企業內部控制標準管理手冊-文庫吧在線文庫

　　

【正文】 ２．２資信 ２．６收帳２．３裝運 ２．７現金收入２．４開具帳單２．１參照風險：Ａ－ｌ，Ａ－２，Ａ－４，Ａ－７，Ａ－８２．１．６折扣和折讓如超出事業總部／集團管理人員所規定的數額，需經市場營銷部和財務管理部門批準。Ａ－４產品或勞務可能售給一未經核準或資信不足的客戶，結果導致帳款無法收回。 ２．２資信２．２．ｌ摩托羅拉的每個單位內部均須制定正式的書面資信政策和程序，并已必須由事業總部／集團財務管理部門審查和批準。在適當情況下，資信限額的調整必須由財務管理部門作出和批準。貨運證明必須送交會計或開帳單部門。參照風險：Ｃ－４２．３．９每一裝運場所必須建立同銷售截止程序，該程序必須經經營管理部門和有關財務管理部門批準。Ｃ－２裝運的產品或數量可能出現誤差；或者產品的裝運可能提前、拖后、或違反出口管制及或海關要求。Ｃ－９可能無法及時查明和解決拖欠或丟失的銷貨訂單。參照風險：Ｄ－２，Ｄ－３，Ｄ－４２．４．５必須具備充分的審查或計算機審核，以確保發票記錄準確，收入記入有關會計期間。參照風險：Ｄ－１０２．４．１１必須建立合適的截止程序，以確保收入入帳的正確。參照風險：Ｄ－４，Ｄ－５２．４．１６“收帳通知單”或“見下”發票（沒有直接從工廠給客戶開票，而是分別開具發票）必須按照事業總部／集團的政策予以處理。產品可能開出帳單并予以記錄，但未裝運。Ｄ－９摩托羅拉可能幫助客戶繞開客戶的內部控制制度。Ｄ－１０可能發生有意更改發票及或應收帳款問題。必須制定程序以保證準確和及時地記錄發出帳單和客戶付款。參照風險：Ｅ－３２．５．６所有對應收帳款余額的調整（例如：貸記通知，銷售退回，折讓，應收款帳的核銷，借記通知）必須根據有關事業總部／集團的政策經批準后予以調整，并于確定調整時記入當期帳目。現金一經收訖，即被私吞。Ｅ－７所進行的調整可能不符合良好的業務慣例，或可能無法發現調整中出現的差錯。Ｅ－１０未經授權使用客戶應收帳款資料可以給摩托羅拉的競爭地位和聲譽產生不良影響。參照風險：Ｆ－３，Ｆ－４ Ｆ－ｌ實施的收帳政策和程序可能不健全或不一致，結果可能導致收帳工作不恰當、無效率。參照風險：Ｇ－２，Ｇ－３２．７．３如良好業務慣例允許，控制和負責支票／現金的收取和存入銀行的人員，不得兼任以下責任：ａ．記錄應收款明細帳；ｂ記錄總分類帳；Ｃ．收回拖欠應收款；ｄ．批準核銷壞帳；ｅ．批準貸記通知，折扣，折讓或客戶退貨；ｆ．準備帳單文件參照風險：Ｇ－１，Ｇ－２２．７．４應鼓勵客戶將付款直接匯至上鎖信箱（如果可行的話）或摩托羅拉在銀行開立的存款帳戶。Ｇ－３現金流動可能達不到最大限度。決定內部控制實施程度應使用一般準則是，控制成本不應超出所產生的收益。 Ａ－２ 可能發生敏感性付款，違反出口管制，公開。至少每年要對供應商名錄／數據庫進行審查、更新并刪除不常用的供應商。參照風險：Ａ－２，Ａ－３，Ａ．６ Ａ－6 可能提前或拖后收到材料，結果導致業務中斷或庫存積壓。如果商業環境使上述措施不切實際，必須具備其它補償性控制措施。參照風險：b1,b2 B－4 記錄可能丟失或毀損。