【20xx年電大】20xx年專科電大辦公室管理重點總結考試必備-文庫吧在線文庫

　　

【正文】 會客室后，文員立即換手握住室內的門把手，以輕盈的步伐進入室內，輕輕關上門。（ ）28．假如上司不準備參加某個會議，應立即將會議通知丟掉，以免干擾其他事情。（ ）36．文員因為已經打過電話，并給對方留了言，即是已經完成任務了。（ ∨ ）43．文員坐下時，腳尖在膝蓋垂直線以內，也可稍向左側后右側，膝蓋與大腳可分開。（ ）51．無論何種禮服都應考慮宴會的地點、時間、形式。（ ）57．凡是單位撤消，原公章應立即停用，不用通知有關單位。（ ∨ ）65．檔案是指使用過的、文件中所指事情已經辦理完畢、具有保存價值的文書。（4）要具體了解對方的立場和意向，先注意聆聽對方所說的話，切勿以自己主觀的方式進行談話。注意傾聽，用心判斷指示的用意。（9）主題詞；（10）抄送單位、印發說明。（3）簽發。（7）用印。緊急的事，重要的事，上司需要知道的事；（6）適時。拆封時，不要損壞郵票、郵戳和其他書寫內容的地方。用鋼筆將寫信人的姓名、職業、單位或住址、寫信時間、收發日期、主要內容、要求、收信單位以及承辦后的情況、結果和立卷存檔號等詳細記載，便于統計、查找和催辦。有時因上司太忙，不妨預先約好時間。1 按照2000年《國務院行政機關公文處理辦法》的規定，國務院規定的行政公文共有幾類幾種。小李應該怎么做?(P13)答：電話放在辦公桌左邊，便于左手摘機，右手做記錄；電腦放在右邊；新文件夾放需要翻譯的資料，在文件夾上貼上相應的標識條；各種筆、膠水、剪刀、印盒等文具分門別類放在文具用品盒內；參考書應該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里；公司印章放入辦公桌帶鎖的抽屜內；墨水放置在儲物架底層，復印紙放在下面幾層。(2)出席會議者的姓名或組織、部門的名稱；（3）日期、時間；（開始到結束的預定時刻）（4）地點；（具體在幾樓幾號會議室）（5）議題；（或議事日程）（6）主辦者的聯絡處、電話號碼等。以作查證。會議后勤費用開支有：文件材料費200元，飲料費100元，因會議緊張安排午餐，餐費每人10元。（2）回到公司上班后，應將出差過程以及有關事務寫出工作匯報。約會計劃表包括：城市名和?。ㄖ荩┟ㄈ绻菄饴眯?，寫明城市和國家名），日期和時間，與上司約會者的姓名、公司和地址，電話號碼。（7）建立旅行－旅館信息資料庫。要考慮宴會的性質，客人的數目，以及預算費用等，考慮宴會的形式與氣氛、交通是否方便、場地大小是否合適、菜式、有無停車場。主人方面的陪客，應插在客人中間坐，以便同客人接觸交談。（9）為了避免所送禮物的重復，文秘人員應該為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄。（6）正式會談。加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整。五、案例分析題：1．新加坡利達公司銷售部文員劉小姐要結婚了，為了不影響公司的工作，在征得上司的同意后，她請自己最好的朋友陳小姐暫時代理她的工作，時間為一個月。上司回來后，陳小姐也沒有把來電的事告知上司。打完電話，心不在焉地把所有的信都剪開了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也沒有注意。（6）拆錯信，應在信封上要寫上“誤拆”，并簽上自己的名字，封上信口，把信件交給收信人時向對方道歉。4．