秘書工作及公文寫作整理概述(更新版)

　　

【正文】 圍繞一個主題，分成幾個題目，逐一遞進；有的常用一貫到底式，按照要表達的意思分成若干個自然段，一層一層講下去，等等。機關工作具有一定的穩定性，即使隨著形勢發展，提出了新的問題和新的工作側重點，這些問題和工作同以往的情況也不能截然分開，確立講話材料的思想觀點時，應該注意到工作的連續性。三是反復比較。什么是全局？貫徹黨的路線方針政策和上級的指示要求，是最大的全局?？梢韵攘谐龊唵蔚奶峋V，送交領導審閱，以進一步探明意圖，確定大框架。二是捕捉領導思想的最新閃光點并努力深化發展下去。有的同志就丟棄了，可有經驗的同志，往往把這些“邊角料”像珍珠似的藏起來，記在本子上、裝在腦子里，有時間就反復琢磨。三是用活積累的資料。這啟示我們，在起草領導講話時一定要注意學習，善于積累，學會運用資料。認真反思失誤發生的原因，主要是我思想上沒有重視文稿實體內容的表述，工作上對全市一些基本情況不熟悉，文稿起草時過分相信所謂的“出處”。因為我的失誤，導致會議未能在九點準時召開，估計推遲了幾十秒到一分多鐘時間。會議前一天接到起草市領導主持講話的任務，在城建處的協助下，當天晚上不到八點就把主持講話稿寫好了。經過深刻反省，我意識到信息處理必須分秒必爭，報送信息前一定要對信息反映的有關情況進行認真核實，堅持領導審簽制度，夯實自己的文字功底，確保信息處理工作又好又快。省信息處的同志看了這條信息后很感興趣，立即呈送辦公廳分管領導審簽，準備報有關省領導參閱。公文處理工作中的一個細節，往往能直接反映出工作鏈條中的某個問題。注重積累知識點，把經常運用、容易混淆、不易記牢的業務知識和政策規定記錄下來，形成《重點業務知識集》，邊用邊學邊記。所以，公文處理工作出不得半點差錯，來不得半點閃失，必須高度重視，常懷敬畏之心。后來，這段修改為：“，齊抓共管?！辈⒃谄浜笱a充了一段：“希望全市各級黨政組織和駐滬各部隊向上述被命名的區縣和街道（鄉鎮）學習，進一步做好雙擁工作，鞏固發展軍政軍民團結的大好局面，推動上海雙擁工作再上新臺階。新聞發言人可向本單位主要負責同志建議開展新聞發布活動的時機、內容、形式和人選。要為新聞發言人開展工作創造條件，進一步規范新聞發言人的權責，為新聞發言人敢說話、愿說話、善說話創造相對寬松的工作環境。為什么這么改 ——公文修改五例一要層次清楚，忌“眼花繚亂”有一《關于進一步加強公共交通安全防范工作的實施意見》初稿，開頭為：“根據中央綜治辦關于加強公共交通安防工作電視電話會議精神和市委、市政府有關要求，按照中央綜治辦《關于加強公共交通安保工作的若干意見》和公安部、交通運輸部《關于切實加強城市公共交通安保工作的通知》的要求，更好固化世博安保工作機制和‘亞信峰會’安保工作成功做法，為保證本市公共交通各行業日常運作安全有序和平穩健康發展，依據國家和本市有關法律規定，現就進一步加強本市公共交通安全防范工作提出如下實施意見：……”這段中，其一，既有“根據……”，又有“按照……”，還有“依據……”，讓讀者眼花繚亂。要保障新聞發言人正常開展工作，確保其能列席重要會議、閱讀重要文件、參與重大事件處置，了解全面情況，及時獲取第一手資料，掌握重要信息，為新聞發布作好相關準備。要保障新聞發言人正常開展工作，確保其列席重要會議、閱讀重要文件、參與重大事件處置，了解全面情況，及時獲取第一手資料，掌握重要信息。四要全面考慮，忌失之于偏有一《關于命名表彰上海市雙擁模范區縣和愛國擁軍模范街道（鄉鎮）的決定》初稿，在決定命名16個區縣為“上海市雙擁模范區縣”、146個街道（鄉鎮）為“上海市愛國擁軍模范街道（鄉鎮）”后提出：“希望上述受到表彰的區縣和街道（鄉鎮）再接再厲，不斷進取，爭取雙擁工作再上新臺階。公文的標點符號使用不能馬虎，要注意頓號、逗號、分號、句號等點號表示的是不同層次的停頓，使用得當，句子就能形成起伏均勻的節奏感。如果某位領導同志的批件漏掉登記甚至丟失，就可能導致領導批示精神不能及時傳達貫徹，直接影響重要工作的部署和落實。其次要深挖細節，注重積累，把格式排版、文字表述、適用政策及執行程序等方面易犯的錯誤收集起來，形成《公文常見錯情集》，時刻警醒自己。漏洞不堵，遺患無窮。報的時候既沒有重新核實情況，也沒有報請領導審簽，就以“鹽城市反映生豬價格高位繼續上漲”為題直接報了上去。信息工作更是如此。