某餐飲管理公司采購管理手冊(編輯修改稿)

　

【文章內(nèi)容簡介】 同文本的起草；3. 監(jiān)察部負責(zé)對合同的法律條款進行審查，并簽署意見；4. 在完成以上審查修改后，采購合同應(yīng)報營運副總審核并簽署意見后呈公司總經(jīng)理批準(zhǔn)加蓋公司合同專用章。 5. 簽字蓋章生效的采購合同應(yīng)分送財務(wù)部、驗收單位、監(jiān)察辦等存檔備查。第二十條 交貨及驗收（一） 訂購后采購員應(yīng)及時將訂購單交由信息員保管，信息員據(jù)此編制采購日報表（，訂購單應(yīng)同時送交收貨單位。（二） 采購人員應(yīng)按訂購單或采購合同對供應(yīng)商的交貨進行稽催與協(xié)調(diào)，確保能如期交貨。無法于約定交貨期內(nèi)交貨時，應(yīng)及時通知請購部門并列入重點催辦項目。（三） 交貨時一般物品由庫管員(或收貨人)根據(jù)訂購單負責(zé)數(shù)量的驗收，質(zhì)檢員負責(zé)品質(zhì)驗收；特殊物品由質(zhì)檢員負責(zé)組織使用單位、技術(shù)中心等業(yè)務(wù)部門或?qū)＜疫M行品質(zhì)驗收，庫管員(或收貨人)僅負責(zé)數(shù)量驗收。品質(zhì)如有不符，應(yīng)立即予以退回。數(shù)量不符，應(yīng)在驗收報告中注明，要求限期補足或退款。庫管員驗貨后方可辦理入庫手續(xù)。（四） 對于采購商品已到貨，同時采購部已收到供貨方開具的采購發(fā)票，由庫管員（或收貨人）根據(jù)相關(guān)檢驗單據(jù)及實際收到貨物情況，按照實收數(shù)量填寫入庫單并簽字確認。入庫單一式四聯(lián)，一、二聯(lián)留存庫房（收貨人）（第二聯(lián)于月底財務(wù)稽核時送交財務(wù)處），第三聯(lián)采購部核算員留存，第四聯(lián)報銷時送交財務(wù)部會計進行財務(wù)處理。（五） 對于月末采購商品已到貨并已經(jīng)由相關(guān)部門驗收，采購部未收到供貨方開具的采購發(fā)票的，庫管員（或收貨人）應(yīng)辦理暫估入庫（入庫單上注明暫估字樣），待收到貨物發(fā)票及運雜費單據(jù)時，采購部拿以上單據(jù)到財務(wù)處確認金額，財務(wù)人員據(jù)此對應(yīng)暫估入庫單補辦正式入庫手續(xù)并辦理調(diào)價（調(diào)價金額 = 發(fā)票金額 + 運雜費 暫估金額），進行帳務(wù)處理。（六） 對于貨款已支付，發(fā)票已收到，月末貨物未到的在途材料或尚未驗收的材料，由采購部進行管理，采購人員先根據(jù)發(fā)票金額填寫入庫單（注明應(yīng)收數(shù)量及在途字樣），并將發(fā)票拿到財務(wù)處確認金額，財務(wù)人員據(jù)此進行帳務(wù)處理。待收到貨物后，采購人員再辦理正式入庫手續(xù)，交由庫管員管理。該部分在途原材料應(yīng)在采購部采購月報中體現(xiàn)，并與財務(wù)部“在途物資”明細賬進行核對，以保證帳實相符。（七） 供應(yīng)商或配送方直接配送到單店或現(xiàn)場的物品，由供應(yīng)商或配送方根據(jù)采購部發(fā)出的配送指令直接向指定的地點送貨，直接配送的物品應(yīng)事先由質(zhì)檢員取樣驗收品質(zhì)并簽字認可，收貨人負責(zé)根據(jù)訂購單對物品品質(zhì)和數(shù)量進行驗收并填寫收貨清單，經(jīng)簽字確認的收貨清單一式四聯(lián)，一、二聯(lián)留存單店或現(xiàn)場（收貨人）（第二聯(lián)于月底財務(wù)稽核時送交財務(wù)處），第三聯(lián)采購部核算員留存，第四聯(lián)報銷時送交財務(wù)部會計進行財務(wù)處理。第二十一條 進度控制與事務(wù)聯(lián)系(一) 采購執(zhí)行過程中，采購部應(yīng)按詢價、訂購、交貨三個階段負責(zé)對采購作業(yè)制定進度計劃并進行進度控制。如未能按進度完成采購作業(yè)時，應(yīng)撰寫異常原因及預(yù)定完成日期，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后轉(zhuǎn)送請購或使用部門，以便采取應(yīng)對措施。(二) 采購物品及外協(xié)產(chǎn)品在使用中出現(xiàn)問題，采購員應(yīng)負責(zé)聯(lián)系供貨商，處理有關(guān)質(zhì)量問題的解決、退換貨、索賠等事宜。