費用管理流程手冊討論稿(留存版)

　　

【正文】 懲決定等。 ? 所有相關人員職位、學歷等信息的修改更新，在相關數據經審核確認后，由內勤按要求更改 人員管理系統人事數據庫 ，保存信息更改的原始資料， 費用管理流程手冊 討論稿 有待普華永道合伙人復核、修改 16 主要步驟 描述 風險初步評級 負責職能 系統自動記錄修改操作（包括操作時間，操作模塊名稱，操作人）。 中 壽 業務管理 — 壽險個險 —人管員、業務管理 —內勤、負責人 ? 人管員、內勤將審核過的人力情況報表本級總經理室、共享服務 —財務中心、上級業務管理。預計金額必須附注詳細的計算 依據和 過程。 ? 相關審核人及審核內容 參見表一 。 ? 付款完成后出納在財務系統中錄入付款記錄以及相應信息以供所屬共享服務 —財務中心費用會計記賬。 ? 中心支公司傭金管理員通過 營管系統 自動從 綜合業務系統 獲取業務數據進行本級及轄區營銷員所得稅、獎懲、差勤調整計算。 ? 在審批流程中發生異議，審批人（總公司業務管理部內勤、總公司業務管理部負責人、總公司分管總經理）均有權要求將傭金發放相關文件發回原申請分支公司重新處理。 ? 業務管理內勤 根據當期業務退保保費退還與退保時間，計算相應扣除額，此扣除額涉及業務部門負責人的管理績效評分。 高 產 業務管理 —內勤 ? 共享服務 — 人事管理中心薪金管理員匯總業務管理部門提供的實收保費（產險）、標準保費（壽險），和綜合業績考核評分信息。 ? 傭金管理員將確認有效的傭金單發放至營銷員個人，要求每位營銷員盡量親自領取傭金單，代領者須出示身份證。 ? 分公司傭金計算員將復核過的 費用表 、 切換費用表 、 績效津貼費用差額調整處理表 、 孤兒單續保傭金費用表 傳遞至所屬財務經理處，由負責該分公司的財務經理進 行初審，抽查業務數據及相關調整獲得的傭金的正確性與合理性。 中 各級共享服務－財務中心總賬會計 ? 借款人在借款后 ________天內必須通過報銷或現金形式歸還借款，如果超過期限則從借 款人工資中扣除。 會計處理 主要步驟 描述 風險初步評級 職能 ? 對于業務量大的分支機構，當地除配置出納之外，共享服務 —財務中心可安排少量會計人員工作。 參見 “定期清繳”步驟 。 ? 具有審批 權限的管理者不得將借款申請交由下屬填寫，然后由管理者本人審批自己的借款。如發現數據與實際情況不符，及時書面通知業務管理，由業務管理負責人核實同意后進行相應處理。營銷員主動提供下列證明原件： ? 身份證； ? 學歷證明； ? 合同文本； ? 考核成績等。 高 產 分支機構業務管理 ? 分支公司業務管理負責人將對相關調整內容，上報分支公司管理層審批。 ? 分支機構預算完成后，由所屬財務經理和共享服務 —財務中心負責人審核。 合規監察 監督檢查員 ? 審核展業人員進、離司、職級變化等相關申請的合規性； ? 編制并上報相關合規監察報告。 ? 應付工資： ? 參見日常賬務管理流程 。代理手續費計算方法為：保費收入 ? 提取代理手續費標準 = 支付代理手續費。 ? 費用管理應積極遵循以下基本管理原則：風險控制、分級管理、上報備案、獨立復核、合規性。 ? 手續費支出 ? 本科目核算公司支付給受其委托并在其授權范圍內代為辦理保險業務的保險代理人的手續費。 總賬會計 ? 復 核記賬憑證以及相關單據 并進行 過賬 ； 費用會計 ? 審核費用的合規性，進行費用的統一核算； ? 編制并記錄與費用相關的會計分錄； ? 