參照風險：Ｂ－２，Ｂ－３，Ｂ－７，Ｂ－８ Ｂ－７ 所購貨物可能不符合質量標準。 ３．2．11 由于價格或數量的提高，購貨訂單超過采購人員批準權限，對購貨訂單進行的修改必須符合事業總部／集團的政策并經過批準。此類文件還應經過法律部門批準，曾經被批準使用的，常用格式和文字的文件除外。 ３．3．３ 所有購進的材料、貨物和用品必須在每一設施的指定驗收站驗收，除非按照事業總部／集團政策另有安排和批準。 ３．3．6 如果沒有實際收到貨物或勞務和恰當的提貨證明。驗收業務文件必須能夠單獨確認和查詢，并且必須定期進行會計處理。缺少任何上述信息或信息之間有任何偏差，均須在付款前予以解決。數量超出或品目錯誤。 ３．4．8 應該使用原始發票作為付款憑證。此種匯款應直接交付出納職能部門。參照風險：Ｄ－６，Ｄ－１０ D２購貨可能已收到，但沒有報告或報告不準確。D１０購貨可能：A。參照風險：Ｅ－６，Ｅ－１０３．５．６所有大付必須在負債發生或付款期間恰當準確地記入會計帳冊。簽字人中至少有一人是獨立于發票審批責任者，除非良好的業務慣例另有規定。參照風險：Ｅ－６ Ｅ－１可能采用了繞開現行內部控制技術的方法。關鍵決策所依據的可能是錯誤信息。Ｅ－４項目或勞務可能已被收到，但沒有報告或報告不準確。決定內部控制實施程度應使用的一般準則是：控制成本不應超出所產生的效益。參照風險：Ａ－２，Ａ－３，Ａ－４４．１．３勞動報酬應按照正當授權的比率和有關工資級別支付。參照風險：Ａ－２，Ａ－４，Ａ－５，Ａ－６，Ａ－８４．１．６人力資源部門指定管理人員必須負責管理雇員福利計劃。Ａ—５可能錯報工資和工資稅帳目。該檔案必須包括所有現行的工資支付比率，預提扣除及稅率等的全部信息。如果由于系統限制無法同時處理記錄，則必須將工資所得記錄與工資（支票）登記簿調節核對。２雇員的代扣項目可能有差錯。Ｂ－８工資處理可能不完整及或不準確。３參照風險：Ｃ－３４．３．５破損、作廢或注銷支票必須予以記錄并在有其他人員在場并作記錄的條件下，立即對這類支票銷毀。參照風險：C２,C3 Ｃ1支票保管，核準和處理過程中的差錯和疏漏未能查出并糾正。C2尚未記錄入帳的工資支票可能已經發出，使財務報表誤報。如果法律有規定，必須將未領取工資匯交有關政府機構。D２確認支票遺失或挪用的責任時，沒有審查線索。制造過程是企業活動中最復雜的周期。參照風險：A－1，A－２，A．３５．１．２必須制定存貨成本標準，制造、采購和會計部門的人員至少每年要共同對存貨成本標準進行一次修改。參照風險：A－1，A－２，A－３，A－４，A－５５．１．７因工程或經濟原因對標準成本進行修改，必須經過適當級別的生產和財務管理人員的批準，應妥善予以記錄，并且立即記入會計和存貨系統。ｅ．如果沒有記錄，生產用料和用工，生產階段可能已完成，但是沒有報告。ｂ．負責存貨記錄的人員與存貨盤點的人員分開。參照風險：B－1，B－２，B－３，B－４５．２．６各事業總部／集團必須制定政策，按季度確定存貨的超儲和陳舊數量。存貨可能被盜且未能查出。ｅ．存貨準備可能誤報。重大決策所依據的可能是錯誤信息，造成以下結果：ａ．存貨記錄與實際存貨不符，使存貨數錯報。