北京西直門(mén)華星貿(mào)易大廈有限公司總經(jīng)理辦公室制度(編輯修改稿)

　

【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 權(quán)限：1. 以董事長(zhǎng)署名行文者，應(yīng)送呈董事長(zhǎng)判行。2. 加蓋大廈章的發(fā)文：應(yīng)送呈總經(jīng)理判行。3. 以各部門(mén)名義發(fā)文，無(wú)須加蓋公章者，由各部門(mén)經(jīng)理判行。第十三條 傳真發(fā)文管理大廈傳真由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)，大廈所有傳真必須在總經(jīng)辦登記，未登記的傳真，總經(jīng)辦有權(quán)拒絕發(fā)送，且可視為未經(jīng)大廈認(rèn)可的文件。第十四條 收文大廈收文由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)，發(fā)到大廈的各類(lèi)文件均由總經(jīng)辦進(jìn)行登記，大廈人員若代為大廈傳收文件，也應(yīng)首先將文件交與總經(jīng)辦，由總經(jīng)辦登記。第十五條 公文管理程序1. 公文處理:大廈的所有公文必須登記，并注明公文轉(zhuǎn)移的去向。由文件管理員根據(jù)公文內(nèi)容向各部門(mén)及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)分發(fā)。若文件管理員不能判明，由總經(jīng)理辦公室主任決定。文件管理員須將文件內(nèi)容、收到時(shí)間、去向予以登記，如需存檔，文件管理員要立刻辦理文件存檔手續(xù)。2. 信函處理：指明營(yíng)業(yè)、公務(wù)、資材及采購(gòu)人員收受的信函由信封上的記載可認(rèn)為公務(wù)文書(shū)者，應(yīng)視同公務(wù)文書(shū)拆封，如系私事，再予發(fā)還；未能認(rèn)為公務(wù)文書(shū)的信函，經(jīng)收信人本人拆封后如系公務(wù)文書(shū)，應(yīng)交回總經(jīng)辦依公文處理。指明副總經(jīng)理以上人員的信函，交送其本人，如系公務(wù)文書(shū)，再交回總經(jīng)辦依公文辦理。3. 圖書(shū)期刊處理：當(dāng)日的期刊報(bào)紙，由總經(jīng)辦放于閱報(bào)處，大廈員工可自由取閱，但員工應(yīng)在閱后及時(shí)放回原處，如需摘要，需采用復(fù)印的形式。專(zhuān)業(yè)性的報(bào)紙期刊，由總經(jīng)辦每月25日整理一次，統(tǒng)一交文件管理員存檔。4. 聲像材料的處理：所有聲像材料交由文件管理員處理。5. 傳真、電報(bào)處理：傳真、電報(bào)視同公文，依公文原則辦理。第十六條 收文處理要點(diǎn)1. 遇有關(guān)系重大足以影響大廈權(quán)益之重要文件，文件管理員應(yīng)將正本妥為保藏，若需調(diào)用，應(yīng)以復(fù)印件代用。2. 為利文書(shū)處理并達(dá)分層負(fù)責(zé)目的，經(jīng)辦人應(yīng)就內(nèi)容要點(diǎn)簽擬意見(jiàn)或選稿隨來(lái)文呈部門(mén)經(jīng)理核閱批辦，各主管人員應(yīng)對(duì)文案注明意見(jiàn)，避免只簽名而無(wú)意見(jiàn)。第十七條 文件處理期限1. 總經(jīng)辦文件管理員收文時(shí)，原則上應(yīng)隨到隨送，不得積壓，最遲應(yīng)于文到一小時(shí)送交有關(guān)人員。2. 經(jīng)辦人員的處理期限168。 速件、電報(bào)、機(jī)密文件等應(yīng)隨到隨辦，于文到一日內(nèi)處理完畢為原則。168。 一般文件由部門(mén)經(jīng)理指定處理期限，一般以文到三日內(nèi)處理完畢為原則。168。 來(lái)文定有答復(fù)期限者，應(yīng)盡力于來(lái)文所定期限內(nèi)處理完畢。168。 計(jì)劃、研究、開(kāi)發(fā)、規(guī)章修訂、測(cè)定、搜集資料等特殊文件的管理應(yīng)斟酌實(shí)際需要分別規(guī)定其處理期限。3. 文件歸檔，應(yīng)日案日清，最遲不得逾二日。4. 簽呈及傳閱文件：時(shí)接時(shí)清，接到文件后立刻簽呈或簽閱，最遲不得超過(guò)一日。三、檔案管理第十八條 總經(jīng)理辦公室設(shè)專(zhuān)職檔案管理員，負(fù)責(zé)管理大廈的全部檔案。第十九條 各部門(mén)可設(shè)兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)管理各部門(mén)的檔案。文件處理完成后，原稿由總經(jīng)理辦公室歸檔，經(jīng)辦部門(mén)視實(shí)際需要留存復(fù)印件。如因業(yè)務(wù)處理特殊需要，原稿須由經(jīng)辦部門(mén)保管者，應(yīng)經(jīng)檔案管理員同意后妥為保存，檔案管理員以復(fù)印件歸檔，并在備注中注明，各部門(mén)使用原件完畢后仍應(yīng)將原件交檔案管理員保存。