定期復核借款帳齡分析，催收到期員工借款 ； ? 實施費用分攤計算并編制 費用分攤表。 ? 展業人員獎金相關具體涉及內容為： ? 業務部門負責人和展業人員的獎金分配考核項目及計分標準； ? 出具各項業務考核指標的負責部門； ? 規定獎金發放辦法和其它例外事項，各分公司及其業務部門可自行調整范圍。對于認為不合規的申情，監督檢查員退回申請。 ? 營管系統操作可 參見《壽險營銷業務人員管理信息系統操作手冊 》。 高 上級業務管理 —負責人 人事信息合規控制 報告匯總 數據復核 4 報批審 核 5 費用管理流程手冊 討論稿 有待普華永道合伙人復核、修改 17 主要步驟 描述 風險初步評級 負責職能 ? 人管員和內勤每月追蹤本級本月或本季度人事信息變化情況，如有必要可在傭金、獎金計算時向傭金結算員獲獎金計算內勤提供人事數據變更前的信息。 管理人員 相應審批人、出納、費用會計 管理文件 借款管理 流程相關文件包括： 文件名稱 相關步驟 填制人 復核人 參考編號 借 款申請單 提出借款申請 申請人 部門 負責人 和相應管理層授權審批人 附件 借款 /費用審核權限表 （公司政策性文件） 審批與審核 N/A 總經理、董事會 附件 費用管理流程手冊 討論稿 有待普華永道合伙人復核、修改 20 流程描述 借款申請 主要步驟 描述 風險初步評級 職能 ? 產、壽總 公司共享服務 —財務中心根據費用預算在各相關部門的協助下制度詳細的 員工借款的相關制度 ， 對不同借款用途分別規定借款的最高限額以及相關注意事項，規定用途以外或超出規定限額的借款必須由相應權限審批人進行審批。 如果 財務經理對借款申請有異議，則說明原因并退回借款申請；如果認可，則在借款申請上簽字確認。 ? 記賬完畢后，費用會計通知出納付款。次日，確認結算無誤后計算結合各類調整、獎懲后的獲得的傭金結果。如有異議的則寫明理由及調整意見。 中 共享服務 —財務中心 —費用會計 賬務處理 12 費用管理流程手冊 討論稿 有待普華永道合伙人復核、修改 33 4 展業人員獎金 流程圖 共享財務中心 人力資源管理 業務管理部門 費用會計 出納 負責人 內勤 獎金計算 獎金發放 賬務處理 各項獎懲考核評分 3 計算獎金 4 復核報批 5 計算標準保費 (壽 ) 2 確認實收保費 1 打印薪酬單 6 支付指令 6 復核 7 轉賬 支付 8 賬務處理 9 費用管理流程手冊 討論稿 有待普華永道合伙人復核、修改 34 管理方法 管理原則 ? 產險展業人員獎金的計算主要以實收保費為基礎，壽險展業人員的獎金的計算主要以標準保費為基礎，綜合考慮其它各項業務數據考核指標。 ? 共享服務 — 人事管理中心負責人對內勤計算結果進行數據復核，復核后簽字上報分管總經理、財務經理審核 ? 分管經理、財務經理對上報的計算結果進行審批 ? 分支公司共享服務 — 人事管理中心定期將展業人員獎金發放情況上報總公司備案。 高 分支公司業務管理 — 傭金管理員 ? 共享服務 —財務中心負責相應分支公司的 費用會計根據收到的下撥資金中有關傭金部分的金額核對支付命令的金額，無誤后同意出納付款。如果在初審中會計對原始業務數據及計算結果有異議，則在初審意見中說明原因。 ? 每季度末，共享 服務 —財務中心 對營銷網點的備用金進行清繳， 對于尚未清 繳 的備用 金在網點負責人的薪酬 中扣除或由網點負責人直接歸還。 ? 會計審核的內容參見表一 。 ? 