B－７如果審查程序不健全，無法及時對存貨管理和報告進行糾正。參照風險：Ｃ一1，Ｃ．２５．３．２必須由管理部門根據已批準的生產計劃正式授權，方可開始進行產品的生產。參照風險：Ｃ－３，Ｃ．６５．３．８產品運出摩托羅拉之前，必須經過充分的質量檢查。Ｃ－1生產報告可能有誤，掩蓋了產品短缺和失竊。Ｃ－４財務報告，記錄和生產報告可能誤報。Ｃ．工廠生產能力未能充分發揮，無法滿足客戶的具體要求或者服務水準。ｂ．庫存零部件不足，可能造成生產中斷。參照風險：Ｃ－1，Ｃ－２，Ｃ－３，Ｃ４５．３．５殘次產品必須予以記錄，保管，檢查并及時向財務部門報告。如果這些方法能夠達到以下指南的目的，可以予以接受。ｅ．存貨準備可能誤報。B－１存貨可能遺失、被盜、被毀或者短時間內被挪用B－２差錯和違法問題發生的可能性急劇上升。ｂ．如果出庫沒有記錄，可能造成存貨多報。參照風險：B－４５．２．１０應采用機械化控制，授權核準控制或其它適當方式，確保倉庫發料記錄正確。應該建立月結帳程序并與工廠財務部門合作，確保存貨的收發均有恰當記錄。A－４如果審查程序不完善，無法及時對生產計劃和戰略進行糾正。ｂ．材料、人工成本和制造費用可能未記入存貨，而記入營業費用。參照風險：A－1，A－２，A－３，A－４，AＳ５制造周期中的控制指南分為四個部分：５此外，如果雇員聲稱其未領工資，可能無據可查。參照風險：Ｄ－５４參照風險：D－２４Ｃ－４支票可能被未經授權的人員挪用或兌現現金。參照風險：Ｃ－３，Ｃ．４４．３．８工資發放之前，已完成的工資登記帳，記帳報告和工資帳戶轉帳申請（或者類似的工資支付證明文件）必須經適當的財務管理人員審查批準。３Ｂ－１１未能遵循統一的程序，導致工資信息錯誤、不完整或未及時處理以及支付給雇員的工資所得可能出現差錯。Ｂ－７總分類帳可能輸入錯誤數據，可能錯報財務報表。１３在可行的情況下，工資編制職責必須與工資核準，支票簽字及支票發放等職責分開．如分工無法實現，必須建立彌補性控制措施。參照風險：Ｂ－９４．２．９必須對工資代扣項目加以控制，以確保金額適當，符合政府規定，及時向有關機構匯繳以及及時與總分類帳核對。參照風險：Ｂ－２４．２．４任何雇員離職或調職以及工資變動均須立即通知工資部門，以便調整工資記錄。Ａ－９可能外理了未經核準的業務事項，但未能發現，結果導致資金盜用或暫時挪用。參照風險：Ａ－７，Ａ－１０，Ａ11４．，其中包括工資核準，必須與工資發放和入帳職責分開參照風險：Ａ－９ Ａ－1可能雇用了不符合摩托羅拉雇用標準的人員，結果導致員工隊伍的數量及或質量不佳。人力資源部門的文件最底限度應包括正式簽署的聘用表，經核準的級別和支付比率。３工資支付控制４，４工資發放４．1人事，報酬和福利４．１．１人力資源管理部門必須制定并堅持有關雇員的聘用，晉級，調職和解雇的政策和準則。關鍵決策所依據的可能是錯誤信息。Ｅ1０現金可能達不到最佳利用或者可能被盜用。Ｅ－４項目或勞務可能已被收到，但沒有報告或報告不準確。這類支票必須予以記錄并妥善保存。必須定期說明空白支票的填發，作廢或未用情況。參照風險：Ｅ－ｌ，Ｅ－２，ＥＳ３．５３支票，電子計算機轉帳，銀行轉帳申請單必須附有購貨訂單，驗收單據，原始發票，或者按照事業總部／集團政策規定，能夠證明為正當支出的憑證。