【案例3】遲到的市領導講話稿某日，市委、市政府召開城建工作會議，臨時決定由我對口服務的市領導主持這次重要會議。于是改走樓梯，一路狂奔到三樓東會議室，只見一群人簇擁在市領導周圍，急得團團轉。事后，我查找了該錯誤說法的出處，是源自市委、市政府一次重大招商活動的宣傳畫冊，其他領導講話稿中也引用過這一錯誤表述。機關干部大都會剪貼報紙、摘抄筆記，櫥柜里資料滿滿的，可需要運用資料時，怎么翻箱倒柜也找不到可用的。這種“臨陣磨槍”式的學習，因為帶著問題、緊貼主題，往往了解情況快，打下烙印深，取得成效比較明顯。我們在研究材料的過程中，也會經常遇到一些精彩的論述等，但因為主題的要求、篇幅的限制等沒用得上。機關干部要做有心人、細心人，平時跟領導一起下基層、交談工作時要注意用心記錄，并連續起來思考，深入集中分析，努力把握領導講話的脈絡，總結梳理出共性的、規律性的基本思想，用以指導領導講話起草，這對提高寫作效率和質量非常有益。領導交代講話任務一般都說明意圖，起草者要認真領會其主旨。出思想，定路子，首先要全局在胸。探尋事物本質，關鍵在于分析，不能把認識停留在一堆素材或現象上。四是“瞻前顧后”。我體會，不同的領導在不同的講話中對結構的要求也不盡相同。每個領導都有自己的個性語言，個性語言可以使人產生親切感和新鮮感，因此，講話稿要體現出領導的個人特點，最忌千人一面、眾口一詞。這就決定了其所講的內容必須有的放矢、實實在在，而不能脫離實際、泛泛而論。習近平總書記用著名學者王國維關于治學的三種境界，來論述讀書學習要有“望盡天涯路”的追求，有耐得住“昨夜西風凋碧樹”的清冷和“獨上高樓”的寂寞，也要有“衣帶漸寬”“人憔悴”的心甘情愿，更要“眾里尋他千百度”，最后在“燈火闌珊處”領悟真諦。因此，撰寫領導講話稿先講什么后講什么，腦子要十分清楚，問題切入要緊扣中心、開門見山，防止游離主題、繞彎子；層次段落要承轉自然、前后呼應，防止簡單生硬、互相脫節；通篇講話要結構嚴謹、語言流暢，防止凌亂松散、別扭拗口。感情要真 “感人心者，莫先乎情”。關系二是橫向布局。一些領導同志的致辭、演講、談話，經常用混搭布局，結果就形成一篇一氣呵成的文章，聽起來很親切，很解渴，也非常美。所以，寫文章時涉及黨的重要文件、領導人，不能僅僅按照文章、形式、時間邏輯來排，不然要出問題的。還有一個是怎樣來創新管理，包括科技方面、體制方面等。應該注意，有什么事情就說什么事情，哪些是“爺爺輩”的，哪些是“孫子輩”的，要搞清楚。一是框架結構上的創新。大的框架結構很難改變，能夠創新的點就在這幾條上。三是文字表達上的創新。不管寫什么，這四個方面的創新，都是應該有的。會中，要專心做好會議記錄，文字要準確，段落要清楚，記錄要全面，與會者的贊成意見、反對意見，會議的統一意見、保留意見，尤其是會議的決定和主持人的總結及結論性意見要記錄清楚，把會議情況通過速記、錄音或攝像等手段真實完整地記錄下來。會議紀要的主體部分是核心內容，寫好主體部分決定著會議紀要的質量。撰寫會議紀要是辦公室的日常工作之一，也是辦公室工作人員的基本功。會議議定的重要事項比如經費、時限、責任人等一定要準確翔實地記錄下來，不能有任何出入。對于傳達重要會議、文件或領導指示的會議事項，要抓住重點，避免空話套話，凡能從其他文件、資料中查到的內容一般不寫，只寫會議提出的要求和部署，使沒有參加會議的人看了紀要也能了解會議情況。比如，領導在會上脫稿部署工作、提出要求時，可能會講得過于詳細、層次稍顯不清、前后略有重復，在這種情況下，要對會議記錄進行修改加工，再寫入會議紀要，既體現領導真實意圖，又符合會議紀要準確務實的基本要求。三要做好存檔工作，便于日后查閱，需要注意的是紀要在報送的過程中可能會由相關部門、領導進行多次修改，一定要存檔領導簽字確認的最終版本。找出這“兩篇文章”，通過學 習和模仿，之后寫出來的文章，最起碼在結構上、內容上不會出現大的偏差。有了這五種角度，是不是就全面了、窮盡了？不一定，最起碼還可以“更上一層樓”，在綜合各個角度之后，重新回到最初始的問題——在這樣的場 合，領導同志應該講什么？這并不是簡單的回歸，而是采取螺旋式上升方式，否定之否定，站在更高的平臺去重新思考。長 期用電腦寫作，很多人往往養成“容易的先寫”和“復制粘貼”的習慣。要相信，“山 重水復疑無路，柳暗花明又一村”,一篇文章每突破一次“改不動”的困境，就會上升一個水平，自己的寫作能力也會提高一個層次。第二，豐富完善，方法是“傷其十指，不如斷其一指