百聯商貿流通產業集團內部控制制度規范(編輯修改稿)

　

【文章內容簡介】 簽訂 ? 公司簽訂合同應當使用 公司公章或 合同專用章。 ? 合同專用章實行專人管理、用印審批制度。 ? 公司對外簽訂合同應由法定代表人或其委托授權的代理人進行。 保管 ? 設立專職或兼職合同員，將正式合同文本準確歸檔，建立合同管理臺賬，跟蹤 實際履行情況與合同應履行情況。 備份 ? 所有業務合同應在財務部備份，便于動態監督。 第六 章 存 貨 管 理 第一 節 崗位 責任 一、領導責任 倉儲、保管部門應當建立崗位責任制及不相容崗位分離，明確各崗位在值班輪班、入庫檢查、貨物調運、出入庫登記、倉場清理、安全保衛、情況記錄等各方面的職責任務，并定期或不定期地進行檢查；健全存貨取得、驗收、入庫、保管、領用、發出及處置等各環節憑證、資料的保管制度；建立健全存貨清查盤點制度。 倉儲、保管部門 設立存貨管理環節中的重要崗位，并制定重要崗位的崗位職責。 倉儲、保管部門 授權、督促存貨管理的全過程，考核每一崗位員工的職責，制定相應的獎懲機制。 二、重要人員崗位責任 倉 庫保管員按照 存貨業務流程，明確存貨的取得、驗收與入庫，倉儲與保管，領用、發出與處置等環節的控制要求，并設置相應的記錄或憑證，如實記載各環節業務的開展情況，確保存貨業務全過程得到有效控制 ，定期或不定期地對各類存貨進行實地清查和盤點，及時發現并掌握存貨的滅失、損壞、變質和長期積壓等情況。存貨發生盤盈、盤虧的，應查明原因，分清責任，并及時報告有關部門， 并定期與財會部門核對，發現問題，及時處理。 第二節 重要節點和 控制規定 驗收入庫 ? 對所取得的存貨的品種、規格、數量、質量和其他相關內容進行驗收，出具驗收證明 。對于驗收合格的存貨，應當及時辦理入庫手續。 設立實物明細賬 ? 存貨管理部門應當設置實物明細賬，詳細登記經驗收合格入庫的存貨的類別、編號、名稱、規格、型號、計量單位、數量、單價等內容，并定期與財會部門核對。對代管、代銷、暫存、受托加工的存貨，應單獨記錄，避免與本單位存貨相混淆。 保管 ? 加強對存貨的日常管理，嚴格限制未經授權的人員接觸存貨。 ? 建立存貨的分類管理制度，對貴重物品、生產用關鍵備件、精密儀器、危險品等重要存貨，應當采取額外控制措施，確保重要存貨的保管、調用、轉移等經過嚴格授權批準，且在同一環 節有兩人或兩人以上同時經辦。 發貨 ? 建立存貨處置環節的控制制度，明確存貨處置的范圍、標準、程序、審批權限和責任。 盤點 ? 對特殊商品應聘請專家監督盤點。 ? 對于聯銷經營方式的庫存管理： 在代銷經營方式下，商品的保管責任由門店承擔，每月必須定期對商品進行盤點； 在專柜經營方式下，商品的保管責任由供應商承擔，平時銷售采取負數庫存，月末根據負數庫存作為商品入庫依據，將庫存調整為零。 不相容崗位 ? 存貨的采購、驗收與付款。 ? 存貨的保管與清查。 ? 存貨的銷售與收款。 ? 存貨處置的申請與審批、審批與執行。 ? 存貨 業務的審批、執行與相關會計記錄。 第七章 價 外 收 入 第一節 崗位責任 一、 分管 領導責任 財務經理建立價外收入管理制度， 完善不相容崗位及權限審批制度。 財務經理設立價外收入管理環節中的重要崗位，并制定重要崗位的崗位職責。 財務經理 和有關業務經理 授權、督促價外收入管理的全過程，考核每一崗位員工的職責，制定相應的獎懲機制。 二、重要人員崗位責任 合同管理員 見合同管理中重要人員崗位責任。 出納員按出納員崗位責任， 對于現金收取方式，應有客戶簽字。 第二節 重要節點和控制規定 簽 訂 ? 合同中應明示返利、扣率、代辦會議費、場地費收取比例及，收取方式。 建立價外收入臺賬 ? 登記每一筆價外收入金額，支付方式，并與合同相對是否匹配。 記錄 ? 財務人員應按準則要求準確記入相應科目，并與臺賬賬賬相對。 第八章 票 據 管 理 第一節 崗位責任 一、 分管 領導責任 財務經理制定票據管理、領用制度 和逾期票據的沖銷管理程序和逾期票據追蹤監控制度 。 明確各種票據的購買、保管、領用、背書轉讓、注銷等環節的職責權限和程序， 完善不相容崗位及權限審批制度。 財務 經理派 專人保管票據， 并制定崗位職責。 財務經理 授權、督促票據管理的全過程，考核每一崗位員工的職責，制定相應的獎懲機制。 二、重要人員崗位責任 票據管理員 建立票據臺帳，保管票據，對于即將到期的應收票據，應及時向付款人提示付款；已貼現票據應在備查簿中登記，以便日后追蹤管理。 會計主管 審核票據的取得、貼現和做為憑證的發票的合規性。 第二節 重要節點和控制規定 收入與領用 ? 