(三) 外協(xié)產(chǎn)品生產(chǎn)加工過程中，相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)負責(zé)提供外協(xié)產(chǎn)品的品質(zhì)要求并負責(zé)對加工單位的技術(shù)支持與質(zhì)量監(jiān)督。第五章 采購結(jié)算第二十二條 采購付款(一) 采購款項須按采購合同規(guī)定或訂購單所約定的時間由采購部從財務(wù)部借款統(tǒng)一支付。(二) 庫房、單店等收貨單位在接收貨物入庫后，應(yīng)及時將入庫單或收貨清單報送采購部(單店由店管部審核后送采購部)和財務(wù)部，采購部和財務(wù)部應(yīng)根據(jù)每天的入庫單或收貨清單分別建立應(yīng)付帳款臺帳。供應(yīng)商或配送方應(yīng)定期(根據(jù)合同確定的結(jié)算期，在每月或每周)憑收貨清單與采購部核對應(yīng)付帳款帳目，雙方核對無誤后向采購部申請付款。(三) 采購部根據(jù)收貨單位遞交的收貨清單、結(jié)算單與訂貨合同、應(yīng)付帳款核對無誤后，統(tǒng)一制訂結(jié)算計劃，結(jié)算計劃由采購部核算員根據(jù)訂購合同的時間要求、供應(yīng)商的重要性、采購物資的時間、公司現(xiàn)有資金情況等制訂，分清輕重緩急，結(jié)算計劃經(jīng)采購部經(jīng)理審核后，由營運副總審批。(四) 采購部根據(jù)結(jié)算計劃按資金使用申請程序(見財務(wù)管理手冊)向財務(wù)部申請借款，財務(wù)部負責(zé)人對照資金計劃審批后借出款項。借款只能用于支付貨款，不得挪為它用。采購部不得自行保存資金，應(yīng)于支付款項時向財務(wù)部支取借款，即借即付。(五) 支付貨款時財務(wù)部一般應(yīng)采用銀行劃賬的支付辦法，采購核算員必須在付款后5日內(nèi)向收款單位索要發(fā)票等有關(guān)票據(jù)或證明文件。如確實需要直接交付支票的，由采購核算員帶正式合法發(fā)票(或收據(jù)、結(jié)算單等原始憑證)到財務(wù)部辦理借款手續(xù)。(六) 在向供應(yīng)商或配送方支付貨款時，采購部核算員應(yīng)對照合同、收貨清單等仔細復(fù)核，并同預(yù)付貨款及應(yīng)收帳款等全部債權(quán)一起清理結(jié)算，防止重復(fù)付款。　第二十三條 報銷采購核算員支付采購貨款后應(yīng)依據(jù)財務(wù)規(guī)定的報銷程序每旬辦理一次報銷手續(xù)，報銷單據(jù)應(yīng)附上購貨發(fā)票、采購計劃單、訂購單、驗收入庫單，并由采購部經(jīng)理審批。第二十四條 應(yīng)付帳款的管理采購部核算員負責(zé)采購應(yīng)付帳款的管理，設(shè)立應(yīng)付帳款臺帳，定期編制客戶往來對帳單發(fā)送對方單位，每月核對一次并妥善保存對帳記錄。對長期客戶或重點客戶，以及金額在一定起點以上的往來客戶，應(yīng)視情況按客戶名稱設(shè)置專宗，保管好相關(guān)的業(yè)務(wù)合同、提貨憑證、收付款憑據(jù)，并設(shè)置備查登記簿，逐筆記錄預(yù)付款、已付款、余款等情況。第二十五條 公司與單店的往來結(jié)算(一) 供應(yīng)商或配送方直接向單店送貨后，單店應(yīng)及時將收貨清單報送財務(wù)部，財務(wù)部根據(jù)收貨清單登記此項應(yīng)付帳款的同時，應(yīng)同時在該單店的帳戶上登記該項應(yīng)收帳款(公司對單店的應(yīng)收款)。(二) 公司向各單店配送貨物后，配送單位應(yīng)及時將配送清單報送財務(wù)部，財務(wù)部根據(jù)該貨物的成本(包括采購貨物本身的價格、稅金、運費和加工制作成本等)在各單店的帳戶上登記相應(yīng)的應(yīng)收帳款。(三) 各單店應(yīng)于每月25日與公司財務(wù)部按月核對物品調(diào)拔的往來帳款，編制調(diào)節(jié)表，雙方簽章確認后，結(jié)清債權(quán)債務(wù)帳務(wù)。第六章 采購成本控制第二十六條 采購成本控制關(guān)鍵點物品本身的采購價格、物品運輸配送費用、物品存儲費用以及存儲過程中發(fā)生的損耗、采購物品占用資金的利息費用是采購成本的主要構(gòu)成部分。針對采購成本的主要構(gòu)成要素，采購成本控制的關(guān)鍵點包括以下幾個方面：178。 確定最優(yōu)的采購價格178。 確定合理的采購訂貨量178。 確定最佳的采購物品配送方式第二十七條 最優(yōu)采購價格的確定(一) 采用多種采購形式：包括招標(biāo)采購、供應(yīng)商長期定點采購、比價采購等，通過對各種采購形式的對比，找出成本最低的采購形式組合以達到降低采購成本的目的。