第二十條 歸檔文件的檢查1. 檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應(yīng)立即追查歸檔。2. 文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門(mén)補(bǔ)辦。3. 與本案無(wú)關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門(mén)。第二十一條 歸檔文件的保存期限：文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：1. 永久保存：大廈章程；股東名簿；規(guī)章制度及大廈條例；董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄；財(cái)務(wù)報(bào)表；政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；工程設(shè)計(jì)圖以及其他經(jīng)核定須永久保存的文書(shū)。2. 10年保存：預(yù)算、決算書(shū)類(lèi)；會(huì)計(jì)憑證；事業(yè)計(jì)劃資料以及其他經(jīng)核定須保存10年的文書(shū)。3. 5年保存：期滿或解除之合約以及其他經(jīng)核定保存5年的文書(shū)。4. 1年保存：無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。5. 須銷(xiāo)毀的文件須經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后，由檔案管理員負(fù)責(zé)并派專(zhuān)人監(jiān)銷(xiāo)。第二十二條 檔案文件的調(diào)用1. 各部門(mén)經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要需調(diào)閱檔案時(shí)，應(yīng)填具“調(diào)卷單”經(jīng)所在部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)后由檔案管理員調(diào)閱。2. 檔案管理員接到“調(diào)卷單”經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并于“調(diào)卷單”上填注調(diào)閱的具體文件名稱、總份數(shù)及借出日期，將檔案交與調(diào)卷人員。“調(diào)卷單”則依預(yù)定歸還日期之先后整理，以備稽催。3. 經(jīng)批準(zhǔn)在檔案室當(dāng)場(chǎng)借閱者，可免填“調(diào)卷單”。4. 檔案歸還時(shí)，經(jīng)檔案管理員核查無(wú)訛并于調(diào)卷單填注歸還日期及簽字確認(rèn)后，檔案即行歸入檔夾。調(diào)卷單由管檔人員留存?zhèn)洳椤?. 檔案的借閱時(shí)間最長(zhǎng)以一周為限，如有特殊情形欲延長(zhǎng)調(diào)閱期限時(shí)，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。6. 調(diào)卷人員對(duì)于所調(diào)檔案，不得抽換增損。7. 調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時(shí)，應(yīng)重新填寫(xiě)“調(diào)卷單”不得私自授受。8. 調(diào)閱檔案限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)者，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)之檔案，需經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任同意。9. 大廈副總經(jīng)理以上人員調(diào)卷，由檔案管理員負(fù)責(zé)填寫(xiě)“調(diào)卷單”。由調(diào)卷人員簽字確認(rèn)。10. 大廈重要檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可調(diào)卷。第二十三條 聲像檔案管理：聲像檔案一般由錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片(母片)、照片(含底片)、各種光電介質(zhì)等及文字說(shuō)明兩部分組成。第二十四條 聲像檔案是本大廈檔案的組成部分，必須由總經(jīng)理辦公室集中統(tǒng)一管理。第二十五條 聲像檔案種類(lèi)1. 反映本大廈主要職能活動(dòng)工作成果和存在問(wèn)題的聲像資料；2. 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加的與本大廈有關(guān)的重大活動(dòng)的聲像資料；3. 本大廈有關(guān)人員組織或參加的重要會(huì)議，會(huì)見(jiàn)以及外事活動(dòng)的聲像資料。4. 涉及本大廈權(quán)益的聲像資料。5. 其它單位形成的與本大廈有關(guān)的重要聲像資料。6. 其它具有保存價(jià)值的聲像資料。第二十