奧力泰格(醫藥化工中間體)公司行政辦公管理制度(編輯修改稿)

　

【文章內容簡介】 設備、通信介質和適宜的組網技術與協議， 以及各類系統管理軟件和應用軟件，將公司計算機和各種終端設備有機地集成在一起，用于培訓、公司管理、信息資源共享等方面工作的計算機局域網絡系統。各部門、各地區分部必須按本規定落實電腦及網絡管理實施細則，并嚴格執行。 公司所有計算機由辦公室負責。未經辦公室許可，任何人不得更換、損毀；不得改變其物理的位置、性能；不得改變其連接關系、運行狀態、系統配置。 辦公室負責電腦及外設、備件的計劃、采購，同一單位使用的電腦盡量購買同一個品牌，以便于維護和硬件資源共享。各部門如確需配置電腦，需向公司負責人提出申請。 各部門應該及時在局域網提供本部門制定的規章制度、公司使用各類表格等（已經各部門確認的）必須設定共享。 辦公室要切實加強對員工上網的管理和引導。為避免網上不良信息對計算機侵襲和影響，使用者必須一星期至少進行 3 次電腦殺毒措施；為優化電腦內存，每月進行一次內存空間整理。 北京奧力泰格科技有限公司 第七章共二十章 編號： LAXZSK20200701 第 19 頁共 60 頁 版本號 A 辦公自動化管理制度 第 0 次修改 電腦如在操作過程中發現異常情況， 須立即報本部門負責人，仍不能解決，由辦公室作相應處理。 公司網所有使用者應在其上網過程中應該遵守網絡禮儀和道德規范，不得從事危害公司利益、影響公司形象、竊取或泄露他人秘密以及其他不良行為。 違反本辦法及人為造成網絡故障、系統異常使公司遭受經濟損失的，其責任由本人自負外，公司給予相應處罰。 信息管理 本著一人負責的原則， 每臺電腦必須確定一人負責。用戶對系統和辦公室所分配的電腦在在職期內享有專用權，為了防止數據被盜、丟失、系統錯亂等現象，須進行必要的密碼設置。任何人未經許可，不得使用。 者必須經過專業培訓，未經培訓者不得單獨上機。 時不準吸煙或進行其他與操作電腦無關的事情。 軟件必須經過電腦管理部門的同意方可進行。 信息 資料的復制必須經過本部主管領導的同意方可進行。 工作程序 《通訊管理程序》 相關記錄表格 《電話記錄 簿 》 《傳真記錄簿》 《傳真、電話處理單》 《傳真樣本》 北京奧力泰格科技有限公司 第 八 章共 二十 章 編號： LAXZSK20200701 第 20 頁共 60 頁 版本號 A 行文管理制度 第 0 次修改 一、 目的 為了規范本公司公文處理的標準和要求及 文收、分、傳、辦以及行文的基本內容、要求、程序 特制定本規定 。 二、 適用范圍 本制度適用于本公司 所有部門和全體員工 。 三、內容 文件種類： 請示：請上級指示和批準，用 “ 請示 ” 。 報告：向上級匯報工作，反映情 況，用 “ 報告 ” 。 批復：答復請示事項，用 “ 批復 ” 。 通知：傳達上級指示，要求下級辦理或者需要知道的事項，批轉下級的公文或轉發上級、同級和不相隸屬單位的公文，用 “ 通知 ” 。 通報：表揚好人好事，批評錯誤，傳達重要情況以及需要所屬單位知道的事項， 用 “ 通報 ” 。 決定：對某些問題或者重大行動做出安排，用 “ 決定 ” 。 函：平行或不相隸屬單位之間互相商洽工作，向有關主管部門詢問和答復問題，用 “ 函 ” 。 會議紀要：傳達會議議定事項和主要精神，要求有關單位 共同遵守執行的，用 “ 會議紀要 ” 。 簡報：上下左右之間反映工作情況，交流工作經驗，主要限于內部使用的，用 “ 簡報 ” 。 調查報告：為了解決實際問題，掌握客觀規律，進行調查，獲得對事物本質和規律性認識，用 “ 調查報告 ” 。 公司行政文件分為三類： A 類文件：制度、規定、規范、補充規定、規章制度的解釋說明等； 北京奧力泰格科技有限公司 第八章共二十章 編號： LAXZSK20200701 第 21 頁共 60 頁 版本號 A 行文管理制度 第 0 次修改 B 類文件：公告、決定、通告、通函、通知、復函等； C 類文件：公司簽呈、文件會簽單、收發文確認單等表格單據類。 