(二) 決定合適的采購價格：通過科學(xué)的價格決定步驟，降低采購價格與采購成本。決定一個合適的價格一般要經(jīng)過一下幾個步驟：1. 多渠道詢價。多方面收集了解市場行情，包括市場最高價、最低價、一般價格等。2. 比價：分析各供應(yīng)商提供材料的規(guī)格、品質(zhì)要求、性能等才能建立比價標(biāo)準(zhǔn)。3. 自行估價：成立估價小組，可由采購管理人員、技術(shù)人員、財務(wù)人員組成，估算出較為準(zhǔn)確的底價資料。4. 議價：根據(jù)底價的資料，市場的行情，采購量的大小，付款期的長短等因素與供應(yīng)商議定出合理的價格。第二十八條 合理采購訂貨量的確定采購訂貨量的確定直接影響存貨的缺貨成本、采購物品的存儲費用、采購資金占用的利息費用及存貨的損失成本等，因此確定一個合理的采購訂貨量是控制采購成本的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。合理采購訂貨量的制定包括以下幾個步驟：存貨信息收集、存貨信息分析、確定安全庫存、確定合理訂貨量(一) 存貨信息的收集：1. 店管部庫管員、單店每日應(yīng)填寫物品庫存日報表，反映本部門現(xiàn)有存貨物資的名稱、單價、現(xiàn)有存貨的儲存位置、儲存區(qū)域及分布狀況等信息，并及時將此信息報送給采購部。2. 采購部應(yīng)要求供應(yīng)商或第三方物流的庫房保管人員通過傳真、電子郵件等方式及時提供已訂貨物資的未達存貨日報表。(二) 存貨信息分析：店管部庫管員負責(zé)將各種存貨信息進行綜合匯總，并結(jié)合盤點的實際情況對存貨量進行修訂，建立公司的采購配送管理信息系統(tǒng)，保證采購部、供應(yīng)商或第三方物流、各業(yè)務(wù)部門、單店等能及時獲得準(zhǔn)確的存貨信息。(三) 確定安全庫存量1. 安全庫存量的確定由店管部調(diào)度員負責(zé)制訂。2. 采購部根據(jù)各部門采購申請制定采購計劃時，應(yīng)在充分研究同期的采購歷史記錄、下期的經(jīng)營計劃的基礎(chǔ)上，協(xié)助店管部調(diào)度員確定最佳安全庫存。3. “安全庫存量”，應(yīng)充分考慮保持正常經(jīng)營活動所需的存貨量，防止因缺貨而造成經(jīng)營活動的中斷以及引起的經(jīng)濟損失。4. 根據(jù)物品采購時間的不同及貨源的緊缺程度等，安全存貨量的確定可根據(jù)歷史經(jīng)驗估計、數(shù)學(xué)模型測算等方法確定，一般情況下，安全存貨量的計算公式確定為：最大安全存貨量＝某期間最大使用量－歷史同期最小使用量。(四) 確定合理訂貨量采購部人員在制訂采購計劃時，應(yīng)在充分分析現(xiàn)有的存貨量（包括供應(yīng)商或第三方物流的未達存貨）、貨源情況、訂貨所需時間、訂貨要求的最大或最小批量、貨物運輸?shù)竭_時間等因素，結(jié)合各種貨物的安全存貨量確定最佳訂貨量及訂貨時點。第二十九條 最佳物品運輸配送方式的確定物品運輸配送方式直接影響物品的運輸成本費、包裝成本費等，采購人員在訂購過程中應(yīng)要求供應(yīng)商提供上述各項成本的詳細清單，或與財務(wù)部相關(guān)人員合作，對上述成本作出分析，選擇最佳的物品運輸配送方式，提出降低成本的建議。第七章 供應(yīng)商管理第三十條 供應(yīng)商信息收集與調(diào)查供應(yīng)商信息收集與調(diào)查由采購部負責(zé)，店管部、物品請購部門、使用部門等負責(zé)提供供應(yīng)商信息及推薦合格供應(yīng)商。（一） 凡欲與公司建立供應(yīng)關(guān)系而且符合條件者應(yīng)填寫“供應(yīng)商調(diào)查表”，作為選擇供應(yīng)廠商的參考。“供應(yīng)商調(diào)查表”交采購部審核并存檔備查。如果供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營條件發(fā)生變化，應(yīng)要求供應(yīng)商及時對該表進行補充和修改。（二） 采購部應(yīng)組織相關(guān)人員隨時調(diào)查供應(yīng)商的動態(tài)及產(chǎn)品質(zhì)量，“供應(yīng)商調(diào)查表”每年復(fù)查一次，以了解供應(yīng)商的動態(tài)，同時依變動情況，更正原有資料內(nèi)容。（三） 在每次供貨結(jié)束后，店管部、使用部門等應(yīng)提供供應(yīng)商的供貨實績，采購部負責(zé)將供應(yīng)商的業(yè)績記于“供應(yīng)商管理檔案”，作為評審供應(yīng)商業(yè)績的資料