未訂購的貨物；ｂ．不符合質量標準；ｃ．數量超出或品目錯誤D５生產用材料可能提前或推遲到貨，可能發生業務中斷或庫存積壓。參照風險：Ｄ－６，D７，應付帳款部門必須確定供應商已列入經批準的供應商名錄／數據庫中。參照風險：Ｄ－２，Ｄ－４．１０供應商報表必須至少以抽查的方式予以審查，以查明有無逾期項目，并及時予以解決。必須對發票，支票申請單或費用報表予以審查，然后才能批準付款。參照風險：Ｄ－１，Ｄ－３，Ｄ－４，Ｄ－５，Ｄ－７，Ｄ－８ D－３ 貨物或勞務可能由未經授權的人員訂購和收貨。參照風險：Ｃ－１，Ｃ－２，Ｃ．４，Ｃ７ 內部控制標準 未達到標準在在的風險 ３．4．１ 應付帳款職能必須：ａ．與購貨和驗收業務分開；ｂ．與應付帳款部門內的總帳入帳業務劃分開。所有數量偏差必須在驗收業務中記錄，并與供應商妥善解決。參照風險：Ｃ－３，Ｃ－４，Ｃ－5 C－6 貨物和勞務可能已被接受，但未予報告或報告不準確。差錯和違反法規的可能性急劇增大。 ３．2．13 必須建立程序確保所有因質量低劣，規格原因要退回供應商的生產材料，資本或費經過恰當的批準并妥善入帳。 ３．2．9 所有超過事業總部／集團財務和經營管理部門規定和預先確定金額的購貨，必須公開投標。 ３．2．6 所有購貨訂單或輸入屏幕的地點均必須予以保護，業務處理和批準過程中的內部控制程序必須完善，以防上未經授權的使用。對于一次性支出，例如培訓研討會，業務公費等，進貨訂單／請購單有時不合適或不必要。參照風險：Ｂ－１，ＢＺ B－ｌ 購貨可能：ａ．未經授權或授權不當。如果某供應渠道的中斷可能對一項業務或摩托羅拉產生重大的消極影響，必須制定業務中斷準備計劃，編制成文并經過批準，以保證在緊急情況時有充足的材料供應。 ３．１．２ 選擇和確認供應商資格過程中所使用的所有標準必須形成文件并妥善保管。選擇和確認供應商資格的責任必須與付款和會計業務劃分。Ｇ－５應收帳款內部管理報告所列入的應收帳款余額及或應收款帳齡分析可能不準確。參照風險：Ｇ－５，Ｇ－６２．７．７必須對客戶的雜項匯款收入制定健全的控制程序。Ｆ－４客戶的不滿可能導致喪失客戶。參照風險：Ｆ－１２．６．２收帳部門必須定期審查應收帳款（借方及貸方）余額，并對所有超過銷售條款規定期限的帳款開展收帳工作。Ｅ－５應收帳款和長期租賃的估價準備計算可能有誤。Ｅ－４總分類帳或明細分類帳的差錯可能無法及時查明并更正。參照風險：Ｅ－５２．５．８必須至少按季度審查估價準備，以查明是否充分合理，并按照要求作出調整。參照風險：Ｅ－４，Ｅ－６２．５．４應收款帳齡分析必須由財務部門審查，以查清有無異常或嚴重的拖欠帳款項目。Ｄ－15帳單錯誤可能無法立即查明和解決，導致收入損失。Ｃ產品可能開出帳單并予以記錄，但未裝運。公司亦可能由于發票有誤而受到外界起訴。Ｄ－２銷售業務可能已經發生，但是未予開出帳單及或未作記錄。如果序號的完整性不是由計算機控制的，貸記憑單必須預先編號。必須取得該證明并予以存檔。參照風險：Ｄ1，Ｄ－２，Ｄ－３２．４．２開票職能部門必須獨立于裝運和應收帳款職能部門。Ｃ－６摩托羅拉可能