公司行政文件編號規則： A 類文件編號規則： AAB－ CCCC－ DDD AA：編文單位及部門。 B：文件類別碼， A 類文件的類別碼即為 “A” 。 CCCC：文件編制的年份。例如， 2020 DDD：順序號，是在前三項基礎上的大流水號。 例如：《 行政管理規定 》編號為 “ LAXZSK20200701” B、 C 類文件編號規則： AAB－ CCCC－ DD－ EE－ FF A：編文單位及部門。 B：文件類別碼。 CCCC：文件編制的年份。 DD：文件編制 控制代碼 E：文件編制日。 FF：順序號，是在前五項基礎上的大流水號。 例如： 2020 年 7 月 10 日發布的《 宿舍規定 》，編號為“ LAXZSK202002 公司行政類表格單據類碼：表格－部門名稱－表格名 例如：財務管理中心的《借款單》，編碼為： “ 表格－財務部－借款 單 ” 只有公司職能中心有權簽發 A、 B 類文件，簽發人必須為公司負責人或職能中心負責人，核發人必須為公司負責人或 行政部 。涉及多個部門配合執行的文件通過知曉人簽字的方式完成會簽后，方可正式行文。附于正式文件之后，存于發文部門。 北京奧力泰格科技有限公司 第八章共二十章 編號： LAXZSK20200701 第 22 頁共 60 頁 版本號 A 行文管理制度 第 0 次修改 文件格式： 公司內部及對外的文件均需打印，無論行文或表格，均應采用標準的頁眉及頁腳格式。除固定的表格外， 整篇文章的上下頁邊距不少于 2 厘米，左右頁邊距不少于 厘米，連續數頁的文章，應于頁腳正中連續編號（例如共 5 頁的第 2 頁標為 “ 第 22 頁 共 60 頁 ” ，字體一律用簡體宋體，主標題二號字體，副標題三號字體，正文小四號字體，正文行間距為固定值 24 磅 ；文件標題之下均需注明文件編號；文件結尾須有簽發部門 發人、核發人、抄報、送、抄發行等。 文件格式一般包括：標題、主送單位、正文、附件、單位印章、發文時間、抄送（抄報）單位、公文字號等。 文件紙一般用 A4 紙，中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。 文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應先整補， 裁切折疊，使其整齊劃一。 內部行文可以用 各部門的 名義行文， 各部門 不得聯合行文，各 部門之間不要用發文形式解決一般性問題。 各行文單位一般不得越級行文，特殊情況必須越級行文的，應當抄報越過的單位。 向上級請示的公文應一文一事， 主送一個單位，不要同時抄送下級單位， 不要直接送領導人（除直接交辦外）；向下級單位的重要行文，可以抄報直接上級單位 。 對外行文的字號： 公司： X1X2（ X3）總字第 0000 號。 X1X2 為公司簡稱； X3 為地區類別，不需分地區者省略； 0000 為公司收（發）文流水號。 北京奧力泰格科技有限公司 第八章共二十章 編號： LAXZSK20200701 第 23 頁共 60 頁 版本號 A 行文管理制度 第 0 次修改 對于企業對外行文編號由 行政部 統一制定管理。 管理內容和要求 ： 保證及時、準確地處理公文，反對積壓和紊亂， 注意文件的安全，防止失密泄密，是公 文處理的基本原則。及時，就是要時刻注意文件的時間性，保證及時、迅速地處理公文，解決問題， 不積壓， 不拖拉， 不誤時，不誤事。一般公文的處理以不超過一周為限， 緊急公文隨到隨辦。準確，就是要時刻注意文件辦理的準確性，行文文字要簡明、確切， 條理要清楚。文件收發運轉要準確無誤， 不出差錯。 收文 有外單位送本公司的公文，統一由 行政部 簽收、拆封、登記。做到當日來文，當日拆封。如發現漏頁、漏附或誤送， 應立即聯系發文單位。因故未能將當日來文拆封處理時，應將收到的文件全部看一遍，急件急辦， 以防誤壓。 “ 親收 ” 、 “ 親啟 ” 的文件，一定要有收件人或指定人員親自收啟。