某年3月5日，新欣化工公司的總經理出差了，這次的期限是從3月5日至3月12日，預定12日上午回來。心想，是供應商主動送來的，不拿白不拿，于是她打電話讓研發中心的人取走了。小趙說總經理不在，想請他們坐下來慢慢談，他們不相信，非要找總經理不可。她從茶葉筒中拈了一撮茶葉放入杯中……這一切引起了古總經理和客商的不同反應。小李一把拿過客人的行李，放入汽車的行李箱，接著引導客人到副駕駛座位上，說：“坐在這里視野好。會議的召開時間是8月9日上午十點整，而資料放映時間是十點十五分。一直到星期三下午，經理問她會議通知了沒有，她才匆忙在公司的布告欄里寫了如下的通知：“茲定于星期四上午在會議室召開銷售員會議，會議重要，請務必出席。小萬一邊寫一邊想，有些部門的領導一向不重視衛生問題，如果他們知道召開的是衛生工作會議可能自己不來而派其他人員來了。一些特邀代表和列席代表認為是對他們不尊敬，紛紛離會而去，會場上出現了一陣騷亂。11．請將下列文件分別組合成三至四個案卷，并擬制案卷標題：（1）市教委關于2003年招生工作的通知；（2）東方學院關于招生工作院務擴大會議紀要；（3）東方學院2003年招生工作計劃；（4）東方學院關于2003年招生工作的請示(呈市教委)；（5）市教委關于東方學院2003年招生工作的批復；（6）東方學院院務會議關于調整系主任的決定；（7）東方學院關于調整系主任的通知；（8）東方學院關于做好開學工作的通知；（9）東方學院各系關于開學準備工作的報告；（10）東方學院各系關于加強學生思想工作的報告；（11）東方學院各系關于提高教學質量的報告；（12）東方學院2003年度工作總結；答：立卷一：市教委關于2003年招生工作的通知；東方學院關于2003年招生工作的請示（呈市教委）；市教委關于東方學院2003年招生工作的批復；標題：市教委、東方學院關于招生工作的通知、請求、批復 立卷二：東方學院關于招生工作院務擴大會議紀要；東方學院院務會議關于調整系主任的決定；東方學院關于調整系主任的通知；東方學院關于做好開學工作的通知；標題：東方學院關于招生工作、系主任調整、開學工作的會議紀要、決定、通知 立卷三：東方學院2003年招生工作計劃；1東方學院2003年度工作總結；標題：東方學院招生工作計劃、年度工作總結 立卷四：東方學院各系關于開學準備工作的報告；東方學院各系關于加強學生思想工作的報告；1東方學院各系關于提高教學質量的報告；標題：東方學院各系關于開學準備、加強學生思想工作、提高教學質量的報告12．請將下列文件分別組合成三至四個案卷，并擬制案卷標題：（1）利華公司2003年2月份經理會議記錄；（2）利華公司2003年銷售計劃；（2）市工商局關于年檢工作的通知；（3）利華公司致香港凱福公司關于合作事宜的函；（5）利華公司4月份經理會議記錄；（6）市物價局關于物價檢查的通知；（7）香港凱福公司關于合作事宜給利華公司的復函；（8）利華公司2003年6月份經理會議記錄；（9）利華公司與香港凱福公司會議紀要；（10）利華公司2003年8月份經理會議記錄；（11）市稅務局關于稅務自查的通知；（12）利華公司2003年銷售工作總結。如果這筆生意做成，可以賺進一百多萬元。（2）即使是最好的朋友，也不可不分情況暢所欲言，何況是競爭對手，這是文秘人員的基本職業道德。小胡回到辦公室的第一件事應該是做什么？（2） 小胡的做法是否正確？有沒有不妥之處？（3）早上第一批郵件到了，鄧小姐正忙著打電話，她讓送信者就把信堆放在已有一些信件的辦公桌上，一邊打電話，一邊拿過筆簽了字。（2）應在清點后才能簽名。16．