做好收入與領用記錄，財務部設發票管理臺帳，由領用人簽字。 保管 ? 單位應當加強與貨幣資金相關的票據的管理，明確各種票據的購買、保管、領用、背書轉讓、注銷等環節的職責權限和程序，并專設登記簿進行記錄，防止空白票據的遺失和被盜用。 ? 發票實行專人管理，領取由專人負責，財務部設發票管理臺賬，由領用人簽字。 審核 ? 應收票據的取得和貼現必須經由保管票據以外的主管人員的書面批準。 ? 對作 為憑證附件的發票，應審核年月日、金額、與入賬科目是否對應。 銷售退回 ? 如產生銷售退回開具紅字發票，必須收回原發票 與退稅證明 ，注明 “ 作廢 ” 。 發票注銷 ? 發票存根及時交回并登記，及時到稅務部門辦理 注銷，不得自行處置。 第九 章 固 定 資 產 管 理 第一節 崗位責任 一、 分管 領導責任 固定資產管理部門 領導要 建立固定資產業務的崗位責任制，明確相關部門和崗位的職責、權限，確保辦理固定資產業務的不相容崗位相互分離、制約和監督。建立固定資產歸口分級管理制度，明確固定資產管理部門、使 用部門和財會部門的職責權限，確保固定資產管理權責明晰、責任到人，建立固定資產清查盤點制度，明確固定資產清查的范圍、期限和組織程序，定期或不定期地進行盤點。 固定資產管理部門 領導要 設立固定資產管理環節中的重要崗位，并制 定重要崗位的崗位職責。 財務總監（經理）和 固定資產管理部門 領導要 授權、督促銷售與收款的全過程，考核每一崗位員工的職責，制定相應的獎懲機制。 二、重要人員崗位職責 財務部門 會計主管 編制固定資產預算，登記固定資產卡片 應填制固定資產交接單，登記固定資產賬簿。對于經營性租入、借用、代管的固定資產，單位應當設立備查登記簿進行專門登記，避免與本單位固定資產相混淆。 財 產管理員 確保固定資產賬賬、賬實相符。定期與財務部門核對相關賬簿、記錄、實物，對于盤虧、盤盈的固定資產，應查出原因，并提出處理意見。 第二節 重要節點和 控制規定 編制固定資產預算 ? 應考慮固定資產投資方向、規模、資金占用成本、預計盈利水平和風險程度等因素。 審批 ? 應配備合格的人員辦理固定資產業務。辦理固定資產業務的人員應當具備良好的職業道德和業務素質。 ? 應建立固定資產業務的授權批準制度，明確授權批準的方式、程序和相 關控制措施，規定審批人的權限、責任以及經辦人的職責范圍和工作要求。嚴禁未經授權的機構或人員辦理固定資產業務。 ? 審批人應根據固定資產業務授權批準制度的規定，在授權范圍內進行審批，不得超越審批權限。 ? 經辦人應在職責范圍內，按照審批人 的批準意見辦理固定資產業務。對于審批人超越授權范圍審批的固定資產業務，經辦人有權拒絕辦理，并及時向審批人的上級授權部門報告。 驗收 ? 固定資產管理部門、使用部門和財會部門應當參與固定資產驗收工作。 登記 ? 對于經營性租入、借用、代管的固定資產，單位應當設立備查登記簿進行專門登記，避免與本單位固定資產相混淆。 ? 建立健全固定資產賬簿登記制度和固定資產卡片管理制度，確保固定資產賬賬、賬實、賬卡相符。 保管 ? 財會部門、固定資產管理和使用部門應當定期核對相關賬簿、記錄、文件和實物。 ? 應當建立固定資產投保制度， 防范和控制固定資產的意外風險。 處置 ? 審批 ：重大固定資產處置，應當實行集體審議聯簽。 ? 審核： 對固定資產的處置依據、處置方式、處置價格等進行審核，重點審核處置依據是否充分，處置方式是否適當，處置價格是否合理。 ? 入賬： 及時、足額地收取固定資產處置價款，入賬。 盤點 ? 應建立固定資產清查盤點制度，明確固定資產清查的范圍、期限和組織程序，定期或不定期地進行盤點。 ? 對于盤虧、盤盈的固定資產，應查出原因，并提出處理意見。 不相容崗位 ? 固定資產投資預算的編制與審批。 ? 固定資產的取得、驗收與款項支付。 ? 固定資產投 保的申請與審批。 ? 固定資產的保管與清查。 ? 固定資產處置的申請與審批、審批與執行。 ? 固定資產業務的審批、執行與相關會計記錄。 第十章 對 外 投 資 第一節 崗位責任 一、領導責任 財務經理結合部門或系統的對外投資內部控制規定，建立適合本單位業務特點和管理要求的對外投資內部控制制度和對外投資業務的崗位責任制，明確相關部門和崗位的職責、權限，確保辦理對外投資業務的不相容崗位相互分離、制約和監督。并建立規范的決策機制、授權審批、聯簽責任制度、定期報告、風險預警等制度。 財務經理 設立對外投資管理環節中 的重要崗位，并制定重要崗位的崗位職責。 財務經理授權、督促對外投資管理的全過程，考核每一崗位員工的職責，制定相應的獎懲機制。 二、重要人員崗位職責 編制對外投資預算書，并組