可視情況進行登記。 “ 絕密 ” 文件， 一定要由公司負責人或指定的人員拆封。 某些不重要的，今后又無參考價值的文件， 如一般的會議通知、便函等 可不作登記。 在拆封登記時， 要按登記本所列項目逐項認真登記清楚。登記本的項目 。 一般應包括：收文日期、收文編號、來文單位、來文編號、來文摘由、附件密級。隨文附來的各種附件（包括文字、表格），要在專欄里將份數登記清楚。 分文 ： 來文經過登記手續后，按各部門分文，并要求簽收。 分文、批辦、簽注意見時，一定要寫清楚主辦、協辦部門、 北京奧力泰格科技有限公司 第八章共二十章 編號： LAXZSK20200701 第 24 頁共 60 頁 版本號 A 行文管理制度 第 0 次修改 閱知部門；哪些領導、部門負責人閱知、閱批。 凡是職責不清，難以確定主辦部門的文件，先由總經辦與有關部門聯系后確定主辦部門，如經聯系后仍不能解決的，則送請領導指定部門主辦。 運轉 領導閱示。某 部門辦的文：先領導，后其他部門。 領導閱。某部門閱的文：先領導，后部門。 辦文 承辦人收到文件后，擬辦文稿，連同來文一并提交領導審核簽發。 來文如有前案，承辦人應將前案處理情況摘要說明。 需要會辦會簽的公文，會辦會簽前，主辦部門必須與有關部門 交換意見，取得一致意見后，由主辦部門負責迅速擬稿，并辦理會簽 。 如需以上級名義行文時，要求內容正確，注意公文體式和文字、標點，必須根據問題的性質、內容和涉及范圍，確定公文的文種、發放范圍 （主送、抄報、抄送）、緩急程度（特急、緊急、急）、機密程度（絕密、機密、秘密）等。 簽發 凡以公司名義發出的公文，均由 行政部助理 擬稿、打印，主管 核稿，總經理簽發。 各 部門 發出的公文，由各 部門 專人擬稿、打印， 部門主管 核稿， 總經理 簽發。 發文 凡經領導簽發的公文，必須由 行政部 收發人員登記編號。發 北京奧力泰格科技有限公司 第八章共二十章 編號： LAXZSK20200701 第 25 頁共 60 頁 版本號 A 行文管理制度 第 0 次 修改 文登記按登記本所列項目逐項認真登記清楚。登記本的項目， 包括順序、發文日期、發往公司或部門、文件份數、密級等。 文件封發時，應檢查份數，附件是否相符，是否蓋章，文件中的收文機關和信封上是否一致，檢查無誤后進行包封登記。并在文件原稿和發文簿上注明發出日期。 繕印和校對 凡由 行政部 擬辦的各類公文、簡報、信息、會議日程、上報材料等由 行政助理 擬稿， 行政主管 校對，并送公司 總經理 核準后，方可打印。 各 部門 擬辦的各類公文、簡報、信息、上報材料等由 各部門專人擬稿 ， 部門主管 校對， 并送公司領導 總經理 核準后，方可打印。 公文打印按文件緩急程度依次排列，一般情況公文不超過兩天，急件必須當日完成。 文件遞送 和收文人在同一區域內，可采取文件直接遞送，并且收文單位的收文人須在《發收文件登記表》上簽字確認。 公司間的文件遞送可用傳真、郵寄（掛號信）、快遞。 傳真事項： 所有傳真資料必須經責任部門負責人簽字（相關財務時，必須有財務主管簽字）。 清楚填寫 “ 收發文確認單 ” ，以回傳的確認單由 行政部 按日期統一歸檔。以便備查。 郵寄事項： 如需郵寄、快遞的所有物品或資料，都須經部門負責人同意，由部門負責人通知前臺文員寄送。并在《信件 /快遞發件登記表》以及 北京奧力泰格科技有限公司 第八章共二十章 編號： LAXZSK20200701 第 26 頁共 60 頁 版本號 A 行文管理制度 第 0 次修改 快件底單上簽字確認。 行政部 負責各部門需公告文件公告與收回交存工作，原則上公司文件公告期為 5 天；凡在崗員工均須在公告文件上簽名以示知悉， 行政部 負責統計未簽名之員工 ，并給予處罰；每次 10 元。 相關工作流程 《發文管理流程》 《收文管理流程》 《文件、貨物收發管理流程》 相關記錄表格 《 收 發文登記表》 《信件 /快遞發件登記表》 《 相關函件格式》 北京奧力泰格科技有限公司