－1，A－２，A－３，A－４，A．５５．１．６倉(cāng)庫(kù)發(fā)料必須以經(jīng)恰當(dāng)授權(quán)的業(yè)務(wù)文件為依據(jù)，并據(jù)此記錄存貨帳目。４存貨盤(pán)存程序５．1成本會(huì)計(jì)５．１．1必須保持成本會(huì)計(jì)系統(tǒng)，恰當(dāng)準(zhǔn)確地積累，區(qū)分制造成本（如按成本中心或者按產(chǎn)品），為分析實(shí)際制造成本，標(biāo)準(zhǔn)成本和其他保持存貨和存貨計(jì)價(jià)所需信息提供充分的資料。該周期以確定可行性銷售預(yù)測(cè)和生產(chǎn)計(jì)劃為始，到恰當(dāng)記錄轉(zhuǎn)入出貨區(qū)的產(chǎn)成品成本為止。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｄ－６ D－1由于對(duì)一工資主文件可能做了不當(dāng)?shù)脑龈模粫r(shí)能出現(xiàn)侵吞資金的問(wèn)題，用于發(fā)放工資的工時(shí)數(shù)可能有誤。未領(lǐng)取的工資在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)仍未發(fā)出，應(yīng)退回財(cái)務(wù)部，并在總帳中單獨(dú)列示未領(lǐng)取工資。Ｃ－７支票可能重復(fù)編號(hào)或漏編號(hào)碼。支票簽字機(jī)和印鑒圖章，數(shù)控簽字儀器必須分別保管,此外在支票上填寫(xiě)的數(shù)字與授權(quán)使用簽字機(jī)簽字支票數(shù)字應(yīng)該進(jìn)行核對(duì)。所有發(fā)出、作廢或未使用的工資支票必須定期清點(diǎn)。 ４．３工資支付控制４Ｂ－７總分類帳可能輸入錯(cuò)誤數(shù)據(jù)，可能錯(cuò)報(bào)財(cái)務(wù)報(bào)表。這又可能導(dǎo)致：１．盜用公司資產(chǎn)；２．錯(cuò)報(bào)退休金等項(xiàng)目的計(jì)提數(shù)，B－３雇員工資的支付可能出現(xiàn)差錯(cuò)，或者沒(méi)有工作但支付了工資，收回向離職人員支付的工資可能需要訴訟。參照風(fēng)險(xiǎn)；Ｂ－１２４如可行的話，應(yīng)同時(shí)編制工資支票，工資登記簿和雇員所得記錄。 ４．2工資編制與安全４，２．１必須保存一份全部員工主文件。Ａ－４可能違反法律和政府規(guī)定，結(jié)果導(dǎo)致罰款，處罰，起訴或者或有負(fù)債。必須對(duì)水久性工資帳目進(jìn)行定期抽查，保證工資資料與人力資源部的檔案相符。所有有關(guān)福利的規(guī)定，標(biāo)準(zhǔn)及程序必須由管理部門(mén)編寫(xiě)成文并經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)。管理人員選擇控制程序和技巧過(guò)程中，實(shí)施控制的程度是合理業(yè)務(wù)判斷。Ｅ－２可能發(fā)生敏感性支付和公司內(nèi)部往來(lái)事項(xiàng)。Ｅ－６可能錯(cuò)報(bào)財(cái)務(wù)報(bào)表記錄和經(jīng)營(yíng)報(bào)告。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｅ－１，Ｅ－８３．５．１４支出的單據(jù)或電子數(shù)據(jù)附件必須予以保護(hù)，以防毀損或遺失，保存方式必須有助于查詢