安定高速公路檔案服務方案(編輯修改稿)

　

【文章內容簡介】 時檔案管理工作。參加竣工資料編制的各有關單位管理工作機構的共同職責： l 貫徹執行國家有關檔案工作的法律、法規和方針政策。 l 建立健全本單位竣工資料收集編制工作的規章制度。 l 統一管理本單位在職責范圍內的竣工資料編制工作，并維護其完整與安全，開發利用信息資源。l 負責對有關部門和文件材料形成者進行監督、檢查和指導。 l 業主和總監辦對竣工資料編制管理的職責：l 明確竣工資料編制管理負責人，履行竣工資料編制咨詢服務協議書約定的責任，根據竣工文件管理組的建議及時發布與竣工資料收集編制管理有關的通知指令。l 協調業主有關部門、設計單位、承包商、監理單位和竣工文件管理組之間的關系，為竣工資料的管理提供有利的工作條件和環境；并督促各職能部門及時履行竣工文件編制管理的相應職責： l 及時、準確、完整地收集從項目的提出、立項、審批、勘察設計、施工到交工竣工驗收的全過程中形成的與業主總監辦有關的文件材料，包括提供項目的各種批文、全套施工圖設計文件、征遷資料、建設過程中下發及上報的各種文件、總監辦和業主主持的各種會議紀要、工程決算及有關資料、交工及竣工驗收全套資料、工程交接表及交接會議紀要、中心試驗室抽檢評價等資料、全套工程量清單及每個月清單累計、執行情況表、政府監督提交的各種資料、項目建設以及科研工作總結報告等。項目竣工文件管理組對竣工資料編制管理的職責：l 在業主和總監辦的領導下，對竣工資料收集編制的各方進行培訓、指導，對疑難問題進行解決，并逐步完善竣工資料收集編制體系。l 對業主和總監負責，認真收集、整理、保護、編制和分析資料，按時完成協議書約定的任務并履行其責任。l 對竣工資料編制工作進行統一管理和指導，及時檢查竣工資料的收集編制情況，包括資料的時效性、準確性、真實性、完整性、規范性、美觀等。審查承包商、監理單位上報的資料，及時簽認或反饋審查結果。l 對業主、總監辦、監理單位、承包人和質檢部門提供的竣工資料進行整理、匯總和歸檔。工程完工，竣工資料的編制也進入尾聲。交工驗收前，對基本的竣工資料進行裝訂，接受交工驗收檢查并符合交工驗收要求，移交給高速公路檔案管理部門。l 實施全過程的動態管理，為業主和總監辦決策提供依據。監理單位對竣工資料編制管理的職責：l 按時完成與監理工作有關的資料收集、整理、保護和編制工作，包括提交抽檢和試驗資料、質量評價資料、已審批生效的變更資料和計量支付資料、指令及反饋資料、事故處理有關資料、下發和上報各種文件及內部自身建設的有關文件和制度等、各種會議紀要、監理月報（包括本月計劃完成數、累計計劃完成數、本月實際完成數、累計實際完成數、下月計劃完成數）、索賠有關資料及處理結果資料、監理總結等。l 明確竣工資料編制管理的負責人，根據竣工文件管理組的建議及時發布與竣工資料編制管理有關的通知，積極協調承包商與竣工文件管理組的關系。l 及時全面審查承包商上報的竣工資料，監理必須慎重行使個人簽字權，對已簽認文件的準確性、真實性和完整性負責，及時閉合和完善監理和承包商之間的交叉資料。承包商對竣工資料編制管理的職責：l 承包商必須成立與竣工資料編制管理相適應的管理機構和人員，而且在整個管理過程中不允許私自更換竣工資料收集編制管理人員（竣工文件管理組要求更換除外）。l 按時完成與工程施工有關的資料收集、整理、保護和報送，按規范要求自檢，提供計量附件資料（開工報告、自檢自評資料、竣工圖紙等）、計量資料、進度計劃及執行情況報告、提交變更申請、施工總結（包括階段總結和竣工總結）。l 對上報的竣工資料的真實性、準確性和完整性負全責，即使得到監理、竣工文件管理組和業主的簽認，承包商仍不能免除在該方面的責任。l 竣工資料按“誰經辦誰負責”的原則進行。承包人和監理單位對報送的原始資料的內在質量負責，竣工文件管理組對編制質量和動態管理負責。