請將下列文件分別組成三至四個案卷，并擬制案卷標題：（1）利華公司2003年2月份經理會議記錄；（2）利華公司2003年銷售計劃；（3）市工商局關于年檢工作的通知；（4）利華公司致香港凱福公司關于合作事宜的函；（5）利華公司4月份經理會議記錄；（6）市物價局關于物價檢查的通知；（7）香港凱福公司關于合作事宜給利華公司的復函；（8）利華公司2003年6月份經理會議記錄；（9）利華公司與香港凱福公司會議紀要；（10）利華公司2003年8月份經理會議記錄；（11）市稅務局關于稅務自查的通知；（12）利華公司2003年銷售工作總結。會議的召開時間是8月9日上午十點整，而資料放時間是十點十五分。級別高的又稱“辦公廳”。 、 四、辦公室環境布髓 目的：創造舒適而又工作效率高的環境；塑造組織形象；建立擋駕制度；有利于保密工作。 報告內容：一是定期報告工作情況和進程，讓上司及時了解下情，隨時作出指導；二足工作中發生的重大問題，讓上司及時作出處理；三是合理化建議，供上司改進工作時參考；四是應上司的要求匯報情況。 請示形式：可以是口頭形式，也可能是書面形式。 二、辦公室事務管理特征：服務性、分散性、專業性、主動性、繁雜性. 三、我國文秘工作、國際文秘人員工作、我國外資企業與合資企業辦公室實務內容。辦公室管理復習提要 第一章辦公室實務概述 一、辦公室的含義 辦公室，一個常用的很普通的名詞，卻有著多種含義： 1．廣義的：泛指一切辦公場所，區別于用于教學的教室，用于生產的車間，或是醫療室、實驗室等等?？偨浝碜屴k公室負責安排，會上要放映資料電影，進行產品操作演示。假如不一致，應打電話詢問正確的，再把錯誤的劃去。她又看了幾封信，其中有一封急件，覺得應該由上司回信，于是，她把幾封信混在一起放在上司的辦公桌上。（3）文員對待媒體尤其要小心謹慎，不可輕易得罪；即使不能引見給上司，同樣應禮貌待人。（4）應做到不該說的不說，不該聽的不聽，不該記錄的不記錄，機密內容用專用記錄本記并妥善保管，機密文件嚴密保管，自己的電腦設置密碼等14. 文員小胡正在辦公室忙著，進來了一位西裝革履的男士，自稱與李總經理約好的。過了幾天，李麗跟隨總經理去白天鵝賓館與德國某貿易代表團簽定正式合同時，超過了約定時間，還不見代表團的影子。雖然兩人的性格完全不一樣，李麗熱情開朗，樂于助人，陳珍妮溫柔沉靜，內向含蓄，兩人幾乎是無話不談的好朋友。小萬沒有認真校對材料，最后也沒能仔細審查所有會議材料，加以改正。會議上，聽完報告后，進人小組討論。10點，只剩下4位銷售員，也談不出什么東西，會議草草結束了，經理很不高興。劉小姐馬上打電話去問，對方回答機器已送出。8．波揚公司資金積累在本市市中心召開大型新產品訂貨會，參加的有本單位，外單位的人員。古總望著遠去的客商的背影，沖著小沈：“托你的福，好端端一筆生意，讓你給毀掉了，無能！”小沈并不知道自己有什么過錯，為自己辯解：“我，我怎么啦！客商是你自己得罪的，與我有什么關系？”小沈和小陳的穿著打扮、言談舉止是否正確？正確的做法應該是怎樣的？答：（1）小沈和小陳的穿著打扮不符合工作環境，不符合特定的會談工作要求；（2）小沈的穿著突出自己，影響了古總經理的形象；（3）小陳的穿著打扮干擾談判、影響工作，破壞工作場所安靜；（4）小陳用手拿茶葉，不衛生，引起客商不滿，使得談判一開始就不順利；（5）小沈應該對領導的作風、性格有所了解，有針對性地彌補領導的不足。公司明天要與法國某公司談判，古總經理叮囑擔任翻譯的小沈和作會議記錄兼會議服務的小陳要好好準備。小林就滔滔不絕地講了起來。