部門員工借款 不管金額都必須首先經過部門負責人的審批 ，如果部門 負責人 對借款申請有異議，則向申請人說明原因并退回借款申請；如果認可，則在借款申請上簽字確認。 ? 付款金額不能超出憑證金額。如有必要則提供書面說明 （權限設置參見“人事數據變動”步驟） 。人管員每月兩次（ 11 日、 26日）進行數據核查，并匯總當期（至10 日、 25 日）營銷員職級自動變化情況，記入 營管系統數據庫 ； ? 人員晉升降級（特殊情況處理情況）：各類非營管系統自動調整的營銷員職級調整情況，由業務部門提出書面申請書（如同業加盟、人員調動導致的職級變動），由人管員在 營管系統 中填寫申請內容，并根據職級審批權限提交申請。 低 業務管理—內勤 人事信息合規控制 事前監察 主要步驟 描述 風險初步評 級 負責職能 ? 所有展業人員相關人事信息在進入 營銷員管理系統 （壽險個險）或 人員管理系統 （其他業務拓展展業人員）前必須由人管員或內勤在系統內提請合規監察審核。 制度標準制定 主要步驟 描述 風險初步評級 負責職能 ? 集團保險業務綜合管理部門分別協同產、壽總公司業務 管理，牽頭制定傭金計算方案、展業人員獎金分配和考核原則等，統一確定各項須量化的業績考核指標，出具具體考核辦法制定的指導意見。 費用管理流程手冊 討論稿 有待普華永道合伙人復核、修改 5 部門相關內勤 ? 負責各類營銷員人事數據的直接處理；（人事管理員） ? 匯總下級分支公司制作的營銷員人力報表，定期制作本級營銷員人力報表；（人事管理 員） ? 計算營銷員傭金；（傭金管理員） ? 制作營銷員傭金發放盤片；（傭金管理員） ? 打印營銷員傭金單；（傭金管理員） ? 傭金單發放及確認；（傭金管理員） ? 費用報銷單匯總與傳遞； ? 在部門預算控制基礎上復核報銷費用。 ? 發生應付手續費時，借記“手續費支出”科目，貸記本科目。 ? 本流程手冊不涉及 費用管理過程中的專業判斷方法等，但為了體現流程控制的完整性，諸如此類的制度以索引的形式，列示于本手冊的附件中。 費用管理流程手冊 討論稿 有待普華永道合伙人復核、修改 2 ? 相關費用的預算制定、控制和報告的具體流程請 參見預算流程手冊 。實際支付手續費時，借記本科目，貸記“現金”、“銀行存款”科目。 財務經理 ? 協助轄內分支機構負責人制定有關預算計劃； ? 借款與費用報銷的復核 ； ? 轄內分支機構的費用預算執行情況管控 。 ? 壽險總公司業務管理制定傭金方案，主要是確定營銷員業績與其傭金的計算方法、公式、扣除標準等。 ? 壽險個險人管員以及負責其他展業人員人事信息操作的內勤接受到合規監察監督檢查員審核通過的信息后進行高 業務管理 —壽險個險 —人管員、業務管理 —內勤 設定分支內相關考核 4 上報備案 6 設定分支獎懲方法 3 審核 5 信息提交 1 費用管理流程手冊 討論稿 有待普華永道合伙人復核、修改 13 主要步驟 描述 風險初步評 級 負責職能 相應操作 （參見“人事數據變動”步驟） 。在申請通過之后，進行相應 營管系統 數據調整。 ? 上級業務管理負責人從系統中獲取待審核申請的相應數據，考慮申請是否合理，必要。 ? 付款與記帳功能分離。 ? 部門負責人的借款申請由所屬 分支負責人進行相關審 批 。 ? 對于借款未還再次借款的申請費用會計退回申請人并說明原因。 ? 對于離職人員， 相應人力資源部門將清繳借款作為辦理離職手續的一個必要步驟，在離職人員的離職 薪酬 中扣除或由離職人員直接歸還。 高 壽 各