在編制過程中，各單位有責任提供本單位在工程管理中的相關資料。 竣工資料收集編制管理人員的要求為了使竣工資料收集編制管理達到規范化、標準化、科學化的要求，確保竣工資料的時效性、準確性、真實性、完整性、規范性、美觀，各相關單位應該把竣工資料的形成積累納入工程建設計劃，納入工作程序，納入有關部門和工程技術人員的崗位職責。各單位要建立與任務相適應的工作機構，配備專(兼)職人員，且保持穩定，以保證工作順利進行。竣工資料收集編制工作專、兼職人員應當忠于職守，遵守紀律，具有專業技術技能，并具備對資料的收集、整理、保護和分析的能力。對在竣工資料的收集、整理、保護和分析等方面成績顯著的單位或者個人應給予獎勵。竣工資料編制管理單位和相關人員要嚴格履行職責，對失職的單位和人員要依法嚴肅處理，擅自損毀、丟失有保存價值的竣工資料，要追究有關單位和當事人的責任。項目的實施要求在正式實施之前應首先建立健全組織隊伍。建立組織隊伍是實施成功的第一要素，主要包括成立項目領導小組、竣工檔案管理組。具體組織結構圖見下圖：檔案管理領導小組竣工檔案管理組檔案資料檢查組竣工檔案指導組管理領導小組：檔案管理領導小組由業主主要領導主持，它由與項目有關的項目經理或總工、檔案管理等有關部門負責人構成。他們的主要職責是：l 提出竣工檔案編制所要達到的目標，范圍及評價考核標準。l 協調各業務部門之間的關系。l 調動及組織有關管理部門和竣工檔案管理組，按計劃逐步實施。l 決定項目竣工檔案管理組的人選l 審批工作流程及工作規程及作業進度計劃。l 監控竣工檔案工作進度。竣工檔案管理組：竣工檔案管理組下設竣工檔案指導組和檔案資料檢查組其主要職責有:l 制定統一、規范的竣工文件編制辦法并制訂工作目標及工作計劃，并落實實施計劃的實現。l 負責組織工程檔案編制指導工作，每月對項目各施工、監理單位原始資料進行細化檢查，并監督原始資料的填寫、簽字、蓋章等工作的規范性及收集的完整性、系統性并派員短期直接到工地駐地指導，對出現的問題提出建議方案和建議。l 制定管理組各崗位的工作職責，協調各部門工作，及時將問題反映給領導小組，提交各階段報告。l 組織和開展工程竣工檔案的培訓，協助業主定期對項目各施工、監理單位資料整理工作進行檢查、監督、指導。協助業主收集相關資料。l 實時跟蹤各階段的工作實施。按時整理提交完整的竣工檔案。l 建立資料文件檔案收集、控制及竣工檔案編制計算機系統，負責向各單位提供軟件系統的培訓及服務。l 對竣工檔案統一進行條目著錄,工程檔案編制、裝訂。管理控制程序45項目文件編制流程檔案存放辦公軟件辦公設備專業人員單位、分部、分項工程劃分編制段落劃分表格格式文書格式電子版格式檔案用品管理手冊作業指導書計劃與標準施工段落、工序、統計、評定填寫格式處理流程電子版文件夾(名)施工原始資料生成監理抽檢資料生成文書格式生成全宗卷生成范本電子版生成范本整理電子版組卷排列編目裝訂裝盒出版自驗初驗全卷宗臨時檔號案卷目錄(題名)卷內目錄(排序)YYN人員設備段落劃分確定格式作業標準化移交N拆合卷NY確定臨時檔號與永久檔號流程業主項目部公路工程竣工文件材料歸檔范圍交辦發[2001]390號業主單位設計單位監理單位施工單位科研單位可行性研究設計文件工程管理文件施工文件監理文件竣工文件科研文件設計基礎材料業主單位一、可行性研究二、設計基礎資料三、設計文件四、工程管理文件五、施工文件六、監理文件七、竣工文件八、科研文件設計單位二、設計基礎資料三、設計文件七、竣工文件 （設計總結）監理單位六、監理文件七、竣工文件 （設計總結）施工單位五、施工文件七、竣工文件 （施工總結、竣工圖）科研單位七、竣工文件 （科研總結）八、科研文件單位分部分項工程和編制段落劃分細分本類檔案自驗永久檔號調整業主臨時檔號案卷題名設計臨時檔號案卷題名監理臨時檔號案卷題名施工臨時檔號案卷題名科研臨時檔號案卷題名電子版文件夾(名)電子版文件夾(名)電子版文件夾(名)電子版文件夾(名)電子版文件夾(名)劃分單位、分部、分項工程和編制段落流程業主項目部監理文件電子版監理合同段抽檢頻率施工合同段單位工程子單位工程分部工程子分部工程分項工程子分項工程編制段落施工文件電子版編制段落分項工程統計/評定分部工程統計/評定單位工程統計/評定電子版文件名臨時檔號案卷題名子分項工程，抽檢統計/評定子分部工程，抽檢統計/評定子單位工程統計/評定電子版資料卷內目錄資料排序樁號(段落)名稱編號工程數量抽檢用表統計/評定樁號(段落)名稱編號工程數量統計/評定樁號(段落)名稱編號工程數量統計/評定歸入監理資料電子版歸入監理紙質資料樁號(段落)名稱編號工程數量統計/評定樁號(段落)名稱編號工程數量統計/評定樁號(段落)名稱編號工程數量統計/評定臨時檔號案卷題名卷內目錄資料排序歸入施工紙質資料歸入施工文件電子版電子版文件名電子版資料各單位紙質/電子版首件驗收及范本編制流程紙質文件交辦發[2001]390號附件電子版文件竣工圖修改表格格式文書格式聲像格式卷內題名案卷題名臨時檔號修改質量填寫質量處理流程拍錄質量卷內資料排序案卷排序子文件夾分文件夾第一件生成紙質文檔質量各單位紙質首件各單位紙質資料范本全線紙質資料范本全線檔案編制范本管理模式(文件類)單位分部分項工程劃分編制段落劃分電子版首件CAD版圖WORD版(PDF格式)JPG版(照片)電子版質量各單位電子版首件各單位電子版范本全線電子版范本全線檔案編制首件NNNYY確定資料收集清單收集資料編制移交清單查單核對簽單接收全宗卷臨時檔號，案卷目錄，卷內目錄，卷內資料排序。YN竣交工驗收文件單項工程驗收文件建設依據上級指導征地拆遷資料工程管理文件文書格式綜合文件編制流程紙質歸檔最終檔號調整自驗初驗專項驗收出 版組卷整理移 交YYYNNN調整電子版文件(名)制作電子版拆合卷NY確定資料收集清單收集資料編制移交清單查單核對簽單接收全宗卷臨時檔號，案卷目錄，卷內目錄，卷內資料排序。YN設計管理文件設計依據設計基礎資料設計圖文書格式設計類文件編制流程變更依據設計總結變更設計圖紙質歸檔最終檔號調整自驗初驗專項驗收出 版組卷整理移 交YYYNNN調整電子版文件(名)制作電子版拆合卷NY其它資料格式其它管理文件監理管理文件計劃管理文件合同管理文件質量管理文件材料試驗檢測資料監理獨立抽檢資料交竣工評定資料全宗卷臨時檔號，案卷目錄，卷內目錄，卷內資料排序。文書格式單位、分部、分項工程劃分工程質量控制文件外業施工編制段落監理資料編制流程紙質文檔電子版(PDF版)竣工圖同步審查首件驗收紙質文檔同步生成電子版同步生成竣工圖同步審查最終檔號調整自驗專項驗收出 版組卷整理Y初驗移 交YYYNNNNN注：監理文件組成自交公路發[2004]446號附件2。竣工圖表工程管理文件計量支付文件安全文明施工文件進度控制文件合同管理文件工程質量文件施工原始記錄全宗卷臨時檔號，案卷目錄，卷內目錄，卷內資料排序。文書格式單位、分部、分項工程劃分施工質量控制文件外業施工編制段落施工資料編制流程紙質文檔電子版(PDF版)竣工圖同步修改首件驗收紙質文檔同步生成電子版同步生成竣工圖同步修改最終檔號調整自驗專項驗收出 版組卷整理Y初驗移 交YYNNNNN注：施工文件組成自交公路發[2004]446號附件2。試驗檢測報告施工原始資料缺陷責任期資料評定類文件生成與積累流程評定項目分類項目工程質量評定卷內資料排序同步制作電子版檔號調整案卷題名案內題名定稿電子版文件夾名調整裝訂裝盒并入施工文件并入竣工文件評定類文件預立卷檔號/預立卷/卷內排序單位工程統計分部(子分部)工程統計分項(子分項)工程統計公路公路質量檢驗評定標準(第一冊)JTJF80/12004公路公路質量檢驗評定標準(第二冊)JTJF80/22004并入監理文件交辦發[2001]390號