小王把總經理親啟件放在總經理辦公桌的抽屜里，又拆開總經理辦公室收件，一封是邀請總經理參加定于3月12日下午的研討會，小王想，總經理前幾天還談到準備參加這次研討會，12日他正好回來，一定會參加的。請你分析小曹這樣做對不對？錯在哪里？面對這種情況小曹應該怎么辦？答：（1）小曹犯了多頭請示的錯誤。這時，上司把寫有美國地址的英文名片，讓她打印一個寄往美國的信封，鄧小姐按照以往寫信的習慣，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角?！标愋〗惚唤夤褪且驗樯纤菊f她犯了五個錯，分別是什么？她在電話禮儀方面還犯了哪些錯？答:(1)該問的沒有問(指對方情況,手套的需要量)。”來電者：“你們是生產塑膠手套的嗎？”陳小姐：“是。他應該考慮哪些問題？答案 : （1）會議的名稱： （2）出席會議者的姓名或組織、部門的名稱；（3）日期、時間（開始到結束的預定時刻）；（4）地點：（具體在幾樓幾號會議室）； （5）議題（或者議事日程）；（6）主辦者的聯絡處，電話號碼等；（7）開會所在地，建筑物名稱、幾樓、電話號碼（必要時可附上地圖）；（8）注意事項、是否備有餐點、有否停車場，或當天應備的資料等。（10）歡送來賓、接待小結。（2）了解來賓、制訂計劃。（5）要看對方的實際情況選擇禮品，做到恰如其分，適合對方。宴請需要發請柬，請柬上應寫明邀請人姓名，被邀請人姓名、宴請的目的、方式、時間、地點，以及著裝要求，要求回函及其他說明等。確定名單， 再請上司核定。（5）考慮行李問題。（5）對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關部門和人員，分別去函或去電表示感謝。8）；（3）S－參加會議人員每小時人均其他收入數；。公司的大型會議室有很各種會議用品，室外有接待處，公司還租了汽車來接送來賓，　為圓滿結束這次會議，辦公室人員在會后應該做些什么工作？(P134)答：（1）要替搭車回去的人安排車子；（2）在接待處暫時代為保管的衣物，不要遺失或被人錯領、冒領；（3）有留言時，切記務必傳達；（4）檢查會場有無物品遺漏；（5）要為參加會議的人員送行；（6）文秘人員離去前，要檢查煙灰缸、字紙簍有無易燃的東西，如有，則必須加以熄滅。對發言內容加以引導，提醒時間有限。3．康橋賓館位于本市南京西路45號，是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某企業準備在11月15日上午9:00到12：00召開全廠中層干部大會，討論第二年產品發展和銷售計劃，地點就在康橋賓館的12樓會議室?！返囊幎?，國務院規定的行政公文共有幾類幾種？答案: （1）命令（令）； （2）決定； （3）公告；通告；（4）通知；通報； （5）議案； （6）報告； （7）請示； （8）批復；意見； （9）函； （10）會議紀要。（4）一定要簡短、扼要、流暢；（5）如報告過于復雜，應事先以5W2H的原則檢查是否遺漏；（6）如果覺得僅僅以口頭報告對方，對方不易明了，或者報告項目很多時，可以制作“報告備忘錄”提出來。復信是取信于職工群眾的有效措施，增加職工群眾對組織的信任。（3）認真閱讀。 什么是文書的立卷特征？通?？梢园凑漳膸追N特征立卷？答：（1）文秘或檔案人員把文書按照某些共同特征組合成案卷，稱為“立卷特征”；（2）按問題特征立卷。約定好以后， 一定要向上司匯報，并填寫在日程安排計劃表上。（5）繕印。 文員根據單位需要向外或向內發文，需要經過一系列程序即為發文過程。 公文的完全格式包括哪幾項？請寫出這些項目。（2